Dienstanweisung zur Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Stadt Northeim

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1 Dienstanweisung zur Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Stadt Northeim Die Projektgruppe Personalmanagement hat sich zu Beginn ihrer Projektgruppenarbeit im Rahmen der Verwaltungsreform das Ziel gesetzt, ein Einarbeitungskonzept festzulegen, dass den mit der Einarbeitung beauftragten Personen helfen soll, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrem künftigen ngebiet vertraut zu machen. Es soll sicherstellen, dass eine optimale Integration der neuen Stelleninhaberin / des neuen Stelleninhabers gewährleistet wird. Das Konzept soll die Grundlage für die jeweiligen Organisationseinheiten sein, einen eigenen, den speziellen n angepassten Einarbeitungsplan zu erstellen. Dieser Plan muss den Grundsätzen dieser Dienstanweisung entsprechen. Die Integration und Motivation der neuen Mitarbeiterin / des neuen Mitarbeiters sollte vor dem Hintergrund der folgenden Empfehlungen erfolgen: Nehmen Sie sich für die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter Zeit Fördern Sie die Integration durch Einbindung sowohl in dienstliche als auch in private Gespräche, Betriebssport, usw. Zeigen Sie Offenheit -von Anfang an- Erkennen Sie gute Leistungen durch Lob an Überfordern Sie die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter nicht ("Weniger kann mehr sein!") Fördern Sie die Selbständigkeit Lassen Sie eigene Ideen und Vorschläge der neuen Mitarbeiterin / des neuen Mitarbeiters zu und greifen Sie diese auch auf. Die Einarbeitung soll nach einem Einarbeitungsplan mit folgendem Inhalt erfolgen: den Zeitraum der Einarbeitung den / die Ansprechpartner die n während der Einarbeitung ein Feld "Bemerkungen" Er könnte nach folgendem Muster aufgebaut sein: Wann? Wer? Was? Bemerkungen: Der Einarbeitungsplan soll ein breites nspektrum (Orientierung) umfassen und die wesentlichen n des Arbeitsplatzes beinhalten. Änderungen, Ergänzungen und Abweichungen während der Einarbeitungsphase sollten in der Spalte "Bemerkungen" festgehalten werden. Für die Einarbeitung der neuen Mitarbeiterin / des neuen Mitarbeiters soll grundsätzlich jeder ansprechbar sein, die Rollenverteilung sollte jedoch folgendermaßen aussehen: Name des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin Verantwortlich für die Einarbeitung Verantwortlich für die Nennung der Ansprechpartnerin / des Ansprechpart-

2 ners Beurteilt die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter Berichtet über die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter Bemerkung: Der kann in kleinen Dienststellen auch der Vorgesetze sein, sollte es aber nicht unbedingt. Die Person soll auf jeden Fall die nötige fachliche Kompetenz im ngebiet besitzen. Die Tätigkeit des s umfasst einen vorübergehenden Zeitraum. Name des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin Ansprechpartner 1. Anlaufstelle für die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter beurteilt die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter Der Ansprechpartner soll allen Beteiligten namentlich bekannt sein. Name des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin berichtet über die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter erstellt gemeinsam mit dem und Ansprechpartner eine Beurteilung über den Mitarbeiter während der Einarbeitungsphase, ist für diese verantwortlich und gibt sie an die verantwortlichen Stellen weiter Bemerkung: Diese ntrennung während der Einarbeitung ist kein "starres" Schema. Eine Person kann gleichzeitig mehrere en wahrnehmen. Zu beachten ist allerdings, dass der Vorgesetzte nicht der alleinige Beurteiler ist. Bei Gesprächen sollte immer die Meinung des Ansprechpartners und des s einfließen. Nach Bekanntwerden der Einstellung / Umsetzung einer Mitarbeiterin / eines Mitarbeiters sollte nach folgender "To-Do-Liste" vorgegangen werden: 1. Vorbereitungen:

3 Ansprechpartner / benennen Arbeitsplatz einrichten Mitarbeiter- Info über neue Kollegin / neuen Kollegen interne Fortbildungstermine festsetzen und einen Platz reservieren externe Fortbildungstermine in Absprache mit der neuen Mitarbeiterin / dem neuen Mitarbeiter festsetzen und einen Platz reservieren internen Wissensstand vermitteln, Einarbeitung durch Vorgänger sicherstellen Stellenbeschreibung erstellen / aktualisieren Einarbeitungsplan aufstellen Info- Mappe abholen und ergänzen und 2. Einchecken: Ansprechpartner und vorstellen in Absprache Infomappe übergeben in Absprache Schlüssel aushändigen in Absprache Erklärung der Zeiterfassung in Absprache Kennwörter aushändigen in Absprache Erläuterung: Die Infomappe sollte individuell auf die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter abgestimmt werden. Sie sollte bei jeder Neueinstellung folgendes beinhalten: 1. AGA 2. Verwaltungsgliederungsplan 3. Telefon- / verzeichnis 4. Stadtplan 5. nstruktur des Fachdienstes 6. Konzeption / Übersicht Dienstplan (Kindergarten) 7. Stellenbeschreibung Info- Mappen mit den Unterlagen werden zentral im Fachdienst 112 Personal hinterlegt. Bei internen Stellenumbesetzungen sollte der neuen Mitarbeiterin / dem neuen Mitarbeiter eine Info- Mappe mit den Unterlagen nach den Nummern ausgehändigt werden. Die lfd. Nummern sind speziell und daher vom jeweiligen Anleiter individuell zu ergänzen.

4 3. Orientierungsphase: Kennenlern- Gespräch im Fachdienst Info- Gespräch Fragen Spiel, - Ablaufregeln Vorstellung und Abstimmung des Einarbeitungsplanes Fortbildungsbedarf feststellen und Ansprechpartner und und 4. Vorstellung des Arbeitsumfeldes: Räumliche Vorstellung vor Ort Ansprechpartner wichtige Personen vorstellen Checkliste, wer wird vorgestellt wichtige Anlaufstellen zeigen (z. B. Fachdienst Personal Zeiterfassung) Checkliste, welche Stellen werden aufgezeigt Hilfsmittel (Kopierer, Fax, etc.) zeigen Ansprechpartner 5. Einarbeitungs- / Erprobungsphase: schrittweise Integration in die praktische Arbeit mit fortlaufenden Feedback Regelmäßige, aber auch spontane Gespräche über den Einarbeitungsstand,, und Ansprechpartner, und Ansprechpartner Am Ende einer Einarbeitungsphase können u.a. Entscheidungen anstehen über... das Bestehen der Probezeit die Gewährung einer höheren Besoldungs- / Lohngruppe o.ä. die Weiterbeschäftigung in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis. Dabei spielen die Erfahrungen aus der Einarbeitung eine Rolle. Um diese Erfahrungen entsprechend einfließen lassen zu können, sollten während der Einarbeitungs- / Erprobungsphase folgende Zeiträume beachtet werden: nach spätestens 6 Wochen nach spätestens 12 Wochen vor Ablauf derprobezeit, spätestens nach 5 Monaten Einarbeitungsstand Einarbeitungserfolg Beurteilung Vermerk Vermerk / Zwischenbeurteilung

5 Rückmeldung an Mitarbeiter Rückmeldung an Mitarbeiter Northeim, Stadt Northeim Der Bürgermeister Rabe