Neue Wege für Pastoral und Verwaltung HERZLICH WILLKOMMEN

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1 Neue Wege für Pastoral und Verwaltung Auslagerung der Haus-/ Mietverwaltung Informationsveranstaltung für Pfarrer und Kirchenvorstände HERZLICH WILLKOMMEN 0

2 Agenda VORAB: Zentralisierung der Liegenschaftsverwaltung Überblick über das Gesamtprojekt Wesentliche Bestandteile der Auslagerung Weitere Vorgehensweise und konkrete Unterstützung Ihre Fragen Anhang 2

3 Zentralisierung der Liegenschaftsverwaltung in einer Servicestelle Ausgangssituation Liegenschaftsverwaltung (u.a. Erbbaurechte, Landpachten, Nutzungsrechte) ist Spezialaufgabe in Rendanturen Weist in einzelnen Rendanturen relativ geringen Umfang auf Benötigt hohe Spezialkompetenz, die aufgebaut und bereitzuhalten ist Aktuell große Verfahrens- und Qualitätsunterschiede zwischen den Rendanturen tlw. erheblicher Mehraufwand in Rendanturen und der Hauptabteilung Seelsorgebereiche Entscheidung Entscheidung des Diözesanverwaltungsrates am Bündelung der Liegenschaftsverwaltung aus 14 Rendanturen in 1 Servicestelle Ansiedlung an einem Ort im Bistum Zugleich: Übernahme der Debitorenbuchhaltung für Pachtzahlungen Klärung von Fragen zu Zahlungseingängen zeitnah und aus einer Hand 3

4 Zentralisierung der Liegenschaftsverwaltung in einer Servicestelle Wesentliche Änderungen Verfahrensabläufe werden vereinfacht und standardisiert Steuerung der Abläufe erfolgt durch Servicestelle Mitarbeitende kommunizieren direkt mit Kirchenvorständen und Pächtern Aufbau und Erweiterung der notwendigen fachlichen Kompetenzen Erhöhung von Qualität, Verringerung der Risiken, z.b. durch Personalausfälle Weitere Vorgehensweise Kirchenvorstände: Grundsatzbeschluss bis spätestens Aufbau der Servicestelle ab Anfang 2016 Sukzessiver Ausbau bis volle Betriebsgröße (rd. 35 MA) in den nächsten 2 Jahren Übernahme der Datenbestände aus Rendanturen Nach Datenübernahme: Erbringung der Liegenschaftsverwaltung durch Rendanturen nicht mehr möglich 4

6 Gründe für die Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung 1. Wunsch zahlreicher Kirchenvorstände nach wirksamer Entlastung 2. Haus- und Mietverwaltung ist nicht Kerngeschäft der Rendanturen 1. (Verschiedenste) Aufgaben werden in sehr unterschiedlichem Umfang und Intensität durch Rendanturen übernommen 2. Unterschiedliche Vorgehensweise und Bearbeitungsstandards in Rendanturen 3. Keine geeignete Softwareausstattung der Rendanturen 4. Kleine Betriebsgrößen mit qualitativ und quantitativ nicht hinreichender Personalausstattung 3. Bisher überwiegend gute Erfahrungen mit bereits gegründeten bzw. bestehenden Kooperationen mit externen Dienstleistern Entscheidung des Diözesanverwaltungsrates am 02. Juni 2015 Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung Umfangreiche Unterstützung der Kirchengemeinden 6

