Feriennet 2.0 Organisationsplattform für Ferienpässe von Pro Juventute

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1 Feriennet 2.0 Organisationsplattform für Ferienpässe von Pro Juventute Manual für Veranstalter _Teil 1 Stand Inhaltsverzeichnis 1. FerienSpass Küttigen neu mit Feriennet Infos Feriennet Neu im FerienSpass Vorbereitungen ( ) Veranstalter FerienSpass Neuer Veranstalter werden Benutzerprofil aufdatieren Angebote erfassen (Veranstalter & Administrator) Veranstalter erfasst ein neues Angebot inkl. Durchführung Administrator erfasst ein neues Angebot im Auftrag Ausblick Die nächsten Phasen: Wunschliste erstellen bis hin zur Auszahlung des Kursgeldes werden in einem weiteren, neu aufdatierten Manual beschrieben. 2

2 1. FerienSpass Küttigen neu mit Feriennet 1.1. Infos Feriennet Der FerienSpass Küttigen führt 2017 in einem Pilotprojekt mit als einer der ersten Ferienpässe das neue Feriennet die Organisationsplattform für Ferienpässe von Pro Juventute ein. Wir versprechen uns dadurch zum einen eine effizientere und transparente FerienSpass Organisation, zum anderen haben wir uns für ein Tool entschieden, das auch in der Zukunft weiter dem technischen Fortschritt Stand hält und so alle Nutzer, vom Organisationsteam bis hin zu den Familien mit ihren Bedürfnissen begleitet. Für das Jahr 2017 kann das bedeuten, dass es noch nicht ganz alles so reibungslos läuft, wie wir uns das wünschen. Herzlichen Dank für eure Geduld und euer geschätztes Feedback, wenn etwas in der Beschreibung nicht euren Vorstellungen entspricht. Wichtige Termine FerienSpass Veranstalter erfassen Kursangebote Verteilung Flyer, Kursangebote Online Familien erstellen Wunschlisten Zuteilung durch das FSP Team Happyday Mail an die Familien 1.2. Neu im FerienSpass 2017 Alle Angebote und Teilnehmerdaten sind ausschliesslich online verwaltet. Es lassen sich persönliche Kursangebotslisten nach Alter und Woche zusammenstellen. Zusätzlich wird es einen Flyer mit einem Stundenplan geben, der an alle Familien durch die Schulen abgegeben wird. Bevor ein neues Angebot erstellt werden kann, muss sich der Kursanbieter einmalig auf der Plattform als Benutzer anmelden und wird dann als Veranstalter vom Administrator (FerienSpassteam) aktiviert. Neue Kurskostenberechnung - bei den Kurskosten bitte neu! selbst die effektiven Kosten hochgerechnet pro Kind berücksichtigen. Es werden keine Pauschalen mehr ausbezahlt. Bitte offene Punkte wie Begleitpersonen, Raum gesucht im Angebot und andere Fragen mit Erfassen wir melden uns dann Restplatzbörse definitive Teilnehmerlisten online FerienSpass Küttigen Ablauf für Kursanbieter (Veranstalter) in 5 Schritten 1. Login / Registrierung mit persönlichem Passwort auf 2. Selbständige Angebotserfassung mit Foto/ Logo inkl. aller Durchführungsdetails mit Hilfe des aktuellen Feriennet Manuals. 3. Definitive Online Freischaltung aller Angebote durch den Administrator. 4. Nach erfolgter Teilnehmerzuteilung ist die komplette Teilnehmerliste online abrufbar. 5. Auszahlung der etwaigen Kurskosten durch das FerienSpass Team. 3 4

3 2. Vorbereitungen ( ) Die Vorbereitungen des FerienSpass Programms laufen im Hintergrund an: Die Veranstalter melden sich auf an und erfassen dort selbst oder mit Unterstützung durch den Administrator ihr FerienSpass Angebot Veranstalter FerienSpass 2016 Einmalig im Jahr 2017: FerienSpass-Veranstalter aus dem Jahr 2016 werden auf Wunsch mit ihrer Adresse vom Administrator vorerfasst und darüber per informiert. Der Veranstalter gibt auf der FerienSpass Webseite unter <Login> seine persönliche -Adresse und <Passwort vergessen> ein und erhält im Anschluss eine automatische mit dem Link für ein neues persönliches Passwort. Nach erfolgreichem Login direkt unter Verwaltung / Benutzer das Benutzerprofil aufdatieren (siehe Punkt 2.3). Nach Registrierung auf der Webseite folgt eine Bestätigungsmail. Tipp: Link Feriennet Adresse als Bookmark setzen Neuer Veranstalter werden Ein neuer Veranstalter kann selbst ein Feriennet Konto registrieren. Ein Administrator weist ihm dann die Rolle als Veranstalter zu. Am besten geschieht dies (begleitet) durch telefonische Kontaktaufnahme mit einem Administrator bzw. einem Kontaktmail an das FerienSpass Team. Nach der Aktivierung als Veranstalter durch einen Administrator kann der Veranstalter selbst Angebote mit Durchführungen erfassen und einreichen. Durch die Registrierung wird ein automatisches ausgelöst, in dem man die Anmeldung bestätigt. Bestätigungsmeldung der erfolgreichen Registrierung auf der Webseite Aktivierung als Veranstalter im Feriennet nur durch einen Administrator möglich Durch Registrierung einer adresse auf der Webseite kann sich jeder selbst ein Konto eröffnen. 5 6

