Quick Start Guide Neues BOKUweb

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1 Quick Start Guide Neues BOKUweb Dieses Dokument gibt Webredakteurinnen und Webredakteuren einen kurzen Überblick darüber, was bis zum Start des neuen BOKUweb zu tun ist. Zielgruppe der Dokumentation: Anfragen bitte an: BOKU-Webredakteure/innen Inhaltsverzeichnis 1 Was sollten Sie bis zum Start des neuen BOKUweb unbedingt tun? Wie gestalte ich die Website meiner Organisationseinheit? Automatisierte Inhalte auf der Homepage der Organisationseinheit News-Items (Top-Stories) News-Items auf Start- und/oder Zielgruppenseiten News-Items auf BOKUscreens Wie lade ich Bilder hoch? Wie finde ich geeignete Bilder, die ich auch verwenden darf? Beispiel für eine Fotosuche Achtung auch bei Creative Commons Probleme bei migrierten Inhalten Bilder die über den RTE (Rich Text Editor) eingefügt wurden Bilder die direkt in das Content-Element hochgeladen wurden Spezielle Elemente Videos Elemente mit besonderem Inhalt Dokumente einbinden Weitere Informationen... 19

2 1 Was sollten Sie bis zum Start des neuen BOKUweb unbedingt tun? Die Startseite der Organisationseinheit mittels Teaser/Teaserbild sowie optional Leitbild bzw. News-Items gestalten. Die restlichen Seiten Ihrer Organisation für den Start des neuen BOKUweb vorbereiten. Die Umstellung für notwendige Aktualisierungen bzw. schon länger angedachte Umstrukturierungen Ihrer Seiteninhalte nutzen. Verlinkungen kontrollieren: kontrollieren Sie bitte alle in Ihren Seiten vorhandenen Verlinkungen auf TYPO3-interne Seiten, auf TYPO3-interne Dateien und auf externe URLs. o Beachten Sie hier bitte, dass Sie nach dem Start des neuen BOKUweb auch nochmals alle externen Links überprüfen. Vor allem jene, die auf BOKU Seiten außerhalb des eignen Bereichs führen. 2 Wie gestalte ich die Website meiner Organisationseinheit? Auf der Website Ihrer Organisationseinheit haben Sie die Möglichkeit Ihre Startseite zu gestalten. Diese besteht aus einem breiten Bild (Teaserbild) sowie einem kurzen Text (Teasertext). Optional ist es auch möglich einen längeren Text, zum Beispiel ein Leitbild, einzufügen. Hierzu fügen Sie einfach ein Content-Element in den Bereich Leitbild ein: Abbildung 1 Das Teaserbild muss mindestens 735 Pixel breit und mindestens 300 Pixel hoch sein, empfohlen wird aber eine sehr gute Fotoqualität (z.b mal 1200 Pixel). Zu große Bilder werden automatisch verkleinert, zu kleine Bilder werden gedehnt, zu hohe oder zu breite Bilder werden abgeschnitten. Sie müssen das Recht zur Veröffentlichung des Bildes besitzen. Quick Start Guide Neues BOKUweb 2 (20)

3 Hier sehen Sie die Darstellung der Startseite Ihrer Organisationseinheit im Frontend sowie im Backend von TYPO3: Abbildung 2 Abbildung 3 Quick Start Guide Neues BOKUweb 3 (20)

4 3 Automatisierte Inhalte auf der Homepage der Organisationseinheit Die Startseite jeder Organisationseinheit ist einheitlich gestaltet. Überschrift, Bild, Teaser, Leitbild, Veranstaltungskalender, Ansprechpersonen und Adresse(n) werden automatisch und einheitlich angezeigt: Abbildung 4 Haben Sie keine Veranstaltungen, dann wird der Veranstaltungskalender automatisch ausgeblendet. Im Backend von TYPO3 sehen die automatisierten Inhalte so aus und können von Ihnen nicht befüllt werden. Dennoch ist es möglich Unterseiten anzulegen. Abbildung 5 Quick Start Guide Neues BOKUweb 4 (20)

5 4 News-Items (Top-Stories) Wollen Sie auf Ihrer Startseite Informationen anzeigen die über die automatisierten Inhalte hinausgehen, dann können Sie hierfür die News-Items nutzen. Die News-Items die Sie erstellen, werden automatisch auf der Startseite angeordnet. Abbildung 6 News-Items können Sie für Neuigkeiten genauso verwenden wie auch für permanente Informationen auf Ihrer Startseite. Quick Start Guide Neues BOKUweb 5 (20)

6 News-Items generieren Sie über den News Container. Wenn Sie das erste Mal ein News-Item erstellen, dann machen Sie das am besten über die List View, klicken auf das grüne Plus und wählen das Item News aus: Abbildung 7 Haben Sie schon ein News-Item erstellt, dann ist es nicht notwendig in die List View zu wechseln. Klicken Sie einfach über die Page View auf das grüne Plus rechts neben dem Header: Abbildung 8 Quick Start Guide Neues BOKUweb 6 (20)

