Systemhandbuch Anwendungsinformationen zur Nutzung des Produktivitätsmesssystems

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1 Systemhandbuch Anwendungsinformationen zur Nutzung des Produktivitätsmesssystems

2 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 1 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Inhalt 1. Anmeldung Benutzername und Passwort im CAFM-System ändern Objekte anlegen Personen anlegen Arbeitsaufträge anlegen Primäre Auftragskosten erfassen Primären Input erfassen Output erfassen Produktivitätsberechnung Reklamation/ Beschwerde hinzufügen Sekundäre Auftragskosten erfassen Arbeitsauftrag schließen Abmeldung Meine Daten & Passwort als Melder im Webportal ändern Meldung über das Webportal abgeben Produktivitäts Dashboards aufrufen... 32

3 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 2 1. Anmeldung a) Für die Systemnutzung ist als Browser ausschließlich der Microsoft Internet Explorer (V6-8) zu wählen. Das System wird von anderen Browsern nicht unterstützt. b) c) Produktivitätsmessung von FM Services auswählen d) Anmeldung über individuellen Benutzernamen und Passwort

4 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 3 2. Benutzername und Passwort im CAFM-System ändern a) Hierarchie erweitern, 04 Benutzereinstellungen (Passwort, etc.) b) Den entsprechenden Benutzer anhand der Schaltfläche auswählen c) Die Schaltfläche Edit hinter dem Passwort auswählen; es erscheint ein ein neues Fenster; die entsprechenden Eingaben tätigen mit OK schließen d) speichern a) b) b) c) d) 3. Objekte anlegen a) Hierarchie erweitern 01 Objekte Hinzufügen b) Der Objektcode wird vorgegen; Objektname und Adresse sind einzugeben c) speichern a) a) b) c)

5 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 4 4. Personen anlegen Hier ist mindestens die eigene Person hinterlegt/ bzw. zu hinterlegen; bei Bedarf können auch weitere Personen für den Zugriff auf Dashboards oder die Abgabe von Meldungen hinterlegt werden. a) Hierarchie erweitern 02 Personen u. Webportal Hinzufügen b) Zur Auswahl der Anrede den Editor auswählen Anrede auswählen OK auswählen Persönliche Daten und Kontaktinformationen im Formular eingeben c) Objektzuweisung zur Auswahl der Objektdetails den Editor auswählen a) b) a) c) d) Das entsprechende Objekt auswählen mit OK schließen d) d)

6 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 5 e) Benutzername und Benutzerpasswort für Meldeportal hinterlegen; der vom System vorgegebene Benutzername ist zu ersetzen; als Passwort ist zunächst ein Startpasswort (secret) zu wählen; dieses kann von der berechtigten Person im Anschluss individualisiert werden (siehe: 12. Meine Daten & Passwort als Melder im Webportal ändern) Das System gibt die Nutzergruppe Melder vor. Die Nutzergruppe kann von einem ProMIse-Mitarbeiter entsprechend der gewünschten Berechtigungen angepasst werden. Bitte teilen Sie uns mit, wenn eine angelegte Person einer anderen Nutzergruppe zugeteilt werden soll. Die Nutzergruppen differenzieren die Berechtigungen im System: Nutzergruppe ALL : Berechtigung Dashboards aufzurufen und Meldungen abzugeben Nutzergruppe Dashboards : Berechtigung Dashboards aufzurufen Nutzergruppe Melder : Berechtigung Meldungen abzugeben. f) speichern e) f)

7 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 6 5. Arbeitsaufträge anlegen a) Hierarchie erweitern 03 Arbeitsaufträge Objekt auswählen b) Oben in dem Reiter Arbeitsaufträge auswählen b) a) a) a) c) Hinzufügen Auftrag auswählen d) Auftragsdaten eingeben Beschreibung Leistungsart über Editor auswählen c) d)

8 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 7 e) Leistungsart auswählen mit OK schließen e) e) f) Leistungszeitraum (Start- und Enddatum) gem. Auftrag eingeben g) Objekt über Editor auswählen f) g)

