Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten Verwaltungsverfügung der Johannes Gutenberg-Universität vom

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1 Inhaltsverzeichnis Seite 1 Ziel der dienstlichen Beurteilung Geltungsbereich Beurteilungsanlässe und Beurteilungszeiträume Inhalt der dienstlichen Beurteilung Beurteilende Beurteilungsverfahren Eröffnungsverfahren Sonderregelung für Schwerbehinderte Geschäftsmäßige Behandlung In-Kraft-Treten...10 Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten Verwaltungsverfügung der Johannes Gutenberg-Universität vom Zum Vollzug des 72 der Laufbahnverordnung (LbVO) sind für die Beurteilung der Beamtinnen und Beamten die nachfolgenden Bestimmungen anzuwenden. Die verwendeten Amts- und Funktionsbezeichnungen sowie die sonstigen personenbezogenen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer in gleicher Weise: 1 Ziel der dienstlichen Beurteilung Dienstliche Beurteilungen haben zum Ziel, ein aussagefähiges, objektives und dem Vergleich zugängliches Bild der Leistung und Befähigung der Beamtinnen und Beamten zu gewinnen. Sie sollen die Möglichkeit bieten, Entscheidungen über den weiteren beruflichen Einsatz und das berufliche Fortkommen der Beamtinnen und Beamten am Grundsatz der Bestenauslese auszurichten. Mit der Leistungsbeurteilung werden die den Aufgabenbereich prägenden Tätigkeiten erfasst und die hierbei gezeigten Arbeitsergebnisse bewertet. Die Befähigungsbeurteilung erstreckt sich auf die allgemeinen Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten bezogen auf die Anforderungen des konkret übertragenen Aufgabengebietes. Leistungs- und Befähigungsbeurteilung sollen unter Berücksichtigung der Erfüllung des anlassbezogenen konkreten Anforderungsprofils insbesondere Folgerungen auf künftige eignungsgerechte Verwendungen ermöglichen. 1

2 Die mit der dienstlichen Beurteilung verfolgten Ziele und die damit verbundenen Auswirkungen für die Entfaltung individueller Fähigkeiten, für die Motivation und für die Selbsteinschätzung der Beamtinnen und Beamten erfordern von Beurteilenden ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Unvoreingenommenheit sowie die ständige Bereitschaft zur Kommunikation. Die dienstliche Beurteilung darf nicht isoliert betrachtet werden; vielmehr stellt sie im Rahmen der allgemeinen Personalentwicklung eine unabdingbare, rechtlich verbindliche Komponente eines mitarbeiterorientierten Personalführungssystems dar, welches durch weitere Module, wie z. B. die zielorientierte Durchführung von Mitarbeitergesprächen, eine Funktionsbeschreibung und -bewertung und Personalförderungsmaßnahmen ergänzt werden muss. Die Beurteilenden werden entsprechend geschult und bei Bedarf in geeigneter Weise fachlich beraten. 2 Geltungsbereich Diesen Bestimmungen unterliegen alle Beamtinnen und Beamten vom Zeitpunkt ihrer Anstellung an; ausgenommen sind Beamtinnen und Beamte in der Besoldungsgruppe B, C und W und Beamtinnen und Beamte in der Laufbahn des Akademischen Rats Beamtinnen und Beamte, die eine Probezeit ableisten, Aufstiegsbeamtinnen und Aufstiegsbeamte, während der Einführungszeit, Beamtinnen und Beamte nach Vollendung des 55. Lebensjahres, es sei denn, dass sie einen gegenteiligen Wunsch geäußert haben, Beamtinnen und Beamte nach Vollendung des 50. Lebensjahres, die das höchstbewertete Amt ihrer Laufbahn erreicht haben, es sei denn, dass sie einen gegenteiligen Wunsch geäußert haben, Beamtinnen und Beamte auf Zeit und Beamtinnen und Beamte, die innerhalb eines Jahres aus anderem Anlass beurteilt wurden. 3 Beurteilungsanlässe und Beurteilungszeiträume 3.1 Die Universität veranlasst die Erstellung von Beurteilungen bei den nachfolgend genannten Anlässen, wobei den in den Nummern bis genannten Beurteilungsanlässen Ausschreibungen vorauszugehen

