Einrichtung eines Projektes Forderungsmanagement und -realisierung bei der Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen

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1 Die Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen Bremen, 28. August 2014 Bearbeitet von: Anna-Marie Jäger/Andreas Conrads Tel.: / Lfd. Nr. 115/14 L Lfd. Nr. 189/14 S Vorlage für die Sitzung der staatlichen und städtischen Deputation für Soziales, Kinder und Jugend am Einrichtung eines Projektes Forderungsmanagement und -realisierung bei der Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen A. Problem Per 31. Dezember 2013 wurden rund offene Forderungen mit einem Volumen von knapp 7 Mio. Euro registriert. Darüber hinaus ist bekannt, dass es in den Sozialzentren erhebliche Rückstände bei der Einnahmebearbeitung gibt, die ggf. drohen zu verjähren. B. Lösung Im Rahmen der Haushaltsberatungen für die Jahre 2014 und 2015 wurde daher vereinbart, dass die Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen mit Unterstützung der Senatorin für Finanzen ein Projekt Forderungsmanagement und -realisierung zur nachhaltigen Verbesserung der Einnahmesituation im Bereich der Sozialleistungen initiiert und durchführt. Die Federführung liegt bei der Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen die Senatorin für Finanzen wird in das Projekt einbezogen. Das Projekt ist eng verzahnt mit einem Vorhaben im Rahmen der Neuordnung der Aufgabenwahrnehmung, das ressortübergreifend das Ziel einer Optimierung des Forderungsmanagements verfolgt. Ziel des Projektes Forderungsmanagement und -realisierung ist es, durch eine konsequente Vermeidung von Forderungsausfällen und zeitnahe Geltendmachung von Forderungen eine deutliche und dauerhafte Einnahmesteigerung zu erreichen. Folgende Zielsetzungen stehen dabei im Mittelpunkt: a) Konsequentes Verfolgen offener Forderungen einschließlich des Abbaus des Bearbeitungsrückstandes b) Erarbeitung von Vorschlägen zur nachhaltigen Einnahmesicherung c) Wiederaufnahme niedergeschlagener Forderungen Auf der Grundlage von Datenanalysen aus SAP- und Controllingdaten sowie ersten bilateralen Gesprächen wurde ermittelt, in welchen Bereichen Forderungen offen sind und / oder noch Ansprüche geltend gemacht werden können:

2 2 Erste Recherchen hatten zum Ergebnis, dass umgehend mit den Kostenerstattungen gem. 89 d SGB VIII 1 begonnen werden muss. Hier können erhebliche Einnahmepotenziale (in 2014 ca. 2,5 Mio. Euro, in 2015 mindestens 3 Mio., in 2016 mindestens 1,5 Mio. ) generiert werden. Darüber hinaus ist zu erwarten, dass in den Bereichen Unterhaltsheranziehung generell, im Besonderen im Rechtsgebiet des Unterhaltsvorschussgesetzes und bei der Aufarbeitung der bereits geltend gemachten, aber noch offenen Forderungen die Einnahmen weiter gesteigert werden können. Nach Aufarbeitung der Kostenerstattungen gem. 89 d SGB VIII ist vorgesehen, die gewonnenen Erfahrungen zu nutzen, um die Einnahmesituation insgesamt nachhaltig zu verbessern. Um das Projektziel zu erreichen, sind befristet für 2 Jahre neben der Projektleitung zusätzlich 4 VZÄ 2 für das Projekt Forderungsmanagement und -realisierung zur deutlichen Arbeitsentlastung vor