Landesfamilienkasse Fragen- und Antwortenkatalog Fragen und Antworten zur Übertragung des Familienleistungsausgleichs

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1 Stand 10/2015 Landesfamilienkasse Fragen- und Antwortenkatalog Fragen und Antworten zur Übertragung des Familienleistungsausgleichs

2 Inhalt 1. Welche Aufgaben hat eine Familienkasse? Was heißt, die Familienkassen sollen von der Aufgabenübertragung Gebrauch machen? Wer ist als Familienkasse tätig? Ist die Aufgabenwahrnehmung des Familienleistungsausgleichs durch die Verbandsgemeinden/Landkreise für Dritte rechtmäßig? Welche rechtlichen Bedingungen hat eine Familienkasse bei eigener Aufgabenerledigung zu beachten? Grundsätzliches Anwendung der Abgabenordnung (AO) Folgen der Verletzung des Steuergeheimnisses Kann die Aufgabenübertragung auch an andere Landesfamilienkassen erfolgen? Wie erfolgt die Übergabe? Welche Daten benötigt die Landesfamilienkasse? Wie kommen die Daten zur Landesfamilienkasse? Erhält die übertragende Familienkasse eine Terminbestätigung der Übertragung? Wie unterstützt der KVSA seine Mitglieder bei der Aufgabenübertragung? Welche Kosten fallen an, wenn der KVSA als Landesfamilienkasse die Aufgaben der Familienkasse übernimmt bzw. werden die Aufgaben unentgeltlich übernommen? Wie ist der Fallkostenpreis ermittelt worden? Wie und wann erfolgt die Abrechnung des Fallkostenpreises? Welche Aufgaben übernimmt die Landesfamilienkasse? Welche/r Aufgaben/Aufwand verbleiben/t bei der übertragenden Kasse? Wo erhalte ich die Verwaltungsvereinbarung zur Ansicht? Mit wem wird die Verwaltungsvereinbarung geschlossen? Was wird in der Verwaltungsvereinbarung geregelt? Wie stellt sich der Informationsfluss nach der Aufgabenübertragung zwischen der Landesfamilienkasse und der übertragenden Kasse dar? Wie werden die Kindergeldberechtigten informiert? Wie soll die Beantragung des Kindergeldes durch die Berechtigten erfolgen? Wie erfolgt die Auszahlung des Kindergeldes? Müssen alle Kindergeldfälle neu beantragt werden? An wen kann man sich bei Fragen zum Thema Landesfamilienkasse wenden? Seite 2 von 10

3 1. Welche Aufgaben hat eine Familienkasse? Familienkassen sind zuständig für die Festsetzung des Kindergeldes [ 70, 72 Einkommensteuergesetz (EStG)]. Alle Familienkassen - auch Kommunen - gelten als Bundesfinanzbehörden, soweit sie den Familienleistungsausgleich durchführen ( 5 Abs. 1 Nr. 11 FVG). Sie unterliegen insoweit der Fachaufsicht des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt). Folgend müssen sie als nachgeordnete Behörden des BZSt sowohl rechtmäßig als auch zweckmäßig handeln, eine einheitliche Rechtsanwendung sowie eine Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherstellen. 2. Was heißt, die Familienkassen sollen von der Aufgabenübertragung Gebrauch machen? Der Gesetzgeber bestimmt in 1 der Verordnung über die Einrichtung von Landesfamilienkassen in Sachsen-Anhalt vom , dass der KVSA die Aufgaben der Landesfamilienkasse (LFK) wahrnehmen soll. Den betreffenden Kommunen wird zur Entlastung eingeräumt, ihre Aufgaben des Familienleistungsausgleichs an den KVSA zu übertragen. Die Übertragung obliegt den jeweiligen Kommunen. Entscheidet sich eine Kommune für die Übertragung der Aufgaben des Familienleistungsausgleichs, so regelt 3 der Verordnung über die Einrichtung von Landesfamilienkassen in Sachsen-Anhalt das Verfahren der Aufgabenübertragung. Entscheidet sich eine Kommune gegen eine Übertragung, muss sie die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen rechtlichen, fachlichen und zweckmäßigen Anforderungen an eine Bundesfinanzbehörde mit allen Konsequenzen erfüllen. 