Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralen Verwaltung (ZV) der Technischen Universität Kaiserslautern

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1 Zentrale Hochschulverwaltung Innenrevision/Qualitätsmanagement Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralen Verwaltung (ZV) der Technischen Universität Kaiserslautern Inhalt 1. Vorbemerkung 1 2. Ziele der Einarbeitung 1 3. Motivation und Integration 2 4. Einführungsschritte Vor der Einstellung Der erste Arbeitstag Die ersten Wochen 3 5. Evaluation der Einführung 4 Anlagen 1. Checkliste für Vorgesetzte 2. Checkliste für Paten 3. Fragebogen

2 1. Vorbemerkung Die Erlebnisse und Eindrücke, die der neue ZV-Mitarbeiter/die neue ZV-Mitarbeiterin in den ersten Tagen und Wochen nach Dienstaufnahme verarbeitet, sind oft prägend für die künftige innere Einstellung zum neuen Arbeitsplatz und damit einhergehend für die Art der Aufgabenerfüllung in der ZV. Enttäuschungen im Einarbeitungsprozess resultieren zumeist aus diffusen, nicht erfüllten Erwartungen. Aus diesem Grund ist es wichtig, gerade die ersten Wochen nach Dienstaufnahme für alle Beteiligten zielorientiert und transparent zu strukturieren. Im Rahmen der Einarbeitung ist der Integration in die jeweiligen Arbeitsbereiche, die über die rein fachliche Einweisung hinausgeht, besondere Bedeutung beizumessen. Hier wird sowohl von den Vorgesetzten als auch von den Kolleginnen und Kollegen der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters aktives Engagement erwartet. Umgekehrt wird aber auch von der neuen ZV-Mitarbeiterin / dem neuen ZV- Mitarbeiter erwartet, sich nicht nur passiv einarbeiten zu lassen, sondern den Einarbeitungsprozess eigeninitiativ mitzugestalten und, wenn erforderlich, Unterstützung einzufordern. Die kontrollierte Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist als Führungsaufgabe zu verstehen und wahrzunehmen. Die in diesem Konzept den Vorgesetzten zugeschriebenen Aufgaben werden von den Abteilungsleitern/Stabsstellenleitern der ZV wahrgenommen, sofern die einzuarbeitende Person nicht selbst dieser Organisations-Ebene zuzuordnen ist. Der Aufwand, den eine gute Einarbeitung kostet, zahlt sich in der Zukunft in vielfältiger Weise (z. B. durch Arbeitsqualität, Motivation, Arbeitszufriedenheit, verringerte Fehlzeiten u.ä.) aus. Das vorliegende Einarbeitungskonzept soll garantieren, dass die Gestaltung der wichtigen ersten Wochen eines Arbeitslebens in der ZV nicht dem Zufall überlassen bleibt und bildet einen Rahmen, der den jeweiligen Besonderheiten des Arbeitsplatzes entsprechend ausgefüllt werden muss. 2. Ziele der Einarbeitung Jede Person, die in der ZV eine neue Stelle antritt, soll sich nach drei Monaten mit ihrer neuen Aufgabenstellung identifizieren und sich sozial integriert haben, unabhängig davon, ob es sich um eine Teilzeit-, Vollzeit- oder befristete Anstellung handelt. Das Konzept soll sicherstellen, dass sämtliche organisations- und informationstechnischen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Tätigkeit am neuen Arbeitsplatz vorliegen die Organisation der Technischen Universität Kaiserslautern sowie die hochschulspezifischen Abläufe und Besonderheiten bekannt sind die erforderlichen edv-technischen Kenntnisse und Fähigkeiten erworben und nachgewiesen werden die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter in der ZV bekannt ist und als integriertes Mitglied der jeweiligen ZV-Einheit angesehen wird die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter sich eigenständig orientieren kann und die Infrastruktur seines Arbeitsumfeldes kennt 3. Motivation und Integration 1

