Verwaltungsbeirat: Das sind Ihre Rechte und Pflichten

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1 Verwaltungsbeirat: Das sind Ihre Rechte und Pflichten Foto: freshidea - Fotolia.com Zugegeben: Ehrenämter - noch dazu solche, die mit Arbeit verbunden sind - zählen nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen der meisten Leute. So steht es auch mit dem Amt des Verwaltungsbeirats. Allerdings: Da es auch um die eigene Immobilie geht, sollte allein schon diese Tatsache Ihr Interesse wecken! Welche Rechte und Pflichten dahinter stecken und wie Sie sich vor einer eventuellen Haftung schützen können, zeigt dieser Beitrag rund um den Verwaltungsbeirat. Autor: Heidi Schnurr Worum geht es? WEG-Recht: Die Rechte und Pflichten des Verwaltungsbeirats einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Verwaltungsbeirat: Viel Arbeit für nichts? "Verwaltungsbeirat ", das klingt nach einem relativ unspektakulären Amt, das eigentlich keiner machen will. Doch schließlich muss es ja jemand machen.

2 Was so harmlos klingt, hat allerdings so seine Tücken: Hohe Verantwortung, riskante Haftung und obendrein noch ein ganzes Stück Arbeit das macht das Amt für Wohnungseigentümer nicht gerade beliebter! Allerdings: Gerade in größeren Wohnungseigentumsanlagen empfiehlt es sich, einen Verwaltungsbeirat neben der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter einzusetzen, denn der Beirat kann die Willensbildung in der Gemeinschaft und die Arbeit des Verwalters erheblich beeinflussen. Wenn die Eigentümer unbedingt einen Beirat wollen Mal eben einen Beirat wählen? So einfach ist das nicht! Der Verwaltungsbeirat der WEG ist ein freiwilliges Organ, d. h. die Eigentümer können einen Beirat bestellen, müssen es aber nicht. Die Wohnungseigentümer haben nur dann einen Anspruch darauf, dass ein Beirat eingesetzt wird, wenn das ausdrücklich so in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung vorgeschrieben ist. Erst dann können sie mit Stimmenmehrheit einen Verwaltungsbeirat bestellen. Was zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats gehört Der Verwaltungsbeirat ist quasi das dritte Organ der WEG neben der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter. Er soll zwischen Verwalter und der Gemeinschaft vermitteln. Was dabei jedoch alles zu seinen Aufgaben zählt, ist gesetzlich nicht abschließend geklärt. Was der Verwaltungsbeirat genau tun muss, steht nirgendwo 29 WEG beschreibt die Aufgaben des Beirats nur recht allgemein. Zudem ist 29 WEG abdingbar, d. h. die Eigentümer können die gesetzliche Bestimmung per Vereinbarung wieder ausschließen, ändern oder auch so übernehmen. Andererseits kann jede Gemeinschaft per Vereinbarung oder Beschluss festlegen, welche Rechte, Pflichten und Aufgaben der Beirat zusätzlich übernehmen soll. Gesetzliche Grundlage ist 29 WEG: (1) Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern. (2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.

3 (3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden. (4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen. Laut Gesetz muss der Verwaltungsbeirat der WEG nur : den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützen, den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. Allerdings muss das noch nicht das Ende der Fahnenstange sein: Per Gemeinschaftsordnung oder Beschluss können die Aufgaben des Verwalters beliebig erweitert werden. Was mit Rechnungsprüfung gemeint ist Die Rechnungsprüfung gehört zu den zentralen Aufgaben des Verwaltungsbeirats der WEG. Der Beirat prüft dabei die Abrechnung des Verwalters rechnerisch und sachlich, bevor darüber in der Eigentümerversammlung abgestimmt werden kann. Der Beirat muss auch prüfen, ob die Kosten richtig verteilt sind. Der Beiratsvorsitzende muss das Protokoll mit unterschreiben Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats (oder sein Vertreter) muss außerdem nach 24 Abs. 6 Satz 2 WEG das Protokoll der Eigentümerversammlungen mit unterschreiben. Insgesamt müssen 3 Unterschriften unter dem Protokoll prangen: Die des Vorsitzenden der Versammlung (i. d. R. ist das der Verwalter), die eines Wohnungseigentümers und die des Beirats. Gibt es keinen Verwalter oder weigert der sich pflichtwidrig eine Versammlung einzuberufen, kann der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter zur Eigentümerversammlung einladen ( 24 Abs. 3 WEG). Welche Zusatzaufgaben noch auf den Verwaltungsbeirat warten Neben den bekannten Aufgaben, wie z. B. der Rechnungsprüfung, können in der Gemeinschaftsordnung oder per Beschluss der Wohnungseigentümer noch weitere Aufgaben und Vollmachten auf den Verwaltungsbeirat übertragen werden. So z. B. der Abschluss eines Verwaltervertrags.