3 haben, mit denen für die Erstellung der Beurteilungen jeweils Fristen festzulegen sind Für Beamtinnen und Beamte auf Probe spätestens drei Monate vor Ablauf der allgemeinen oder im Einzelfall festgelegten Probezeit, für Beamtinnen und Beamte, soweit sie für ein Beförderungsamt in Betracht kommen, für Beamtinnen und Beamte, soweit sie für einen Verwendungsaufstieg in Betracht kommen, für Beamtinnen und Beamte, die sich um eine andere, nicht nur vorübergehend zu übertragende, höher bewertete dienstliche Tätigkeit bewerben, für Beamtinnen und Beamte, die am Auswahlverfahren für die Zulassung zum gehobenen oder höheren Dienst teilnehmen. 3.2 Beurteilungen aus anderen als den in Nummer bis genannten Anlässen sind nicht zulässig. Hiervon unberührt bleiben leistungs- und befähigungsbezogene Feststellungen im Rahmen der Personalverwaltung, etwa hinsichtlich einer Beförderungswürdigkeit oder anlässlich eines Auswahlgesprächs. Ebenso unberührt bleibt die Erstellung von Dienstzeugnissen ( 104 LBG), etwa aus Anlass des Ausscheidens der Beamtin oder des Beamten oder zur Dokumentation im Zusammenhang mit externen Bewerbungsverfahren. 3.3 Den Beurteilungen sind einheitlich folgende Beurteilungszeiträume zugrunde zu legen: - Vergabe eines Beförderungsamtes (Nummer 3.1.2) 3 Jahre - Verwendungsaufstieg (Nummer 3.1.3) 4 Jahre - Auswahlverfahren zur Zulassung zum Aufstieg in den gehobenen oder höheren Dienst 4 Jahre (Nummer 3.1.5) Bei Bewerbungen um eine andere dienstliche Tätigkeit (Nummer 3.1.4) orientiert sich der Beurteilungszeitraum am jeweiligen Anforderungsprofil

4 der ausgeschriebenen Tätigkeit und wird jeweils im Rahmen der Ausschreibung festgelegt. Er beläuft sich in der Regel auf 3 Jahre. 4 Inhalt der dienstlichen Beurteilung Für die Leistungs- und Befähigungsbeurteilung ist der als Anlage abgedruckte Beurteilungsbogen zu verwenden. Soweit die in den Beurteilungsbögen für zusätzliche Begründungen vorgesehenen Felder nicht ausreichen, können ergänzende Erläuterungen auf einem Zusatzblatt abgegeben werden. 4.1 Leistungs- und Befähigungsbeurteilung Aufgabenbeschreibung Die Leistungsbeurteilung erfolgt auf der Grundlage einer Aufgabenbeschreibung. In dieser sind die den allgemeinen Aufgabenbereich prägenden Tätigkeiten sowie Sonderaufgaben von besonderem Gewicht anzugeben. Befugnisse und Verantwortlichkeiten, die von herausragender Bedeutung für die Aufgabenwahrnehmung sind, sind im Einzelfall anzuführen Leistungs- und Befähigungsmerkmale Die dienstlichen Leistungen sind nach den Merkmalen - Leistungsverhalten (Fachkenntnisse, Auffassungsgabe, Denk- und Urteilsvermögen, Organisationsfähigkeit, Entschlussfähigkeit, Initiative und Selbständigkeit, schriftlicher und mündlicher sprachlicher Ausdruck, Belastbarkeit, Verhandlungsgeschick) - Leistungsergebnis (Arbeitsmenge und Arbeitsqualität) - Leitbildorientiertes Sozialverhalten (Kooperation und Teamarbeit, Verantwortungsbewusstsein, Umgang mit Menschen und Kundenorientierung) - Kooperative Mitarbeiterführung von Vorgesetzten (Zielentwicklung und vereinbarung, Umgang mit Konfliktsituationen, Delegieren und Kontrollieren, Beurteilen und Fördern)

