Von Karl Schmiemann Justitiar des Erzbistums Hamburg. Gemeinsame Sitzung mit dem Pastoralen Raum Kiel am 25. November 2014

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1 Handlungsschritte von Kirchenvorstand und Fachausschüssen für die Verwaltungsorganisation in Pastoralen Räumen gemäß Diözesanadministratorendekret 2014 Von Karl Schmiemann Justitiar des Erzbistums Hamburg Gemeinsame Sitzung mit dem Pastoralen Raum Kiel am 25. November 2014

2 V o r b e m e r k u n g Die in der vorliegenden Präsentation für die gemeinsame Sitzung mit dem Pastoralen Raum Kiel am 25. November 2014 dargestellten Handlungsschritte von Kirchenvorstand und Fachausschüssen für die Verwaltungsorganisation in Pastoralen Räumen gemäß Diözesanadministratorendekret 2014 beinhalten unter der Rubrik Fachausschüsse unterschiedliche Formen der Aufgabenverteilung (aufgaben-, orts- oder projektbezogen) mit der weiteren Möglichkeit zur Vertretungsdelegation außerhalb des Bereichs der Geschäfte der laufenden Verwaltung. Damit können in die Verwaltungsorganisation im Pastoralen Raum für den Bereich der inneren Arbeitsorganisation der Fachausschüsse auch gemeindliche Belange mit dem Ziel einer weiteren Verbesserung der Verwaltungsvereinfachung und zur zusätzlichen Steigerung der sachkundigen Behandlung einzelner Arbeitsgebiete (vgl. dazu 24 Absatz 1 GAKi) sowie der erhöhten effizienten Zusammenarbeit im Fachausschuss einfließen. Zur Vermeidung von Missverständnissen wird aber zugleich darauf hingewiesen, dass erforderliche Beschlüsse und damit Entscheidungen im Einzelfall weiterhin entweder durch den Kirchenvorstand oder den betreffenden Fachausschuss zu treffen sind. Es gilt außerhalb der Erledigung der Geschäfte der laufenden Verwaltung weiterhin der Grundsatz Kein Handeln ohne Beschluss!. Eine mögliche interne Aufgabenverteilung in den Fachausschüssen muss somit den ersten Blick weiterhin auf die anzustrebende Einheit der neuen Pfarrei auch im Bereich der Verwaltung beibehalten. Die dargestellten Möglichkeiten stellen daher keine Option für eine dritte Ebene der Verwaltung in den Gemeinden im Sinne kleiner Kirchenvorstände oder Ortsausschüsse dar. Die nach ihnen im Pastoralen Raum erwogene Gesamtgestaltung der Verwaltungsorganisation bedarf gemäß den Regelungen im Diözesanadministratorendekret ohnedies der Genehmigung oder Erlaubnis durch den Diözesanadministrator. Schließlich wird die praktische Handhabung dieser Optionen in den ersten Pastoralen Räumen in 2014 zeigen, in welchem Maße gute Entwicklungen und Erfahrungen insoweit in eine spätere Änderung der diözesangesetzlichen Grundlagen der Vermögensverwaltung und Vertretung gemäß den Regelungen des KVVG Einzug halten können. Daher stellt die vorliegende Präsentation noch keine abschließende Festlegung dar, sondern bildet einen Rahmen ad experimentum ab. Ansgar Thim Diözesanadministrator

3 K i r c h e n v o r s t a n d = Administrativorgan, dem alle durch das geltende KVVG von Gesetzes wegen zugewiesenen Aufgaben obliegen, d.h. Verwaltung des Vermögens der Pfarrei mit ihren Gemeinden und die Vertretung der Pfarrei (Kirchengemeinde) Zusammensetzung des KV: a) namentlich benannte Personen gemäß Diözesanadministratorendekret b) Pfarrer = Vorsitzender c) zwei vom Vorsitzenden des KV berufene Geistliche oder hauptamtliche pastorale Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter in der Pfarrei (Berufung bis spätestens zur konstituierenden Sitzung) d) eine vom Pastoralrat aus dessen Mitte bestimmte und zum KV wählbare Personen = 20 Personen Konstituierung des KV: in der konsti. Sitzung: innerhalb eines Monats nach Inkrafttreten des D-Admin-Dekretes = bis Wahl eines/einer stellvertretenden Vorsitzenden

