Mieterwechsel. Neuvermietung Ausschreibung + online oder Papier Durchführung Durchführung von Wohnungsbesichtigungen mit
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- Wilfried Maier
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1 Abwicklung beendeter Mietverhältnisse Wohnungsübergabe mit Protokollierung Entscheidung über Rückgabe der Mietsicherheit ggf. Geltendmachung Vermieterpfandrechte Rückzahlung der Mietsicherheit Zwischen-/ Endabrechnung der Betriebskosten nach Auszug eines Mieters Prüfung/ Festlegung der notwendigen Reparaturen; Einleitung Reparaturmaßnahmen unter Beachtung Kostenlimits Terminvereinbarung lfd. Jahr Mieterwechsel Mieterwechsel Mietanpassungen Neuvermietung Ausschreibung + online oder Papier Durchführung Durchführung von Wohnungsbesichtigungen mit Kontrolle/ Abnahme Mietinteressenten Mieterselbstauskünfte einholen ggf. Bonitätsprüfung von Mietinteressenten einholen ggf. Mietvorschlagsliste erstellen Vorstellung des Mietinteressenten bei KV Mieterauswahl Beratung, anschl. KV-Beschluss Vertragsausfertigung Vertragsunterzeichnung Wohnungsübergabe mit Protokollierung Prüfung der Einzahlung der Mietsicherheit Durchführung von Prüfung der Sachlage (z.b. letzte Erhöhung) und Mietanpassungen Mieterhöhung im Rahmen Festlegung des Erhöhungsbetrages unter der gesetzlichen und Berücksichtigung der einschlägigen Vorschriften vertraglichen Möglichkeiten Durchführung von Mieterhöhung im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Möglichkeiten Einholung der Zustimmungen, Nachfassen bei Fristüberschreitung Durchführung von temporären Mietminderungen im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten Durchführung von temporären Mietminderung im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten Erzbistum Köln, HA-SB Stand: Januar / 5
2 lfd. Jahr Mieter- Betreuung Abwicklung sämtlicher im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis Informationen, z.b. Baustellen vor dem Haus Mieter- Betreuung Ansprechpartner für haustechnische Angelegenheiten Telefonische Erreichbarkeit sicherstellen oder Nummern entsprechender Handwerksbetriebe (Elektro/ SAT/ TV, Sanitär/ Heizung, Dach, Schlüssel) Reaktion auf technische Angelegenheiten Anschreiben bei besonderen Angelegenheiten Beschwerdemanagement Abwicklung von Versicherungsschäden Hausordnung Überwachung der Einhaltung Handwerker beauftragen/ beaufsichtigen etc. Einleitung nötiger Maßnahmen bei Missachtung Abschluss, Änderung, Abschluss, Änderung, Kündigung für die Kündigung für die Bewirtschaftung notwendiger Verträge Bewirtschaftung notwendiger Verträge Beauftragung von Dienstleistern für Wartungsverträge Versorgungsverträge Beauftragung Beaufsichtigung Leistungsabnahme laufende Überwachung baulicher Zustand laufende Überwachung des allgemeinen Zustandes des Objektes Umsetzung und jährliche Aktualisierung der Instandhaltungs-/ Instandsetzungspläne Terminvereinbarung Durchführung Kontrolle/ Abnahme laufende Überwachung jährliche Begehung mit Erstellung eines Bauzustandsprotokolls Zustand der Außenanlage Zustand des Gebäudes bedarfs-/ anlassbezogen: bei Mieterwechsel bedarfs-/ anlassbezogen: bei Beschwerden Umsetzung und jährliche Aktualisierung der Instandhaltungs-/ Instandsetzungspläne Erzbistum Köln, HA-SB Stand: Januar / 5