3. Wer ist als Familienkasse tätig? Laut 72 Abs. 1 EStG ist bei Angehörigen des öffentlichen Dienstes der jeweilige öffentliche Arbeitgeber bzw. Dienstherr insoweit Familienkasse und somit zuständig für die Festsetzung und Auszahlung des Kindergeldes. 4. Ist die Aufgabenwahrnehmung des Familienleistungsausgleichs durch die Verbandsgemeinden/Landkreise für Dritte rechtmäßig? Nach dem Wortlaut des 72 Abs. 1 EStG hat jede Gemeinde für die eigenen Beschäftigten die Aufgaben einer Familienkasse wahrzunehmen, auch wenn sie sich einer Verbandsgemeinde angeschlossen hat. Entscheidendes Kriterium in diesem Zusammenhang ist, dass die Gemeinde selbst Bedienstete beschäftigt und ihr die obliegenden Aufgaben nicht ausschließlich von Bediensteten der Verbandsgemeinde wahrnehmen lässt. Unbeschadet dessen ist es zulässig, dass die Auszahlung des Kindergeldes zusammen mit den Bezügen durch die Bezügestelle bei der Verbandsgemeinde erfolgt. In diesen Fällen wäre lediglich die Bearbeitung des Kindergeldes (Festsetzungsbescheid, Aufhebungsbescheid, Ablehnungsbescheid etc.) von der jeweiligen Mitgliedsgemeinde selbst vorzunehmen. Entsprechendes lässt sich aus der zu 72 Abs. 1 EStG durch das BZSt erlassenen Dienstanweisung (DA-KG) zum Kindergeld entnehmen, vgl. hierzu Kapitel V Punkt I der DA-KG. Seite 3 von 10

4 Gleiches gilt auch für die kommunalen Eigenbetriebe, soweit diese nicht in einer privatrechtlichen Rechtsform mit eigener Rechtspersönlichkeit organisiert sind. In letzteren Fällen wäre als Familienkasse dann die Bundesagentur für Arbeit für die Bearbeitung des Kindergeldes zuständig. Hiervon betroffen wären z. B. Stadtwerke AG oder Städtisches Klinikum GmbH. Soweit Mitgliedsgemeinden von Verbandsgemeinden die Aufgabe des Familienleistungsausgleichs (Kindergeldbearbeitung) vollständig von der Bezügestelle der Verbandsgemeinde oder kreisangehörige Gemeinden von der Bezügestelle des jeweiligen Landkreises vornehmen lassen, liegt ein Verstoß gegen 72 Abs. 1 EStG vor. Erteilte Bescheide durch Dritte sind somit rechtswidrig. Eine solche Wahrnehmung ist nicht durch die Verordnung über die Einrichtung von Landesfamilienkassen im Land Sachsen-Anhalt erlaubt. D. h., bei einer Übertragung der Aufgabe des Familienleistungsausgleichs regelt 2 der Verordnung über die Einrichtung von Landesfamilienkassen in Sachsen-Anhalt klar die Zuständigkeiten. Wird der Familienleistungsausgleich nicht übertragen, verbleibt diese Aufgabe bei der jeweiligen Familienkasse (jeweilige Gemeinde, Zweckverband, Regionale Planungsgemeinschaft etc.); wird der Familienleistungsausgleich übertragen, so kann diese Übertragung im kommunalen Bereich ausschließlich an die Landesfamilienkasse des KVSA erfolgen und die Aufgabe nur durch diese wahrgenommen werden. 