Checkliste für Vorgesetzte

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1 Neu an Bord? Checkliste für Vorgesetzte Willkommen! Integrationsprogramm für die ersten 100 Tage in der Zentralverwaltung der Fachhochschule Münster -Seite 1-

2 Willkommen, so heißt das Integrationsprogramm für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Fachhochschule Münster. Und genauso ist es auch gemeint: wir möchten, dass sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wohl fühlen - eben Willkommen sind. Als Führungskraft sind Sie verantwortlich für die erfolgreiche soziale und fachliche Einführung Ihrer Neuen/Ihres Neuen. Dabei sollen Sie durch eine Patin/einen Paten für die neue Mitarbeiterin/den neuen Mitarbeiter entlastet werden. Die Patin/der Pate hat die Aufgabe, der Neuen bzw. dem Neuen innerhalb von 100 Tagen eine erfolgreiche Eingewöhnung zu ermöglichen und für eine schnelle fachliche Einarbeitung und soziale Einbindung zu sorgen. Allerdings kann ein Pate sicherlich nicht alle Integrationsaufgaben übernehmen, daher ist eine intensive Abstimmung zwischen Ihnen und der Patin/dem Paten notwendig. Bei der Auswahl der Patin/des Paten sollte darauf geachtet werden, dass sie/er neben der sozialen Kompetenz auch fachlich in der Lage ist, die Neue/den Neuen in das Arbeitsgebiet einzuführen. Vorgesetzte sollen bereits im Vorfeld insbesondere die Arbeitsaufgaben festlegen (vor der Stellenausschreibung) eine geeignete Patin/einen geeigneten Paten bestimmen (spätestens 2 Wochen vor Arbeitsbeginn der Neuen/des Neuen) eine Tätigkeitsbeschreibung erstellen (vor der Stellenausschreibung) einen Einarbeitungsplan erarbeiten (spätestens 2 Wochen vor Arbeitsbeginn der Neuen/des Neuen). Eine große Rolle bei einer erfolgreichen Integration spielt sicherlich die Information und Kommunikation. Daher ist mindestens ein Einführungsgespräch in den ersten zwei Wochen und nach 100 Tagen ein Feedback-Gespräch zu führen. Um Ihnen bei dieser Aufgabe Hilfestellung zu leisten, ist diese Checkliste entwickelt worden. Ebenso steht Ihnen auch jederzeit der Bereich Personalentwicklung (Marita Espeter, 64404) zur Verfügung! Scheuen Sie sich nicht, bei Fragen oder Problemen darauf zurückzugreifen - eine schnelle Integration dient allen! -Seite 2-

3 ...DAMIT NICHTS IN VERGESSENHEIT GERÄT... Sobald Ihnen bekannt ist, dass Sie eine neue Mitarbeiterin/einen neuen Mitarbeiter bekommen, sollten Sie zusammen mit dem Bereich Personalentwicklung folgende Punkte abklären: Wer wird Patin/Pate: Unterbringung erfolgt im Raum: Arbeitsaufgaben sind: Tätigkeitsbeschreibung wird erstellt bis: Einarbeitungsplan wird erstellt bis: Einladungsschreiben (wann, wie, bei wem erfolgt Dienstantritt) geht raus am: Was sonst noch wichtig ist... übrige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die neue Kollegin/den neuen Kollegen informieren evtl. vorhandene Arbeitsrückstände sichten und vorbereiten Tagesplan für Antrittstag erstellen! Einprägen von Namen, Werdegang und priv. Faktoren der/des Neuen bei Umläufen Veränderungen berücksichtigen -Seite 3-

4 DER 1. TAG was ist zu tun wer macht was Notiz Begrüßung, Info über Tagesablauf selbst; wenn verhindert: Info an Vertreterin/Vertreter Arbeitsplatz zeigen selbst, Vertreterin/Vertreter, Pate Vorstellung der direkten Kolleginnen/Kollegen selbst; wenn verhindert: Info an Vertreterin/Vertreter Ausblick; Einarbeitungsplan der ersten 100 Tage vorstellen selbst; wenn verhindert: Info an Vertreterin/Vertreter Vorstellung der Patin/des Paten und Übergabe an sie/ihn selbst; wenn verhindert: Info an Vertreterin/Vertreter Ein besonderer Willkommensgruß ist sicherlich ein Blumenstrauß auf dem Schreibtisch der Neuen/des Neuen. -Seite 4-