7 Nutzen und Mehrwert der Auslagerung Entlastung der Kirchengemeinde / des Kirchenvorstands von operativen Aufgaben Verbesserte Kontaktmöglichkeiten für Mieter, insbesondere bei Notfällen Professionalisierung der Haus-/ Mietverwaltung Sicherstellung der kontinuierlichen Betriebsfähigkeit des externen Dienstleisters Systematische Bearbeitung des Forderungsmanagements/ Mahnwesens Erstellung der Betriebskostenabrechnungen erfolgen sach-/ fach-/ form-/ fristgerecht Verwendung von (idealerweise einheitlichen) Mietverträgen, die der aktuellen Gesetzgebung und Rechtsprechung entsprechen Vereinheitlichung von Arbeitsweisen (Standards) Ablösen der kleinen und betriebswirtschaftlich kritischen Einheiten in den Rendanturen Sicherstellung der Werterhaltung der Gebäude der Kirchengemeinde Entscheidungshoheit und Steuerung des Immobilienbestands verbleiben bei der Kirchengemeinde 7

8 Art und Umfang der Auslagerung Es soll die weit überwiegende Mehrheit aller Objekte und Einheiten einer Kirchengemeinde ausgelagert werden so viel wie möglich! BÜROPARK & Ärztehaus WOHN-Gebäude inkl. Dienstwohnung GEWERBE-Gebäude Ausschließlich pfarrlich genutzte Gebäude Verwaltung in Rendanturen Kirchen, Kapellen Pfarrheime, Pastoralbüros, Pfarrbüchereien jeweils OHNE Wohnung Kitas? MISCH-Gebäude Gebäude mit überwiegend nicht pfarrlich genutzten Anteilen Auch: Dienstwohnungen Andere Aufteilung und andere Gebäude: Einzelfallprüfung 8

9 Zukünftige Zahlungsströme Versorger, Lieferanten etc. Externe Hausverwaltung Miete, Nebenkosten Treuhandkonto Sockelbetrag für Instandhaltung einmalig bei Auslagerung Mieter zahlen auf Treuhandkonto Externe Hausverwaltung zahlt Eingangsrechnungen für Objekt, z.b. Energie Regelmäßige Abschlagszahlungen in gleicher Höhe an KG Zahlungsüberwachung durch Rendantur Endabrechnung: Einnahmenüberschuss Überweisung an KG Unterdeckung Überweisung an externe Hausverwaltung Sockelbetrag Abschlagszahlungen KG u. Rendantur Endabrechnung 9

10 Detailbetrachtung: Schema der Abschlagszahlungen mit Sockelbetrag Beginn des Vertrags Laufender Betrieb Laufender Betrieb mit Instandhaltung Jahresabrechnung Überw. an KG Überw. an ext. DL Miete + NK: Monat 4 Miete + NK: Monat 3 Miete + NK: Monat 2 Miete + NK: Monat 1 Abschlag Wasser Energie, Heizung Rest Miete + NK: Monat 6 Miete + NK: Monat 5 Miete + NK: Monat 4 Abschlag Instandhaltung Miete 1-12 Sonst. Kosten Abschlag 1-4 Sonst. Kosten Abschlag 1-4 Sockelbetrag 20% Jahresmiete, min Sockelbetrag 20% Jahresmiete, min Sockelbetrag 20% Jahresmiete, min Sockelbetrag 20% Jahresmiete, min Einmalige Zahlung von KG an ext. Hausverwalter Beginn der Auslagerung Einzahlungen durch Mieter Auszahlungen für Betriebskosten Auszahlungen für Abschläge Einzahlungen durch Mieter Auszahlungen für Instandhaltung etc. Ggf. Nutzung Sockelbetrag Wiederauffüllung Auszahlungen für Abschläge Basis = Sockelbetrag Überschuss: an KiGem Unterdeckung: Überweisung an Dienstleister 10

