12.3 Reisekostenabrechnung

Transkript

1 Reisekostenabrechnung Einstiegsfall Belege und Abrechnung der Geschäftsreise Claus Blum kommt von seiner Reise aus München zurück. Er hat sich dort verschiedene Räumlichkeiten für die Eröffnung eines Fanartikelgeschäfts angeschaut. Franceska Klein bekommt am nächsten Tag diverse Belege in die Hand gedrückt mit der Bitte, die Reisekosten abzurechnen. Bei der Durchsicht fällt ihr auf, dass neben dem bereits bezahlten Bahnticket und mehreren Taxiquittungen ein handschriftlicher Zettel dabei liegt, auf dem notiert ist: Abfahrt 06:00 Uhr ab Köln, Ankunft 23:00 Uhr in Köln, ebenso eine Notiz über die besuchten Ladenlokale. Im Anschluss an eine Geschäftsreise ist neben den inhaltlichen Nachbereitungen die zeitnahe Abrechnung erforderlich. Jedes Unternehmen hat in der Regel Vorgaben, in welcher Form die Abrechnung zu erfolgen hat. Diese Reisekostenabrechnung muss bestimmte Angaben beinhalten, damit sie vom Finanzamt akzeptiert wird. Neben den Vorgaben aus dem Bundesreisekostengesetz sowie dem EStG sind u. U. unternehmensspezifische Besonderheiten hinsichtlich der Erstattungspauschalen zu beachten. Welche Angaben muss die Reisekostenabrechnung enthalten? Aufgrund (lohn)steuerrechtlicher Vorgaben sind folgende Angaben nötig: Name und Adresse des Abrechnenden Beginn und Ende der Dienstreise (Datum, Uhrzeit) bei Auslandsreisen mit dem Zug oder dem Pkw: Angabe des Grenzübertritts, bei Auslandsreisen mit dem Flugzeug: Ankunft am Flughafen Anlass und Ziel der Dienst- bzw. Geschäftsreise Was kann abgerechnet werden? 1. Fahrtkosten Bei der Fahrtkostenabrechnung wird unterschieden, mit welchem Verkehrsmittel die Reise vorgenommen wurde. Bei Nutzung eines Firmenwagens erfolgt keine separate Abrechnung, da alle damit verbundenen Aufwendungen bereits als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Nutzt der Reisende seinen privaten Pkw, werden mit einer Pauschale i. H. v. 0,30 /km alle Kosten abgedeckt. Bei Nutzung anderer motorischer Fahrzeuge beträgt der Wert 0,20 /km. Der Nachweis tatsächlicher Kosten ist ebenfalls möglich. (Auf die rechtlichen Besonderheiten des Einkommensteuergesetzes bei mehreren Tätigkeitsstätten und der sich daraus ergebenden Konsequenz für den Ansatz der Pauschalen wird hier nicht eingegangen.) Bahnkosten werden laut Beleg abgerechnet. Flugkosten werden laut Beleg abgerechnet. 2. Verpflegungskosten Geschäftsreisende können nicht die tatsächlichen Ausgaben für ihre Verpflegung während der Reise geltend machen. Dafür hat das Bundesministerium der Finanzen Pauschalen festgelegt, die der

2 // Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren Reisende vom Unternehmen erstattet bekommt. Mit diesen Pauschalen sind alle Ausgaben, die einem Reisenden für die Verpflegung normalerweise entstehen, abgedeckt. Hat der Reisende höhere Ausgaben, so muss er die Differenz selbst tragen. Diese höheren Kosten kann er im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen und bekommt sie teilweise erstattet. (Hinweis: auf die lohnsteuerlichen Besonderheiten zu Sachbezügen wird hier nicht eingegangen.) Gestaffelt nach der Dauer der Reise und dem Reiseziel werden unterschiedliche Spesensätze für eine Reise angerechnet. Land Übersicht über die ab 1. Januar 2014 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen (in Auszügen) Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von mindestens 24 Stunden mehr als 8 Stunden sowie für Anund Abreisetag Übernachtungspauschale Deutschland 24,00 12,00 20,00 Frankreich Paris Straßburg Italien 58,00 39,00 135,00 89,00 Rom 52,00 35,00 160,00 Vereinigte Staaten von Amerika San Franzisco Boston Houston Miami 57,00 38,00 110,00 206,00 136,00 Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Reisekosten (in Auszügen), Abrufdatum: Bewirtungskosten bei Geschäftsessen bleiben von diesen Pauschalbeträgen unberührt. Hier gelten die entsprechenden steuerrechtlichen Vorschriften. 3. Übernachtungskosten Übernachtungskosten für Reisen innerhalb Deutschlands können durch Einzelbeleg oder mit einer Pauschale von 20,00 je Übernachtung abgerechnet werden. Bei Auslandsreisen werden analog zu den Verpflegungsmehraufwendungen höhere Pauschalen angesetzt. Enthält die Rechnung neben der Unterkunft auch Verpflegung (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) darf diese nicht berücksichtigt werden. Ist ein separater Betrag ausgewiesen, wird die Rechnung um diesen Betrag gekürzt. Lässt sich der Einzelpreis für das Essen nicht nachweisen, wird die erstattete Verpflegungspauschale um 4,80 für Frühstück und 9,60 für Mittag- bzw. Abendessen gekürzt (maximale Kürzung auf 0,00 ). Reine Übernachtungskosten werden mit 7 %, alle übrigen Hotelleistungen (Frühstück, Garage, Telefon usw.) mit 19 % besteuert. 4. Reisenebenkosten Alle sonstigen Kosten, die während und durch die Reise entstanden sind, können ebenfalls abgerechnet werden. Darunter fallen: Parkgebühren, Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Taxige