5 Einarbeitung Leider kann nur selten eine überlappende Besetzung des Arbeitsplatzes mit der/dem vorherigen Stelleninhaber ermöglicht werden. Daher ist es notwendig, einen Einarbeitungsplan zu erstellen, der eine sinnvolle Heranführung an die neuen Aufgaben darstellt. Falls in der Hochschule keine geeignete Person zur Einarbeitung zur Verfügung steht (z.b. bei neuen Aufgaben oder Projektarbeiten) müssen Alternativen bereits im Vorfeld überlegt werden. Informationsquellen außerhalb der Hochschule müssen der/dem Neuen zugänglich gemacht werden. Eine Möglichkeit ist auch die Hospitation in anderen Hochschulen oder die Bildung von Lerngruppen mit Kollegen, die ähnliche Arbeitsgebiete betreuen. Hilfe für die Erstellung eines Einarbeitungsplanes: Ein Einarbeitungsplan ist individuell auf den Aufgabenbereich der neuen Person abzustimmen. Er gibt eine Übersicht über die einzelnen Phasen, Inhalte und die zeitliche Abwicklung der Einarbeitung. Änderungsvorschläge, die durch die Person selbst im Laufe der Einarbeitung vorgelegt werden, sind u.u. umzusetzen. Sie sollten allerdings eine Einarbeitung innerhalb von 100 Tagen anpeilen. Berücksichtigen Sie bitte alle Schnittstellen dieses Arbeitsplatzes und ermöglichen Sie der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter Hospitationen bei den entsprechenden Kontaktpersonen. In der ersten Phase sollten Aufgaben und Ziele des Arbeitsbereiches theoretisch kennengelernt werden und die gesetzlichen und sonstigen Grundlagen für die Erledigung der Aufgaben erarbeitet werden. In der zweiten Phase findet ein detailliertes Kennenlernen an Hand praktischer Fälle ( in Zusammenarbeit mit der Patin/dem Paten oder einer Kollegin/einem Kollegen) statt (welche Erlasse, Verfügungen sind zu beachten; wer ist zu beteiligen). Die dritte Phase ist durch erste eigene Entscheidungen gekennzeichnet: Sichtung des Posteingangs, Einordnung der Vorgänge, Setzen von Prioritäten. -Seite 5-

6 Innerhalb der ersten 2 Wochen ist das Einführungsgespräch zu führen. Das Gespräch soll einer nachvollziehbaren Gesprächsstruktur folgen. Dabei ist die K-A-U-B-Formel eine einfache Möglichkeit, jedes Gespräch in eine sinnvolle Struktur zu bringen. Die vier Buchstaben stehen im einzelnen für... K=Kontaktphase Hier wird zunächst der Kontakt zur Gesprächspartnerin /zum Gesprächspartner hergestellt. Man sollte versuchen, durch einige persönliche Worte (sog. "Eisbrecher") eine positive Beziehung zu seinem Gegenüber herzustellen. Beliebt sind allgemein Fragen nach dem Gesundheitszustand oder dem Befinden. A=Aufmerksamkeitsphase Geben Sie der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter Informationen über das Ziel des Gespräches sowie über den geplanten Zeithorizont. U=Unterredung Dies ist nun das Gespräch selbst. Sie informieren über die Arbeitsaufgaben und grenzen diese deutlich von denen der übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab. Außerdem sollten Sie gemeinsam die Tätigkeitsbeschreibung durchgehen. Informieren Sie die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter über die 100 Tage-Frist, nach der in einem weiteren Gespräch gecheckt wird, ob die (gegenseitigen) Erwartungen erfüllt wurden und wo es noch Bedarf gibt. In diesem ersten Gespräch soll auch überlegt werden, welche Fortbildungen benötigt werden, damit die/der Neue die Arbeitsaufgaben erledigen kann. Den Fortbildungs-Bedarf melden Sie bitte an Doris Zamek-Richter, Tel Wichtig ist, dass Sie Ihre Erwartungen an die Neue/den Neuen verdeutlichen und diese an Hand von Kriterien festmachen. Auf diese Weise können Sie nach den 100 Tagen Integration ein Feedback geben und klarstellen, ob und wenn nein warum Ihre Erwartungen nicht erfüllt wurden. -Seite 6-