9 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 8 h) Objekt auswählen mit OK schließen h) h) i) Internen Auftraggeber über Editor auswählen i)

10 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 9 j) Internen Auftraggeber auswählen mit OK schließen Als Auftraggeber ist die Person zu wählen, die auch die Berechtigung haben soll den Auftrag im Dashboard angezeigt zu bekommen. j) j) k) Arbeitsauftrag speichern k)

11 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Primäre Auftragskosten erfassen 6.1 Primären Input erfassen a) Hierarchie erweitern 03 Arbeitsaufträge zugehörige Objekt aus Liste auswählen b) Oben in dem Reiter Arbeitsaufträge auswählen a) b) a) c) Aus Liste den gewünschten Arbeitsauftrag auswählen; Arbeitsaufträge sind mit einem gelben Helm gekennzeichnet d) Im Reiter Auftragsdetails auswählen d) c)

12 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 11 e) Ist-Kosten auswählen f) Hinzufügen auswählen e) f) g) Ist-Kosten bei Kosten eintragen USt-Satz eingeben oder über Editor auswählen Speichern g) g)

13 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Output erfassen a) Hierarchie erweitern 03 Arbeitsaufträge zugehörige Objekt aus Liste auswählen b) Oben in dem Reiter Arbeitsaufträge auswählen b) a) c) Hinzufügen Kostenerfassung auswählen c)

14 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 13 d) Beschreibung eingeben: Output zu XXX (Leistungsart) e) Verknüpften Auftrag über Editor auswählen d) e) f) Auftrag aus Liste auswählen mit OK schließen f) f)

15 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 14 g) Outputerfassung speichern g) h) Output aus Auftragsliste auswählen im Reiter Auftragsdetails auswählen h) h)

16 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 15 i) Ist-Kosten auswählen j) Hinzufügen auswählen i) j) k) Bei Kosten den Gesamtumsatz des Auftrags eingeben zugehörigen USt.-Satz eingeben oder über Editor auswählen l) speichern k) l)

17 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Produktivitätsberechnung Nach Eingabe des Primär-Inputs und des Outputs ermittelt sich die Produktivität des Auftrags a) Hierarchie erweitern 03 Arbeitsaufträge zugehörige Objekt aus Liste auswählen b) Oben in dem Reiter Arbeitsaufträge a) b) a) c) Auftrag aus Auftragsliste auswählen d) Anzeige der errechneten Produktivität; Diese wird bei der Erfassung von zusätzlichem Input aktualisiert (bedingt durch Reklamationen / Beschwerden) c) d)

18 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Reklamation/ Beschwerde hinzufügen a) Im Reiter Arbeitsaufträge wählen b) Hinzufügen Reklamation/Beschwerde auswählen a) b) c) Beschreibung der Reklamation/ Beschwerde eingeben d) Melder über Editor auswählen c) d)

19 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 18 e) Melder aus Liste auswählen mit OK schließen e) e) f) Objekt über Editor auswählen f)

20 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 19 g) Objekt aus Liste auswählen mit OK schließen g) g) h) Verknüpften Auftrag mit Editor auswählen h)

21 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 20 i) Arbeitsauftrag aus Liste auswählen mit OK schließen i) i) j) Anmerkungen zur Beschwerde eintragen (optional) k) speichern j) k)

22 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Sekundäre Auftragskosten erfassen (Vorgang kann mehrmals erfasst werden) a) Hierarchie erweitern 03 Arbeitsaufträge Oben in dem Reiter Arbeitsaufträge auswählen b) Beschwerde aus Liste auswählen, für die sekundärer Input anfällt a) a) b) c) Auftragsdetails auswählen d) Ist-Kosten auswählen e) Hinzufügen auswählen c) d) e)