3 683 bühren, Straßenbenutzungsgebühren ( Maut ), Telefonkosten, Gepäckaufbewahrung, Trinkgelder, Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, Sonstiges. Welche Belege sind nachzuweisen? Alle Belege, die während der Reise anfallen, sind der Reisekostenabrechnung beizufügen. Dazu gehören Bahnticket, Flugticket, Taxiquittungen, Tankbelege, Hotelrechnungen usw. Bei der Abrechnung privater Auslagen muss ein Eigenbeleg, aus dem alle Einzelkosten hervorgehen, erstellt werden. Viele Unternehmen verwenden aufgrund der Fülle möglicher Angaben einen Vordruck für die Reise kostenabrechnung, der alle steuerrechtlichen Vorgaben berücksichtigt. Alternativ gibt es auch kostenpflichtige oder kostenfreie PC-Software, die die Abrechnung per Computer erleichtert. Lösung des Einstiegsfalls Belege und Abrechnung der Geschäftsreise Franceska Klein stellt für die Reisekostenabrechnung ihres Chefs folgende Angaben und Belege zusammen: Geschäftsreise Claus Blum Beginn der Reise: 26. Juli 20.. um 06:00 Uhr Ende der Reise: 27. Juli 20.. um 23:00 Uhr Anlass/Ziel der Reise: München (siehe Auflistung) Inlandsreise Reisemittel: Bahn 1. Allgemeine Angaben 2. Fahrtkosten Bahnkosten laut Ticket: 258,00 (wurden vom betrieblichen Bankkonto bezahlt) Hinfahrt: , Rückfahrt:

4 // Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren 3. Verpflegungskosten Zeit der Abwesenheit: Montag 18 Stunden, Dienstag 17 Stunden; jeweils Pauschale für Deutschland: 12,00 4. Übernachtungskosten Hotel Stern (laut Rechnung): 107,00 Hotel Stern Goethestraße München Blum Music4You KG Herr Claus Blum Veilchenweg Köln Hotel S t e r n Goethestraße München Tel Rechnungsdatum Rechnungsnummer 3467 Leistung Datum USt Betrag 1 Übernachtung % 107,00 Einzelzimmer, Nichtraucher; o. Frühstück In der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer: Steuersatz USt-Betrag Nettowert 7 % 7,00 100,00 19 % 0,00 0,00 5. Reisenebenkosten Taxikosten (laut Quittung): 20,00 Netto ct ct + % USt Gesamt ct Gesamtbetrag in Worten Quittung (Im Gesamtbetrag sind % Umsatzsteuer enthalten) von Blum KG, Herr Claus Blum für richtig erhalten zu haben, bestätigt Ort Buchungsvermerke Ord.-Nr , Nr. Datum Stempel/Unterschrift des Empfängers Cent wie oben Taxi-Müller, Kistlerhofstr. 43, München Stadtfahrt Hbf - Liebigstraße München Schmidt

5 685 Reisekostenabrechnung Name und Adresse des Reisenden Inlandsreise o X Auslandsreise o Anlass/Zielort: Reise München (siehe Auflistung)_ (Zusammenstellung mehrerer Orte in beigefügter Aufstellung) Beginn der Reise: / 06:00 Uhr Ende: / 23:00 Uhr Bei Auslandsreise: Ankunft Flughafen Abreise: : Uhr Ankunft Einreise: : Uhr Grenzübertritt Ausreise: : Uhr Grenzübertritt Einreise: : Uhr Reisemittel: Dienstwagen o privater Pkw o Bahn o Flugzeug o 1. Fahrtkosten Bahnfahrkarten lt. Anlage Flugkarten lt. Anlage Dienstwagen Kosten (Benzin, Öl usw.) privater Pkw Einzelkosten lt. Anlage Pauschale km x 0,30 /km 2. Verpflegungskosten Tage (mind. 24 Stunden) zu Tage (mind. 8 Stunden) zu 2 12,00 3. Übernachtungskosten lt. Belege ohne Frühstück lt. Belege mit Frühstück Kürzung Tage x 4,80 /Tag bei Auslandsübernachtung Tage x 20 % von Pauschale Tage x /Tag /Tag brutto Vorsteuer netto./../. 4. Reisenebenkosten lt. Anlage Summe Vorschüsse./. Restzahlung Claus Blum (Datum, Unterschrift) Claus Blum, Veilchenweg 19, Köln 258,00 24,00 107,00 20,00 409,00 258,00 151,00 X (wird von der Finanzbuchhaltung ausgefüllt) (Buchungsvermerk)