Richtlinie für die Beurteilung der Beamten und Beamtinnen

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1 Richtlinie für die Beurteilung der Beamten und Beamtinnen (Beurteilungsrichtlinie BeurtRl) Gültig ab Schreiben des Präsidenten des Bundeseisenbahnvermögens vom Pr.111 Pol (BeurtRl) - Inhalt Seite 1 Was ist Zweck der Beurteilung? Wo gilt die Beurteilungsrichtlinie? Wer wird beurteilt? Wer beurteilt? Welche Beurteilungen gibt es? Was ist Inhalt der Beurteilung? Tätigkeit (Abschnitt A. des Beurteilungsbogens) Beurteilungsmerkmale (Abschnitt B. des Beurteilungsbogens) Bewertung (Abschnitt B. des Beurteilungsbogens) Vornahme der Bewertung (Abschnitt B. des Beurteilungsbogens) Bemerkungen (Abschnitt C. des Beurteilungsbogens) Gesamturteil (Abschnitt D. und E. des Beurteilungsbogens) Wie wird beurteilt? Erstellen von Erst- und Zweitbeurteilung Vergleichbarkeit der Beurteilungen Richtwerte Vergleichsgruppen Beurteilung von Schwerbehinderten Wie werden Beamte und Beamtinnen eingebunden? Was geschieht mit der Beurteilung?... 9 Anlage Dienstliche Beurteilung... 1 Beurteilungsübersicht für den/die Zweitbeurteiler(in)... 2

2 2 1 Was ist Zweck der Beurteilung? Die Beurteilung hat das Ziel, ein aussagefähiges, objektives und vergleichbares Bild der Leistung, Eignung und Befähigung der Beamtinnen und Beamten zu vermitteln. Sie bewertet dafür die Leistung, Eignung und Befähigung auf dem individuellen Dienstposten. Die Beurteilung ist Grundlage für sachgerechte Personalentscheidungen. Bei der Feststellung der für ein Beförderungsamt erforderlichen Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung werden neben der aktuellen Beurteilung auch vorhergehende Beurteilungen angemessen berücksichtigt; sind über einen längeren Zeitraum die erfüllt, ist auch dies angemessen zu würdigen. 2 Wo gilt die Beurteilungsrichtlinie? Die Beurteilungsrichtlinie gilt für Beamte und Beamtinnen, die im Bereich des BEV einschließlich der Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten, der Dienstleistungsüberlassungsbereiche, des Bahn-Sozialwerks und der Bahn-Landwirtschaft verwendet werden. 3 Wer wird beurteilt? Nach dieser Richtlinie werden alle Beamtinnen und Beamte bis einschließlich in einem Amt der Besoldungsgruppe B 2 des Bundesbesoldungsgesetzes und bis zur Vollendung ihres 55. Lebensjahres beurteilt. Beamte und Beamtinnen, die am Beurteilungsstichtag (vgl. Abschnitt 5) das 55. Lebensjahr bereits vollendet haben, können auf eigenen Wunsch beurteilt werden. Aufstiegsbeamtinnen und -beamte sind während der Einführung zu beurteilen. Die Richtlinie gilt nach Abschluss einer entsprechenden Dienstvereinbarung mit dem HPR auch für die Tarifkräfte des BEV. 4 Wer beurteilt? Beamte und Beamtinnen werden beurteilt von unmittelbar Vorgesetzten (Erstbeurteilung) und deren Vorgesetzten (Zweitbeurteilung). Der Präsident kann im Hinblick auf strukturelle und organisatorische Besonderheiten ergänzende oder abweichende Regelungen treffen. Die Leiter(innen) der Dienststellen können entsprechende Regelungen für ihren Bereich treffen. Die jeweils zustän-