5. Welche rechtlichen Bedingungen hat eine Familienkasse bei eigener Aufgabenerledigung zu beachten? 5.1 Grundsätzliches Der Familienleistungsausgleich ist eine Art Steuervergütung, die dem Steuerschuldner zusteht ( 5 Abs. 1 Nr. 11 FVG i. V. m. 31 und 62 bis 78 EStG). Das Kindergeld wird als Steuervergütung behandelt mit der Folge, dass für das Kindergeld auch die Abgabenordnung und die Finanzgerichtsordnung anzuwenden sind 31 Satz 3 EStG, Einführungsschreiben des Bundesfinanzministeriums zum Familienleistungsausgleich Bundessteuerblatt (BStBl.) I 1995, S. 806 und I 1998 S. 348 mit weiteren Hinweisen. 5.2 Anwendung der Abgabenordnung (AO) a) 85 AO Die Finanzbehörden erhalten den Auftrag der Steuerverwaltung [( 85 AO i. V. m. Art. 108 Grundgesetz (GG)]. Besonders die Grundsätze der Gleichmäßigkeit und Gesetzmäßigkeit bei der Steuerfestsetzung und -erhebung werden dabei in den Vordergrund gestellt. Sie haben Steuern nach Maßgabe der Gesetze gleichmäßig festzusetzen und zu erheben und müssen sicherstellen, dass Steuern nicht verkürzt, zu Unrecht erhoben und Steuervergütungen nicht zu Unrecht gewährt oder versagt werden. b) 30 AO ergänzt und erweitert die allgemeinen Vorschriften über die Amtsverschwiegenheit. Die Bearbeiter/innen in den Familienkassen sind Amtsträger i. S. d. 7 AO und haben nach 30 Abs. 1 AO das Steuergeheimnis zu wahren. Seite 4 von 10

5 Dabei wird durch das Steuergeheimnis alles geschützt, was dem/der Amtsträger/in oder einer ihm/ihr gleichgestellten Person in einem genannten Verfahren über den/die Steuerpflichtige/n oder andere Personen bekannt geworden ist ( 30 Abs. 2 Nr. 1 Buchstabe a bis c AO). Das Steuergeheimnis erstreckt sich auf die gesamten persönlichen, wirtschaftlichen, rechtlichen, öffentlichen und privaten Verhältnisse einer natürlichen oder juristischen Person. Eine Parallelvorschrift ist u. a. 5 Bundesdatenschutzgesetz - BDSG (Datengeheimnis). Das BDSG und die Landesdatenschutzgesetze sind anwendbar, soweit 30 AO nicht eingreift. 5.3 Folgen der Verletzung des Steuergeheimnisses Die Verletzung des Steuergeheimnisses kann strafrechtliche und disziplinarrechtliche Folgen haben und Schadenersatzansprüche auslösen. a) Strafrechtliche Folgen Der Bruch des Steuergeheimnisses ist ein allgemeines Amtsdelikt. Die Strafbarkeit ergibt sich aus 355 Strafgesetzbuch (StGB). Neben einer Freiheitsstrafe von mindestens sechs Monaten kann das Gericht die Fähigkeit zur Bekleidung öffentlicher Ämter aberkennen ( 358 StGB). b) Disziplinarrechtliche Folgen Die Verletzung des Steuergeheimnisses ist disziplinarrechtlich schärfer zu ahnden als die Verletzung der allgemeinen Amtsverschwiegenheit. Fahrlässigkeit genügt. Je nach Schwere des Falles kommen Folgen vom Verweis bis zur Entfernung aus dem Beamtenverhältnis in Betracht. c) Schadenersatz Wichtigste Anspruchsgrundlage ist 839 Bürgerliches Gesetzbuch i. V. m. Art. 34 GG. Haftbar ist grundsätzlich die Körperschaft, die den/die Amtsträger/in, der/die das Steuergeheimnis verletzt hat, angestellt hat. Fazit: Die jeweiligen Familienkassen haben bei der Bearbeitung geeignete organisatorische Maßnahmen zu treffen, damit die Aufgabenwahrnehmung nach 30, 85 AO gewährleistet ist. Hierzu