D für die hessischen Kommunen.

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1 D für die hessischen Kommunen. Armin Merle, Leiter Stab Strategische Geschäftsfeldentwicklung Seite 1

2 Agenda D Wozu eigentlich? D in der Kommunalverwaltung Wir unterstützen Sie bei D Erfahrungen aus unseren D Projekten Seite 2

3 Die Motivation für D / epostbrief Der heutigen fehlen wichtige Sicherheitsmerkmale s können mit wenig Aufwand mitgelesen werden. Kommunikationspartner können nie sicher sein, mit wem sie gerade kommunizieren. Es kann nicht nachgewiesen werden, dass die Nachricht im Postfach des Empfänger angekommen ist. Weitere Probleme: SPAM, Phishing Existierende Sicherheitslösungen haben sich nicht in der Fläche durchgesetzt (v.a. wg. zusätzlich erforderlicher Installationen) Papierpost ist aufwändig und teuer Seite 3

4 Ziel: Sicherer Transport elektronischer Post D Merkmale D ist das Produkt einer Initiative der Bundesregierung. Vorteile einer mit der Zuverlässigkeit und Nachweisbarkeit eines Briefes kombiniert: Sicheres, verbindliches und vertrauliches Versenden von Dokumenten und Nachrichten via Internet Nachweis der Identität der Kommunikationspartner Versand- und Zugangsbestätigungen Verschlüsselte Übertragung (Gateway zu Gateway) Wirksame Bekämpfung von SPAM und Phishing (Geschlossenes System) Seite 4

5 D in der öffentlichen Verwaltung Sichere, rechtsverbindliche elektronische Kommunikation: Seite 5

6 Kommunikationsbeziehungen in der Kommune: Antrag/Anfrage Durch Stellen eines Antrags oder einer Anfrage wird von der Behörde eine Antwort erwartet. Der Antragsteller hat dabei das Recht auf eine Entscheidung. Anträge müssen häufig der Schriftform genügen. Meldung wird in diesem Zusammenhang definiert als Mitteilung eines Sachverhaltes an eine Behörde. Sie muss gegebenenfalls bestimmten Anforderungen hinsichtlich Vertraulichkeit, Verbindlichkeit und Authentizität sowie Formerfordernissen genügen. Bescheid: In der Regel sind Bescheide schriftliche Verwaltungsakte und damit behördliche Schreiben, die in einer bestimmten Form verfasst werden müssen. Auskunft: Auskunft wird in diesem Zusammenhang definiert als die Mitteilung eines Sachverhaltes durch eine Behörde in der Regel als Reaktion auf eine Anfrage. Allgemeine Kommunikation Unter Allgemeine Kommunikation werden Kommunikationsprozesse verstanden, die keinem der vorgenannten Prozessbausteine zugeordnet werden können Seite 6

7 Wie funktioniert das in der Praxis? Der D Client Webportal: Zusätzlicher Client, der überwacht werden muss. Mails und Inhalte müssen umständlich aus Webportal im- und exportiert werden. Weiterleiten nicht möglich. Anmeldung mit hohem Sicherheitsniveau (Voraussetzung für Absenderbestätigt mit SMS-PIN oder eid (umständlich) Integration in Mailsystem Integration in Outlook / Groupwise und damit in Mail-Workflows möglich. Gateway ist immer hoch angemeldet einfacheres Handling. Aber: Sensibilisierung für Sicherheit / Versand von kostenpflichtigen, verbindlichen Mails wichtig! Seite 7

8 Wie funktioniert das in der Praxis - Versand? Ein Sachbearbeiter erstellt in seinem -Client (MS Outlook) ggf. unter Verwendung eines entsprechenden D -Plugins eine Mail an eine D -Adresse und sendet diese ab. Die Mail gelangt auf den -Server und wird dort anhand der Empfänger-Adresse als D identifiziert. Der -Server sendet die Mail an das D -Gateway. Das D -Gateway prüft zunächst anhand einer sog. Adress-Mapping-Tabelle, ob der Absender überhaupt berechtigt ist, eine D zu versenden. Wenn ja, dann ändert es die Absenderadresse der Mail auf die gewünschte (neue) D -Absenderadresse, z.b. Das Gateway liefert die Mail an den D -Provider der ekom21 aus. Der Provider versieht die Mail mit der gesetzlichen Zeit, vergibt eine eindeutige ID und setzt weitere Sicherheitsmerkmale. Damit ist die Mail eine D und kann an den Empfänger ausgeliefert werden Seite 8