3 3 dige Gleichstellungsbeauftragte, Personalvertretung und Schwerbehindertenvertretung werden beteiligt. 5 Welche Beurteilungen gibt es? Alle drei Jahre finden zeitgleich für alle Beamtinnen und Beamten Beurteilungsrunden zum Erstellen der Regelbeurteilungen statt. Sie beginnen jeweils am 1. Januar (Beurteilungsstichtag der Regelbeurteilung) und sind drei Monate später abgeschlossen. Danach sind die Beurteilungen zu eröffnen (vgl. Abschnitt 8). Diese Regelbeurteilungen sollen Grundlage für Personalentscheidungen sein. Als ständige Leistungsübersicht besitzen sie eine größere Objektivität als die mit einer bestimmten Zielsetzung erstellte Anlassbeurteilung. Eine Anlassbeurteilung kommt in Ausnahmefällen in Betracht, z. B. vor Antritt einer länger als ein Jahr dauernden Beurlaubung, Freistellung oder Zuweisung sowie frühestens sechs Monate nach Rückkehr aus einer solchen, bei wesentlicher Änderung des Leistungsbildes und bei Laufbahnwechsel. Wechselt die Zuständigkeit für die Erstbeurteilung (vgl. Abschnitt 4) zwischen den Beurteilungsrunden, kann von den aus der Zuständigkeit ausscheidenden Vorgesetzten ein Beurteilungsbeitrag angefordert werden (vgl. Abschnitt 7.1), sofern bis zum Abschluss der Beurteilungsrunde ein Zeitraum von wenigstens sechs Monaten verbleibt. Beurteilungsbeiträge kommen auch in Betracht, wenn besondere organisatorisch bedingte Unterstellungsverhältnisse es erfordern. Beurteilungsbeiträge sind den Beamtinnen und Beamten zur Kenntnis zu geben. 6 Was ist Inhalt der Beurteilung? Beamte und Beamtinnen werden auf ihrem Dienstposten beurteilt; bei Abordnungen sind sie dort zu beurteilen, wo sie ihrer dienstlichen Tätigkeit nachgehen. Für die Beurteilung wird ein Beurteilungsbogen verwendet (Anlage 1): 6.1 Tätigkeit (Abschnitt A. des Beurteilungsbogens) Für jeden Dienstposten soll ein Anforderungsprofil bestehen, das der Beamtin bzw. dem Beamten rechtzeitig bekannt ist und der Beurteilung beigefügt wird. Ausgehend von diesem Anforderungsprofil wird hier kurz die wesentliche Tätigkeit umschrieben.

4 4 6.2 Beurteilungsmerkmale (Abschnitt B. des Beurteilungsbogens) Leistung, Eignung und Befähigung werden durch die Bewertung entsprechender Beurteilungsmerkmale festgestellt. 6.3 Bewertung (Abschnitt B. des Beurteilungsbogens) Es stehen fünf Bewertungen zur Verfügung: weit = Bewertung 1 = Bewertung 2 = Bewertung 3 = Bewertung 4 = Bewertung Vornahme der Bewertung (Abschnitt B. des Beurteilungsbogens) Der Beurteilungsbogen weist zwölf Beurteilungsmerkmale auf. Es werden nur die Beurteilungsmerkmale bewertet, die nach dem Anforderungsprofil des Dienstpostens und der Tätigkeitsbeschreibung im Beurteilungsbogen von dem Beamten oder der Beamtin gezeigt werden können. Das Beurteilungsmerkmal Führungsverhalten ist nur bei den Beamtinnen und Beamten zu bewerten, die Führungsaufgaben wahrnehmen. Dies sind alle Erst- und Zweitbeurteiler(innen) sowie deren Vertreter(innen). Das Beurteilungsmerkmal Verhandlungs- und Überzeugungsvermögen ist in den Vergleichsgruppen des einfachen Dienstes (vgl. Anschnitt 7.2.2, Vergleichsgruppen B.5. und C.4.) und das Beurteilungsmerkmal Darstellungsvermögen differenziert nach schriftlich und mündlich, sondern zusammengefasst zu bewerten. 6.5 Bemerkungen (Abschnitt C. des Beurteilungsbogens) Zur Tätigkeit können besondere Feststellungen getroffen werden; solche Aussagen sind erwünscht zur Ergänzung des Leistungs-, Eignungs- und Befähigungsprofils und damit zur Verdeutlichung des Persönlichkeitsbildes. Dies kommt auch dann in Betracht, wenn das Anforderungsprofil und die Tätigkeit durch die Bewertung der Beurteilungsmerkmale nur unzureichend erfasst werden; wenn z.b. Mehrleistungen, die über das Anforderungsprofil des Dienstpostens hinaus erbracht werden, sonst berücksichtigt werden können. Ebenso kann auf besondere Fähigkeiten, Interessen oder Kenntnisse, aber auch auf sonstige Tätigkeiten (z.b. Nebentätigkeiten, Lehr- und Unterrichtstätigkeiten) hingewiesen werden.