23 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 22 f) Zusätzlich angefallener Input bei Kosten eingeben USt.Satz eingeben oder über Editor auswählen g) speichern f) g) h) Im Reiter Arbeitsaufträge auswählen i) Beschwerde/ Reklamation aus Liste auswählen j) Zeitraum der Reklamation/ Beschwerde auswählen h) i) j)

24 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 23 k) Differenzierung zwischen Reklamation und Beschwerde vornehmen k) l) Wenn Reklamation ausgewählt: Status Vorkombination nachbearbeitet aktualisieren, dreimal klicken bis Nachbearbeitungsprozess mit grünem Haken versehen ist (technischer Abschluss) und bei nochmaligem Klicken verschwindet (kaufmännischer Abschluss der Nachbearbeitung); nach kaufmännischem Abschluss können keine weiteren Kosten erfasst werden l)

25 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 24 m) Wenn Beschwerde ausgewählt: Beschwerde akzeptieren oder Beschwerde ablehnen auswählen m) n) Status Vorkombination Kulanzprozess aktualisieren, dreimal klicken bis Kulanzprozessprozess mit grünem Haken versehen ist (technischer Abschluss des Kulanzprozesses) und bei nochmaligem Klicken verschwindet (kaufmännischer Abschluss); nach kaufmännischem Abschluss des Kulanzprozesses können keine zusätzlichen Aufwendungen/ Kosten mehr zum Arbeitsauftrag erfasst werden n)

26 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Arbeitsauftrag schließen a) Hierarchie erweitern 03 Arbeitsaufträge Oben in dem Reiter Arbeitsaufträge auswählen b) Output des gewünschten Arbeitsauftrags aus Liste auswählen c) Rechnung korrekt auswählen mit nochmaligem Klicken Rechnung versenden nochmaliges Klicken Rechnung bezahlt a) a) b) c)

27 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 26 d) Im Reiter Arbeitsaufträge wählen e) Arbeitsauftrag aus Liste auswählen f) Statusübergänge akzeptieren dreimal klicken bis der Vorgang in der Warteschleife ist einmal klicken um den Vorgang technisch abzuschließen; noch einmal klicken um den Vorgang administrativ abzuschließen; der Vorgang ist abgeschlossen, wenn an dieser Stelle nun ein gelber Haken technisch abgeschlossen angezeigt wird. In der Auftragsliste ist der Auftrag nun mit einem grünen Kästchen inkl. Haken gekennzeichnet d) e) f) 11. Abmeldung a) Abmeldung aus dem System a)

28 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Meine Daten & Passwort als Melder im Webportal ändern a) Link aufrufen b) Login auswählen b) c) Login mit individuellen Benutzerdaten mit Anmeldung schließen;

29 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 28 d) Meine Daten + Passwortänderung auswählen d) e) Ändern auswählen e)

30 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 29 f) Gewünschte Änderungen in Eingabefeldern vornehmen mit OK schließen f) g) Abmeldung über Logout g)

31 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Meldung über das Webportal abgeben a) Link aufrufen b) Login mit individuellen Benutzerdaten (für detaillierten Vorgang siehe 12.c) c) Meldung abgeben auswählen b) c) d) Beschreibung der Meldung (Reklamation/ Beschwerde) eingeben e) Auftragsnummer des zugehörigen Arbeitsauftrags eingeben f) Ggf. Anmerkungen ergänzen mit OK schließen d) e) f)

32 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 31 g) Abmeldung über Logout g)

33 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite Produktivitäts Dashboards aufrufen a) Link aufrufen b) Login mit individuellen Benutzerdaten (für detaillierten Vorgang siehe 12.c) c) Dashboard-Link auswählen - Durchschnittliche Produktivität gibt die Gesamtproduktivität aller Teilnehmer wieder - Produktivität einzelner Aufträge ; hier werden nur die Arbeitsaufträge herangezogen für die die Person als Auftraggeber des Arbeitsauftrags angegeben ist b) c)

34 Systemhandbuch Modellevaluierung ProMIse Seite 33 d) Verlassen des Dashboards c) e) Abmeldung über Logout e)