Empfehlungen zur Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen an der Universität Oldenburg

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1 Empfehlungen zur Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen an der Universität Oldenburg Inhalt 1. Vorbemerkung 2. Ziele des Einarbeitungsprozesses 3. Phasen der Einarbeitung 3.1. Vor dem ersten Arbeitstag 3.2. Der erste Arbeitstag 3.3. Einarbeitungs-/Probezeit 4. Checklisten 1. Vorbemerkung Die Art und Weise, wie sich die Universität nach außen präsentiert, wie sie sich als Arbeitgeberin BewerberInnen gegenüber darstellt und wie neue MitarbeiterInnen mit ihrem neuen Arbeitsplatz vertraut gemacht werden, ist oft prägend für die künftige innere Einstellung zum neuen Arbeitsplatz, für die Art und Weise der Aufgabenerfüllung und für das Verhältnis zu Vorgesetzten und KollegInnen. Viele Punkte, die zu einer systematischen Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen gehören, wiederholen sich in der Praxis häufig und sind daher bekannt. Allerdings gehen die Anforderungen an eine systematische Einarbeitung im Tagesgeschäft oft unter und werden daher nur intuitiv oder unvollständig berücksichtigt. Die systematische Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen ist als Führungsaufgabe zu verstehen, so dass den Vorgesetzen in diesem Prozess eine Schlüsselrolle zukommt. Praktische Unterstützung in dieser Phase können Vorgesetze durch erfahrene KollegInnen erhalten, die die Rolle einer/einesansprechpartnerin/startbegleiterin in der Einarbeitungszeit übernehmen. Die Aufgabe der StartbegleiterInnen ist in erster Linie, die neuen MitarbeiterInnen an die Kultur der Universität Oldenburg und des Arbeitsbereichs heranzuführen und die Einbeziehung in bestehende Arbeitsbeziehungen und Vernetzungen zu fördern.

2 2. Ziele des Einarbeitungsprozesses Das wichtigste Ziel des Einarbeitungsprozesses ist die Entwicklung leistungsfähiger, engagierter, motivierter und sich mit der Universität Oldenburg identifizierender MitarbeiterInnen. Eine systematische Einarbeitung soll: die Integration in den Arbeitsplatz fördern zum Abbau von Unsicherheiten beitragen die Arbeitszufriedenheit erhalten und erhöhen frühzeitige Fluktuation oder innere Kündigung vermeiden Fehlzeiten verringern die Leistungsbereitschaft und fähigkeit erhöhen. 3. Phasen der Einarbeitung Die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen beginnt mit dem Auswahlverfahren und endet mit einem Feedbackgespräch (spätestens vor Ablauf der Probezeit). Neben der Gestaltung eines angenehmen ersten Tages ist eine kontinuierliche Unterstützung während der gesamten Einarbeitungsphase wichtig. Der/die Vorgesetzte und ev. der/die StartbegleiterIn spielen hier eine zentrale Rolle Vor dem ersten Tag Nach der schriftlichen Stellenzusage soll der/die neue MitarbeiterIn ein Schreiben erhalten, dass alle wichtigen Informationen über die genauen Arbeitszeiten die Gebäudeadresse/Raumnummer bei wem er/sie sich melden soll welche Unterlagen/Angaben noch vor Arbeitsantritt benötigt werden enthalten sind. Der/die Vorgesetze informiert alle MitarbeiterInnen über die Einstellung und den Arbeitsbeginn der neuen KollegIn, bestimmt unter Umständen eine StartbegleiterIn und veranlasst Maßnahmen zur Einrichtung des künftigen Arbeitsplatzes. (Link Checkliste Vor dem ersten Arbeitstag) 3.2. Der erste Arbeitstag Im Mittelpunkt des ersten Arbeitstages steht das Kennenlernen der unmittelbaren ArbeitskollegInnen (ev. der StartbegleiterIn), des Arbeitsumfeldes sowie die Gewinnung eines erster Eindrucks über das zukünftige Arbeitsgebiet. Wichtig ist, die neuen MitarbeiterInnen nicht mit einer Fülle von Informationen zu überschütten, sondern die Informationen entsprechend zu dosieren. Hilfreich ist darüber hinaus, dem/der neuen MitarbeiterIn bereits eine (einfache) Tätigkeit zu übertragen, die am gleichen Tag erledigt werden kann. (Link Checkliste Der erste Arbeitstag)