4 K i r c h e n v o r s t a n d Gemäß KVVG ist grundsätzlich der Kirchenvorstand für die Vertretung der Kirchengemeinde bei Abschluss von Verträgen zuständig. Willenserklärungen durch den Vorsitzenden + 2 KV-Mitglieder + KV-Siegel ( 15 Absatz 1 KVVG) Voraussetzung: Handeln nur auf Grundlage eines vorausgehenden KV-Beschlusses Bei Geschäften der laufenden Verwaltung der Pfarrei erfolgt die Vertretung durch KV-Vorsitzenden. Geschäfte der laufenden Verwaltung = Geschäfte, die in mehr oder weniger regelmäßiger Wiederkehr vorkommen und nach Größe, Umfang der Verwaltungstätigkeit und Finanzkraft der Körperschaft von sachlich weniger erheblicher Bedeutung sind. (Beschlussmuster: laufende Geschäfte können Geschäfte bis zu einer Höhe von maximal 2.500,00 brutto im Einzelfall sein.) Umgekehrt bedeutet die Einhaltung der Wertgrenze nicht, dass automatisch ein Geschäft der laufenden Verwaltung vorliegt. Gesamtvertretungsprinzip, Form- und Siegelungspflicht gelten nicht. Eine vorausgehende Beschlussfassung durch den KV ist nicht erforderlich (vgl. 15 Absatz 3 KVVG).

5 K i r c h e n v o r s t a n d Beispiel A (Grundsatz): In den Gemeindesaal in der Gemeinde St. Ludgerus sollen plangemäß - ohne Einschaltung eines Architekten - zwei neue Türen einmalig eingebaut werden; statische Probleme scheiden aus. Zudem soll der Saal mit neuem Fußbodenbelag versehen und optisch neu durch wechselnde Farbteile gestaltet werden. Die zu erwartenden Gesamtkosten dieser Renovierung sind ,00 (brutto). 1. Geschäft der laufenden Verwaltung? Das Bauvorhaben fällt nicht regelmäßig und wiederkehrend an. Es sollen z. B. zwei Türen erstmals neu eingebaut, zudem soll ein Fußboden neu verlegt werden. Es handelt es sich bei einer Gesamtschau nicht um ein Geschäft der laufenden Bauverwaltung. 2. Es ist ein Beschluss über die Renovierung und die Beauftragung von Werkunternehmern zu fassen. Auf dieser Grundlage ist der Abschluss von drei Werkverträgen (ggf. nach teilweiser Ausschreibung) zu beschließen. 3. Vertretung der Pfarrei: Vorsitzender + 2-KV-Mitglieder + Siegel

6 K i r c h e n v o r s t a n d Beispiel B (Geschäfte der laufenden Verwaltung): Im Gemeindesaal der Gemeinde St. Ludgerus müssen regelmäßig die Leuchtmittel ausgetauscht werden. Zudem ist wegen eines Schadens eine Dachrinne am Gemeindehaus zu reparieren, was 450,00 (brutto) kosten dürfte. 1. Geschäft der laufenden Verwaltung? Das Auswechseln und der vorherige Einkauf der Leuchtmittel sind Geschäfte der laufenden Verwaltung; eine Beschlussfassung ist entbehrlich. Die Reparatur einer Dachrinne gehört offenkundig zur laufenden Bauunterhaltung (= Geschäft der laufenden Verwaltung); eine Beschlussfassung ist entbehrlich. 2. Vertretung der Pfarrei: durch den KV-Vorsitzenden; Gesamtvertretungsprinzip, Form- und Siegelungspflicht gelten nicht.

7 K i r c h e n v o r s t a n d Gemäß D-Admin-Dekret hat der KV vier Fachausschüsse einzurichten: Finanzen, Personal, Bau & KiTa. Fachausschüsse = Erfüllungsstrukturen des KV zum Zwecke der Verwaltungsvereinfachung und zur sachkundigen Behandlung einzelner Arbeitsgebiete und Vermögensteile (vgl. 24 Absatz 1 Satz 1 GAKi) Voraussetzungen: Beschluss: Beschluss: Bildung der Fachausschüsse (Bildung innerhalb eines Monats nach KV-Konstituierung) (Konstituierung der FA s: binnen zwei Monaten nach KV-Konstituierung) Besetzung der Fachausschüsse (ein Mitglied = KV-Mitglied = Vorsitzender FA) bis zu höchstens 7 Mitglieder je Ausschuss Ausnahmen von der Mitgliederanzahl je Fachausschuss bedürfen der kirchenaufsichtlichen Erlaubnis durch den Diözesanadministrator Die Zuweisung des Geschäftsbereichs erfolgt bereits im Diözesanadministratorendekret. Es ist möglich, den jeweiligen Geschäftsbereich der Fachausschüsse zu erweitern ( insbesondere ), daher ggf. Beschluss: Erweiterung der jeweiligen Geschäftsbereiche