7 Beispiel: Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter arbeitet in einem Bereich mit Kundenkontakt und festen Ansprechzeiten Erwartungen Erreichbarkeit Freundlichkeit Serviceorientiertheit Zuverlässigkeit Kriterien Pünktlichkeit, Vereinbarungen über Einrichtung und Nutzung von Voic und Vertretungsregelungen werden eingehalten, Telefon wird umgestellt Keine Beschwerden (möglichst sogar positive Rückmeldungen) über Mitarbeiter/In, fragt nach Kundenwünschen Infomaterial ist immer aktuell, keine Beschwerden, dass Anfragen nicht beantwortet wurden, vermittelt zuständige Ansprechpartner Termine werden eingehalten, keine Beschwerden über Ungleichbehandlung B=Beschluss Am Ende eines jeden Gespräches steht das Gesamtfazit. Bei diesem Einführungsgespräch fassen Sie bitte noch einmal die Erwartungen (incl. der Kriterien) an die/den Neuen zusammen und halten diese schriftlich fest! Erinnern Sie auch an das nach 100 Tagen stattfindende Feedback-Gespräch. -Seite 7-

8 Das Feedback-Gespräch nach 100 Tagen ist offizieller Abschluss des Integrationsprogramms und soll sowohl Ihnen als auch Ihrer Mitarbeiterin/ Ihrem Mitarbeiter Rückmeldung über diese erste Phase an der Hochschule geben. Auch im Hinblick auf die Probezeit (meistens 6 Monate) sollte dieses Gespräch genutzt werden, um noch einmal die Anforderungen an den Arbeitsplatz und die Erwartungen an die Arbeitsplatzinhaberin/den Arbeitsplatzinhaber zu verdeutlichen. Stimmen Sie den Gesprächstermin (100 Tage nach Dienstaufnahme!) und den Ort gemeinsam verbindlich ab. Bereiten Sie das Gespräch gründlich vor und planen Sie genügend Zeit ein. Das Gespräch selbst unterliegt wieder der o.g KAUB-Struktur. Zur Orientierung ist in der Anlage ein Fragenkatalog beigefügt, den Sie ca. 2 Wochen vor dem Gespräch auch Ihrer Mitarbeiterin/Ihrem Mitarbeiter aushändigen sollten. Im Gespräch sollten Sie zunächst den Ist-Zustand austauschen. Heben Sie positive und negative Aspekte hervor (Stärken-Schwächen). Unterschiedliche Einschätzungen verdeutlichen Sie am Besten mit Beispielen und Argumenten. Abschließend äußern Sie jeweils Ihre Erwartungen und evtl. Veränderungen für die Zukunft. Treffen Sie diesbzgl. präzise schriftliche Vereinbarungen (Beschluss). Gehen Sie die Integration Ihrer neuen Mitarbeiterin/Ihres neuen Mitarbeiters offen und konstruktiv an. Haben Sie stets ein offenes Ohr für deren/dessen Sorgen und Nöte. Wenn Sie Probleme zeitnah erkennen und angehen, steht einer Integration innerhalb von 100 Tagen Nichts im Wege! -Seite 8-