11 Detailbetrachtung MISCH-Gebäude und Dienstwohnungen Pfarrlich genutzte Einheiten und Dienstwohnungen werden wie Mieteinheiten betrachtet, von denen KEINE Mieterlöse erzielt werden Nur Dienstwohnungen Nutzungsentschädigungen werden wie bisher direkt einbehalten Pauschalen für Schönheitsreparaturen werden direkt der Kirchengemeinde gutgeschrieben Dito: Gutschrift des steuerlichen Mietwertes in allgemeine Rücklage (45%) Nebenkostenvorauszahlungen werden durch Verwalter vereinnahmt zahlt auch Eingangsrechnungen Garagen-/ Stellplatzmiete zahlt DW-Nehmer direkt an Verwalter Schönheitsreparaturen: Anfrage DW-Nehmer bei KG, nicht bei Verwalter Pfarrlich genutzte Einheiten (in ausgelagerten Objekten) Nebenkosten werden vom Verwalter für gesamtes Objekt gezahlt Verwalter berechnet Anteil für pfarrlich genutzte Einheiten an Kirchengemeinde weiter 11

12 Vorgehensweise im Überblick: Zeitrahmen aus Sicht des EGV Q Q Q Q Q Q Q KG beschließt Auslagerung Beschlüsse aller KG en liegen vor Letzte KG lagert aus Portal: Bereitstellung von Informationen Arbeitshilfen, Instrumente, Ausschreibungsunterlagen, Musterverträge Projektbüro: Aufnahme von Anfragen, Beantwortung, Einleitung Klärung etc. Infoveranstaltungen Immobilienbörsen Projekt in Zahlen Ca. 500 Kirchengemeinden Objekte Ca vermietete Einheiten inkl. Garagen/ Stellplätze 12

13 Vorgehensweise im Überblick: idealtypischer Verlauf aus Sicht einer KG Beschlussfassung Anbietersuche und Ausschreibung Vertragsabschluss Umsetzung d. Auslagerung Phase I Phase II Phase III Phase IV Beschluss Gewünschter Zeitpunkt Gewünschtes Paket Benennung KV-Mitglied OPTIONAL Ausschuss (= Projektgruppe) Gattungsvollmacht DATEN Zusammenstellung Prüfung, Korrektur VORAUS- WAHL 3-5 Hausverwaltungen ANGEBOTS- EINHOLUNG Ausschreibung 3 Angebote VERHAND- LUNG Auswertung Festlegung: Zeitpunkt u. DL-Paket Vertrag Genehmigung EGV OBJEKT- ÜBERGABE Mietverträge Mietsicherheiten Sonstige Verträge etc. Beschluss Vertragsabschluss Objektübergabe 13

15 Ab wann soll die Haus- und Mietverwaltung übertragen werden? Phase P01 P02 P03 P04 Eine Übertragung der Verwaltung an Dienstleister ist bereits jetzt möglich Grundsatzentscheidung zur Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung kann bereits jetzt getroffen werden, spätestens nach Informationsveranstaltungen im 1. Quartal 2016 Eine frühzeitige Entscheidung erleichtert: Bessere Planbarkeit Ihrer gewünschten Umstellungszeitpunkte Einfachere Koordination der Umstellung auf externe Dienstleister in den Rendanturen Notwendige Entscheidungen bis spätestens Grundsatzentscheidung zur Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung 2. Festlegung des gewünschten Dienstleistungsumfangs 3. Gewünschter Umstellungszeitpunkt 15

16 Kein Beschluss oder Ablehnung der Übertragung: Was passiert dann? Phase P01 P02 P03 P04 Grundsätzlich können die Kirchengemeinden nicht verpflichtet werden, die Haus- und Mietverwaltung an einen externen Dienstleister zu übertragen! Alternative: Vollständige Übernahme der Aufgaben der Haus- und Mietverwaltung in Eigenregie durch den Kirchenvorstand (siehe Folie 17) Keine Übernahme der Aufgaben der Haus- und Mietverwaltung für auslagerungsfähige Objekte ab Mitte 2017 durch Rendanturen Verwaltungsleitungen und Verwaltungsreferenten Erzbischöfliches Generalvikariat Servicestelle Liegenschaften (Zentrale Liegenschaftsverwaltung) 16