8 Fachausschüsse (außerhalb laufender Geschäftsführung) Gemäß D-Admin-Dekret sind die Fachausschüsse mit Beschlusskompetenz auszustatten, damit diese bindende Beschlüsse fassen können. Soweit keine Beschlusskompetenz besteht, bereiten die FA s die Angelegenheiten für den KV vor. Beschluss: Einräumung von Beschlussfassungskompetenz unter schriftlicher Umschreibung des Umfangs Entsprechende Ermächtigungsbeschlüsse des KV bedürfen der kirchenaufsichtlichen Genehmigung durch den Diözesanadministrator. Die Festlegung des Umfangs der Beschlussermächtigung an FA s liegt beim KV. Dieses erfordert eine gründliche Abwägung, in welchem Maße der KV die FA s mit Beschlussfassungskompetenz ausstattet, da fortan in diesem festgelegten Umfang der KV selbst nicht mehr berät und entscheidet. Genehmigungspflichtige Rechtsgeschäfte gemäß 16 KVVG verbleiben beim KV (arg.: erhöhter vermögensrechtlicher Schutz der Pfarrei). Außerhalb von 16 KVVG: Der KV muss genau bewerten, welche Angelegenheiten der KV zur Beschlussfassung an FA s delegiert.

9 Fachausschüsse (außerhalb laufender Geschäftsführung) Dass die Fachausschüsse im Rahmen des vom KV festgelegten Umfangs bindende Beschlüsse fassen können, bedeutet nicht, dass die Fachausschüsse auch zur Vertretung der Pfarrei nach außen berechtigt sind. Dazu bedarf es eines weiteren Schrittes: Der Kirchenvorstand kann Mitgliedern der FA s ergänzend zur Beschlussermächtigung widerruflich schriftlich Vollmacht zur Vertretung der Pfarrei (Kirchengemeinde) außerhalb des Bereichs der Geschäfte der laufenden Verwaltung erteilen. Zum Beispiel A: Teilbeschluss gemäß 12 Absatz 1, 1. Halbsatz KVVG: Mitglieder des FA-Bau sollen künftig nach Maßgabe der Vollmachtsurkunde berechtigt sein, die Pfarrei rechtsgeschäftlich im Rahmen jenes übertragenen Geschäftsbereiches des Bauausschusses, für welchen dem Bauausschuss auch zugleich Beschlusskompetenz übertragen worden ist, zu vertreten. Teilbeschluss gemäß 12 Absatz 1, 2. Halbsatz KVVG: Es ist eine konkrete Bevollmächtigungsurkunde (einseitige Willenserklärung) zu beschließen, wonach konkret benannte Personen für den Abschluss von Verträgen im Geschäftsbereich des Bauausschusses, soweit solche Willenserklärungen der Beschlusskompetenz des Bauausschusses unterfallen, vertretungsberechtigt sein sollen.

10 Zum Beispiel A (Grundsatz) jetzt bezogen auf Fachausschüsse: 1. Der FA-Bau ist gemäß Diözesanadministratorendekret zunächst nur für die Vorbereitung von Entscheidungen des Kirchenvorstandes u. a. über Werkverträge mit Werkunternehmern zuständig. Daraus ergibt sich noch nicht das Recht zur Beschlussfassung durch den FA-Bau anstelle des KV. Der KV müsste also beschließen, dass der FA-Bau bindende Beschlüsse im Baubereich der Pfarrei (Kirchengemeinde) mit einem Gesamtumfang i. H. v. von bis zu ,00 im Rahmen des pfarreilichen Investitionsplans fassen darf. 2. Die Renovierung des Gemeindesaals ist zwar Teil des Investitionshaushaltes der Pfarrei (Kirchengemeinde), aber angesichts eines Volumens von ,00 (brutto) und einer Einstufung in baulicher Hinsicht als einfache Maßnahme (z. B. keine statischen Relevanzen bzw. Probleme, keine weiteren substanziellen Eingriffe, keine TGA-Folgen) insgesamt nicht so bedeutsam, dass nur eine Entscheidung durch den KV in Betracht käme. 3. Nach entsprechendem Ermächtigungsbeschluss durch den KV kann der FA-Bau bindende Beschlüsse im Einzelnen zur Renovierung als Grundlage der Beauftragung fassen, um nach erfolgter Bevollmächtigung auf dieser Grundlage Werkverträge bis zu einem Gegenstandswert i. H. v. bis zu ,00 abzuschließen, allerdings wegen der Deckung durch den Investitionshaushalt in Höhe von ,00 vorliegend nur bis zu dieser maximalen Höhe (innere Ermächtigungslage durch Haushaltsbeschluss des KV).