4 Natürlich können die Eigentümer den Verwaltungsbeirat nicht per Beschluss zu Mehrleistungen, wie z. B. den Abschluss eines Verwaltervertrags, zwingen. Vielmehr kommt ein Auftrag erst dann zustande, wenn sich der Beirat bereit erklärt hat, die Aufgabe zu übernehmen. Deswegen sollten in einer Eigentümerversammlung alle Seiten darauf achten, ob der Beirat die neuen, per Beschluss gefassten Aufgaben auch ausdrücklich akzeptiert hat. Erst dann kommt ein entsprechender Auftrag zustande. Der Verwaltungsbeirat hat keine Weisungsbefugnis Der Verwaltungsbeirat ist kein Aufsichtsrat. Deswegen kann er weder dem Verwalter noch den Eigentümern sagen, was sie tun oder unterlassen sollen. Der Verwaltungsbeirat übernimmt dabei lediglich unterstützende Aufgaben. Übereifrige Beiräte vergessen das manchmal und mischen sich über Gebühr in die Verwaltung ein. Überschreitet der Beirat seine Kompetenzen, muss der Verwalter eingreifen und dies unter Hinweis auf seine tatsächlichen Aufgaben unterbinden. Geht der Verwaltungsbeirat einen Schritt zu weit, erhöht er mit seiner Kompetenzüberschreitung sein Haftungsrisiko. Wie viel Geld der Verwaltungsbeirat bekommt Üblicherweise üben die Beiräte ihr Amt ehrenamtlich aus. Im Klartext heißt das: Kostenlos! Dennoch können die Beiratsmitglieder von der WEG Ersatz ihrer Auslagen (z. B. Telefon-, Kopier-, Porto- und Fahrtkosten) verlangen. Die Eigentümer können dafür eine Auslagenpauschale gewähren. Ist keine Pauschale vereinbart, müssen die Beiräte ihre Aufwendungen im Einzelnen nachweisen. Das Geld dafür bekommen Sie erst hinterher. Aufwandsvorschüsse gibt es nicht! Die Eigentümer können per Mehrheitsbeschluss entscheiden, ob die Beiräte eine Vergütung erhalten sollen. Die sollte sich am tatsächlich anfallenden Arbeitsaufwand orientieren. Wird eine Vergütung bezahlt, können die Verwaltungsbeiräte zusätzlich noch den Ersatz ihrer Auslagen verlangen. Wie viele Verwaltungsbeiräte es gibt Laut Gesetz besteht der Verwaltungsbeirat zwingend aus 3 Personen: Einem Vorsitzenden und 2 Beisitzern. Allerdings kann in der Gemeinschaftsordnung auch eine andere Anzahl an Mitgliedern vorgeschrieben sein. So lange es aber keine abweichenden Vorgaben gibt, widerspricht es einer ordnungsgemäßen Verwaltung, wenn der Beirat aus mehr oder weniger als 3 Mitgliedern

