Anwendungshinweise zur Abrechnung von Wegstrecken (Sammelantrag)

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1 Hessisches Kultusministerium Musterfall Anwendungshinweise zur Abrechnung von Wegstrecken (Sammelantrag) Über das Reiseschema HKM: Wegstrecke Sammelantrag können Sie zur Vereinfachung gegenüber der Einzelbeantragung monatsbezogene Sammelanträge für die Erstattung reiner Wegstreckenentschädigung für Dienstreisen stellen. Praktikabel kann diese Abrechnungsart beispielsweise bei kleinteiligen Abordnungen unter 50% von Schule zu Schule sein sowie für Schulaufsichtsbeamte, Schulpsychologen und Lehrkräfte bei der Durchführung von Praktikumsbesuchen. Wichtig: Zu beachten ist hierbei, dass bei dieser Abrechnungsart kein Tage- und kein Übernachtungsgeld erstattet wird. Zu Dokumentationszwecken ist eine Liste der einzelnen Fahrten zu führen, aufzubewahren und bei Aufforderung der Hessischen Bezügestelle vorzulegen. Wenn Sie einen monatlichen Sammelantrag für die Erstattung von Wegstrecken stellen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Reisekostenabrechnung anlegen Über "Reisekostenabrechnung anlegen" ist die Reiseart "HKM: Wegstrecke Sammelant." auszuwählen. Über das Feld "Starten" gelangen Sie zum Abrechnungsformular. 1

2 1. Allgemeine Daten Die mit einem roten Stern (*) markierten Pflichtfelder sind auszufüllen. Bitte geben Sie als Beginn- und Enddatum jeweils den ersten Tag des Monats ein. Für diesen Tag können Sie dann keine weiteren Reisekosten abrechnen. Die Angabe der Uhrzeiten ist nicht erforderlich. Handelt es sich bei dem Ort des Dienstgeschäftes in einer Monatsabrechnung stets um das gleiche Ziel, geben Sie diesen Ort in dem Eingabefeld an, beispielsweise Wiesbaden. Haben Sie innerhalb des Zeitraums mehrere Geschäftsorte aufgesucht, tragen Sie in das Eingabefeld den Begriff verschiedene Ziele ein. Beispiel Sammelantrag Monat März: Anmerkung: Bitte geben Sie, als Beginn- und Endedatum den 1. Tag des Abrechnungsmonats ein, da Sie den gesamten Monat ansonsten für weitere Reisekostenabrechnungen sperren. 2

3 Tagegeld sowie Hotelrechnungen bzw. pauschales Übernachtungsgeld können nicht erfasst werden. Dies ist bei Nutzung dieses Reiseschemas nicht möglich. Die Kästchen sind daher inaktiv. Unter dem Punkt Wegstreckenentschädigung geben Sie die Summe der gefahrenen Kilometer des Abrechnungsmonats ein. Eine Liste der einzelnen Fahrten ist zu führen, aufzubewahren und bei Aufforderung der Hessischen Bezügestelle vorzulegen. Über das Dropdown-Menü wählen Sie das benutzte Transportmittel und die genehmigte Höhe der Wegstreckenentschädigung (ohne/mit triftigem Grund) aus. Sofern ein triftiger Grund geltend gemacht wird, ist das Kästchen mit der entsprechenden Begründung zu aktivieren und ggf. zu erläutern. Bitte erfassen Sie Ihre Verpflegung durch einen Klick auf das Feld Abzüge für Verpflegung erfassen. Es öffnet sich nebenstehendes Fenster. Die Erfassung hat keine Auswirkungen 3

4 2. Belege erfassen Erfassen Sie Ihre ggf. vorhandenen Belege über die unten genannten Reisekostenarten durch einen Klick auf das Dropdown-Menü. Anmerkung: Hotelbelege können hier nicht erfasst werden. Dies ist für dieses Reiseschema nicht vorgesehen. Sodann tragen Sie den Belegbetrag ein (optional können hier Kommentare und eine Beschreibung hinterlegt werden) und klicken auf das Feld Annehmen bzw. Annehmen und neuer Eintrag falls Sie weitere Belege erfassen möchten. Anmerkung: Gemäß HRKG sind Parkgebühren nur erstattungsfähig, wenn Anspruch auf Wegstreckenentschädigung von 0,35 (triftiger Grund) besteht. 4

5 3. Prüfen und senden Wichtig Klicken Sie auf das Feld Kontierung erfassen. Es öffnet sich folgendes neues Fenster: In diesem Fenster werden die sog. Kontierungsinformationen angezeigt, die bei Lehrkräften automatisch passend zu Ihrer Stammschule gezogen werden. Sie können die Angaben hier nicht ändern. Klicken Sie einfach auf das Feld Kontierung übernehmen und bestätigen Sie die Daten. Im Anschluss können Sie sich eine Simulation Ihrer Reisekostenabrechnung anzeigen lassen. Darunter werden Sie zur Eingabe einer Telefonnummer und einer -Adresse aufgefordert. Dies ist erforderlich, damit sich die Hessische Bezügestelle direkt und zeitnah bei Rückfragen persönlich an Sie wenden kann. Sofern Sie über keine -Adresse verfügen, müssen Sie in das entsprechende Eingabefeld das Wort keine eingeben, da ein Freilassen dieses Feldes vom System nicht akzeptiert wird. Eine Telefonnummer ist aber in jedem Fall für Rückfragen durch die Hessischen Bezügestelle anzugeben. 5

6 ! Danach stellen Sie den Button auf Sichern und zur Abrechnung senden. Die Erfassung wird erst über diese Schaltfläche beendet und zur Bearbeitung an die HBS übermittelt. Durch Entwurf sichern bleibt die Reise allein in Ihrem Zugriff und es erfolgt keine Bearbeitung durch die HBS. Als letzten Schritt klicken Sie auf Ihre Reisekosten werden sodann von der Hessischen Bezügestelle berechnet. 6