9 Wie funktioniert das in der Praxis Empfang? Die D trifft im D -Postfach der Verwaltung beim Provider ein. Das D -Gateway fragt in bestimmten Abständen beim Provider an, ab D s zur Abholung bereit liegen. Wenn ja, werden die D s auf das zentrale Gateway übertragen. Das Gateway prüft anhand der Adress-Mappingtabelle, auf welche (interne) -Adresse die Empfänger-D -Adresse umgeschrieben werden soll (z.b. und nimmt diese Adresstransformation vor. Die D wird (als ) an das entsprechende Postfach auf dem -Server ausgeliefert und kann dort (wie jede andere auch) abgerufen, weitergeleitet usw. werden Seite 9

10 Wie funktioniert das in der Praxis Bestätigungsnachweise? Versand, Eingang und Zustellung von D s können rechtssicher nachgewiesen werden Seite 10

11 egovernment-gesetz und D Ziel: Erleichterung der elektronischen Kommunikation innerhalb der Verwaltung und mit dem Bürger/der Wirtschaft Anwendungsbereich: Geltung für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der Bundesbehörden Landesbehörden bei der Ausführung von Bundesrecht Kommunalbehörden bei der Ausführung von Bundesrecht, wenn ihnen die Aufgaben nach diesem Gesetz [EGovG] durch Landesrecht übertragen werden Seite 11

12 Muss die Kommunalverwaltung D einsetzen? Für Bundes- und Landesbehörden Schaffung eines elektronischen Zugangs, ( 2 Abs. 1 EGovG), zb D -Postfach, EGVP-Postfach Bereitstellung von Behördeninformationen im Internet ( 3 EGovG) Möglichkeit, mit Einwilligung Nachweise direkt bei der ausstellenden öffentlichen Stelle einzuholen ( 5 Abs. 2, 3 EGovG) Ersetzung der Schriftform durch qualifizierte elektronische Signatur (qes) durch Verwendung einer D Nachricht durch die eid Funktion des neuen Personalausweises Neu: 3 a II S. 4 Nr. 4 VwVfG: Zulassung weiterer sicherer Verfahren durch VO. Empfehlungszuständigkeit des IT-Planungsrats Seite 12

13 Muss die Kommunalverwaltung D einsetzen? Das egovg gilt auch für Kommunalverwaltungen, wenn Sie Bundesrecht ausführen. In allen anderen Fällen muss das Landesrecht die Geltung anordnen. D.h. formal gegenwärtig keine Verpflichtung, aber: Wenn Bund und Länder D flächendeckend einsetzen, wird D zunehmend zur Standardkommunikation Impliziter Zwang, die künftig angebotenen Kommunikationskanäle zu nutzen. ekom21 prüft gegenwärtig die rechtlichen Konsequenzen aus egovg und wird darüber informieren Seite 13

14 .. und wo sind nun mögliche Anwendungen? Strukturierte Analyse erforderlich: Identifizierung und Bewertung von relevanten Prozessen Interviews mit Fachbereichen. Festlegung von Potenzialkriterien K.O. Kriterien (ist D die geeignete Kommunikation?) Quantitativ (Fallzahlen, Komm.partner und ereignisse) Qualitativ (Eilbedürftigkeit, Formerfordernis, Schutzbedarf) Top 10 / Top 5 Prozesse als Ergebnis Detaillierte Prozessanalyse und erneute Prüfung Seite 14