7 Sie erhalten nun die Oberfläche eines neuen News-Items und können diese befüllen. Bei News-Type können Sie drei unterschiedliche Möglichkeiten auswählen: News (normale News) Internal Page (News wird auf interne Seite verlinkt) External Page (News wird auf externe Seite verlinkt) Abbildung 9 Quick Start Guide Neues BOKUweb 7 (20)

8 Im Reiter BOKU News Anzeige können Sie auswählen, auf welcher Ebene Ihre News angezeigt werden soll: Abbildung 10 Wenn Sie ein Häkchen bei Auf Departmentlevel anzeigen setzen, dann wird Ihre News automatisch neben der Startseite Ihrer Organisationseinheit - auch auf dem übergeordneten Departmentlevel aufscheinen. Hierzu ist keine gesonderte Freigabe notwendig. Ihre News erscheinen nicht automatisch auf den gewünschten Start- und/oder Zielgruppenseiten/BOKUscreens, sondern werden erst nach einer Prüfung durch dafür verantwortliche Personen freigegeben.bitte informieren Sie uns auch immer über unsere Hotline hotline(at)boku.ac.at wenn Sie ein News-Item zur Freigabe angelegt haben. Quick Start Guide Neues BOKUweb 8 (20)

9 4.1 News-Items auf Start- und/oder Zielgruppenseiten Wollen Sie, dass Ihre News auch auf Start- oder Zielgruppenseiten zu sehen sind, dann müssen Sie folgende Schritte beachten: das Häkchen bei Start- und oder Zielgruppenseite setzen angeben wie lange Ihre News dort aufscheinen soll (Beginn/Ende) angeben auf welchen Zielgruppenseiten Ihre News angezeigt werden soll (Reiter: Options) Abbildung 11 Quick Start Guide Neues BOKUweb 9 (20)

10 4.2 News-Items auf BOKUscreens Zusätzlich zum Häkchen bei "Auf BOKUscreens anzeigen" sowie der Dauer der News, fügen Sie bitte noch Überschriften sowie Text hinzu. Orientieren Sie sich bitte dabei an den Vorgaben für die BOKUscreens: Abbildung 12 Quick Start Guide Neues BOKUweb 10 (20)

11 5 Wie lade ich Bilder hoch? Wir empfehlen Ihnen Bilder ausschließlich über die Filelist hochzuladen, um sie dann in die Content-Elemente einfügen zu können. Bilder werden mit dem grünen Pfeil Upload Files über die Filelist hochgeladen: Abbildung 13 Hier können Sie den Bildern Titel bzw. Beschreibungen sowie auch Copyright Informationen hinzufügen. Diese Informationen werden dann im Frontend durch ein Mouseover angezeigt: Abbildung 14 Quick Start Guide Neues BOKUweb 11 (20)

12 Innerhalb der unterschiedlichen Content-Elemente erfolgt das Hinzufügen von Bildern über den Reiter Images. Danach gelangt man wieder in den Folder Tree und kann seine hochgeladenen Dokumente auswählen. Abbildung 15 Quick Start Guide Neues BOKUweb 12 (20)

13 6 Wie finde ich geeignete Bilder, die ich auch verwenden darf? Eine gute Alternative um Fotos zu finden ist die Suche über Creative Commons. Creative Commons ist eine gemeinnützige Organisation, die es seit 2001 gibt. Sie veröffentlichen unterschiedliche Standard-Lizenzverträge, mit denen ein Autor oder eine Autorin der Öffentlichkeit Nutzungsrechte an seinen oder ihren Werken einräumen kann. Die unterschiedlichen Lizenzen setzen sich in einer Art Baukastensystem zusammen. Nähere Informationen zu den Lizenzen finden Sie hier: Beispiel für eine Fotosuche Nehmen wir an, ich möchte ein Foto für das neue BOKUweb suchen und bin auf der Suche nach einer Glühbirne. Dafür gebe ich den Suchbegriff und die gewünschten Suchkriterien auf ein und wähle die Plattform auf der ich Fotos suchen möchte aus: Abbildung 16 Quick Start Guide Neues BOKUweb 13 (20)

14 Habe ich ein geeignetes Bild gefunden, dann wähle ich dieses aus. Unter dem Bild befinden sich meistens Informationen zur Lizenz. Klickt man darauf erhält man noch detailliertere Informationen zur Bildverwendung. Abbildung 17 Konkrete Verwendung des Fotos: Foto: Marius Brede unter CC BY-SA Abbildung 18 Quick Start Guide Neues BOKUweb 14 (20)

15 6.2 Achtung auch bei Creative Commons Creative Commons bietet nur Lizenzverträge an, die wiederrum Rechte regeln, die durch das Urheberrecht entstehen. Obwohl ein Foto unter einer CC-Lizenz stehen kann, kommen oft noch andere Rechte hinzu, welche nicht berücksichtigt sind, wie zum Beispiel: Recht am eigenen Bild Markenrecht Patentrecht Urheberpersönlichkeitsrecht Quick Start Guide Neues BOKUweb 15 (20)

