Neue Wege für Pastoral und Verwaltung

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1 Neue Wege für Pastoral und Verwaltung Möglichkeiten zur Herbeiführung von Entscheidungen in Ausschüssen mit Gattungsvollmachten Köln, Oktober 2015

2 Thematische Einführung: Ausschuss Festgelegter Aufgaben- bzw. Themenbereich gemäß Beschluss des Kirchenvorstands Drei oder mehr gewählte Mitglieder des Kirchenvorstands Ggf. zusätzliche, externe berufene Mitglieder, zur Einbindung von zusätzlichem Sachverstand z.b. Architekten etc. keine Unterschriftsbefugnis keine Vertretung nach außen! Ausschuss berät und entscheidet, insbesondere bei zeitkritischen Vorgängen Berichtet dem Kirchenvorstand in jeweils nächster Sitzung über getroffene Entscheidungen Dokumentiert Entscheidungen in einem Protokoll Bereitet Entscheidungen vor, die nicht durch Gattungsvollmacht erfasst sind Es ist nicht notwendig, dass sich stets alle Mitglieder in allen Einzelheiten mit sämtlichen Angelegenheiten der laufenden Verwaltung befassen. Man kann sich gegenseitig entlasten, wenn man die Aufgaben teilt. Quelle: Emsbach, Seeberger; Rechte und Pflichten des Kirchenvorstands, 11. Auflage 2012, S. 78 Grundsatz: jede rechtsgeschäftliche Erklärung der/ des Bevollmächtigten lässt sich auf den Willen des Kirchenvorstands zurückführen ebenda, S. 89 2

3 Thematische Einführung: Gattungsvollmacht Definiert Umfang an Rechtsgeschäften gleicher Gattung, für die rechtsverbindliche Willenserklärungen gegenüber Dritten von Bevollmächtigten abgegeben werden dürfen Ausgestellt durch Kirchenvorstand durch Beschluss Ggf. zusätzliche, externe berufene Mitglieder, z.b. Architekten etc. Beraten und entscheiden gemeinsam mit gewählten Mitgliedern des Kirchenvorstands Dürfen keine rechtsverbindlichen Willenserklärungen gegenüber Dritten abgeben keine Unterschriftsbefugnis Gültig ab Erteilung der Vollmacht sowie nach Genehmigung Erlischt bei Widerruf oder Konstituierung des nächsten Kirchenvorstands Genehmigung der Gattungsvollmacht durch das Erzbischöfliche Generalvikariat 3

4 Entscheidung MIT Vertragsunterzeichnung Zusammentreffen des Ausschusses 1. Vorbereitung relevanter Dokumente, z.b. Vertragsunterlagen und Aufbereitung der zur Entscheidung notwendigen Informationen, Vorabinformation des Ausschusses 2. Vorbereitung des Protokolls für den Ausschuss Genaue Bezeichnung des Vorgangs/ Rechtsgeschäfts, z.b. Übertragung der Verwaltung eines Mietobjektes auf einen Dienstleister etc. Notwendige Angaben der Entscheidung, z.b. Objektdaten, Leistungspaket etc. 3. Übermittlung der Dokumente und des vorbereiteten Protokolls an Ausschuss(-vorsitzenden), idealerweise per , alternativ per Post 4. Ausdruck der Dokumente und des vorbereiteten Protokolls, Prüfung, ggf. Rückfragen 5. Zusammentreffen des Ausschusses, z.b. im Pfarrheim 1. Beratung und Entscheidung des Rechtsgeschäfts/ Vorgangs 2. Protokollierung der Entscheidung (alle Ausschussmitglieder) 3. Unterzeichnung der relevanten Dokumente, z.b. Verwaltervertrag, Verwaltervollmacht, und des Protokolls durch Ausschussmitglieder nur gewählte KV-Mitglieder! 4. Siegelung der Dokumente und des Protokolls mit Siegel der Kirchengemeinde bzw. des Kirchengemeindeverbandes (sog. KV-Siegel, rot) 5. Bündelung der Dokumente und Versand an Fachbereich bzw. Rendantur 6. Prüfung der Vollständigkeit der Dokumente und des Protokolls, ggf. Einholung fehlende Unterschriften und/ oder des KV-Siegels 7. In den meisten Fällen: Weiterleitung der Dokumente und des Protokolls an EGV zur Genehmigung Fachbereich/ Rendantur Nr. 1 bis 3 Ausschuss (-vorsitzender) Nr. 4 bis 5 Fachbereich/ Rendantur Nr. 6 bis 7 4

5 Zusammentreffen des Ausschusses 5