Ort notwendig. Ein Controlling sowie die Dokumentation des Erfolges und der Effektivität des Projekts werden erfolgen. C. Alternativen Keine. D. Finanzielle / Personalwirtschaftliche Auswirkungen / Gender Prüfung Für die Projektleitung (1,0 VZÄ) ist eine befristete Stelle der Entgeltgruppe 13 TV-L einzurichten. Für das Projektteam werden befristet zwei Stellen der Entgeltgruppe 9 TV-L bzw. A 9 und zwei Stellen der Entgeltgruppe 10 TV-L bzw. A 10 benötigt. Die Personalkosten inkl. gesetzl. Unfallversicherung und Arbeitsplatzkosten werden rd. 360 Tsd. jährlich betragen. Sie werden durch die erwarteten Mehreinnahmen von insgesamt ca. 2,5 Mio. in 2014, rd. 3 Mio. in 2015 und ca. 1,5 Mio. Euro in 2016 (bis zum 31. August) refinanziert. Die Gender-Aspekte wurden geprüft. Die Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen fördert die Beschäftigung von Frauen auf allen Ebenen. Daher werden auch für diese neu einzurichtenden Stellen Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. E. Beteiligung / Abstimmung Die Abstimmung mit der Senatorin für Finanzen ist erfolgt d SGB VII regelt die Kostenerstattung bei Gewährung von Jugendhilfe nach der Einreise. Im Wesentlichen handelt es sich hier um die Personengruppe der unbegleiteten minderjährigen Flüchtlinge (umf) mit ausländischer Staatsangehörigkeit, die in Bremen Leistungen der Jugendhilfe nach dem SGB VIII erhalten. 2 Entgeltgruppe 9 TV-L bzw. A 9 für 2 VZÄ und Entgeltgruppe 10 TV-L bzw. A 10 für 2 VZÄ

3 3 F. Beschlussvorschlag 1. Die staatliche und die städtische Deputation für Soziales, Kinder und Jugend stimmt der Einrichtung einer Stelle der Entgeltgruppe 13 TV-L sowie zwei Stellen der Entgeltgruppe 9 TV-L bzw. A 9 und zwei Stellen der Entgeltgruppe 10 TV-L bzw. A 10 für das Projekt Forderungsmanagement und -realisierung zu. Die fünf Stellen werden refinanziert und befristet eingerichtet. 2. Sie bittet die Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen, die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen (siehe dazu auch die Verwaltungsvorschrift zur Durchführung der Haushalte 2014, S. 14 oben) zur Einrichtung und Finanzierung der Stellen zu schaffen. 3. Sie bittet die Senatorin für Soziales, Kinder, Jugend und Frauen um einen Abschlussbericht nach Ablauf der beiden Projektjahre. Anlage/n: Wirtschaftlichkeitsberechnung

4 Personal-, Arbeitsplatzkosten und Eigenkapitalzinsen Durchschnittliche Personalhauptkosten 2014 in EURO Besoldungs-/ Entgeltgruppe Betrag 2014 I. planmäßige Beamte und Richter Besoldungs-/ Entgeltgruppe Betrag 2014 Besoldungs-/ Entgeltgruppe Betrag 2014 Besoldungsordnung R Besoldungsordnung B Besoldungsordnung C R B C R B C R B C R B R B Besoldungsordnung A A A 12 A A A 15 S A A 6 S A A A A 14 S A A 5 S A A 9 S A A 13 S A A A Besoldungsordnung W W W W II. Anwärter A 13 / R A A 9 - A A 6 - A III. Entgelte für Beschäftigte des TV-L Entgeltgruppe Entgeltgruppe Entgeltgruppe 15Ü Ü V V N IV. Entgelte für Beschäftigte des TVÖD Entgeltgruppe Entgeltgruppe Entgeltgruppe TVöD TVöD TVöD TVöD TVöD 9V TVöD TVöD TVöD 9A TVöD TVöD TVöD TVöD 2Ü TVöD TVöD TVöD TVöD TVöD TVöD V. Praktikanten TV-L VI. Auszubildende AZUBI TV-L VII. Jahresarbeitsstunden und Tage Beamte Arbeitnehmer Brem.ö.D. TV-L TVÖD Stunden Tage Personalnebenkosten I. Beihilfen Beamte *: Arbeitnehmer 32 Beamte **: Beamte ***: 108