11 Fachausschüsse (im Bereich laufender Geschäftsführung) Gemäß Diözesanadministratorendekret ist folgender weiterer Beschluss durch den KV zu treffen: Beschluss: Beauftragung der jeweiligen Vorsitzenden der Fachausschüsse mit der Wahrnehmung der Geschäfte der laufenden Verwaltung im Rahmen der Aufgaben des jeweiligen Ausschusses. Ausnahmen bedürfen der kirchenaufsichtlichen Erlaubnis durch den Diözesanadministrator. Der KV könnte einen weiteren Beschluss treffen: Beschluss: Festlegung des Kreises der Rechtsgeschäfte und Verwaltungsvorgänge der Geschäfte der laufenden Verwaltung. Rechtssicherheit und klarheit zwischen KV und FA über den Umfang, was Geschäfte der laufenden Verwaltung sind. Zum Beispiel B: Die laufende Bauunterhaltung gehört zu den Geschäften der laufenden Verwaltung (Einhaltung der Grenze von max ,00 brutto im Einzelfall), so dass der Kauf der Leuchtmittel sowie die Beauftragung der Dachrinnenreparatur durch den Vorsitzenden des Bauausschusses erfolgen kann. Es bedarf keiner vorausgehenden Beschlussfassung des FA sowie keiner schriftlichen Beauftragung.

12 F a c h a u s c h ü s s e Einrichtung der inneren Arbeitsorganisation Festlegung orts-, aufgaben- oder projektbezogener Aufgabenverteilung mit gestufter Vertretungsdelegation Statt Subdelegation von Beschlusskompetenz ist eine interne Verteilung der Geschäftsaufgaben in den FA s möglich. Orts-, aufgaben- oder projektbezogene Aufgabenverteilung in den FA s = zulässiges Instrument der FA s zur besseren Erledigung der ihnen zugewiesenen Geschäftsbereiche und damit zur weiteren Verwaltungsvereinfachung. Gestufte Vertretungsdelegation = Ergänzung der Aufgabenverteilung des Fachausschusswesens im Rahmen einer gattungsmäßigen Bevollmächtigungsstruktur im Rechtsverkehrsbereich durch den Kirchenvorstand auf Vorschlag des jeweiligen FA

13 Zum Beispiel A (Grundsatz): Im Rahmen einer internen Aufgabenverteilung bei Aufrechterhaltung einer Gesamtverantwortung des Bauausschusses kann für alle Bauten der Pfarrei der Bauausschuss insoweit prioritäre interne Verteilungen seiner Geschäftsaufgaben vornehmen (= innere Arbeitsorganisation). Ortsbezogene Aufgabenverteilung und gestufte Vertretung: Der Bauausschuss überträgt jedem Gemeindemitglied im Bauausschuss neben allgemeinen kollektiven Ausschussaufgaben besondere Einzelaufgaben nur den jeweiligen gemeindlichen Baubereich betreffend, z. B.: A und B aus der Gemeinde St. X kümmern sich um den baulichen Bereich in der Gemeinde St. X und B und C aus der Gemeinde St. Z insoweit um den baulichen Bereich in der Gemeinde St. Z. Insoweit beschließt der KV die Erteilung einer darauf ausgerichteten rechtsgeschäftlichen (Gattungs-)Vollmacht. Aufgabenbezogene Verteilung und gestufte Vertretung: Der Bauausschuss überträgt einzelnen seiner Mitglieder die Wahrnehmung bestimmter baubezogener Angelegenheiten in allen Gemeinden, z. B.: A aus der Gemeinde St. X kümmert sich um alle Heizungen in allen Gemeinden und B aus der Gemeinde St. Z um alle Dächer in allen Gemeinden. Insoweit beschließt der KV die Erteilung einer darauf ausgerichteten rechtsgeschäftlichen (Gattungs-)Vollmacht. Projektbezogene Aufgabenverteilung bezieht sich einschließlich evtl. Vollmachten in der Regel auf in sich abgeschlossene Vorhaben, wie sie z. B. im Baubereich im Rahmen eines überschaubaren Bauvorhabens vorkommen können.

14 F a c h a u s c h ü s s e Einrichtung der inneren Arbeitsorganisation Abweichung vom Diözesanadministratorendekret Hinsichtlich der Erledigung der laufenden Geschäfte der Verwaltung Es kann in Abhängigkeit von der Arbeitsorganisation entsprechend der internen Aufgabenverteilung des Fachausschusswesens in Betracht kommen, gänzlich oder teilweise auch die Erledigung der laufenden Geschäfte der Verwaltung des den Fachausschüssen übertragenen Geschäftsbereichs ebenfalls im Rahmen der internen Arbeitsorganisation des betreffenden Fachausschusses abweichend vom Grundsatz der Bindung an den Fachausschussvorsitzenden zu gestalten. Ausnahmen vom Grundsatz der Erledigung der laufenden Geschäfte der Verwaltung durch die Fachausschussvorsitzenden bedürfen der Beschlussfassung durch den Kirchenvorstand und der vorherigen Erlaubnis durch den Diözesanadministrator.