I.O. BUSINESS. Checkliste Stellenbesetzung

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1 I.O. BUSINESS Checkliste Stellenbesetzung Gemeinsam Handeln I.O. BUSINESS

2 Checkliste Stellenbesetzung Diese Checkliste ist Teil einer Serie von Checklisten und Arbeitshilfen zum Thema "Rekrutierung". Sie ist einzuordnen in Phase III "Entscheidungsprozess". Es ist jedoch empfehlenswert, sich bereits bei der Planung des Recruitingverfahrens auch über die einzelnen für die Stellenbesetzung relevanten Aspekte zu informieren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die angesprochenen Kriterien in den Rekrutierungsprozess zu integrieren. Dies fördert die Qualität des Auswahlverfahrens und daraus resultierend das Ergebnis der Auswahl einer geeigneten Bewerberin oder eines geeigneten Bewerbers (gemeint sind immer beide) für die gesuchte Position. Es handelt sich dabei um die folgenden Aspekte Entscheidungsrelevante Informationen zur vakanten Stelle Entscheidungsrelevante Abteilungen und Personen Basis für die Entscheidung über die Stellenbesetzung Entscheidungsfindung Zur Auswahl stehende Kandidaten für die Stellenbesetzung Auswahl der einzustellenden Person Bewerberinformation Bei dieser Checkliste zum Thema Rekrutierung handelt es sich lediglich um Gedankenanstöße, die in jedem Einzelfall möglichst nach entsprechender Beratung angepasst werden müssen. Jedwede Verwendung dieses Textes geschieht auf eigenes Risiko und unter jeglichem Haftungsausschluss der I.O. BUSINESS. Bitte kontaktieren Sie uns umgehend, wenn Sie sich über Fragen zum Thema Rekrutierung mit einem unserer Consultants austauschen möchten. I.O. BUSINESS Leistungen: Management- und Strategieberatung Analyse der vorhandenen Instrumente und Systeme Entwicklungs- und Implementierungsunterstützung Umsetzungs- und Anwendungsbegleitung I.O. BUSINESS Engelsstrasse 6 (Villa Engels), D Wuppertal (0) Alle enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Kopieren oder Nachdruck verboten; Ausnahmen nur mit ausdrücklicher Genehmigung. Das Zitieren von Auszügen kann nur gestattet werden, wenn I.O. BUSINESS als Quelle genannt wird. I.O. BUSINESS Seite 2

3 Entscheidungsrelevante Informationen zur vakanten Position Welche Position / Stelle und Funktion soll besetzt werden? Bezeichnung der Stelle Funktion Abteilung / Bereich direkter Vorgesetzter In welchem Bereich? gewerblich handwerklich technisch kaufmännisch wissenschaftlich im Management in einem anderen Bereich, in welchem? Zu welchem Termin ist die Stelle zu besetzen? Wann erfolgt(e) die interne Stellenausschreibung? Wann erfolgt(e) die öffentliche Stellenausschreibung? Bis wann muss die Entscheidung über die Stellenbesetzung getroffen sein? Handelt es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle? Vollzeit mit Wochenstunden Teilzeit mit Wochenstunden Ist die Stelle befristet? ja, bis (Datum) ja, für eine Dauer von Monaten Jahren (Zeitraum) I.O. BUSINESS Seite 3

4 Erfolgt die Vergütung auf tariflicher Basis? gemäß Tarifvertrag, welchem? angelehnt an Tarifvertrag, welchen? auf Basis betriebsinterner Vereinbarungen, welcher? außertariflich, auf welcher Basis? auf andere Weise, wie? Welche Vergütung ist für diese Stelle konkret vorgesehen? Euro auf Monatsbasis Falls Tarifvertrag: entspricht Entgeltgruppe plus Übertarifliche Zulagen Euro auf Stundenbasis plus Übertarifliche Zulagen Weitere Ergänzungen Welche weiteren Angaben bezüglich der vakanten Position sind für die endgültige Entscheidung über die Stellenbesetzung von besonderer Bedeutung? I.O. BUSINESS Seite 4

5 Entscheidungsrelevante Abteilungen und Personen Welche Abteilung(en) / Person(en) entscheidet / entscheiden über die Stellenbesetzung für diese Position? Geschäftsführung Zentrale Geschäftsführung Standort / Werk Fachabteilung / Fachbereich Zentrale Personalabteilung Personalreferent Recruiting Personalleitung Standort / Werk Geschäftsführer Finanzen Stabsstelle, welche? Zentrale Verwaltung Hauptabteilungsleiter Geschäftsbereichsleiter Abteilungsleiter Teamleiter Vorarbeiter Direkter Vorgesetzter Abteilungsleiter weitere Abteilung(en) Welche? Welche? andere Welche? Welche? I.O. BUSINESS Seite 5