5 5 6.6 Gesamturteil (Abschnitt D. und E. des Beurteilungsbogens) Die Beurteilung schließt mit einem Gesamturteil und einem Verwendungsvorschlag ab. Die Bewertungen für die einzelnen Beurteilungsmerkmale werden addiert und durch die Anzahl der bewerteten Beurteilungsmerkmale dividiert. Beträgt der erzielte Wert hinter dem Komma" 0,5 oder mehr, wird aufgerundet, beträgt er weniger, wird abgerundet. Der rechnerisch erzielte Wert ist mit einer Dezimalstelle hinter dem Komma im Gesamturteil auszuweisen (vgl. Beispiele). Beispiel 1: 11 Beurteilungsmerkmale konnten bewertet werden. Dabei wurden vergeben einmal die Bewertung 1, fünfmal die Bewertung 2, viermal die Bewertung 3 und einmal die Bewertung 4; Ergebnis: ist durch 11 zu dividieren; Ergebnis :2,45. Die zweite und alle weiteren Nachkommastellen sind ohne Bedeutung (auch in Beisp. 2). 2,45 ist auf das Gesamturteil abzurunden. Der Beurteilungsbogen erhält folgenden Eintrag: Gesamturteil: (2,4) Beispiel 2: 11 Beurteilungsmerkmale konnten bewertet werden. Dabei wurden vergeben dreimal die Bewertung 2, viermal die Bewertung 3 und viermal die Bewertung 4; Ergebnis: ist durch 11 zu dividieren; Ergebnis: 3,09. 3,09 ist auf das Gesamturteil abzurunden. Der Beurteilungsbogen erhält folgenden Eintrag: Gesamturteil: (3,0) Sind Erst- und Zweitbeurteiler(in) der Überzeugung, dass das arithmetisch ermittelte Gesamturteil der Leistung, Eignung und Befähigung gerecht wird, überprüfen sie die Bewertung der Einzelmerkmale und nehmen gegebenenfalls Korrekturen vor. 7 Wie wird beurteilt? 7.1 Erstellen von Erst- und Zweitbeurteilung Die Erstbeurteilerin oder der Erstbeurteiler fertigt auf dem Beurteilungsbogen einen Beurteilungsentwurf. Eventuell vorhandene Beurteilungsbeiträge sind dabei angemessen zu berücksichtigen. Auf frühere Beurteilungen darf zurückgegriffen werden.

6 6 Liegen dem Zweitbeurteiler oder der Zweitbeurteilerin alle Entwürfe vor, werden diese entsprechend den unterschiedlichen Vergleichsgruppen (vgl. Abschnitt 7.2.2) in einer Beurteilungsübersicht (Anlage 2) zusammengefasst und die Zweitbeurteilung durch eigene Bewertung der Beurteilungsmerkmale in dieser Übersicht und Vergabe eines Gesamturteils vorgenommen. Bei dieser Zweitbeurteilung sind die Richtwerte zu beachten (vgl. Abschnitt 7.2.1). Weichen die Bewertungen in Erst- und Zweitbeurteilung, insbesondere hinsichtlich des Gesamturteils voneinander ab, sollen sich die Beurteiler(innen) nach Beratung - und unter Berücksichtigung der Richtwerte - auf eine gemeinsam getragene Bewertung einigen. Gelingt dies, entscheidet die Zweitbeurteilerin oder der Zweitbeurteiler abschließend. Der Beurteilungsentwurf wird - nachdem er gegebenenfalls überarbeitet worden ist - von beiden unterzeichnet. Die Beurteilung ist damit gefertigt. 7.2 Vergleichbarkeit der Beurteilungen Die Beamten und Beamtinnen sollen miteinander verglichen werden können. Ein Vergleich ist nur möglich, wenn alle Beamten und Beamtinnen einer Vergleichsgruppe im gleichen Zeitraum beurteilt werden Richtwerte Wer regelmäßig die des Dienstpostens erfüllt - und dies wird überwiegend der Fall sein - dessen Leistung ist mit " " zu bewerten. Die Vergabe der Bewertung " " und der Bewertung "weit " richtet sich nach 41 a BLV - damit sollen die dort festgelegten Richtwerte von 15 % ("weit ") und 35 % (" ") überschritten werden. Zur Ermöglichung der Einzelfallgerechtigkeit und um den demografischen Verhältnissen beim Bundeseisenbahnvermögen Rechnung zu tragen, kann die Vergabe der Bewertungen weit und insgesamt um höchstens 15% überschritten werden. Bemessungsgrundlage ist die Anzahl der jeweils in ihren Vergleichsgruppen tatsächlich Beurteilten. Die Richtwerte für die einzelnen Vergleichsgruppen werden bereits im Rahmen der Zweitbeurteilung beachtet (vgl. Abschnitt 7.1 und Anlage 2). Zur Vermeidung unterschiedlicher Beurteilungsmaßstäbe können in der Hauptverwaltung und in den Dienststellen jeweils "Richtwertverantwortliche" benannt werden, die die Einhaltung der Bestimmungen des 41 a BLV durch ein geeignetes Verfahren (z. B. Beurtei-

