Computer-Telefon-Integration (CTI) Installation XPhone 3.1

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1 Computer-Telefon-Integration (CTI) Installation XPhone 3.1 Inhalt: 1 Funktionen von XPhone Installation von XPhone (als Admin) Softwareverzeichnis für XPhone Installation Auswahl der Features Einrichten von XPhone (als Nutzer) Weitere Einstellungen Optionen Anbinden der Telefonbücher Konfiguration der Suche in den Adressbüchern Einleiten von Telefonkonferenzen Konfiguration der Teamfunktionalität /13 Uwe Konrad

2 1 Funktionen von XPhone Mit Hilfe der lokalen Windows-Anwendung XPhone kann der PC über die Hipath-Anlage mit Ihrem Telefon kommunizieren. Damit können mit Ihrem PC z.b. folgende Funktionen bedient werden: Anwahl von Rufnummern direkt aus elektronischen Adressbüchern (LDAP, Outlook etc.) oder aus Anwendungen (Word etc.) Erkennung von Anrufern und automatische Anzeige am Bildschirm Führen von Anruf-Journals mit kommenden, gehenden und verpassten Anrufen, aus denen direkt gewählt werden kann Komfortable Suche in den verschiedenen Adressbüchern, Verwalten von Kurzwahlen Einrichten und Einleiten von Telefonkonferenzen Erinnerungsfunktion für Anrufe Authentifizierung über die Domänenanmeldung (ab 3.0) In der Version 3.1 kommuniziert der XPhone-Client mit einem XPhone-Server, ein TAPI- Treiber wird nicht mehr benötigt. Der Server speichert Anruferlisten zwischen, wenn der Client nicht läuft (z.b. wenn der PC aus ist), so dass man über verpasste Anrufe immer im Bilde ist. Zusätzlich kann bei Bedarf die Anwendung XPhone Team 1.x eingeschaltet werden: Teamleiste mit sofortiger Anzeige der Verfügbarkeit der Teammitglieder Kurzruftasten auf dem Bildschirm, Weiterleitungsfunktion 2/13 Uwe Konrad

3 2 Installation von XPhone (als Admin) 2.1 Softwareverzeichnis für XPhone Die Installation erfolgt von: files://software/siemens/cti/... (siehe Bild) durch Ausführen von setup.exe. Die Upgrade-Installation von XPhone 2.0 wird unterstützt, es sollte lediglich hinterher der nun überflüssige Siemens Tapi-Treiber gelöscht werden. 2.2 Installation 3/13 Uwe Konrad

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5 Auswahl der Features Gewünschte Features (z.b. Outlook Add-on) anklicken, Lotos Notes wird am FZD nicht verwendet. Nach Beenden Fertigstellen bestätigen. 5/13 Uwe Konrad

6 3 Einrichten von XPhone (als Nutzer) Bitte starten Sie das XPhone nach der Installation über das Icon auf dem Desktop oder über Start Programme XPhone3.1. IP Adresse und Port des XPhone-Servers: Durch den Administrator wurde eine IP Adresse vorgegeben, die an Ihrem Arbeitsplatz automatisch vorbelegt wird. Diese wird benötigt, um den Kontakt zwischen dem XPhone Professional und dem XPhone Server herzustellen. Es ist die manuelle Eingabe von IP Adresse und Port erforderlich. Sie können später, wenn das Programm schon installiert ist, die Verbindungseinstellung und das lokale Kennwort ändern, indem Sie die Eingabemaske direkt aufrufen. Dazu klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Icon im Icon-Tray rechts unten auf Ihrem Bildschirm. Das Icon zeigt die Bezeichnung XPhone-Server, wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen. 6/13 Uwe Konrad

7 Aufgaben auswählen Nach Abschluss der Systemanalyse (automatische Validierung) mit Fertigstellen bestätigen. 4 Weitere Einstellungen 4.1 Optionen Über den Menüpunkt Extras Optionen erreichen Sie folgendes Fenster. Wichtig sind die Einstellungen zum Autostart. 7/13 Uwe Konrad