zählen eine getrennte Aktenführung sowie der ausschließliche Zugriff auf die Kindergeldakten nur durch den/die dafür eingesetzte/n Sachbearbeiter/in. Verletzungen des Steuergeheimnisses ( 30 AO) stellen grundsätzlich einen Steuerstraftatbestand dar. Daher ist es auch nicht möglich, die Aufgabe des Familienleistungsausgleichs an einen externen Dienstleister zu übergeben. Ebenso ist der Bezug des BStBl. Teil I und II erforderlich. Urteile des Bundesfinanzhofes sind erst dann anzuwenden, wenn eine Veröffentlichung im BStBl. erfolgt ist. Auch wird der Bezug des BZSt-Newsletter empfohlen, um über aktuelle Änderungen rechtzeitig informiert zu werden. Seite 5 von 10

6 Eine einheitliche Rechtsanwendung ist sicherzustellen, dazu sind regelmäßige Schulungen der Sachbearbeiter/innen unabdingbar. Die Arbeitsplätze sind so auszustatten, dass die über das Internet eingestellten Informationen (Dienstanweisungen, Formulare) jederzeit eingesehen werden können. Neben dem Landesrechnungshof Sachsen-Anhalt bestehen unmittelbare Prüfungsrechte des Bundesrechnungshofes und der Prüfungsämter des Bundes sowie des BZSt als Fachaufsichtsbehörde. 6. Kann die Aufgabenübertragung auch an andere Landesfamilienkassen erfolgen? Eine Aufgabenübertragung an andere Familienkassen ist gemäß der Verordnung über die Einrichtung von Landesfamilienkassen in Sachsen-Anhalt nicht zulässig. 2 regelt eindeutig die Zuständigkeiten bei Aufgabenübertragung. Bei Übertragung ist somit der KVSA für alle Gemeinden und Städte, Landkreise, Verbandsgemeinden, Zweckverbände einschließlich der von ihnen errichteten Eigenbetriebe, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen zuständig. 7. Wie erfolgt die Übergabe? Grundlage für die Übergabe ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen der übertragenden Familienkasse und dem KVSA als LFK. Auf Grund ihrer Zuständigkeit übernimmt die LFK den vollständigen Kindergeldvorgang und führt diesen weiter. Die Übergabe der Kindergeldakten erfolgt 6 Wochen vor Vereinbarungsbeginn. D. h., bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Kindergeldakten auf dem aktuellsten Bearbeitungsstand sein. Unbearbeitete Postvorgänge (die im Interesse der Berechtigten nicht älter als 14 Tage sein sollten) sind gesondert beizufügen. Änderungen dürfen nicht mehr vorgenommen werden. Die Übergabe wird zur Vollständigkeitskontrolle durch die übertragende Familienkasse protokolliert. Im Protokoll ist eine Auflistung aller abgegebenen Fälle (Name, Vorname, Geburtsdatum und Personalnummer der/des Berechtigten), und Altakten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist notwendig. Zum Ablauf der Übergabe stellen wir eine Checkliste zur Verfügung. Diese beschreibt Ihnen alle Einzelheiten zur Vorbereitung der Aktenübergabe. Sie ist Anlage zum offiziellen Anschreiben an die übertragenden Familienkassen und steht u. a. auf der Internetseite der Landesfamilienkasse zum Download bereit. Seite 6 von 10

