Häufig gestellte Fragen ZIM-FuE-Kooperationsprojekte und ZIM-Einzelprojekte aus einem ZIM-Kooperationsnetzwerk

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1 1. Antragstellung Häufig gestellte Fragen ZIM-FuE-Kooperationsprojekte und ZIM-Einzelprojekte aus einem ZIM-Kooperationsnetzwerk 1.1 Bei welchem Projektträger reiche ich einen ZIM-Antrag ein? FuE-Anträge aus laufenden ZIM-Netzwerken (Phase 1 und Phase 2) sind beim Projektträger VDI/VDE-IT GmbH einzureichen. FuE-Anträge aus erfolgreich beendeten Netzwerken können ebenfalls bis 3 Jahre nach Auslaufen der Netzwerkförderung beim Projekträger VDI/VDE-IT eingereicht werden, sofern sie weiterhin dem Netzwerk zugeordnet werden können. Bei der Antragstellung ist dabei zu beachten: Mindestens ein regulärer Netzwerkpartner oder eine am Netzwerk beteiligte Forschungseinrichtung ist FuE-Antragsteller (gilt während der Förderung des Netzwerkes). Das Forschungsprojekt muss sich einem Kooperationsnetzwerk zuordnen lassen, Grundlage dafür ist die Angabe des FuE-Antragstellers im FuE-Antrag. Das Kooperationsnetzwerk muss beantragt sein. FuE-Anträge aus einem Kooperationsnetzwerk können parallel mit dem Netzwerkantrag gestellt werden. Die Laufzeit des FuE-Projektes kann nicht vor dem bewilligten Netzwerkstart beginnen. Die Bewilligung des FuE-Antrages kann erst nach der Bewilligung des Netzwerkes erfolgen. FuE-Projekte, welche während der Laufzeit des Kooperationsnetzwerks sowie bis 3 Jahre nach Auslaufen der Netzwerkförderung eingereicht werden, sind dem Kooperationsnetzwerk zuzuordnen, wenn die o. g. Voraussetzungen erfüllt sind. Diese FuE-Anträge sind damit von der VDI/VDE-IT zu bearbeiten. FuE-Anträge, die einem Netzwerk zugeordnet werden können, jedoch fälschlicherweise bei einem anderen ZIM-Projektträger eingereicht wurden, werden VDI/VDE-IT zur weiteren Bearbeitung übersandt. 1.2 Wer stellt den Förderantrag für ein FuE-Projekt? Alle beteiligten Partner (Unternehmen und Forschungseinrichtungen), die im ZIM antragsberechtigt sind und gefördert werden möchten, müssen einen Antrag auf Förderung stellen. Die Anträge sollten bei FuE- Kooperationsprojekten möglichst gemeinsam, zumindest aber zeitnah (innerhalb von zwei Wochen) beim Projektträger eingereicht werden. Idealerweise werden die Anträge vom jeweiligen Netzwerkmanagement vorab auf Vollständigkeit geprüft und in gesammelter Form an den Projektträger übersandt. 1.3 In wie viel Exemplaren müssen die Antragsunterlagen eingereicht werden? Der Antrag muss nur in einfacher Ausführung vorgelegt werden. Der Antrag ist rechtsverbindlich unterschrieben einzureichen. Per Fax übermittelte Dokumente werden akzeptiert, wenn sie von den Vertretungsbefugten und ggfs. den entsprechenden Mit-arbeitern unterschrieben sind. Ebenso werden unterschriebene, gescannte und als -Dokument versandte Unterlagen als unterzeichnete Dokumente anerkannt (zusätzlich müssen jedoch die ersten vier Seiten des Antrags per Fax oder Post versandt werden). FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 1