17 Was ist mit Auslagerung der Haus- und Mietverwaltung gemeint? Phase P01 P02 Übernahme der kaufmännischen Verwaltung und ggfls. der technischen Betreuung der vermieteten Objekte durch spezialisierte externe Dienstleister. Damit werden die Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung aus der Rendantur ausgelagert. P03 P04 Kaufmännische Verwaltung Mietverträge erstellen Forderungswesen mit Mietinkasso Betriebskostenabrechnung Technische Betreuung Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen Hausmeister Ansprechpartner bei Schäden 17

18 Überblick über die wesentlichen Aufgaben (Dienstleister oder Kirchenvorstand) Phase P01 P02 P03 P04 Führung der Mieterkonten und des Mahnwesens Erfassung der Mieterstammdaten Anlegen von Mieterkonten Buchhalterische Verarbeitung der Miet-/ Nebenkostenzahlungen Mietinkasso Abwicklung des notwendigen Zahlungsverkehrs (über Treuhandkonto) Erstellung und Versand der Betriebskostenabrechnungen Jahresabschluss notwendige Zulieferarbeiten mit Übergabe der Belege an die Rendantur bis des Folgejahres Wirtschaftsplanung notwendige Zulieferarbeiten bis eines Jahres für das Folgejahr Planbare regelmäßige Erlöse und Kosten Ggf. überschlägige Kostenschätzungen für notwendige Reparatur-/ Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen Mieterwechsel/ Neuvermietung/ Abwicklung zu Ende gehender Mietverhältnisse Vertragsausfertigung Unterzeichnung des Mietvertrages Wohnungsübergabe Endabrechnung mit Rückgabe der Mietsicherheit (Kaution) Bereitstellung von Ansprechpartnern (Beschwerdemanagement) und Abwicklung der Korrespondenz Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit Dienstwohnungen: ausschließlich Verwaltung, nicht: Zuweisung 18

19 Überblick über mögliche Aufgabenpakete Phase P01 P02 P03 P04 Leistungspaket Plus (= Vollverwaltung) Vollständige Durchführung eines Mieterwechsels (Kriterien zur Mieterauswahl!) Betriebskostenabrechnungen Durchführung des Forderungswesens mit Mietinkasso Mietanpassungen Hausmeisterservice der Erledigung von Kleinreparaturen Planung und Betreuung von Instandsetzungsmaßnahmen nach Abstimmung mit dem KV Weitgehende Entlastung des KV von laufenden Aufgaben Entscheidungshoheit verbleibt bei Ihnen Umfangreiches regelmäßiges Reporting über Situation vor Ort Leistungspaket Standard (= Teilverwaltung) Vertragserstellung, keine Unterzeichnung Ggf. Mieterwechsel mit Wohnungsbesichtigung und -übergabe (in Abstimmung mit KV) Betriebskostenabrechnungen Durchführung des Forderungswesens KEIN Mietinkasso (Bearbeitung durch KV) Hausmeisterservice mit Erledigung von Kleinreparaturen Entlastung des KV von laufenden Aufgaben in geringem Umfang Notwendige Übernahme von laufenden Aufgaben durch KV (z.b. Instandhaltungsmaßnahmen) Entscheidungshoheit verbleibt bei Ihnen Umfangreiches regelmäßiges Reporting über Situation vor Ort 19

20 Welches Aufgabenpaket eignet sich für Ihre Kirchengemeinde? Phase P01 P02 P03 P04 Sie entscheiden in den Kirchengemeinden selbst, welche Aufgaben an eine Hausund Mietverwaltung übertragen werden Damit entscheiden Sie auch, in welchem Umfang Sie sich auch zukünftig noch in die operativen Aufgaben einbringen wollen und können Sie wählen auch selbst den externen Dienstleister aus und beauftragen ihn Wichtig für die Überlegungen: Eine Teilübernahme von Aufgaben durch KV führt i.d.r. nicht zu einer entsprechend großen Kostenreduzierung Empfehlung Mit Blick auf eine möglichst umfassende Entlastung der Kirchenvorstände und unter Berücksichtigung der Kosten-Nutzen-Relationen empfiehlt sich die Auswahl einer Vollverwaltung (umfangreiches Leistungspaket) 20