7 8. Welche Daten benötigt die Landesfamilienkasse? Stammdaten der/des Berechtigten Stammdaten der Kinder, für die sie/er laufend Kindergeld bezieht bzw. die als Zählkinder berücksichtigt werden (Geburtsurkunde, aktuelle Haushaltsbescheinigung etc.) steuerliche Identifikationsnummern der/des Kindergeldberechtigten und der Kinder Leistungsdaten über die Bezugszeiträume von Kindergeld Auflistung der Wiedervorlagetermine 9. Wie kommen die Daten zur Landesfamilienkasse? Die Datenübernahme erfolgt auf elektronischem Weg anhand einer Datensatzbeschreibung in Excel. Die elektronischen Daten müssen in einer formal vorgegebenen EXCEL- Tabelle getrennt nach Beamten und Tarifbeschäftigten (2 Tabellen) erfasst und der LFK übergeben werden. Dabei ist die beiliegende Datensatzbeschreibung zu beachten. Diese EXCEL-Tabelle einschließlich der Datensatzbeschreibung wird Ihnen entweder per Mail oder im Internet im Mitgliederbereich der LFK über einen gesicherten Bereich zur Verfügung gestellt (Download). Nach Vervollständigung der EXCEL-Tabelle laden Sie diese im gesicherten Bereich wieder hoch (Upload). Die Zugangsdaten (Username und Passwort) werden Ihnen gesondert mitgeteilt. Zur Abklärung der Datenmigration ist die Benennung eines Ansprechpartners aus Ihrem Haus erforderlich. 10. Erhält die übertragende Familienkasse eine Terminbestätigung der Übertragung? Die übertragende Familienkasse kann gegenüber der LFK einen Wunschtermin äußern. Sofern die LFK den Übertragungstermin realisieren kann werden Wünsche und Anregungen der übertragenden Familienkasse berücksichtigt. 11. Wie unterstützt der KVSA seine Mitglieder bei der Aufgabenübertragung? Informationen zur Aufgabenübertragung finden Sie auf den Internetseiten der LFK. Hinzu kommen entsprechende Downloads, die von uns unter folgendem Link zur Verfügung gestellt werden: Dazu gehören: Frage- und Antwortkatalog Checkliste (zum Ablauf der Aktenübergabe) Verwaltungsvereinbarung (zur Ansicht) Flyer der LFK - Arbeitgeberinformation Empfehlungsschreiben des BZSt Erlass des Ministerium für Inneres und Sport vom zur Durchführung des Familienleistungsausgleichs Seite 7 von 10

8 12. Welche Kosten fallen an, wenn der KVSA als LFK die Aufgaben der Familienkasse übernimmt bzw. werden die Aufgaben unentgeltlich übernommen? Die Aufgaben des Familienleistungsausgleichs werden durch die LFK nicht unentgeltlich übernommen. Für die Bearbeitung wird jährlich ein einheitlicher Fallkostenpreis in Höhe von 50,00 pro Kindergeldfall erhoben. 13. Wie ist der Fallkostenpreis ermittelt worden? Basis für die Festsetzung sind alle Kosten, die für die Fallbearbeitung entstehen, dazu zählen Personal-, Sach- und Verwaltungsgemeinkosten. 14. Wie und wann erfolgt die Abrechnung des Fallkostenpreises? Im Regelfall wird der Fallkostenpreis 1 x pro Jahr abgerechnet. Erfolgt die Übertragung des Familienleistungsausgleichs nach dem Stichmonat Januar, wird der Fallkostenpreis anteilig für das Jahr berechnet und nach der ersten Kindergeldzahlung an die Beschäftigten abgerechnet. Für volle Kalenderjahre erfolgt die Abrechnung des Fallkostenpreises zum per Lastschriftverfahren. 15. Welche Aufgaben übernimmt die Landesfamilienkasse? Die LFK tritt im Rahmen der Aufgabenerfüllung in die Rechte und Pflichten der übertragenden Familienkasse ein und übernimmt alle Aufgaben der Kindergeldfestsetzung nach den Vorschriften des X. Abschnittes des EStG. 16. Welche Aufgaben verbleiben bei der übertragenden Familienkasse? Die übertragende Familienkasse zeigt den Kindergeldberechtigten und dem BZSt die Übertragung der Aufgaben an. 17. Wo erhalte ich die Verwaltungsvereinbarung zur Ansicht? Ein Muster der Verwaltungsvereinbarung, finden Sie auf der Internetseite der Landesfamilienkasse im Downloadbereich. 