3 Die neuen Mitarbeiter/innen sollen motiviert und integriert werden durch: Sich Zeit nehmen für die neue Mitarbeiterin/ den neuen Mitarbeiter (Vermittlung des Gefühls, dass man sich auf neue Mitarbeiter/innen freut, dass sie vollwertige und gleichberechtigte Teammitglieder sind, u.ä.) Förderung der Integration (Gespräche führen - dienstlich und privat -, Einbeziehung in Vorgänge, Herstellung von Kontakten innerhalb des Hauses, Animation zur Teilnahme an Privat und Betriebsveranstaltungen u.ä.) Offenheit von Anfang an von allen (Ansprechen von Problemen und Fehlern, gemeinsame Lösungen suchen, Hilfestellungen leisten u.ä.) Anerkennung von Leistung (Loben kleinerer Anfangserfolge) Nicht überfordern neuer Mitarbeiter/innen (Nicht zu viele Informationen auf einmal, nicht zuviel zu früh fordern) Förderung der Selbstständigkeit (Rechtzeitige Übertragung von Aufgaben, Unterstützung eigenständigen Arbeitens u.ä.) Nutzen der fehlenden Betriebsblindheit der neuen Mitarbeiterin/ des neuen Mitarbeiters (Ermuntern zum Einbringen neuer Ideen und zum Hinterfragen von Abläufen u.ä.) Dies zu gewährleisten ist aktive Aufgabe der Vorgesetzten und Kolleginnen/Kollegen des/der Einzuarbeitenden. 4. Einführungsschritte (siehe auch beiliegende Checklisten Anlagen 1 und 2) 4.1 Vor der Einstellung Der Vorgesetzte/die Vorgesetzte merkt sich den Dienstantrittstermin vor und hält sich einen adäquaten Zeitraum für die Erst-Einführung frei Der Vorgesetzte/die Vorgesetzte bereitet sich darauf vor, dem Neuling den organisatorischen Aufbau der Technischen Universität Kaiserslautern insgesamt, der ZV sowie die hochschulspezifischen Abläufe und Besonderheiten zu vermitteln. In diesem Zusammenhang stellt der / die Vorgesetzte Unterlagen im Sinne der Checkliste in Anlage 1 für den neuen Mitarbeiter / die neue Mitarbeiterin zusammen Der Vorgesetzte/die Vorgesetzte fixiert im Sinne des Geschäftsverteilungsplans den Aufgabenbereich der einzuarbeitenden Person schriftlich. Treten in Bezug auf den Vorgänger keinerlei Änderungen in der Geschäftsverteilung auf, genügt eine Kopie des aktuellen Geschäftsverteilungsplans. Die neue Mitarbeiterin / der neue Mitarbeiter soll von Anfang an über den konkreten Umfang ihrer / seiner Zuständigkeiten und Befugnisse informiert sein 2

4 Der Vorgesetzte/die Vorgesetzte bestimmt eine Patin/einen Paten als direkten Ansprechpartner für die Einführung in den Arbeitsalltag sowie für die konkrete Einarbeitung in die fachlich-inhaltliche Aufgabenstellung. Zusammen mit dem Paten/der Patin plant der Vorgesetzte/die Vorgesetzte die einzelnen Schritte der fachlich-inhaltlichen Einarbeitung und merkt ggf. bereits Fortbildungsmaßnahmen vor. Verbindlich vorgeschrieben wird die Teilnahme an der Schulung zum ECDL-Start Die Patin/der Pate stellt Unterlagen im Sinne der Checkliste in Anlage 2 für die Einführung in den Arbeitsalltag (z.b. Arbeitszeitregelungen, Dienstanweisungen, Fortbildungskonzept, Vorschlagswesen etc.) sowie zur Einarbeitung in die fachlich-inhaltliche Aufgabenstellung (maßgebliche Gesetze, Rechtsverordnungen, Richtlinien, etc.) zusammen und bereitet die ersten Aufgaben für die neue Mitarbeiterin / den neuen Mitarbeiter vor Der künftige Arbeitsplatz wird vorbereitet (z.b. Reinigung veranlassen, falls längere Zeit ungenutzt, Ausstattung mit Büromaterial, Kalender etc.) 4.2 Der erste Arbeitstag Vorstellung der Kolleginnen und Kollegen sowie des Hauptabteilungsleiters des Arbeitsbereiches Erstes Informationsgespräch mit dem/der Vorgesetzten, darin: Information über Aufbau der Technischen Universität Kaiserslautern sowie die hochschulspezifischen Abläufe und Besonderheiten, über die Organisation und das Leitbild der ZV und schließlich ü- ber das konkrete Arbeitsgebiet im Rahmen der Geschäftsverteilung. Aushändigung der vorbereiteten Unterlagen, Vorstellung der Patin/des Paten Erstes Informationsgespräch mit der Patin/dem Paten, darin: Information über die Einführung in den Arbeitsalltag sowie zur Einarbeitung in die fachlich-inhaltliche Aufgabenstellung; Aushändigung der vorbereiteten Unterlagen Vorstellungsrundgang mit der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten oder dem Paten/der Patin durch den Turm incl. Vorstellung bei Hochschulleitung. Ggf. auch bereits Rundgang über den Campus, incl. Vorstellung bei der KIT 4.3 Die ersten Wochen Veranlassung der organisatorischen Voraussetzungen im Sinne der Checklisten, Anlagen 1 und 2 Vertrautmachen mit den räumlichen Gegebenheiten am Arbeitsplatz im Sinne der Checklisten, Anlagen 1 und 2 Vertiefende Gespräche des Paten/der Patin über allgemeine Organisationsregelungen (z.b. Verhalten bei Feueralarm, bei Erkrankung etc, siehe auch Checklisten, Anlagen 1 und 2.), Sicherstellung, dass Zugriff (Papierform oder Intranet) zu den entsprechenden Regelungen, Formularen etc. besteht 3