7 7 lungskonferenz) sicherstellen. Zu diesem Zweck arbeiten Zweitbeurteiler(innen) und Richtwertverantwortliche eng zusammen und informieren sich frühzeitig. Soweit darüber hinaus Regelungen zur Einhaltung der Richtwerte erforderlich werden, treffen die Dienststellen diese in eigener Zuständigkeit Vergleichsgruppen Um eine sachgerechte Beurteilung zu gewährleisten, sind entsprechend 41a BLV Vergleichsgruppen aus Beamtinnen und Beamten derselben Laufbahngruppe bzw. Funktionsebene zu bilden. Grundlage für die Bildung der Vergleichsgruppen sind vergleichbare und Qualifikationen. Es werden demnach folgende Anhaltspunkte für die Festlegung von funktionsbezogenen Vergleichsgruppen bestimmt: A. Vergleichsgruppen dienststellenübergreifend: 1. Abteilungsleiter(innen) der BEV-Hauptverwaltung und Leiter(innen) der BEV-Dienststellen 2. Sachbereichsleiter(innen) der Dienststellen B. Vergleichsgruppen bei der BEV-Hauptverwaltung: 1. Beamte und Beamtinnen in Funktionen als Referatsleiter(in), Leiter(in) MD bzw. Stabsstelle, Datenschutzbeauftragte(r) oder in vergleichbaren Leitungs- oder Spezialistenfunktionen des höheren Dienstes 2. Beamtinnen und Beamte in Funktionen als Referent(in) oder in vergleichbaren Funktionen des höheren Dienstes sowie Beamte und Beamtinnen in Funktionen als Referent(in) im Spitzenamt des gehobenen Dienstes 3. Beamtinnen und Beamte in Funktionen als Sachbearbeiter(in) des gehobenen Dienstes 4. Beamte und Beamtinnen in Funktionen als Büro- und Sachbearbeiter(in) des mittleren Dienstes 5. Beamtinnen und Beamte in Funktionen des einfachen Dienstes C. Vergleichsgruppen bei den BEV-Dienststellen: 1. Beamte und Beamtinnen des höheren Dienstes in Funktionen als Sachgebietsleiter(in) oder in sonstigen Leitungs- oder Spezialistenfunktionen 2. Beamtinnen und Beamte in Leitungsfunktionen und Funktionen als Sachbearbeiter(in) des gehobenen Dienstes 3. Beamte und Beamtinnen in Funktionen als Büro- und Sachbearbeiter(in) des mittleren Dienstes 4. Beamtinnen und Beamte in Funktionen des einfachen Dienstes