3 Objektbuch haltung Durchführung des für das Mietverhältnis relevanten Zahlungsverkehrs Eingangsrechnungsbearbeitung Führung der Mieterkonten und des Mahnwesens (Buchhaltung einschließlich Verwaltung der offenen Posten) Abwicklung des Zahlungsverkehrs über ein Treuhandkonto Buchung der Einzahlungen * monatlich * differenziert nach Mietern * differenziert nach Gebäude-Kostenstelle Prüfung, Kontierung und Freigabe von Eingangsrechnungen, z.b. Energie, Grünpflege, Grundbesitzabgaben, Wasser etc. Buchung der Auszahlungen * differenziert nach Gebäude-Kostenstelle * differenziert nach Kostenart (umlegbare, nicht umlegbare Kosten) lfd. Jahr Vergabe, Überwachung u. Abnahme kleiner Reparaturen - bis x EUR Bereitstellung von Hausmeisterdiensten Schneeräumen Aufzugswartung u. - notdienst Pflege Grünanlage des Objekts Treppenhausreinigung Fensterreinigung Beratung und Beschluss Reparaturen bis x EUR Kostenlimit 15 T beachten Drohende Gefahr/ Gefahr im Verzug mit Abwicklung des Versicherungsvorgangs Einleitung Baumaßnahme z.b. Austausch von Glühlampen, Schaltern, Schlössern, Schlüsseln etc. Erzbistum Köln, HA-SB Stand: Januar / 5
4 Durchführung Mietinkasso außergerichtliches Mahnverfahren mit Mahnungen gerichtliches Mahnverfahren + ohne Widerspruch + mit Widerspruch --> Klageverfahren Beauftragung Rechtsanwalt zur Prozessdurchführung unter Beachtung der entsprechenden Regelungen des EBK Einleitung der Zwangsvollstreckung des Zahlungstitels Durchführung der Räumungsklage einschl. Vollstreckung Wahrnehmung von Rechten Abschluss, Änderung, Kündigung von und Pflichten ggü. Behörden, Versorgungsverträgen Versorgungs-unternehmen, Handwerkern u. Lieferanten lfd. Jahr Objektbuchhaltung Objektverwaltung Objektverwaltung Abstimmung/ Prüfung/ Ergänzung der Versicherungslisten mit Ecclesia Abwicklung von Versicherungsschäden inkl. Durchsetzung von Ansprüchen aus Mietverhältnissen oder wegen des Vertragsobjektes Abgabe und Annahme von Erklärungen ggü. Behörden, Führung der Abwicklung des Zahlungsverkehrs zum jeweiligen Vorgang Abstimmung/ Prüfung/ Ergänzung der Versicherungslisten mit Ecclesia Abwicklung von Versicherungssachen inkl. Beauftragung Rechtsanwalt zur Prozessdurchführung unter Beachtung der entsprechenden Regelungen des EBK Drohende Gefahr/ Gefahr im Verzug mit Abwicklung des Versicherungsvorgangs Terminvereinbarung, Durchführung, Kontrolle/ Abnahme Bereitstellung der unverzüglichen Abhilfe Erzbistum Köln, HA-SB Stand: Januar / 5
5 lfd. Jahr Objektverwaltung Verwaltung von Dienstwohnungen Wahrnehmung von Rechten und Pflichten ggü. Hypotheken-/ Darlehensgläubigern hinsichtlich Vertragsdurchführung, Zins-/ Tilgungsleistung, Konditionen-vereinbarung etc. Ermittlung und Abrechnung der Betriebskosten nach mietrechtlichen und vertraglichen Bestimmungen Folgejahr wie Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten Ausnahme: Mietinkasso f. Nutzungsentschädigung bei pastoralen Diensten abhängig von genauer Lage der DW in Gebäuden erfolgt ggf. Auslagerung: * DW in Mietobjekt wird ausgelagert * DW in pfarrlich genutzten Einheiten KÖNNEN ausgelagert werden, sofern Verwalter dazu bereit laufende Abwicklung nach Bedarf z.b. Bedienung interner und externer Darlehen der KiGem (sofern Zahlung über Mietkonto erfolgt) Terminvereinbarung und Ablesung der Verbrauchsmessstellen (= Zählerablesung) bzw. Beauftragung Dienstleister, z.b. ISTA Zusammenfassung der (Teil-)Rechnungen, ggf. Anforderung fehlender Rechnungen, Abgrenzung auf Abrechnungszeitraum Ermittlung der Betriebskosten unter Berücksichtigung der Verbrauchsmessstellen sowie unter Anwendung von konformen Verteilungsschlüsseln Ermittlung der Über-/ Unterdeckung der Vorauszahlungen und 1. Anforderung Nachzahlung bei Mietern 2. Überweisung Guthaben an Mieter 3. Festlegung der zukünftigen Höhe der Vorauszahlungen 4. Mitteilungen an Mieter Jahresabschlussbuchungen, Saldenbestätigungen erstellen und an Rendantur senden, Übersicht zu Forderungen (Mieten, Betriebskosten) für die jeweiligen Objekte erstellen und an Rendantur senden Jahresende Betriebskostenabrechnung Betriebskostenabrechnung Jahresabschluss Jahresabschluss ggf. Einholung Kostenschätzungen für Instandsetzungsmaßnahmen Erzbistum Köln, HA-SB Stand: Januar / 5
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