4 2.3. Benutzerprofil aufdatieren 2.4. Angebote erfassen (Veranstalter & Administrator) Veranstalter erfasst ein neues Angebot inkl. Durchführung 1. Veranstalter erfasst ein neues Angebot a. Am besten dem <Angebot Muster> unter Angebote folgen. b. Textinhalte und offene Punkte vor dem Erfassen vorbereiten c. Bildmaterial und kleines Logo bereitstellen d. Kategorie überlegen. e. Nach kompletter Eingabe <absenden> darauf folgt eine Vorschau, die X beliebig bearbeiten werden kann. 2. Veranstalter erfasst zum Angebot mindestens eine Durchführung a. Gibt es mehrere Daten für einen Kurs (mit gleichem Titel), können diese mit <Durchführung hinzufügen> erstellt werden. 3. Veranstalter beantragt Publikation a. Durch Beantragung der Publikation wird das Angebot für den Administrator sichtbar. Ein Mail beim Veranstalter und ein Ticket beim Administrator wird erstellt. 4. Veranstalter erhält Bestätigung das Anfrage eingereicht wurde 5. Veranstalter erhält /Bestätigung, das ein Ticket eröffnet wurde Alle Nutzer vervollständigen selbst nach dem ersten Login ihre Kontoangaben Unter <Benutzerprofil> wird das eigene Profil aufdatiert. Die Kontaktinformationen sollen von jeder Person selbst aktualisiert werden. Die Kontaktinformationen sind auch gültig für FerienSpass Buchungen derselben Familie. 6. Administrator erhält Ticket und nimmt es an 7. Administrator geht weiter zum Angebot 8. Administrator kontrolliert Angebot & Durchführungen und macht ggf. Anpassungen und klickt zum Abschluss auf Ticketnummer 9. Administrator veröffentlicht Angebot, das heisst, er schaltet es zur Veröffentlichung im FerienSpassprogramm zu Beginn der Wunschphase für die Teilnehmer frei. 10. Veranstalter erhält , das Angebot veröffentlicht wurde und somit im FerienSpassprogramm 2017 erscheinen wird. 11. Administrator schliesst Ticket 12. Veranstalter erhält , dass Ticket geschlossen wurde 7 8

5 Veranstalter erfasst ein Angebot: Veranstalter erfasst eine Durchführung: Ein Angebot kann auch mehrere Durchführungstermine haben. Diese werden ebenso mit < neue Durchführung > erfasst. Nach vollständiger Prüfung des erfassten Angebots und der Durchführungsdaten kann die <Publikation beantragt> werden, das Angebot wird dadurch für den Administrator sichtbar. Durch <Senden> gelangt man nur auf eine Vorschau, das Angebot kann weiterhin mit <Angebot bearbeiten> angepasst werden. Als nächstes werden die Angebotsdetails unter < Neue Durchführung > eingegeben. 9 10

6 Veranstalter beantragt Publikation: Administrator erhält Ticket und nimmt es an: Administrator geht weiter zum Angebot: Veranstalter erhält Bestätigung das Anfrage eingereicht wurde: Veranstalter erhält das ein Ticket eröffnet wurde: Der Administrator kontrolliert Angebot & Durchführungen und macht ggf. Anpassungen mit <Angebot bearbeiten>. Der Admininstrator klickt zum Abschluss auf <Ticketnummer> und gelangt zurück

7 Administrator veröffentlicht Angebot: Wieder auf der Übersichtsseite angekommen, kann das Angebot jetzt vom Administrator mit <veröffentlichen> oder <zurückweisen> versehen werden. Erst durch die Veröffentlichung durch den Administrator wird das Angebot dann ab Beginn der Wunschphase auch für die Teilnehmer sichtbar. Veranstalter erhält automatisches , dass das Angebot veröffentlicht wurde Administrator schliesst Ticket: Wenn alle Inhalte auch vom Veranstalter freigegeben sind, schliesst man das Ticket. Dadurch wird der Vorgang archiviert

8 2.5. Ausblick Alle registrierten und freigegebenen Kursangebote sind nach den Frühlingsferien auf der Elternvereins Webseite als FerienSpassprogramm 2017 ersichtlich. Mit der Registrierung als Veranstalter lässt sich ebenso die persönliche Wunschliste für alle eigenen Kinder erstellen. Kurzer Einblick in die nächsten Schritte: Verteilung Flyer, Kursangebote Online Familien erstellen Wunschlisten Zuteilung durch das FSP Team Happyday Mail an die Familien Restplatzbörse definitive Veranstalter Teilnehmerlisten online Auszahlung Kursgelder Durchführung FerienSpass Küttigen Veranstalter erhält , das das Ticket geschlossen wurde: Die nächsten Phasen: Wunschliste erstellen bis hin zur Auszahlung des Kursgeldes werden in einem weiteren, neu aufdatierten Manual beschrieben Administrator erfasst ein neues Angebot im Auftrag Angebote können auch vom Administrator im Auftrag erfasst werden. Dann nimmt der Administrator beide Rollen ein. Ein Angebot kann von einem Administrator vorerfasst werden und nachträglich unter <Angebot bearbeiten> dem richtigen Veranstalter zugewiesen werden. Die Schritte sind gleich, wie unter Veranstalter erfasst ein neues Angebot beschrieben. Damit sind die Vorbereitungen für den FerienSpass von Seiten des Veranstalters abgeschlossen