8 8 Der Präsident kann im Hinblick auf strukturelle und organisatorische Besonderheiten ergänzende Regelungen treffen. Die Leiter(innen) der Dienststellen können entsprechende Regelungen für ihren Bereich treffen. Die jeweils zuständige Gleichstellungsbeauftragte, Personalvertretung und Schwerbehindertenvertretung werden beteiligt. Da die Zweitbeurteilung vergleichsgruppenbezogen (Anlage 2) unter Beachtung der Richtwerte vorgenommen wird, muss die Vergleichsgruppe ausreichend groß sein. Umfasst die Vergleichsgruppe trotzdem nur zehn oder weniger Personen, ist bei der Bildung des Gesamturteils eine Differenzierung anzustreben, die den Richtwerten (vgl. Abschnitt 7.2.1) nahe kommt. 7.3 Beurteilung von Schwerbehinderten Vor Beurteilungen schwerbehinderter Menschen ist die Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen. Wird die Beteiligung gewünscht, führt der Erstbeurteiler oder die Erstbeurteilerin vor Beginn der Beurteilung ein Gespräch mit der Schwerbehindertenvertretung, um sich ein Bild über die Auswirkungen der Behinderung zu machen. Unabhängig davon sind die Bestimmungen des Sozialgesetzbuches 9. Buch (SGB IX) und der Rahmenintegrationsvereinbarung bei der Beurteilung zu beachten. Behinderungsbedingte Auswirkungen dürfen die Beurteilung negativ beeinflussen. Behinderte Menschen sind deshalb so einzustufen, wie sie einzustufen wären, wenn keine Einschränkungen durch die Behinderung bestünden. In Abschnitt C. des Beurteilungsbogens "Bemerkungen" muss dies erläutert werden. Schwerbehinderte Menschen, die ungeachtet ihrer Behinderung Leistungen erbringen, die von Nichtbehinderten erwartet werden, verdienen dafür besonders gewürdigt zu werden. 8 Wie werden Beamte und Beamtinnen eingebunden? Die Erstbeurteilerin oder der Erstbeurteiler eröffnet die fertiggestellte Beurteilung (vgl. Abschnitt 5) dem Beamten oder der Beamtin. Die Beurteilung wird gemeinsam besprochen. Dabei ist auf Wunsch ein Vertreter der zuständigen Personalvertretung bzw. die Gleichstellungsbeauftragte und bei schwerbehinderten Menschen auch die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen. Kommen Erstbeurteiler(in) und Beurteilte(r) bei dem Beurteilungsgespräch zu der Auffassung, dass die Beurteilung in einzelnen Beurteilungsmerkmalen oder im Gesamturteil hätte günstiger sein können, prüfen Erst- und Zweitbeurteiler(in), ob die Beurteilung zu ändern ist. Ist dies der Fall, wird eine neue Beurteilung erstellt, eröffnet und besprochen. Bleibt es bei der ursprünglichen Beurteilung, sind im Gespräch die Gründe hierfür zu erläutern.

9 9 Beurteilte können sich innerhalb eines Monats schriftlich zur Beurteilung äußern (Gegendarstellung). Die Gegendarstellung wird zur Beurteilung genommen. 9 Was geschieht mit der Beurteilung? Beurteilung und Beurteilungsbeitrag werden zu den Personalakten genommen. Der Beamte oder die Beamtin erhält einen Abdruck. Beurteilung und Beurteilungsbeitrag werden vertraulich behandelt; ihr Inhalt ist nur für den Beamten oder die Beamtin, für Erst- und Zweitbeurteiler(in) sowie für die zuständige personalbearbeitende Stelle bestimmt.

10 ... (Dienststelle) Dienstliche Beurteilung Beurteilungsstichtag:... Regelbeurteilung Anlassbeurteilung (Grund:...) Beurteilungsbeitrag (für die Zeit vom... bis...) für:... (Name, Vorname, Geburtsdatum) Personal-Nr: Besoldungsgruppe:... Amtsbezeichnung:... seit:... schwerbehindert (SGB IX und Rahmenintegrationsvereinbarung beachten) Schwerbehindertenvertretung wurde beteiligt Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung wurde gewünscht Erstbeurteiler(in): Zweitbeurteiler(in): (Name) (Name) (Amts- und Funktionsbezeichnung) (Amts- und Funktionsbezeichnung)... A. Beschreibung des Aufgabengebietes / der Aufgabengebiete während des Beurteilungszeitabschnitts

