Akkreditierungen bei Messen und Veranstaltungen Part II

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1 G.N.S. PRESSE-AGENTUR GENERAL NEWS SERVICE G.N.S Press: Service für Presse-Agenten Thema: Akkreditierungen bei Messen und Veranstaltungen Part II Copyright: Die in dieser Publikation verwendeten Inhalte unterliegen dem Urheberrecht. Ohne schriftliche Erlaubnis darf diese Publikation - auch Auszugsweise oder Teile davon - nicht vervielfältigt, übertragen, abgeschrieben, verbreitet, auf einem abrufbaren System gespeichert oder in eine andere Sprache übersetzt werden, unabhängig davon, auf welche Weise oder mit welchen Mitteln dies geschieht. GNS Network Association Inc./ Ingolstadt

2 Akkreditierungen für Events & Co - Part II: Was Sie unbedingt wissen sollten... Unsere Zeit wird als das Zeitalter der Medien bezeichnet, was sicher wahr ist, egal in welchem Teil des Globus wir leben. Die Medien durchdringen unseren Alltag in nie dagewesener Weise - manchmal offensichtlich, manchmal subtiler... aber oft soweit, dass es uns schwer fällt zu unterscheiden, wann der Einfluss der Medien beginnt oder aufhört Mit den folgenden Informationen zum Thema Akkreditierungen bei Event & Co bieten wir Ihnen einige Anregungen, damit Sie im Tagesgeschäft noch besser unterwegs sein können. Was bedeutet eigentlich, sich für Messen, Events & Co zu akkreditieren? Betrachten wir das Ganze aus Sicht eines Veranstalters: Eine Akkreditierung ist nichts anderes als eine unabdingbare Organisationshilfe. Sie dient, um abzuschätzen, wie gross das Medieninteresse ist und wie viele Personen pro Medienkategorie zum jeweiligen Anlass kommen. Sie ist im Weiteren ein Mittel, um die Zulassungsberechtigung zu prüfen

3 Mit dem Anmelde-Formular für die jeweilige Akkreditierung sollte somit zugleich ein Nachweis erbracht werden, zu Recht als Journalist Zutritt zu erhalten (damit kann insbesondere, was Radio und TV betrifft, auch die Rechtesituation kontrolliert werden). Die Akkreditierung gibt dem zuständigen Pressebüro Aufschluss darüber, wie gross das Interesse an einer bestimmten Veranstaltung ist. Damit lässt sich dann in den einzelnen Medienkategorien, je nach den ermittelten Platzverhältnissen, ein bestimmtes Kontingent an Zulassungen erteilen. Allenfalls muss das Pressebüro die Zulassungen nach gerechten Kriterien (zum Beispiel nach Bedeutung oder Größe des Mediums) limitieren. Ein vorab gestellter Antrag auf Akkreditierung garantiert dem Journalisten somit nie automatisch auch die Zulassungsbestätigung. Das Akkreditierungsformular ist ein Fragebogen mit allen für den Veranstalter relevanten Punkten. Es werden Fraugen gestellt nach dem Namem, Arbeitgeber, Medienkategorie, Funktion, ob Angestellter oder Freelance, ob Presse- Parkplatz (falls vorhanden) erwünscht oder technische Einrichtungen wie Telefon etc. benötigt werden. Es ist immer darauf zu achten, bis wann das ausgefüllte Formular eingereicht (per Fax oder Post) werden muss. Ist das Akkreditierungs-Formular einmal entworfen, stellt sich die Frage, wie es nun an die Adressaten, also an die Medien gelangt. Zunächst einmal müssen die Medien informiert werden, dass eine Akkreditierung verlangt wird. Was unternimmt daher ein Veranstalter? Er bedient sich zunächst des eignen Presse-Verteilers! Wohl dem, der drin ist. Deshalb sollten Sie immer darauf achten, in möglichst vielen Verteilern gespeichert zu sein

4 Ergänzend kommt hinzu, dass Informationen über die Veranstaltung zusätzlich von Agenturen verbreitet werden. Eventuell werden Information auch über die eigene Veranstalter-Homepage, auf der auch gleich das Akkreditierungs- Formular geladen werden kann bekannt gegeben. Tipp: Je mehr Veranstalter-Websites Sie aufsuchen und Sie sich dort gleich online registrieren lassen, desto höher die Chance auf Akkreditierung. Wenn Sie sich für eine bestimmte Veranstaltung akkreditiert haben, wird so ziemlich jedes eingereichte Formular überprüft. Bei Unklarheiten wird mit dem Antragsteller Kontakt aufgenommen (d. h. Sie müssen telefonisch oder per Mail erreichbar sein). Die Anträge werden getrennt nach Kategorie abgelegt und für jede Kategorie wird eine entsprechende Liste (alphabetisch, nach Ländern, nach Namen etc.) erstellt. Mit dem nächsten Schritt werden die Bestätigungen verschickt. Sind zu viele Anmeldungen vorhanden, werden auch ablehnende Bescheide verschickt. Meist legt sich der Veranstalter eine kleine Reserve zu - natürlich nicht mehr für die besten Plätze, sondern nur noch ein paar so genannte Observer-Plätze. Eventuell lohnt es sich daher, nochmals zu fragen, inwiefern Observer-Plätze zur Verfügung stehen. Für die Veranstaltung selbst werden für verschiedene Medienkategorien unterschiedliche Identifikationen (Badges und/oder Platzkarten) angeboten

5 Der Presse-Ausweis diente vorab lediglich dazu, die generelle Legitimation als Journalist zu erbringen, hat aber am Event selbst keine Bedeutung mehr. Es wurde ja schon eine Akkreditierung verlangt. Badges werden in der Regel in Eigenregie oder vom lokalen Veranstalter hergestellt & können mit oder ohne Foto des Inhabers versehen sein. Die Mixed-Zone: Die so genannte gemischte Zone ist eine Örtlichkeit, in der, wie der Name sagt, sich Stars und Co mit Medienleuten mischen. Ziel dieses Zusammentreffens ist es, den Journalisten persönliche Gespräche zu ermöglichen. Warum eine Mixed Zone? Es wird immer offensichtlicher, dass eine Pressekonferenz alleine nicht mehr ausreicht. Denn wie können persönliche Gespräche ermöglicht werden, wenn 500 Medienleute akkreditiert sind? So entstand die Idee, Journalisten und Stars zusammenzuführen, aber zugleich zum Schutz der Stars, diese von den Journalisten physisch zu trennen. Natürlich gibt es bei der Mixed Zone nur begrenzte Kapazitäten. Das kann bedeuten, dass nur 30 von 500 eingeschriebenen Journalisten spezielle Karten für die Mixed Zone erhalten. Dabei werden verschiedene Kriterien heran gezogen: Eine Limitierung pro Organisation, oder die Bedeutung einer Organisation (Agentur, Tageszeitung, Magazin, Radio, TV etc.). Ende - 5 -