6 Ist die Personalvertretung (Betriebsrat / Personalrat) in der gesetzlich vorgesehenen Form beteiligt?, nicht notwendig ja, Zustimmung der Personalvertretung liegt vor ja, aber Zustimmung liegt noch nicht vor Was ist zu tun? Welche anderen Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen müssen bei der Besetzung dieser Position beachtet werden (Einschaltung einer Frauen- / Gleichstellungsbeauftragten oder eines Schwerbehindertenvertreters, Beachtung einer Dienstvereinbarung etc.)? Was ist zu tun? Was ist zu tun? Was ist zu tun? Bitte achten Sie hierbei darauf, dass bei der Stellenbesetzung das am verabschiedete Allgemeine Gleichstellungsgesetz beachtet wird. Dies bezieht sich auch auf das gesamte Rekrutierungsverfahren sowie auf den Umgang mit Menschen im Unternehmen im Allgemeinen. Der vollständige Gesetzestext ist im Bundesgesetzblatt Jahrgang 2006 Teil I Nr. 39 vom einsehbar. I.O. BUSINESS Seite 6

7 Basis für die Entscheidung über die Stellenbesetzung Welche Auswahlverfahren sind für die Bewerberinnen und Bewerber für diese Position vorgesehen bzw. welche haben sie durchlaufen? Vortest Bewerberinterview persönlich per Telefon Arbeitsproben Fragebogen Bearbeitung von Fallbeispielen Assessment Center (AC) Assessment on the job Kurzzeitpraktikum 2-4 Wochen Praktikum 1-6 Monate Einstiegsqualifizierungsjahr (EQJ) (Online-) Berufs-Profiling andere, welche? Wie ist die Gleichbehandlung aller Bewerberinnen und Bewerber gewährleistet? Wodurch ist die Vergleichbarkeit der Ergebnisse des Auswahlverfahrens sichergestellt? Dazu zählt sowohl die Anwendung gleicher Verfahren bei gleichen Umständen, als auch die geschulte Urteilskraft und Objektivität der mit der Durchführung der Auswahlverfahren betreuten Personen (vgl. dazu die Anforderungen der DIN 33430). I.O. BUSINESS Seite 7

8 Entscheidungsfindung Sind alle entscheidungsrelevanten Personen sowie die anderen gesetzlich vorgesehenen Organe in ausreichender Form über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens informiert, beispielsweise durch Erstellung eines Bewerberspiegels (tabellarische Übersicht über die Bewerber nach bestimmten Kriterien) oder Dokumentation des Auswahlverfahrens gemäß der DIN 33430? ja, auf welche Weise? Was ist zu tun? Information nicht erforderlich aus folgendem Grund: Wie erfolgt die Entscheidungsfindung nach Abschluss des Auswahlverfahrens? Gibt es einen Kriterienkatalog, aufgrund dessen die endgültige Entscheidung getroffen werden soll? ja I.O. BUSINESS Seite 8

9 Falls kein Kriterienkatalog festgelegt wurde, aufgrund welcher Kriterien soll die endgültige Entscheidung getroffen werden? Sofern mehrere Personen im Unternehmen an der endgültigen Entscheidungsfindung beteiligt sind, wie soll bei widersprüchlicher Entscheidung ein Konsens gefunden werden? Wie ist die Vorgehensweise, wenn kein Konsens hergestellt werden kann? I.O. BUSINESS Seite 9

10 Zur Auswahl stehende Kandidaten für die Stellenbesetzung Zwischen welchen Bewerberinnen und Bewerber soll die Entscheidung in diesem konkreten Fall getroffen werden? Auswahl der einzustellenden Person Mit welcher Person soll die Stelle besetzt werden? Aus welchen Gründen? I.O. BUSINESS Seite 10

11 Information der Bewerber Wie wird die ausgewählte Person informiert? Von wem? Welche Punkte soll das Feedback an die ausgewählte Person enthalten? Wer informiert die nicht ausgewählten Kandidaten? Name Abteilung Auf welche Weise werden die nicht ausgewählten Bewerber informiert? telefonisch per Post mit Rücksendung der Unterlagen bzw. Anfrage nach Verbleib der Unterlagen im Unternehmen per auf andere Art, welche? I.O. BUSINESS Seite 11

12 Erhalten die nicht ausgewählten Kandidaten ein Feedback zum Rekrutierungsverfahren und darüber, warum sie nicht berücksichtigt wurden? ja, von wem? Inhalte? Sollen die Bewerbungsunterlagen von bestimmten nicht ausgewählten Kandidaten im Unternehmen verbleiben, damit diese bei einer späteren Stellenausschreibung berücksichtigt werden können? ja, von wem? Mit Verbleib der Unterlagen einverstanden Name ja Name ja Name ja Name ja Name ja Name ja Name ja I.O. BUSINESS Seite 12

13 Welche Punkte soll das Feedback an die nicht ausgewählten Personen enthalten? 1. Name 2. Name 3. Name 4. Name 5. Name I.O. BUSINESS Seite 13

14 6. Name 7. Name 8. Name 9. Name Weiterführende Checklisten: In dieser Serie zum Thema "Rekrutierung" finden Sie weitere interessante Checklisten zum kostenlosen Download. Die folgenden Checklisten knüpfen direkt an die vorliegende an: Auswahlverfahren im Rekrutierungsprozess Überblick zum Einstellungsverfahren I.O. BUSINESS Seite 14