5 zu bewerten. Die Bewertung eines Submerkmals unterbleibt, soweit der Aufgabenbereich eine solche Tätigkeit nicht umfasst. Eine Bewertung des Leistungsmerkmales Kooperative Mitarbeiterführung von Vorgesetzten erfolgt für Beamtinnen und Beamte, die Aufgaben wahrnehmen, denen nach Maßgabe einer Funktionsbeschreibung und -bewertung Führungsverantwortung zukommt Bewertung der Merkmale Die Bewertung der Merkmale ist auf der Grundlage der hierzu im Beurteilungsformular jeweils angeführten Submerkmale vorzunehmen. Hierbei haben sich die Beurteilenden an dem als Anlage abgedruckten Beurteilungsbogen zu orientieren. Für jedes Submerkmal ist zu prüfen, inwieweit den Anforderungen des konkreten Amtes und der konkreten Funktion entsprochen wurde, wie sie sich aus der Funktionsbeschreibung und -bewertung und unter Berücksichtigung der dort aufgeführten Tätigkeiten ergeben. Die für den Aufgabenbereich besonders wichtigen Submerkmale sind bei der zusammenfassenden Bewertung des jeweiligen Merkmals entsprechend zu gewichten. Die Bildung eines arithmetischen Mittels scheidet daher aus. Die Bewertung der Leistungsmerkmale und der daran abgeleiteten Gesamtbewertung hat unter Beachtung des vorstehenden Verfahrens nach folgenden Einstufungen zu erfolgen: - übertrifft die Anforderungen erheblich 11 Punkte - übertrifft die Anforderungen 8-10 Punkte - entspricht den Anforderungen 5-7 Punkte - entspricht teilweise den Anforderungen 2-4 Punkte - entspricht nicht den Anforderungen 1 Punkt Bewertungen mit 1 oder 11 Punkte sind näher zu begründen. Zwischeneinstufungen sind nicht zulässig Gesamtbewertung Die Beurteilung der Merkmale ist mit einer Gesamtbewertung abzuschließen. Dabei sind die auf dem wahrgenommenen Dienstposten insgesamt gezeigten Leistungen mit denen anderer Beamtinnen und Beamten der gleichen Besoldungsgruppe, Laufbahn und Fachrichtung mit gleichwertigen Funktionen vergleichend zu würdigen. Beamtinnen und

6 Beamte des gleichen Statusamtes, die unterschiedlich schwierige Dienstposten wahrnehmen, sind bei gleich guten Leistungen unterschiedlich zu bewerten. Nach einer Beförderung ist Vergleichsmaßstab für die Beurteilung das von einer Beamtin oder einem Beamten der neuen Besoldungsgruppe zu fordernde höhere Leistungsniveau. Bei der Gesamtbewertung der Leistungen ist ferner zu berücksichtigen, dass die Anteile der einzelnen Leistungsmerkmale in Bezug auf die konkreten Anforderungen des jeweiligen Dienstpostens in der Regel unterschiedlich zu gewichten sind. Die Gesamtbewertung kann deshalb nicht als arithmetisches Mittel aus den Bewertungen der Einzelmerkmale gebildet werden. Die Gesamtbewertung erfolgt anhand der Einstufungen nach Nummer und unter Berücksichtigung der Nummer 4.2. Eine Gesamtbewertung mit der Einstufung 1 oder 11 ist näher zu begründen. Zwischeneinstufungen sind nicht zulässig. Bei der dienstlichen Beurteilung von Beamtinnen oder Beamten auf Probe nach Nummer erfolgt statt einer Leistungsgesamtbewertung eine Aussage über das Bestehen bzw. Nichtbestehen der Probezeit. 4.2 Richtwerte Bei der Zuordnung der Bewertungsstufen ist zu beachten, dass nach allgemeiner Erfahrung die Mehrzahl der zu Beurteilenden die Anforderungen eines Beurteilungsmittelwertes (5-7 Punkte) erfüllt. Die Beurteilenden tragen diesem Orientierungsrahmen Rechnung. 4.3 Angaben der Beamtinnen oder des Beamten Besondere Interessen, Fortbildungs- und Verwendungswünsche sind in der dienstlichen Beurteilung in Abschnitt IV des Beurteilungsbogens zu vermerken. Dies gilt auch für eigene Angaben der Beamtin oder des Beamten zu besonderen Fachkenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die über die für den Arbeitsplatz notwendige Vor- und Ausbildung hinausgehen. 4.4 Eignungsprognose Bei Beurteilungen aus dem in Nummer genannten Anlass ist die Beurteilung durch eine Eignungsprognose zu ergänzen, die eine am

