Reisekostenabrechnung

Transkript

1 Reisekostenabrechnung An was muss ich alles denken? Präsentiert Sabine

2 Erste Schritte Belege zusammensuchen/sortieren Flugscheine/Bahnfahrkarten ÖPNV-Tickets Taxi Parkgebühren Telefon/Internetkosten Hotelrechnung Konferenzgebühren Programmablaufplan Wichtig: Alle kleinen Belege auf einen DINA4 zetteln kleben, damit keiner verloren gehen kann. 2

3 Flugscheine/Bahnfahrkarten Besonderheiten der Belege Die Flugscheine sollten als Passanger-Receipt eingereicht werden, die Bahnfahrkarten müssen als im Zug abgestempelter Beleg vorgelegt werden. ÖPNV Wenn es sich um ein Tagesticket handelt, muss begründet werden, warum kein Einzelticket gelöst wurde. PKW/Fahrrad Pro gefahrenen Kilometer werden 0,20 uro (PKW)/0,02 uro (Fahrrad) erstattet, bis max. 150 uro für die gesamte Dienstreise 3

4 Besonderheiten der Belege TAXI Für die Benutzung eines Taxi ist eine Begründung erforderlich, dass das Taxi dringend erforderlich war, dazu gehören u.a. gesundheitliche und zeitliche Gründe sowie schweres Gepäck. Ortsunkundigkeit ist kein Grund für eine Taxibenutzung! Parkgebühren Parkgebühren werden nur bis max. 5 uro erstattet, außer bei einer sehr guten, schlüssigen Begründung oder der Benutzung eines dienstlich veranlassten Kraftfahrzeuges. Telefon/Internetkosten Begründung, warum sie notwendig waren, z.b. dringende Rücksprache mit Kollegen etc. 4

5 Besonderheiten der Belege Hotelrechnungen Sehr wichtig und unerlässlich!! Die Hotelrechnung muss mit der gesamten Adresse auf das DKRZ ausgestellt sein, egal ob die Rechnung im Inland oder Ausland ausgestellt worden ist. Dies gilt auch wenn die Rechnung vor Ort selbst beglichen wurde. Ohne Rechnungsanschrift DKRZ, Bundesstrasse 45 in kann und darf kein Frühstück mehr erstattet werden!!!! Lautet die Rechnung nicht auf das DKRZ, so kann kein Vorsteuerabzug vorgenommen werden und dem DKRZ entsteht somit ein finanzieller Schaden! 5

6 Konferenzgebühren Besonderheiten der Belege Hier sollte notiert werden, wer diese bezahlt hat (DKRZ oder der Dienstreisende selbst) und was in den Gebühren enthalten ist, z.b. Mahlzeiten und/oder Übernachtungen. Programmablaufplan Der Ablaufplan ist in jedem Fall unaufgefordert mit einzureichen. Dies kann auch die Agenda sein oder der Seminarablauf. Wichtig ist, dass erkennbar ist, wann die Veranstaltung begann und wann sie endete. 6

7 Nicht erstattbar! Was kann nicht erstattet werden: Beispiele: Stadtpläne Trinkgelder Umrechnungsgebühren bei Bargeldumtausch Kursschwankungen/Kursverluste Krankenversicherungen Gepäckversicherungen Medikamente, die keine Impfseren sind 7

8 Ausfüllen Name Erstattung durch Dritte Verkehrsmittel, dort bitte nur Kosten angeben, wenn die selbst verauslagt wurden Wegstrecke von/bis - wenn der PKW benutzt wurde

9 Wichtig bei den Zeiten: Beginn der Reise: Wann und wo die Reise begann Ankunft am Dienstort Beginn Dienstgeschäft: Wann das Dienstgeschäft begann Ende Dienstgeschäft: Wie lange dauerte das Dienstgeschäft Rückreise: Wann wurde zurückgereist? Weicht diesen erheblich vom Dienstgeschäftsende ab, wird eine Begründung nötig, z.b. günstigerer Flug, Urlaub etc. Bei Urlaub ist zu beachten, dass nicht mehr als 5 Werktage anfallen dürfen, dazu zählen auch Gleittage, Ausgleich für Feiertagsarbeit usw. Ansonsten müssen leider die gesamten Fahrtkosten vom Dienstreisenden selbst getragen werden. Ende der Reise: Ist der Zeitpunkt an dem die Wohnung oder das DKRZ zuerst erreicht wird

10 Zu/Abgang Fahrten am Wohn/Geschäftsort, z.b. U-Bahn, Bus, Taxi, Maut Nebenkosten Z.B. Gepäckaufbewahrung, Internetkosten

11 Weitere Reiseangaben 1. Urlaubsreise Hier muss angegeben werden, ob die Dienstreise durch einen privaten Grund verlängert oder unterbrochen wurde. Bei keinen vollen Tagen werden die genauen Zeiten benötigt. 2. Erkrankung Ebenso wie Punkt 1 zu handhaben mit genauer Zeitangabe 3. Trennungsgeld Kommt so gut wie nie vor, ggf. bei mir rückfragen 4. Dritte Seite Hierzu zählen Honorare, aber auch das Bereitstellen und Zahlen von Hotels oder Beförderungsmitteln

12 Weitere Reiseangaben 5. Verpflegung/Unterkunft Hiermit sind alle Mahlzeiten /Über - nachtungen gemeint, die nicht selbst bezahlt wurden, dabei ist es unerheblich, ob sie tatsächlich eingenommen wurden oder nur bereit gestellt wurden. Hier ist ebenfalls einzutragen, ob das DKRZ das Hotel gebucht und bezahlt hat 6. Verpflegung auf Flügen/Schiffen Hier bei sind die Mahlzeiten gemeint, die auf einem Langstreckenflug gereicht werden. I.d.R. werden eine Hauptmahlzeit und ein Frühstück in Abzug/pro Strecke gebracht. 7. Fahrkarte Immer wenn das DKRZ die Bahn oder den Flug gebucht hat, wurde eine Fahrkarte zur Verfügung gestellt. 8. Abschlag Hier ist der bereits vorab vom DKRZ bezahlte Abschlag einzutragen 9. Zuschuss zum Tagegeld Entfällt, gibt es nicht mehr

13 So sollte es aussehen! 13

14 Noch Fragen?! 14