5 besteht. Ein entsprechender Bestellungsbeschluss wäre allerdings nur anfechtbar, aber nicht gleich nichtig. Wichtig: Erhalten nur 2 der vorgeschlagenen 3 Kandidaten die Mehrheit, ist damit noch kein Beirat gewählt! Wer Verwaltungsbeirat werden kann Grundsätzlich können nur die Eigentümer der Gemeinschaft (ganz gleich ob Wohnungsoder Teileigentümer) Verwaltungsbeirat werden. Eine besondere Qualifikation für das Amt ist nicht notwendig. Nichtmitglieder können nur zum Beirat gewählt werden, wenn es die Gemeinschaftsordnung erlaubt, auch WEG-fremde Personen als Beirat zu wählen. Wird ein Nicht-Wohnungseigentümer unzulässigerweise in den Beirat gewählt, ist die Wahl dieses Nicht-WEG-Mitglieds in den Beirat nur anfechtbar und nicht gleich nichtig. Wird der Bestellungsbeschluss nicht angefochten, bleibt das Nichtmitglied im Beirat! Wie der Ideal-Beirat besetzt sein sollte Ein Verwaltungsbeirat benötigt zwar keine besondere Qualifikation, dennoch hat es sich bewährt, wenn sich der Beirat aus einem Kaufmann, einem Techniker und einem weiteren Wohnungseigentümer zusammensetzt. Damit können die gesetzlich vorgegebenen Aufgaben besonders gut abgedeckt werde. Natürlich ist aber auch jede andere Zusammensetzung möglich. Wie der Verwaltungsbeirat gewählt wird Die Beiräte werden in der Eigentümerversammlung in getrennten Wählgängen von den Wohnungseigentümern per Mehrheitsbeschluss gewählt. Dabei muss über jedes Beiratsmitglied einzeln abgestimmt werden. Eine sog. Blockwahl, in der sich z. B. alle 3 Personen gleichzeitig als Team zur Wahl stellen, ist unzulässig. Wichtig: Jeder Kandidat kann sich auch selbst zum Beirat wählen. Er darf dazu sogar die auf ihn per Vollmacht übertragene Stimme nutzen. Wer Verwaltungsratsvorsitzender wird Nach der Wahl bestimmen die Beiräte unter sich einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter. Sieht die Gemeinschaftsordnung vor, dass die Eigentümer über den Vorsitz entscheiden, hat das natürlich Vorrang.

6 Wie lange die Amtszeit läuft Es steht nirgendwo im Gesetz, wie lange die Amtszeit des Beirats dauert. Deswegen werden die Beiräte erst einmal auf unbestimmte Zeit gewählt. Allerdings kann sich aus der Gemeinschaftsordnung auch etwas anderes ergeben. Ansonsten ist es sinnvoll, den Beirat nur für eine bestimmte Zeit zu bestellen, um nicht ggf. einen Beirat abwählen zu müssen, was erfahrungsgemäß für Unruhe sorgt. Wann die Amtszeit endet Das Beiratsamt endet mit einer Ab-, Neuwahl oder per Amtsniederlegung. Es kann aber auch mit dem Verkauf der Eigentumswohnung enden, wenn der Verwaltungsrat zwingend Mitglied der Eigentümergemeinschaft sein muss und ein Beirat sein Sondereigentum verkauft. Die Mitgliedschaft im Verwaltungsbeirat endet dann, sobald der neue Eigentümer im Grundbuch steht. Es ist juristisch noch nicht geklärt, ob dann ein neuer Gesamtbeirat gewählt werden muss. In der Regel soll für die Übergangszeit der verbliebene Schrumpfbeirat ausreichen. Sicherer ist es jedoch, wenn gleich ein neuer Beirat gewählt wird. Achten Sie auf eine abweichende Amtszeit von Beirat und Verwalter Befristen Sie die Amtszeit des Beirats, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass seine Amtszeit von der des Verwalters abweicht. Enden die Amtszeiten gleichzeitig, kann die Situation eintreten, dass es niemanden gibt, der wirksam eine Eigentümerversammlung einberufen kann. Im ungünstigsten Fall müsste die Gemeinschaft dann das Gericht bemühen. Wann der Verwaltungsbeirat haftet Für die Mitglieder eines Verwaltungsbeirats einer WEG gilt das Gleiche wie für jeden anderen: Verursachen sie im Rahmen ihrer Tätigkeit Schäden, haften sie auch dafür. Die Beiratsmitglieder haften gegenüber den Wohnungseigentümern, wenn durch ihre Tätigkeit ein Schaden entsteht. Haftungsvoraussetzungen sind: Bei der WEG muss ein Schaden eingetreten sein und das Handeln oder Unterlassen des Beirats war/ist kausal für den Schaden und den Beirat trifft ein Verschulden, wie z. B. Vorsatz oder Fahrlässigkeit.