8 4.2 Anbinden der Telefonbücher Nach Start der XPhone Anwendung über das Icon auf dem Desktop können die gewünschten Adressbücher angebunden werden. Die Adressbücher haben eine zentrale Funktion, denn sie werden sowohl zur Identifikation der Anrufer (eingehende Gespräche), zum Vermerk in den Anruflisten und zur Anwahl der gewünschten Personen (abgehende Gespräche) verwendet. Unter dem Menü Extras finden Sie die Option Adressbücher: Die Reihenfolge der Adressbücher ist bei der Suche im Adressbereich relevant, da der Reihe nach durchsucht wird (Suchreihenfolge kann verändert werden). 8/13 Uwe Konrad

9 Zentrales Adressverzeichnis (LDAP-Adressbuch) Als Adressbuch für den Standort kann das zentrale LDAP-Verzeichnis angebunden werden. Ein Klick auf Neues Adressbuch lässt folgendes Fenster erscheinen. Der Name des Adressbuches ist frei Wählbar. Nach einem Klick auf Ok, sollte das nachfolgende Fenster folgendermaßen ausgefüllt werden. 9/13 Uwe Konrad

10 Bei Bedarf können auch einzelne Felder verknüpft werden (hier vorteilhaft für Abteilungsbezeichnungen) Ein Klick auf das Schaltfeld Feldverknüpfung bringt diese Fenster hervor und kann entsprechend geändert werden (Abteilung ist Attribut, kein DN Element). Kontakte-Ordner (persönliche Adressen vom cg-kontaktordner) Als Adressbuch für persönliche Einträge kann der Kontaktordner angebunden werden. Ein Klick auf Neues Adressbuch lässt folgendes Fenster erscheinen. Danach werden die im Outlook verwalteten Kontaktordner angezeigt: 10/13 Uwe Konrad

11 Aus diesen kann dann das gewünschte Adressbuch ausgewählt und zugeordnet werden: 4.3 Konfiguration der Suche in den Adressbüchern Für die Suche in den Adressbüchern können u.a. die Felder, in denen gesucht wird und die max. Anzahl der Treffer eingestellt werden. Dazu klicken Sie im linken Fensterbereich auf ein Adressbuch und danach im rechten Fensterbereich auf die Felder neben der Checkbox Volltextsuche (im Bild unten Name). Dann bekommt die abgebildete entsprechende Maske für diese Einstellungen. 11/13 Uwe Konrad

12 4.4 Einleiten von Telefonkonferenzen Telefonkonferenzen können über die Wählhilfe eingeleitet werden indem man nach Anwahl des ersten Teilnehmers einfach die Rufnummer weiterer Teilnehmer einträgt, diese anwählt und dann über das spezielle Icon die Konferenz für alle Teilnehmer startet: 12/13 Uwe Konrad

13 4.5 Konfiguration der Teamfunktionalität Xphone unterstützt auch eine Teamfunktionalität, bei der man sich eine intelligente Bedienleiste am PC für Teammitglieder konfigurieren kann. Die Funktionalität kann auch für Sekretariatsfunktionen genutzt werden. Auf dieser Leiste ist u.a. auch der aktuelle Anruferzustand (frei - grün, belegt durch internen Anruf - gelb, belegt durch externen Anruf - rot etc.) zu sehen. Man kann sich auch Kurzwahltasten auf diese Leiste legen. Zur Konfiguration rufen Sie den Team-Assistenten über das normale Start-Menü Programme XPhone auf. Diese Funktionalität sollte im Team abgesprochen werden, da man sich u.u. beobachtet fühlen kann. Man kann die Teamleiste so konfigurieren, dass Sie beim Systemstart eingeblendet wird und entweder bei der Bewegung mit der Maus am Bildrand, oder permanent sichtbar ist. Die Definition der Teams erfolgt im XPhone-Server, dazu kontaktieren Sie bitte den entsprechenden Administrator. 13/13 Uwe Konrad