21 Wie finden Sie den richtigen Dienstleister? Phase P01 P02 Die Kirchengemeinde/ der Kirchenvorstand kann frei entscheiden, welche Haus- und Mietverwaltung Sie beauftragt 1. Gezielte Ansprache von Dienstleistern, die Ihnen oder anderen Kirchengemeinden bekannt sind 2. Teilnahme an den Immobilienbörsen P03 P04 Sie finden auf Anhieb keinen Dienstleister Welche Möglichkeiten haben Sie? Einige Kirchengemeinden finden eventuell nur schwer einen externen Dienstleister Nur wenige Gebäude Ländlich geprägte Struktur mit langen Fahrtwegen Bündelung des Immobilienbestandes mit mehreren (benachbarten) Kirchengemeinden Bildung/ Erweiterung eines Netzwerkes Bündelung z.b. auf Ebene des Seelsorgebereichs oder Dekanates Erlangung hinreichend großer Pakete Die Dienstleister gewährleisten die Differenzierung der Erträge und Kosten! 21

22 Schema: Vorgehensweise zur Anbietersuche und -auswahl Phase Recherche und Vorauswahl von Anbietern; Zusammenstellung Anfrageunterlagen Anschreiben von 3 bis 5 Anbietern, Anfrage zur Abgabe eines Angebots P01 Anbieter 1 Anbieter 2 Anbieter 3 Anbieter 4 Anbieter 5 P02 P03 Eignungskriterien erfüllt? z.b. Nachweis bestimmter Versicherungen, Erbringung v. Abschlagszahlungen etc. P04 Wertung der Zuschlagskriterien z.b. Leistungsumfang, Preis, Einbindung KV etc. Vertragsverhandlung Festlegung Dienstleistungspaket, Übergabedatum etc. Vertragsabschluss Einreichen der Unterlagen zur Genehmigung 22

23 Mit welchen Kosten ist zu rechnen und wer trägt diese? Phase P01 P02 P03 Die Kosten für den externen Dienstleister sind sehr unterschiedlich und abhängig von diversen Punkten: Art und Umfang der übergebenen Leistungen (verschiedene Leistungspakete) Region / regionale Gegebenheit Mengen Zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit sollten Kosten idealerweise je Einheit (z.b. Wohnung) und Monat brutto angefordert werden P04 Die Kosten für die externe Haus- und Mietverwaltung sind durch die Mieterträge zu finanzieren die Kirchengemeinden tragen diese Kosten selbst Keine Übertragung auf Mieter im Rahmen der Betriebskostenabrechnung Der Anteil an der Verwaltungsumlage für auslagerungsfähige Objekte entfällt, gleichzeitig wird die Verwaltungsumlage für den verbleibenden Verwaltungsaufwand kostendeckend angepasst Die Kosten für die Unterstützungsleistungen im Rahmen dieses Projektes werden komplett vom Erzbistum Köln getragen 23

25 Phase P01 P02 P03 P04 Welche Aufgaben kommen in den nächsten Wochen und Monaten auf Sie zu? 1. Beratung und anschließende Herbeiführung eines Grundsatzbeschlusses zur Übertragung der Haus- und Mietverwaltung bis inklusive Angabe zum gewünschten Dienstleistungsumfang / Leitungspaket inklusive Angabe zum gewünschten Zeitpunkt des Überganges 2. Optional: Bildung eines (Liegenschafts-)Ausschusses (= Projektgruppe) und Ausstattung mit Gattungsvollmacht 3. Benennung eines gewählten Mitgliedes des Kirchenvorstandes als Ansprechpartner 4. Zusammenstellung, Prüfung, ggf. Korrektur von wesentlichen Daten der Immobilien, z.b. Änderung der Verteilungsschlüssel 5. Recherche und Durchführung einer Vorauswahl der anzuschreibenden Haus- und Mietverwaltungen; auch: Info bzw. Kontaktdaten an Projektbüro wg. Immobilienbörse 6. Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen zur Einholung von drei Angeboten 7. Auswertung der Angebote und Abschätzung der betriebswirtschaftlichen Auswirkung 8. Führen der Verhandlung mit der ausgewählten Haus- und Mietverwaltung und Vertragsabschluss Festlegung des auszuwählenden Dienstleistungsumfangs bzw. paketes Festlegung des Zeitpunktes des Übergangs Ggf. Formulierung von Kriterien zur Mieterauswahl 9. Einreichen der Vertragsunterlagen im Erzbischöflichen Generalvikariat zur Genehmigung 25