9 Fragenkatalog zum Feedback-Gespräch nach 100 Tagen an der Fachhochschule Münster Mitarbeiterin/Mitarbeiter Arbeitsaufgaben Was sind meine Arbeitsaufgaben, wofür bin ich verantwortlich Vorgesetzte/Vorgesetzter Was sind die Arbeitsaufgaben und Verantwortlichkeiten meiner Mitarbeiterin/meines Mitarbeiters Wie komme ich bisher mit den Arbeitsanforderungen zurecht Wie kommt meine Mitarbeiterin/mein Mitarbeiter bisher mit den Arbeitsanforderungen zurecht Wie schätze ich meine bisherigen Arbeitsergebnisse ein (Menge und Qualität); möchte ich daran zukünftig etwas verändern Wie schätze ich die bisherigen Arbeitsergebnisse ein (Menge und Qualität); was erwarte ich zukünftig von ihr/ihm Welche Aufgaben liegen mir besonders/welche bereiten mir noch Schwierigkeiten, wo brauche ich weiterhin fachliche Unterstützung Wo hat sie/er Stärken bzw. Schwächen; wo braucht sie/er noch weiterhin fachliche Unterstützung Sehe ich bereits Probleme beim Arbeitsablauf, was kann verändert werden Sind mir Probleme beim Arbeitsablauf bekannt, kann ich etwas verändern -Seite 9-

10 sehe ich bereits notwendige Veränderungen in meinem Arbeitsumfeld Welche Veränderungen im Arbeitsumfeld der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters halte ich für notwendig Führung Fühle ich mich durch meine Vorgesetzte/meinen Vorgesetzten anerkannt und akzeptiert Wie führe ich sie/ihn, was sagt mir an der Zusammenarbeit zu, was möchte ich anders haben, akzeptiere ich die/den Mitarbeiter/in äußert meine Vorgesetze/mein Vorgesetzter Kritik und Anerkennung kritisiere/lobe ich bisher angemessen habe ich die Möglichkeit, Kritik an meiner Führungskraft zu äußern Kann ich Kritik von meiner Mitarbeiterin/meinem Mitarbeiter zulassen welches Verhalten stört, ärgert oder verunsichert mich Treten Missverständnisse bei der Zusammenarbeit auf Informiere ich meine Vorgesetzte/meinen Vorgesetzten genügend über meine Arbeitsergebnisse Werde ich bisher genügend über Arbeitsergebnisse informiert -Seite 10-

11 Vertritt meine Führungskraft meine Interessen gegenüber Dritten Vertrete ich ihre/seine Interessen gegenüber Dritten Bekomme ich alle Informationen, die ich zur Aufgabenerledigung benötige Bekommt sie/er alle Informationen, die sie/er zur Aufgabenerledigung benötigt Zusammenarbeit Wurde ich von den Kolleginnen und Kollegen sowie der Patin/dem Paten bisher genügend unterstützt? Bekommt sie/er von den Kolleginnen und Kollegen genügend Hilfestellung Wie empfinde ich die Arbeitsatmosphäre(Klima, Umgangston), wie trage ich dazu bei Wie trägt sie/er zur guten/schlechten Arbeitsatmosphäre bei bestehen besondere Stressfaktoren Wirkt die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter in bestimmten Situationen besonders gestresst Bei welchen Konflikten/Spannungen sollte sich die/der Vorgesetze einschalten Sind mir Konflikte/Spannungen bekannt, bei denen ich vermittelnd eingreifen sollte -Seite 11-

12 Gibt es bereits gemeinsame Konflikte? Gibt es bereits gemeinsame Konflikte? Habe ich die Erwartungen meiner Führungskraft (Einführungsgespräch!) erfüllt? Hat die Neue / der Neue meine Erwartungen erfüllt? Woran merke ich, dass die Erwartungen erfüllt worden sind (Kriterien) Woran merke ich, dass die Erwartungen erfüllt worden sind (Kriterien) Personalentwicklung Welche Fortbildungen oder andere Unterstützungsmaßmahmen benötige ich zur Erledigung meiner Aufgaben Welche Fortbildungen oder andere Unterstützungsmaßmahmen benötigt meine Mitarbeiterin/mein Mitarbeiter Das liegt mir noch am Herzen: -Seite 12-