7 Aufgabenprofil der ausgeschriebenen neuen dienstlichen Tätigkeit orientierte prognostische Aussage enthält. 5 Beurteilende 5.1 Allgemeine Verfahrensregeln Die Beurteilenden beurteilen unabhängig; sie sind an Weisungen nicht gebunden. Die Beurteilung ist unabhängig von vorausgegangenen Beurteilungen vorzunehmen Erstbeurteilende Person ist in der Regel der oder die unmittelbare Vorgesetzte; sie muss mindestens dem gehobenen Dienst angehören. Ist die Beamtin oder der Beamte dem oder der unmittelbaren Vorgesetzten am Beurteilungsstichtag weniger als sechs Monate unterstellt, ist erstbeurteilende Person der oder die frühere Vorgesetzte. 5.3 Zweitbeurteilende Person ist in der Regel der oder die nächsthöhere Vorgesetzte. Für die Beamtinnen und Beamte des gehobenen Dienstes in der Universitätsbibliothek ist dies deren Direktor. Die Zweitbeurteilenden sind insbesondere für die Anwendung gleicher Beurteilungsmaßstäbe verantwortlich. 5.4 Für besondere Konstellationen trifft der Präsident Einzelfallregelungen. 6 Beurteilungsverfahren 6.1 Aufgaben der am Beurteilungsverfahren Beteiligten Erstbeurteilende Person Die Erstbeurteilenden führen mit ihren jeweils zu beurteilenden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern ein Einzelgespräch, in dem Gelegenheit zu geben ist, alle nach Auffassung des oder der zu Beurteilenden zu berücksichtigenden Gesichtspunkte vorzutragen. Hierbei ist auch eine eventuelle Schwerbehinderung zu erfragen und gegebenenfalls auf die Möglichkeit der Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung hinzuweisen. Wird eine Beteiligung gewünscht, ist dies der oder dem Erstbeurteilenden mitzuteilen. In dem Gespräch sind zudem die Interessen, Fähigkeiten, Fortbildungs- und Verwendungswünsche zu erfragen. Eine Bewertung einzelner Leistungs- und Befähigungsmerkmale oder Aussagen zur Leistungsgesamtbewertung erfolgen hierbei nicht.

8 6.1.2 Hatte die Beamtin oder der Beamte im Beurteilungszeitraum frühere weitere unmittelbare Vorgesetzte, hört diese der oder die Erstbeurteilende vor Erstellung des Beurteilungsvorschlags an oder holt Beurteilungsbeiträge ein, die ebenso wie die eigenen Beobachtungen der oder des Beurteilenden unverzichtbare Grundlage der Beurteilung sind und in die Würdigung der Leistungen und Befähigungen mit einfließen Zweitbeurteilende Person Der oder die Zweitbeurteilende soll vor der Erstellung der Beurteilungen gemeinsam mit den Erstbeurteilenden allgemeine Beurteilungsfragen erörtern. Ziel dieses Gespräches ist, den Erstbeurteilenden den für die Beurteilung vorgegebenen Maßstab nochmals zu verdeutlichen und auf eine einheitliche Anwendung hinzuwirken. Beurteilungen der Leistungen und Befähigungen einzelner Beamtinnen und Beamten dürfen dabei nicht vorweggenommen werden. Der oder die Zweitbeurteilende nimmt Bewertungen ggf. erst nach dem Vorliegen sämtlicher Beurteilungsvorschläge der Erstbeurteilenden und der hierzu erstellten Übersichten vor. Die zweitbeurteilende Person ist insbesondere für die Anwendung gleicher Beurteilungsmaßstäbe unter Beachtung der Richtwerte verantwortlich. Sie kann von dem Beurteilungsvorschlag des Erstbeurteilenden abweichen, wenn sie dies zur Gewährleistung gleicher Beurteilungsmaßstäbe unter Beachtung der Richtwerte oder aufgrund eigener Erkenntnisse zum Leistungs- oder Befähigungspotential für angezeigt hält. Beabsichtigte Abweichungen sind mit den Erstbeurteilenden zu erörtern. Eine zu den Einzelbewertungen der Leistungsmerkmale, zur Gesamtbewertung der Leistungen und zur Bewertung der Fähigkeiten abweichende Beurteilung ist zu begründen. Die Bewertungen der oder des Zweitbeurteilenden gehen denen der oder des Erstbeurteilenden vor Beurteilungskonferenz Nach Vorliegen aller Erstbeurteilungen bei den Zweitbeurteilenden sollen diese bei notwendigen Auswahlentscheidungen nochmals die Grundsätze der vorgegebenen Beurteilungsmaßstäbe und deren einheitliche Anwendung erörtern (Beurteilungskonferenz). An der Beurteilungskonferenz kann der oder die Vorsitzende des Personalrats