15 .. und wo sind nun mögliche Anwendungen? Strukturierte Analyse erforderlich: Zunächst steht die Kommunikation Behörde zu Behörde oder Government to Business im Fokus Kommunikation mit dem Bürger zur Zeit eher schwierig: Dedizierte Zugangsöffnung erforderlich Mangelnde Verbreitung von D Pflichten der Bürger nach Zugangsöffnung werden eher als lästig als arbeitserleichternd empfunden Seite 15

16 Welche Anwendungsfälle gibt es? Seite 16

17 Identifizierte Anwendungsfälle (Praxisbespiel) Halterauskunft Kfz Melderegisterauskünfte Amtshilfeersuchen Gehaltsabrechnungen Jahressteuerbescheide Wohngeldanträge Rechnungsversand allgemein Anwohnerparken Führungszeugnisse Steuerbescheide KiGa Betreuung Auskunft Gewerberegister ekom21 Nutzerbeantragung Seite 17

18 Unser Angebot: 1. Rahmenvertrag mit den D Diensteanbietern von D 2. Nutzung einer zentralen technischen Infrastruktur zur Nutzung von D 3. Unterstützung der Einführung der Nutzung von D (epost) beginnend mit Standard (Mail-) Software 4. Bereitstellung von zentralen Druckdiensten außerhalb der Fachverfahren 5. Integration und Automation von Empfang und Versand in Fachverfahren Seite 18

19 1. Rahmenvertrag mit D Provider: Ziel: Jede Kommune in Hessen soll über D erreichbar sein. Dazu muss es ein preiswertes Einstiegsangebot geben. Verhandlungen mit T-Systems und Mentana Claimsoft Kommunen schließen D Vertrag direkt mit dem Anbieter und treten dem Rahmenvertrag der ekom21 bei. gilt auch für bereits bestehende Verträge Vorteile: Nutzen gemeinsamer Volumenrabatte Ggf. Günstigere Basisentgelte Nutzung zusätzlicher Leistungen (ggf. einfachere Beantragung) Verfügbar ab Juli/August Seite 19

20 2. Aufbau zentrale D Infrastruktur Aufbau einer zentralen technischen Infrastruktur zum Übergang in das D -System. Anbindung der vorhandenen Kunden-Mailsysteme an die zentrale D -Infrastruktur. Vorteile: Kein eigener Gateway-Betrieb notwendig (Kosten!) Integration in den vorhandenen Mail-Client (Outlook Plugin) Nutzung sicherer Übertragungswege Verfügbarkeit: Derzeit nur von einem Anbieter (Mentana Claimsoft) verfügbar Pilotbetrieb ab Juni 2013, Service ab August 2013 verfügbar Seite 20

21 3. Unterstützung der Einführung D Exemplarische Begleitung und Dokumentation der Einführung Identifizierung von Prozessen Klären wirtschaftlicher und rechtlicher Rahmenbedingungen Klärung von Organisationsfragen Abbilden einfacher Prozesse Anbindung an das Mailsystem Nutzung von D ohne weitreichende Integration in Fachverfahren Mailfunktionen / Druckfunktionen nutzen. Standard-Software (Office) nutzen. Beispiel: Lichtbildübermittlung an Ermittlungsbehörden Workshops, Dokumentation, Beratung Verfügbarkeit: Auf Anfrage! Seite 21

22 4. Erweiterte Druckdienste ekom21 erweitert zentrale Druckdienste Kostengünstige Alternative zur Hausdruckerei Einfache Handhabung über ekom21-druckertreiber Erweiterte Optionen (Farbdrucke, Kuvertierung, Frankierung) Nutzen der hohen Portorabatte Teilweise bereits heute verfügbar Erweitertes Angebot ab 2014 Alternative zum epostbrief (analoge Zustellung)? Verhandlungen mit der deutschen Post AG Seite 22