7 Wie der Beirat seine Haftung beschränken kann Ehrenämter sind nicht gerade beliebt. Das liegt auch daran, dass z. B. Beiräte auch haften können und schon dies neben der eigentlichen Arbeit manchen Eigentümer von einer Kandidatur als Beirat abhalten dürfte. Allerdings lässt sich diese Hürde dadurch aus dem Weg räumen, dass man die Haftung der Beiratsmitglieder schon im Vorhinein beschränkt, indem sie nicht bereits für fahrlässiges Handeln haften. Allerdings ist es nicht so einfach, diesen Haftungsausschluss in Vertragsform zu gießen, da der Vertragsverwender die Haftung für grobe Fahrlässigkeit nicht per Formularvertrag ausschließen kann. Die Haftung für Vorsatz kann im Vorhinein nicht ausgeschlossen werden, was Sinn macht: Wer bewusst Fehler begeht, soll dafür auch gerade stehen! Wichtig: Die Haftungsbeschränkung muss immer für den konkret bestellten Beirat beschlossen werden. Ein genereller Beschluss reicht nicht für alle Folge-Beiräte. Eine nachträgliche Haftungsbefreiung gibt es nicht Erleidet die Gemeinschaft durch das Handeln der Beiräte einen Schaden und gibt es keine Haftungsbeschränkung, lässt sich das im Nachhinein nicht mehr nachholen. Damit würde die WEG nämlich auf berechtigte Ansprüche verzichten und das entspricht nicht ordnungsgemäßer Verwaltung. Wie der Beirat gegenüber Dritten haftet Die Beiratsmitglieder haften gegenüber außenstehenden Personen nach den allgemeinen Vorschriften. Dabei gilt für Beiräte nichts Besonderes. Selbst wenn in ihrem Beiratsvertrag eine Haftungsbeschränkung wirksam vorgesehen ist, gilt die nur zwischen den Beiräten und der WEG, aber nicht für die Haftung gegenüber Dritten. Erweckt ein Beiratsmitglied bei einem Dritten fälschlicherweise den Eindruck, für die WEG handeln zu dürfen (z. B. für diese einen Vertrag schließen zu dürfen), haftet er gegenüber dem Dritten nach 179 BGB als Vertreter ohne Vertretungsmacht. Der Geschädigte kann dann wählen, ob er vom Beirat Schadensersatz oder Erfüllung verlangt. Alle für einen? Das gilt nicht für die Beiratshaftung Für alle Haftungstatbestände gilt: Die Haftung trifft nicht den Beirat insgesamt, sondern nur das jeweils einzelne Beiratsmitglied. Dementsprechend muss für jedes einzelne Mitglied geprüft werden, ob diesem ein schuldhaftes Handeln vorgeworfen werden kann oder nicht.

8 Denken Sie an eine Beiratsversicherung Sorgen Sie für den Ernstfall vor: Die Gemeinschaft sollte für die Beiratsmitglieder eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abschließen. Damit ist sie für den Fall abgesichert, dass der Beirat der Gemeinschaft mit seinem Fehlverhalten der Gemeinschaft einen Vermögensschaden zuführt. Ein entsprechender Beschluss entspricht der ordnungsgemäßen Verwaltung. Die Kosten der Versicherung muss die Gemeinschaft tragen. meineimmobilie.de-tipp Verwaltungsbeirat: Hört sich gut an und ist sicherlich bei einem großen Unternehmen oder einer Bank auch ein lukrativer "Nebenjob". Dagegen ist Beirat einer Eigentümergemeinschaft zu sein eher ein Ehrenamt mit ein paar Pflichten, einer Aufwandsentschädigung und - falls Sie sich nicht richtig absichern - auch mit Haftungsfallen. Mit der richtigen Versicherung und Klausel im Mietvertrag umgehen Sie geschickt teure Haftungsfallen.