26 Lagerort der Arbeitshilfen und Instrumente 26

27 Arbeitshilfen und Instrumente im Überblick Vertragsabschluss Beschlussfassung Anbietersuche und Ausschreibung Umsetzung d. Auslagerung Phase I Phase II Phase III Phase IV Übergreifend: Detailinformationen (FAQ) Vorgehensweise Kirchenvorstand (Übersicht) Tipps zu Ausschüssen Detailinformationen (FAQ) Vorgehens -weise KV (Übersicht) Verfügbare Arbeitshilfen: Gattungsvollmacht Liegenschaftsausschuss Formular Tipps zu Ausschüssen und Gattungsvollmachten Übersicht Gattungsvollmacht Beschlüsse Mustertexte Objektsteckbrief Formular Beschlüsse Objektsteckbrief Arbeitshilfen in Vorbereitung: Entscheidungsleitfaden Leistungspaket Anschreiben Angebotseinholung Leitfaden Angebotseinholung Preisblatt Angebotseinholung Musterverträge 27

28 Welche Unterstützungsleistungen bieten wir Ihnen an? I Sämtliche Unterstützungsleistungen sind ausdrücklich als Angebot zu verstehen! Kontakt und Projektbüro Zentrale Anlaufstelle für Kirchenvorstände, ggf. Dienstleister Koordiniert die Unterstützungsleistungen, zusammen mit Rendanturen Dienstag und Donnerstag: 08:30 Uhr bis 19:00 Uhr Telefon: neue-wege@erzbistum-koeln.de Informationsveranstaltungen Spezielle Informationsveranstaltungen Termine im November und im ersten Quartal 2016 in Regionen bei Bedarf Termine für persönliches Gespräch Immobilienbörsen Ergänzend zu Informationsveranstaltungen Mit Vorstellung von Dienstleistern aus Ihrer Region sowie ggf. überregional Möglichkeit, externe Dienstleister kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen Ggf. sogleich Einleitung weiterer Schritte Anforderung eines Angebotes Bitte benennen Sie dazu gerne in Frage kommende Dienstleister 28

29 Welche Unterstützungsleistungen bieten wir Ihnen an? II Leitfäden Arbeitshilfen Muster-Ausschreibungsunterlagen Musterverträge Rahmenverträge In Arbeit: Rahmenverträge mit zwei größeren Haus- und Mietverwaltungsgesellschaften sollen bis Jahresende 2015 vorliegen Aachener Siedlungs- und Wohnungsbaugesellschaft Rheinwohnungsbau Regelt Geschäftsbeziehungen sowie ggf. Preise zwischen Kirchengemeinde und Dienstleister Möglichkeit für Kirchengemeinden einem der Rahmenverträge beizutreten Unterstützung bei Angebotsvergleich 29

31 Offene Fragenrunde anhand der Phasen Beschlussfassung Anbietersuche und Ausschreibung Vertragsabschluss Umsetzung d. Auslagerung Phase I Phase II Phase III Phase IV Beschluss ggf. PROJEKT- GRUPPE DATEN VORAUS- WAHL ANGEBOTS- EINHOLUNG VERHAND- LUNG OBJEKT- ÜBERGABE Beschluss Vertragsabschluss Objektübergabe 31

32 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 32