5 Durchführung eines Zielvereinbarungsgesprächs Fortbildung durch den Vorgesetzten / die Vorgesetzte; Erstellung des Anforderungsprofils, Feststellung des aktuellen Fortbildungsbedarfs und Eintrag in das Fortbildungskonto des neuen Mitarbeiters / der neuen Mitarbeiterin. Anmeldung zur nächstmöglichen ECDL-Start Kurs Übertragung erster Aufgaben, Sicherstellung, dass Zugriff auf alle notwendigen Informationen (Gesetze, Verordnungen, Formulare etc.) besteht. Der / die Einzuarbeitende hat Anspruch auf ein ehrliches Feedback bezüglich der erzielten Arbeitsergebnisse. Vorgesetzte und Paten besprechen in den ersten Wochen intensiv die geforderte Arbeitsqualität und ggf. Verbesserungsmöglichkeiten der geleisteten Arbeit. Die Feedback-Gespräche sollen auch zur Ermittlung der Zufriedenheit der einzuarbeitenden Person genutzt werden, und zwar nicht nur bezüglich des Aufgabengebiets, sondern auch hinsichtlich der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsumfeldes In der ersten Einarbeitungszeit sollte darauf geachtet werden, dass die Aufnahmekapazität der neuen Mitarbeiter/innen als Zuhörer nur begrenzt ist. Dem neuen Mitarbeiter/ der neuen Mitarbeiterin ist ausreichend Gelegenheit zu geben, das erhaltene Informationsmaterial bzw. die Arbeitsunterlagen zu sichten und Fragen hierzu stellen. Eine intensive gegenseitige Kommunikation ist das maßgebliche Kennzeichen einer erfolgreichen Einarbeitungsphase. 5. Evaluation der Arbeitseinführung Nach der ersten Einarbeitungsphase sollen die Ergebnisse des Prozesses evaluiert werden. Hierzu wird durch die Abteilung Qualitätsmanagement/Innenrevision 3 Monate nach der Einstellung ein Fragebogen an die betreffenden Personen versendet und die Ergebnisse ausgewertet (siehe Anlage 3). Die Auswertung dient ausschließlich der Verbesserung künftiger Einarbeitungsvorgänge. Die Ergebnisse der Auswertung werden mit dem/der zuständigen Vorgesetzten, ggf. dem/der Paten/Patin sowie der neueingestellten Person eruiert. Nach Beendigung der Auswertungsgespräche und ggf. Einleitung von Verbesserungsmaßnahmen wird der Fragebogen von der Abteilung Qualitätsmanagement/Innenrevision vernichtet. Der Fragebogen bzw. dessen Auswertung wird nicht zur Personalakte genommen und ebenfalls nicht in anderer Form der Personalverwaltung zur Kenntnis gebracht. Kaiserslautern, den Stefan Lorenz Anlagen: 1 Checkliste für Vorgesetzte 2 Checkliste für Paten 3 Fragebogen 4