3 3.3. Einarbeitungs-/Probezeit In den ersten Monaten wird der/die neue KollegIn schrittweise und systematisch an das neue Arbeitsgebiet heran geführt. Dazu gehört sowohl die Einführung in die inhaltlichen Aufgaben, als auch die Einweisung in Abläufe der Abteilung, der Verwaltung und der Universität insgesamt. Sowohl Über- als auch Unterforderung sind motivationshemmende und belastende Erfahrungen, die möglichst vermieden werden sollten. Hilfreich ist hier ein individuell erstellter Einarbeitungsplan, der die Aufgaben der ersten Zeit vorstrukturiert. Nach der Hälfte der Probezeit sollte ein Feedbackgespräch geführt werden, in dem die bisherigen Arbeitsergebnisse und die Zusammenarbeit bewertet werden, so dass vor Ablauf der Probezeit eine endgültige Beurteilung durchgeführt werden kann. (Link Checkliste Einarbeitungs-/Probezeit) Mit diesen Hinweisen und den beigefügten Checklisten möchte PE/OE den Vorgesetzen und Führungskräften eine praxisnahe Anregung für eine möglichst effektive Gestaltung der ersten Wochen und Monate am neuen Arbeitsplatz geben. Je nach den Bedingungen in den einzelnen Organisationseinheiten können die Checklisten den Bedürfnissen entsprechend verändert bzw. erweitert werden. Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen, dann wenden Sie sich bitte an Heidemarie Mahlmann, Tel ,

4 Einführung neuer MitarbeiterInnen Checkliste 1 Vor dem ersten Arbeitstag Aufgabe Informationsschreiben (Arbeitsbeginn etc.) an neue MitarbeiterIn zum Dienstbeginn Dienstantrittstermin vormerken, terminlich freihalten Arbeitsplatz überprüfen: - ist die Möblierung ausreichend? - Telefon (-anschluß) vorhanden? - PC (-anschluß) vorhanden? - Namensschild an der Tür? - Grundausstattung an Arbeitsmitteln vorhanden? - Zugangsberechtigung zum Gebäude/Schlüssel Arbeitsunterlagen bereit stellen AnsprechpartnerIn/StartbegleiterIn bestimmen und informieren KollegInnen und Vorgesetze über den Eintritt informieren (Eintrittsdatum, Person, Funktion, Aufgabe) Ist eine persönliche Übergabe durch StellenvorgängerIn möglich/vorgesehen? Formulare für Telefoncode, Zugang etc. vorbereiten Einarbeitungsplan erstellen Sonstiges: AnsprechpartnerIn/ Bemerkungen Erledigt am

5 Einführung neuer MitarbeiterInnen Checkliste 2 Der erste Arbeitstag Aufgabe Empfang durch den/die Vorgesetze Vorstellung der AnsprechpartnerIn/StartbegleiterIn Ev. Übergabe durch StellenvorgängerIn Arbeitsplatz zeigen Erste Informationen über Infrastruktur (WC, Küche, Mensa, Parkmöglichkeiten, etc) Telefon, Fax, Kopierer erklären Vorbereitete Formulare für Telefon, , Schreibberechtigung etc. ausfüllen Büroschlüssel übergeben Gebäuderundgang, Vorstellung der zentralen Stellen Postfach Sammelbehälter für Wertstoffsammlung zeigen Erläuterung der Arbeitszeit und Pausenregelung Hinweis auf Einführungsveranstaltung für neue MitarbeiterInnen. Infos unter Ggf. Einweisung in Sicherheitsvorschriften Besprechung des Einarbeitungsprogramms Termine für Feedback-Gespräche festlegen. Ein erstes Gespräch sollte spätestens nach der Hälfte der Probezeit stattfinden. AnsprechpartnerIn/ Bermerkungen Erledigt am Sonstiges:

6 Einführung neuer MitarbeiterInnen Checkliste 3 Einarbeitungsphase/Probezeit Aufgabe Arbeitsabläufe, Kompetenzen, Verantwortung erläutern Verwaltungstechnische Verfahrensabläufe (Unterschriftenregelung, Beschreibung der Dienstwege, Formularnutzung, Materialbeschaffung, Dienstreisen, Verhalten im Krankheitsfall) Hinweis auf Informationsquellen (Virtuelle Begrüßungsmappe unter Uni-Info, KIM - virtuelles Informations- und Kommunikationsnetzwerk für MitarbeiterInnen etc.) Informationen über universitäre Anlaufstellen (Personalrat, Frauengleichstellungsstelle, Betriebliche Sozial- und Suchtberatung etc.) Informationen zum internen Weiterbildungsprogramm unter Feedback-Gespräche führen (Erfüllung der gegenseitigen Erwartungen, Stärken und Schwächen, Einleben in die neue Umgebung, Ziele, Fördermaßnahmen, etc.) Folgende Abstände für die Führung von Feedback-Gesprächen sind vorteilhaft: nach 1 Monat nach der Hälfte der Probezeit kurz vor Ablauf der Probezeit Ein Feedback-Gespräch nach der Hälfte der Probezeit sollte auf jeden Fall geführt werden. Vorstellung bzw. Nennung wichtiger Kontaktpersonen Erläuterung zur Handhabe von Geburtstagen, Betriebsausflug, Weihnachstsfeier u.ä. Informationen zu Veranstaltungen der Universität (Uni-Ball, Neujahrsempfang, internationales Sommerfest etc.) Sonstiges: AnsprechpartnerIn/ Bermerkungen Erledigt am