5 II. Versorgungszuschläge Beamte: 30% Arbeitnehmer* 14,29% * mit Ruhelohnanwardschaft III. gesetzliche Unfallversicherung Arbeitnehmer 0,65 % Dienstunfallfürsorge (Beamte) 0,12% 3. Tariferhöhungen 4. Arbeitsplatzkosten* (pro Arbeitsplatz) Sachkosten eines Büroarbeits Sachkosten eines Büroarbeits platzes ohne TuI: platzes mit TuI: *) zuzüglich Gemeinkosten. Bitte Anmerkung beachten 5. Zinssätze mit Zinsbindung 5-10 Jahre: Jahre: über 30 Jahre: (sh. dazu Anleitung für die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Pkt. 4 Methoden der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung) Hinweis: Längerfristige Zinsbindungen sind schriftlich beim Senator für Finanzen, Referat 23 nachzufragen. Ermittlung der Sachkosten: Bei Ermittlung der Sachkostenpauschale wurde auf eine bereichsspezifische Berechnung der Kosten für die unterschiedlichen Arbeitsplätze in der Kernverwaltung verzichtet und auf die aktualisierte Sachkostenpauschale der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGST) Bezug genommen. Im Beschäftigungsvolumen sind Teilzeitkräfte, umgerechnet in Vollzeitkräfte enthalten. Der Pauschalsatz umfasst die Kosten eines durchschnittlichen normalen Büroarbeitsplatzes. Soweit Arbeitsplätze mit Spezialausstattung betrachtet werden, sind für den Einzelfall gesonderte Kostenermittlungen anzustellen. Dies gilt insbesondere bei Aufwendungen für Dienst- und Schutzkleidung, die in der Darstellung unberücksichtigt sind. Für die Berechnung der Raumkosten wurde eine durchschnittliche Raumgröße von 14 qm zugrunde gelegt Für IT-Ausstattung wird analog der KGST ein Zuschlag in Höhe von Euro unterstellt. Darin enthalten sind Hardware, Software, Schulungskosten sowie weitere Leistungen für Benutzerbetreuung, Pflege usw. Bei Nicht-Büroarbeitsplätzen läßt sich kaum ein verlässlicher Durchschnitstwert ermitteln, da die Tätigkeiten der Bediensteten je nach Ressort und Aufgabengebiet individuell gestaltet sind. Hier empfiehlt sich eine auf den Arbeitsplatz abgestellte Berechnung. Ermittlung der Gemeinkosten: Bei der Berechnung der Kosten eines Arbeitsplatzes spielen neben den Personalkosten und Sachkosten die Gemeinkosten (Overhead) eine weitere Rolle. Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement empfiehlt bei Büroarbeitsplätzen einen Gemeinkostenzuschlag von rd. 20 Prozent und bei Nicht-Büroarbeitsplätzen einen Zuschlag von rd. 15 Prozent auf die Bruttopersonalkosten hinzuzurechnen, sofern eine individuelle Berechnung ausgeschlossen ist. => Die Kosten eines Arbeitsplatzes setzen sich aus Personalkosten, Sachkosten und einem Gemeinkostenzuschlag zusammen. Ermittlung der Sachkosten: Bei Ermittlung der Sachkostenpauschale wurde auf eine bereichsspezifische Berechnung der Kosten für die unterschiedlichen Arbeitsplätze in der Kernverwaltung verzichtet und auf die aktualisierte Sachkostenpauschale der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGST) Bezug genommen. Erläuterungen Im Beschäftigungsvolumen zur Angabe sind Teilzeitkräfte, der Beihilfe umgerechnet für Beamte in Vollzeitkräfte : enthalten. Der Pauschalsatz umfasst die Kosten eines durchschnittlichen *= bei normalen bestehender Büroarbeitsplatzes. Privatversicherung Soweit Arbeitsplätze mit Spezialausstattung betrachtet werden, sind für den Einzelfall gesonderte Kostenermittlungen anzustellen. Dies gilt insbesondere bei Aufwendungen für Dienst- und **= bei Versicherung in einer gesetzlichen Krankenkasse mit Anspruch auf Schutzkleidung, die in der Darstellung unberücksichtigt sind. Für IT-Ausstattung wird Zuschuß gemäß der zu KGST den ein Versicherungsbeiträgen Zuschlag unterstellt. Darin enthalten sind Hardware, Software, Schulungskosten sowie weitere Leistungen ***= bei für Versicherung Benutzerbetreuung, in einer Pflege gesetzlichen usw. Krankenkasse ohne Anspruch auf Bei Nicht-Büroarbeitsplätzen läßt sich kaum ein verlässlicher Durchschnitstwert ermitteln, da die Tätigkeiten der Bediensteten je Zuschuß zu den Versicherungsbeiträgen nach Ressort und Aufgabengebiet individuell gestaltet sind. Hier empfiehlt sich eine auf den Arbeitsplatz abgestellte Berechnung. Ermittlung der Gemeinkosten: Bei der Berechnung der Kosten eines Arbeitsplatzes spielen neben den Personalkosten und Sachkosten die Gemeinkosten (Overhead) eine weitere Rolle. Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement empfiehlt bei Büroarbeitsplätzen einen Gemeinkostenzuschlag von rd. 20 Prozent und bei Nicht-Büroarbeitsplätzen einen Zuschlag von rd. 15 Prozent auf die Bruttopersonalkosten hinzuzurechnen, sofern eine individuelle Berechnung ausgeschlossen ist. => Die Kosten eines Arbeitsplatzes setzen sich aus Personalkosten, Sachkosten und einem Gemeinkostenzuschlag zusammen.

6 Wirtschaftlichkeitsberechnung Stand: Maßnahme: Projekt "Forderungsmanagement und -realsierung" bei SKJF Bearbeiter: Andreas Conrads und Anna-Marie Jäger Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 1. Personalkosten 1.1. Beamte Dienstbezüge (gem. Personalhauptkosten) Beihilfe (gem. Personalhauptkosten) Versorgungszuschläge gesetzliche Unfallversicherung Summe der Kosten für Beamte Arbeitnehmer/-innen TV-L Gehälter (gem. Personalhauptkosten) Versorgungszuschläge für Ruhelohnberechtigte gesetzliche Unfallversicherung Summe der Kosten für Arbeitnehmer TV-L Arbeitnehmer/-innen TVÖD Löhne (gem. Personalhauptkosten) Versorgungszuschläge für Ruhelohnberechtigte gesetzliche Unfallversicherung Summe der Kosten für Arbeitnehmer TVÖD Summe der Personalkosten Sachkosten 2.1. nachr.: Arbeitsplatzkosten Anzahl Arbeitsplätze ohne TuI Arbeitsplätze ohne TuI (gemäß KGSt) Anzahl Arbeitsplätze mit TuI Arbeitsplätze mit TuI (gemäß KGSt) Summe der Arbeitsplatzkosten Summe der Kosten Erträge Vorjahr 2 Vorjahr 1 Jahr 1* Jahr 2 Jahr 3** Jahr Anschlag 4.2. IST 4.3. zu erwartende Mehreinnahmen aus der Maßnahme Summe der Erträge * 1. Sept Dez ** 1. Jan Aug Kennzahl Vorjahr 2 Vorjahr 1 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr Zugrunde liegende Basiskennzahl (bspw. Antrags- oder Fallzahlen) 5.2. Steigerung Fallzahlen gesamt Über- bzw. Unterdeckung ( ) zusätzlich bei unterschiedlichen Leistungsmengen: Stückzahlen Stückzahlen Stückzahlen Stückzahlen 7. Stückkosten (Nr. 6 / Stückzahlen) Die Eingabefelder sind gelb unterlegt