4. Merkblatt: Pressemitteilung

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1 4. Merkblatt: Pressemitteilung Grundsätze - Grundsätzlich gilt: Der Köder muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler, also dem Journalisten und nicht mir selbst - In der Kürze liegt die Würze: Eine Pressemitteilung sollte maximal anderthalb Seiten lang sein, besser nur eine einzige Seite lang Der Einstieg in die Pressemitteilung - Eingängige, die Neugier weckende Überschrift - Im ersten Satz muss klar werden, worum es geht - Alles Wichtige an den Anfang - Gekürzt wird in der Regel von hinten Das Format - Anderthalb-zeilig, damit der Redakteur redigieren, d.h. darin rumschmieren kann - Absätze machen - Einen Rand für Notizen des Journalisten lassen - Unten auf der Seite muss ein Ansprechpartner genannt werden, idealerweise mit Handy-Nummer, damit er auch tatsächlich kurzfristig erreichbar ist - Der Ansprechpartner sollte möglichst ohne große Rücksprache mit anderen Verantwortlichen Auskunft geben können und Auskunft geben dürfen Seite - 1 -

2 Die Formulierungen - Kurze, knappe Sätze - Keinerlei Fachausdrücke - Abkürzungen müssen bei der ersten Benutzung unbedingt erklärt werden, beziehungsweise folgen in einer Klammer der Langfassung - Schreiben Sie in der dritten Person: Also nicht Ich oder Wir, sondern XYZ XYZ bietet an Geschäftsführer Hans Schmiesepampel erklärt - Zu jedem Namen gehört der Vorname, nicht aber Herr oder Frau Also Geschäftsführer Hans Schmiesepampel - Ab der zweiten Nennung genügt dann jeweils der Nachname allein - Zahlen von eins bis zwölf schreibt man in Buchstaben, ab 13 in Ziffern Die 6-W-Regel - Jede Pressemitteilung muss die 6-W-Regel berücksichtigen: - Wer? Wo? Wann? Was? Wie? Warum? - Wobei die W-Fragen alle beantwortet werden sollten, aber nicht unbedingt in dieser Reihenfolge beantwortet werden müssen Der Versand - Zunächst ganz klassisch per Post oder per Fax - Zunehmend aber natürlich auch per (mit knackiger Betreff- Zeile!) - Da ist die Regel inzwischen eher so, dass man nicht eine überfrachtete mit zahlreichen Anlagen verschickt und so das Postfach des Empfängers verstopft - Stattdessen die Methode Push and Pull Seite - 2 -

3 - Das heißt: Ich weise die Redaktion per auf eine neue Presseinformation hin - Die Pressemitteilung selbst stelle ich mit möglichen Anlagen auf meiner Homepage im Internet ein - Die an die Redaktion enthält direkte Links zu den Informationen auf der Homepage, so dass jeder Journalist das abrufen kann, was er abrufen möchte - Pressemitteilungen sollten die Redaktionen am besten am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag erreichen (am Montag gibt es oft zuviel Post, die sich über das Wochenende angesammelt hat, am Freitag ist der Stress in den Redaktionen wegen der Wochenendausgaben und sendungen überdurchschnittlich groß) Fotos - Will ich der Redaktion eigene Fotos zur Verfügung stellen, so empfiehlt es sich, diese auch auf meiner Homepage einzustellen - Versand der Fotos auf Papier per Post ist zwar noch möglich, besser sind allerdings digitalisierte Fotos auf einer beigelegten CD- Rom - Vorsicht beim Versand von Fotos per Moderne Fotoapparate machen Fotos inzwischen meist in einer Qualität, die zu sehr großer Dateigröße führt - Vor dem -Versand muss die Größe der Datei verkleinert werden - Jpg-Format reicht in der Regel aus - Manche Redaktionen nutzen andere Formate, können.jpg aber umwandeln - Namen der Menschen auf dem Foto nicht vergessen - Wichtig: Jeder hat grundsätzlich ein Recht am eigenen Bild Seite - 3 -

4 - Deshalb bei Fotos klären, dass diejenigen, die abgebildet werden, damit auch einverstanden sind - Bei Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen gilt in der Regel (jedenfalls bei Erwachsenen) die Teilnahme als Einverständnis, dabei auch fotografiert zu werden Der Presseverteiler - Lokalzeitungen / Lokale Werbeblätter - Lokalradios - Die Regionalstudios der ARD (Hörfunk und Fernsehen) - Gelegentlich gibt es aber auch regional Ereignisse, die überregional interessant sind - In dem Fall sollten auch die überregionalen Redaktionen der lokalen Zeitungen und der ARD einbezogen werden - Außerdem empfiehlt es sich in diesem Fall, die Nachrichtenagenturen (vor allem dpa) mit der Pressemitteilung zu versorgen (und zwar über das jeweilige Regionalbüro der Agentur - Eine Presseverteiler muss kontinuierlich aufgebaut und gepflegt werden, das heißt, darauf überprüft werden, ob die Kontaktdaten noch aktuell sind - Außerdem sind gerade in der Region viele freie Journalisten tätig - Die werde ich nach und nach dadurch kennenlernen, dass die im Auftrag von Redaktionen oder auf eigene Initiative Kontakt zu mir aufnehmen - Umgekehrt sollte ich im Anschluss auch diese Journalisten in meinen Presseverteiler aufnehmen und regelmäßig mit Informationen versorgen Seite - 4 -

5 - Oft bekomme ich ein Thema nämlich einfacher in die Medien, wenn es nicht von mir angeboten wird, sondern von einem freien Journalisten, der der Redaktion vertraut ist - Hierbei geht es aber in der Regel nicht um einfache Pressemitteilungen, sondern um ausführlichere Berichte und Reportagen - Aber Pressemitteilungen können hierzu immer wieder auch eine Anregung bieten - Schließlich: Ich sollte darüber Buch führen, welche Redaktion, welcher Journalist sich immer wieder in besonderer Weise für meine Themen interessiert Mögliche allgemeine Anlässe - Gründungen - Vorstellung von Zielen und Initiativen, von ganz konkreten Projekten - Auftakt zur Zusammenarbeit mit örtlichen Einrichtungen - Bezug von (neuen) Räumlichkeiten - Erfolgsmeldungen / Bilanzen meiner Arbeit - Die Gewinnung von Förderern für meine Arbeit (hier sowohl die mögliche Suche, als auch der zu meldende Erfolg) - Überregionaler Besuch etwa eines Ministers Nachhaltige Pressearbeit - Aufgabe meiner Pressearbeit ist es, mich für mein Gebiet als zentraler Ansprechpartner der Medien zu etablieren - Das heißt, mittel- und langfristig will ich nicht nur erreichen, dass die Medien meine Informationen nutzen, sondern auch mit eigenen Fragen auf mich zukommen Seite - 5 -

6 - Dazu Bedarf es einer gewissen Regelmäßigkeit der Öffentlichkeitsarbeit - Außerdem bedarf es einer gewissen Stetigkeit der Ansprechpartner - Nach Möglichkeit sollte also ein- und dieselbe Person über einen längeren Zeitraum für die Pressearbeit zuständig sein - Allerdings darf ich Journalisten auch nicht dadurch nerven, dass ich wöchentlich selbst drittklassige Informationen und Stellungnahmen aussende - Dann laufe ich nämlich Gefahr, dass auch eine tatsächlich wichtige Information untergeht - In der Regel heißt das: Eine Presseinformation etwa alle zwei Monate, nicht seltener, aber auch häufiger allenfalls in sehr begründeten Fällen Seite - 6 -