18. Mit wem wird die Verwaltungsvereinbarung geschlossen? Die Verwaltungsvereinbarung wird zwischen der übertragenden Familienkasse und dem KVSA als LFK geschlossen. 19. Was wird in der Verwaltungsvereinbarung geregelt? In der Verwaltungsvereinbarung wird Folgendes geregelt: Übertragung der Aufgaben nach 72 Abs. 1 EStG Anzeigepflicht der Aufgabenübertragung Mitwirkungspflichten der Familienkasse Verfahren Leistungsspektrum nach den Vorschriften des X. Abschnittes des EStG Seite 8 von 10

9 Kostenerstattung (Höhe und Umfang der Verwaltungskostenerstattung) lt. Anlage Schiedsabrede Schlussbestimmungen 20. Wie stellt sich der Informationsfluss nach der Aufgabenübertragung zwischen der Landesfamilienkasse und der übertragenden Familienkasse dar? Jegliche Änderungen wie Kindergeldfestsetzungen, geänderte Kindergeldfestsetzungen und Aufhebungen der Kindergeldfestsetzungen werden der übertragenden Familienkasse in Form von Annexmeldungen zum Kindergeldberechtigten für die Berücksichtigung der Zahlung der kinderbezogenen Entgelt- und Besoldungsbestandteile mitgeteilt. Diese Informationen werden täglich per Mail an die jeweiligen Arbeitgeber versandt. Je nach Entgelt-/Besoldungsabrechnungsläufen kann es zu Überschneidungen für die Berücksichtigung der Zahlung der kinderbezogenen Entgelt- und Besoldungsbestandteile kommen. Dafür bitten wir um Ihr Verständnis. 21. Wie werden die Kindergeldberechtigten informiert? Den übertragenden Familienkassen werden mit Übergabe der Vereinbarung entsprechende Info-Flyer zur Weitergabe an die Kindergeldberechtigten zur Verfügung gestellt. Diese erhalten von der LFK nach der Datenmigration außerdem ein aus der Software generiertes Anschreiben mit allen wichtigen Informationen (Ansprechpartner, Anschrift der Landesfamilienkasse, neue Kindergeldnummer etc.). Den Übergabezeitpunkt gibt die jeweils übertragende Familienkasse den Kindergeldberechtigten bekannt. 22. Wie soll die Beantragung des Kindergeldes durch die Berechtigten erfolgen? Die Berechtigten beantragen das Kindergeld direkt bei der LFK. Bereits festgesetzte Zeiträume müssen bei der LFK nicht neu beantragt werden. 23. Wie erfolgt die Auszahlung des Kindergeldes? Die Auszahlung des Kindergeldes erfolgt durch die LFK direkt an den Berechtigten. Die Auszahlung für: die Beamten erfolgt zum Monatsende für den Folgemonat und die Tarifbeschäftigten zum Monatsende für den laufenden Monat. 24. Müssen alle Kindergeldfälle neu beantragt werden? Das Kindergeld muss nicht neu beantragt werden. Die Entscheidungen der bisherigen Familienkassen bleiben gültig. Änderungen werden vorgenommen, wenn dies erforderlich ist. Seite 9 von 10

10 25. An wen kann man sich bei Fragen zum Thema Landesfamilienkasse wenden? Falls noch Fragen offen geblieben sind, wenden Sie sich bitte an Abteilungsleiterin: Frau Haberland Tel.: Hauptsachbearbeiterin: Frau Otte Tel.: Internet: Fax: Seite 10 von 10