16 7 Probleme bei migrierten Inhalten Bei der Migration der alten Webinhalte in das neue BOKUweb kann es bei einzelnen Elementen zu Problemen kommen. 7.1 Bilder die über den RTE (Rich Text Editor) eingefügt wurden Im neuen BOKUweb ist es nicht mehr möglich Bilder über den RTE (Rich Text Editor) einzufügen. Wenn Sie Bilder im alten Web über den RTE eingefügt haben, dann sehen Sie jetzt diese Bilder zwar noch, können Sie aber nicht mehr bearbeiten. Hier empfehlen wir Ihnen die Bilder neu, in möglichst bester Qualität, hochzuladen. Generell empfehlen wir Ihnen, alle kleinen Bilder und in manchen Fällen auch Bilder im Hochformat durch neue Bilder in Foto-Qualität zu ersetzen. Dann funktioniert die automatische Anpassung an die Bildschirmgröße von großen PCs bis zu kleinen Smartphones am besten. 7.2 Bilder die direkt in das Content-Element hochgeladen wurden Wenn Sie im alten BOKUweb Bilder nicht über die Filelist hochgeladen haben, sondern direkt vom PC in das Inhaltselement, dann sind diese Bilder im neuen BOKUweb nicht mehr erreichbar. In diesem Fall speichern Sie die im alten BOKUweb enthaltenen Bilder auf Ihrem PC und laden diese Bilder dann über die Filelist neu hoch: 7.3 Spezielle Elemente Abbildung 19 Im alten BOKUweb war es unter Umständen möglich spezielle Elemente einzubinden. Durch die Migration dieser Inhalte in das neue BOKUweb ist es gut möglich, dass Sie diese Inhalte nun nicht mehr bearbeiten können Videos Wenn Sie Videos mit Hilfe eines speziellen HTML-Codes in eine Seite eingebunden haben, dann müssen Sie diese auf das neue Content-Element Media umstellen. Über dieses Content-Element ist die Einbindung von Video- oder Audiodateien per Upload bzw. externem Link möglich: Quick Start Guide Neues BOKUweb 16 (20)

17 Abbildung 20 Das Content-Element HTML ist im neuen BOKUweb nicht mehr verfügbar Elemente mit besonderem Inhalt Außerdem sind auch Änderungen bei diversen speziellen Inhalten nötig, die nur von wenigen BOKU-Organisationen verwendet werden (z.b.: Web-Forum, Newsletter, HTML-Code). In diesen Spezialfällen wenden Sie sich bitte an die Hotline des ZID. Quick Start Guide Neues BOKUweb 17 (20)

18 8 Dokumente einbinden Dokumente können Sie mit dem Dokument Download Plugin einbinden: Abbildung 21 Konzentrieren Sie sich einfach nur auf die Pflichtfelder mit dem gelben Warndreieck : Reiter 'Plugin', 'Add File', 'BOKU-Dokument: Bezeichnung' (das ist der Text des Download-Links): Abbildung 22 So wird Ihnen das Dokument im Frontend angezeigt. Abbildung 23 User haben die Möglichkeit die Funktion Bei Upload benachrichtigen auszuwählen. Sie werden dann informiert, wenn eine neue Version des Dokuments verfügbar ist. Quick Start Guide Neues BOKUweb 18 (20)

19 9 Weitere Informationen Das alte System ist noch bis zum Start des neuen BOKUweb für die Öffentlichkeit sichtbar. Bedenken Sie hier bitte, dass die Migration der Inhalte vom alten ins neue Web am 17. Dezember 2013 stattgefunden hat und Sie Inhalte, die Sie nach dem 17. Dezember im alten BOKUweb geändert oder aktualisiert haben, auch im neuen BOKUweb verändern müssen. Auf der Projektseite zum BOKUweb neu finden Sie weitere ausführlichere Hinweise: Sie können sich auch jederzeit an die Hotline des ZID wenden und Anliegen bzw. Probleme schildern. Wir werden so schnell wie möglich versuchen Ihnen weiterzuhelfen. Quick Start Guide Neues BOKUweb 19 (20)

20 Historie Letzte Änderung: 25. August 2014 Die aktuelle Version dieser Dokumentation finden Sie auf den Serviceseiten des ZID unter: (nach Login) Dokument Quick Start Guide Neues BOKUweb QuickStartGuideNeuesBOKUweb_DE_V.1.5.0_ Quelldokument BOKU --- Aktualisierungsdatum/ Autor Version Änderungen (MO/ZID) Dokumentation erstellt (MO/ZID) Änderung im Aufbau und Ergänzungen (MO/ZID) Änderung bei der Anleitung der News-Items (MO/ZID) Datumsänderungen (MO/ZID) Weitere Änderung bei der Anleitung der News-Items (MO/ZID) Info hinzugefügt, dass bei Top-Stories nach wie vor Info an die Hotline notwendig ist. Quick Start Guide Neues BOKUweb 20 (20)