11 - 2 - Personal-Nr: B. Beurteilungsmerkmale allgemein weit = Bewertung 1 = Bewertung 2 = Bewertung 3 = Bewertung 4 = Bewertung 5 im Einzelnen (Bewertung durch Ankreuzen): erzielte Arbeitsergebnisse weit erledigt seine/ihre Aufgaben, i.d.r. fehlerfrei und schnell und erzielt verwendbare Arbeitsergebnisse Fachkenntnisse weit kann Sachverhalte und Probleme mit den erforderlichen Fachkenntnissen erfassen und beurteilen; entwickelt sein/ihr Fachwissen fort Problemanalyse weit erfasst auch komplexe Sachverhalte in angemessener Zeit in ihrem wesentlichen Kern Kreativität weit ist einfallsreich und bereit, auch bei schwierigen Problemen u.u. neue Lösungswege zu beschreiten

12 - 3 - Personal-Nr: Urteilsvermögen weit urteilt unter Berücksichtigung aller wesentlichen Faktoren und behält dabei das Machbare im Blick Darstellungsvermögen weit stellt seine/ihre Gedanken i.d.r. klar und strukturiert dar schriftlich: mündlich: schriftlich: mündlich: schriftlich: mündlich: schriftlich: mündlich: schriftlich: mündlich: schriftliche Bewertung plus mündliche Bewertung dividiert durch 2 = Gesamtbewertung Darstellungsvermögen: Initiative weit greift Probleme selbständig auf, um i.d.r. sachgerechte Lösungen herbeizuführen Belastbarkeit weit ist durch Zeitdruck, wechselnde Arbeitssituationen, soziale Konflikte - jeweils in seinem/ihrem Leistungsniveau - i.d.r. beeinträchtigt soziale Kompetenz weit schafft eine Basis für Zusammenarbeit; ist gesprächsbereit und kritikfähig; trägt zur Konfliktlösung bei; respektiert die Persönlichkeit und die Belange anderer Personen, wird durch zwischenmenschliche Konflikte in seinem/ihrem Leistungsniveau i.d.r. beeinträchtigt

13 - 4 - Personal-Nr: Planungs- und Organisationsvermögen weit plant i.d.r. rationell und zeitgerecht; arbeitet koordiniert und führt die gestellten Aufgaben durch Verhandlungs- und Überzeugungsvermögen weit kann sich auf Gesprächsteilnehmer einstellen und überzeugend argumentieren; kann Entscheidungen erfolgreich vertreten Führungsverhalten weit schafft eine Basis für Zusammenarbeit; unterstützt und fördert die Mitarbeiter(innen); übernimmt i.d.r. Vorbildfunktion; informiert die Mitarbeiter(innen); delegiert Aufgaben und gibt den Mitarbeitern(innen) Freiräume; kann seine/ihre Ziele überzeugend durchsetzen C. Bemerkungen:... D. Verwendungsvorschlag:... E. Gesamturteil:... (...,...) F (Unterschrift Erstbeurteiler(in), Datum) (Unterschrift Zweitbeurteiler(in), Datum)

14 - 5 - Personal-Nr: G. Eröffnung und Beurteilungsgespräch Die Beurteilung ist mir am... eröffnet und mit mir besprochen worden. Einen Abdruck habe ich erhalten.... (Unterschrift des Beurteilten)

15 öö Beurteilungsübersicht für den/die Zweitbeurteiler(in) Vergleichsgruppe:... Name erzielte Arbeitsergebnisse Fachkenntnisse Problemanalyse E i n z e l b e w e r t u n g e n Urteilsvermögen Darstellungsvermögen Belastbarkeit soziale Kompetenz Führungsverhalten Summe der Einzelbewertungen durch Anzahl der bewerteten Beurteilungsmerkmale = Kreativität Initiative Gesamt urteil Planungsund Organisationsvermögen Verhandlungs- und Überzeugungsverm. Gesamtbewertung Gesamturteil 3:... mal vergeben =... % der Vergleichsgruppe 1:... mal vergeben =... % der Vergleichsgruppe 2:... mal vergeben =... % der Vergleichsgruppe 4:... mal vergeben =... % der Vergleichsgruppe 5:... mal vergeben =... % der Vergleichsgruppe