23 5. Integration in Fachverfahren Herausforderung: Konkurrierende Kommunikationssysteme (eid, OSCI, egvp, XöV,.. ) Henne-Ei-Problem: Wenige Nutzer -> Hohe Kosten -> keine Anwendung -> kein Anreiz Derzeit gibt es auf dem Markt keine echte Fachverfahrensintegration Problem: Kosten-Nutzen-Verhältnis Zusätzlicher Kommunikationskanal für einen sehr kleinen Nutzerkreis d.h. keine Einsparungen erzielbar. Entwicklung einer zentralen Lösung wird zur Zeit evaluiert. Nutzung für mehrere (eigenentwickelte) Fachverfahren Bereitstellung in der egovernment Architektur, z.b. für fm21. Verfügbarkeit: noch unklar, frühestens Q3/ Seite 23

24 Der ebrief als Teil der egovernment Architektur Content Management Antragsportal Beschwerdemanagement Vorgangserfassung Kassensystem Integration Bürgeramtsarbeitsplatz / Fax Post (Scan) Posteingang Postausgang ebrief D Druckzentrum Vorgangsbearbeitung Aufgaben Office Erfassung Überwachung Kommunikation Workflow- / Prozessengine Fallmanagement Intern Connector Archivierung egovernment-suite Seite 24

25 Empfehlungen: Stufenkonzept für die Einführung 1. Erreichbarkeit über D sicherstellen. Zentralen Posteingang D einrichten. Zugangsöffnung für ausgewählte kleinere Prozesse. 2. Entscheidung Make or Buy f. techn. Infrastruktur 3. Identifizierung und Bewertung von Prozessen 4. Umsetzung in den Prozessen, die möglichst Standard- Funktionalitäten nutzen (Mail, Drucken) 5. D Verbreitung beobachten und auf dieser Basis weitere Entscheidungen treffen Seite 25

26 Empfehlungen: Wirtschaftlichkeit prüfen! Betrachtet wird im Wesentlichen die Ablösung von Papierpost (Briefe, Einschreiben, Postzustellungsaufträge) und Fax durch D . Wichtigste Einflussfaktoren auf die (monetäre) Wirtschaftlichkeit sind: 1. Fallzahlen (Wie schnell wird sich D verbreiten? Welcher Anteil an Papierpost kann wann durch D ersetzt werden?) 2. Prozesskosten bei Posteingang, -bearbeitung und versand (z.b. für Verteilen, Drucken, Kuvertieren, Dateneingabe usw.) 3. Investitions- und Betriebskosten (z.b. für Gateway, Integration Fachverfahren, Nutzersupport usw.) 4. Portokosten Seite 26

27 Empfehlungen: Wirtschaftlichkeit prüfen: Nutzen von strukturierten Tools zur Wirtschaftlichkeitsberechnung geben gute Anhaltspunkte, in welcher Größenordnung mit Einsparungen gerechnet werden kann. Immer wieder Prüfung, ob mit realistischen Werten / Annahmen gerechnet wird. Dazu Beispiele aus unseren Projekten: Investitionen D Gateway Infrastruktur : ca. 3-4 Tsd. Jährliche Investitionen ca. 1 Tsd. Betriebskosten pro Jahr ca. 2-3 Tsd. Ein Muster-Business Case wir nach Projektabschluss EGI zur Verfügung gestellt Seite 27

28 Fazit: Wird sich D durchsetzen? Wir brauchen einen akzeptierte, weit verbreiteten Standard für verbindliche elektronische Kommunikation. Die Wirtschaft (Banken, Versicherungen) hat angekündigt, Anreize für die D Nutzung zu schaffen. Bisher wurde dies jedoch nicht umgesetzt. Der Public Sector kann nur wenig Anreize bieten, den Bürger zur D -Nutzung zu bewegen. Nur eine breite, konzertierte Aktion wird zum Erfolg führen. Etablieren sich ebrief oder eid nicht, gibt es kaum Chancen auf einen breit akzeptierten Standard! Wir unterstützen daher egovg konforme Lösungen, agieren aber bei notwendigen größeren Investitionen mit der gebotenen kaufmännischen Vorsicht Seite 28

29 Danke für Ihr Interesse - Fragen? Kontakt: Armin Merle Leiter Stab Strategische Geschäftsfeldentwicklung armin.merle@ekom21.de Tel Kassel Knorrstr Seite 29