9 teilnehmen. Die Beurteilungskonferenz wird für die Bereiche Bibliothek und Verwaltung getrennt durchgeführt unter Leitung des Kanzlers bzw. des Bibliotheksdirektors und unter Teilnahme des Leiters der Abteilung Personal. 7 Eröffnungsverfahren Vor Erörterung der Beurteilung händigt die oder der Erstbeurteilende der Beamtin oder dem Beamten eine Kopie der Beurteilung aus. Zwischen Aushändigung und Erörterung muss mindestens eine Frist von einem Tag liegen. Aushändigung und Erörterung der Beurteilung sind in dem Beurteilungsbogen zu vermerken. Im Rahmen der Erörterung ist der oder dem Beurteilten Gelegenheit zu geben, sich dazu zu äußern. Die oder der Zweitbeurteilende kann die Beurteilung selbst mit der Beamtin oder dem Beamten erörtern; auf dessen Wunsch soll die Beurteilung erörtert werden. Bei wesentlichen Änderungen des Erstbeurteilungsvorschlages soll die oder der Zweitbeurteilende die Erörterung durchführen. Auf 69 Abs. 3 LPersVG wird hingewiesen. 8 Sonderregelung für Schwerbehinderte Zur Beurteilung von schwerbehinderten Beamtinnen und Beamten wird auf Nummer 6 der Verwaltungsvorschrift der Staatskanzlei und der Ministerien über die Betreuung der im öffentlichen Dienst beschäftigten Schwerbehinderten vom 2. Juli 1988 (MinBl. S. 371), in der jeweils geltenden Fassung, Bezug genommen. Soweit die Beamtin oder der Beamte im Rahmen des Einzelgesprächs mit der oder dem unmittelbaren Vorgesetzten (Nummer Absatz 1) eine Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung beantragt, führt die oder der Erstbeurteilende ein Gespräch mit der Schwerbehindertenvertretung. Dabei soll Gelegenheit gegeben werden, zum Umfang der Schwerbehinderung und ihrer Auswirkung auf die Leistungen und Befähigungen der Beamtin oder des Beamten Stellung zu nehmen.

10 Auf Antrag der Beamtin oder des Beamten ist die Schwerbehindertenvertretung bei der Eröffnung der Beurteilung (Nummer 6) hinzuzuziehen. 9 Geschäftsmäßige Behandlung 9.1 Beurteilungen sind vertraulich zu behandeln. Beurteilungsentwürfe und Gesamtübersichten sind ein Jahr nach Aufnahme der Beurteilung in die Personalakte zu vernichten. Bis zu diesem Zeitpunkt werden sie bei der Abteilung Personal in einer Sachakte aufbewahrt. 10 In-Kraft-Treten Diese Verwaltungsverfügung tritt mit dem Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft. Die Verwaltungsverfügung vom (in der Fassung vom ) ist nicht mehr anzuwenden. Mainz, gez. Prof. Dr. med. Jörg Michaelis Präsident Anlagen Beurteilungsbogen (s b)