2 1.4 Muss vor Antragstellung eine Projektskizze eingereicht werden und wie lange dauert die Bearbeitungszeit für ein Skizze? Nein, das ist in den meisten Fällen nicht nötig. Sofern Sie sich jedoch hinsichtlich der Förderwürdigkeit Ihres Projekts sehr unsicher sind, können Sie uns gerne eine formlose, kurz gefasste Projektskizze (max. vier Seiten) einreichen, um eine erste unverbindliche Einschätzung Ihres Projektes zu erhalten. Bitte nutzen Sie möglichst das unter bereitgestellte Skizzenformular. Die Vorlage für die Skizze, die eine zügige Bearbeitung bei uns ermöglicht. In diesem Formular sind alle Punkte aufgeführt, die die Skizze enthalten sollte. Senden Sie dieses bitte möglichst per an VDI/VDE-IT. Wir werden daraufhin den angegebenen Ansprechpartner in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen kontaktieren. Bei speziellen Fragen, die sich beim Ausfüllen der Antragsformulare oder bezüglich der Auslegung der Richtlinie ergeben, genügt oftmals ein kurzes Telefonat mit uns. Hinweis: Ob eine Skizze eingereicht wurde oder nicht, hat keinen Einfluss auf das Begutachtungsverfahren der Förderanträge. Die Skizzenbewertung nimmt keine Förderentscheidung vorweg. Die Prüfung einer sehr umfangreichen Projektskizze oder eine Vorabprüfung von kompletten Passagen oder Anlagen eines sich in Vorbereitung befindlichen Antrages ist im Interesse einer zügigen Bearbeitung der bereits gestellten Anträge ebenfalls nicht möglich. 1.5 Was ist beim Ausfüllen des Antrags zu beachten und wo gibt es Hilfestellung? Das Antragsformular kann als elektronisch ausfüllbares pdf-dokument auf der ZIM-Website heruntergeladen werden ( Dort finden Sie ebenfalls Hilfestellungen zum Ausfüllen des Antrags. Außerdem können Sie uns gerne anrufen, um kleine Fragen persönlich schnell am Telefon zu klären. 1.6 Wie lange dauert es vom Eingang des Antrages bis zu einer Förderentscheidung? Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel bis zu drei Monate, da die Anträge meist ergänzungsbedürftig sind. Die Dauer hängt in erste Linie davon ab, wie schnell und gut die vom Projektträger geforderten Antragsergänzungen durch den Antragsteller nachgereicht werden. Bei Kooperationsprojekten wird immer über das gesamte FuE-Projekt entschieden, d. h. erst wenn alle beteiligten Partner alle erforderlichen Unterlagen eingereicht haben, kann eine Förderentscheidung getroffen werden. 2. Antragsberechtigung und Projektvoraussetzungen 2.1 Wann kann mit dem Projekt begonnen werden und was muss beim Abschluss des Kooperationsvertrages berücksichtig werden? Unmittelbar nach bestätigtem Antragseingang können die Antragsteller auf eigenes Risiko mit dem Projekt beginnen. Sie müssen nicht warten, bis der Zuwendungsbescheid erteilt wurde. Notwendige Arbeiten im Vorfeld der Antragstellung sind konzeptioneller Natur und nicht förderfähig. Im Kooperationsvertrag muss die Förderung als aufschiebende Bedingung enthalten sein oder der Vertrag darf noch nicht unterschrieben sein. Andernfalls hätten die Partner dokumentiert, dass sie das Projekt auch ohne Förderung durchführen können. FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 2

3 2.2 Wie viele Anträge dürfen pro Jahr gestellt werden? Die Zahl der Anträge ist nicht begrenzt. Jedoch dürfen jedem Unternehmen beginnend mit der ersten Bewilligung eines ab dem 15. Mai 2015 gestellten Antrages innerhalb von 12 Monaten projektformübergreifend nur zwei FuE-Projekte bewilligt werden. 2.3 Gibt es Begrenzungen hinsichtlich der Projektgröße? Der Umfang für ein FuE-Projekt sollte in einem guten Verhältnis zur Unternehmensgröße stehen und das antragstellende Unternehmen bzw. die Forschungseinrichtung nicht überlasten. Eine durch das Projekt gebundene Personalkapazität von bis zu 25 % ist in der Regel plausibel. Darüber hinausgehende Werte sind erklärungsbedürftig bzw. ab 50 % kritisch. Um auch die Eigenmittel zum Projekt sicherstellen zu können, wird das Verhältnis von Eigenanteil zum Jahresumsatz betrachtet. Bis zu 10 % Eigenanteil vom Jahresumsatz sind in der Regel plausibel, darüber hinausgehende Werte sind erklärungsbedürftig und ab 50 % überwiegend kritisch. 2.4 Was ist bei einer Neugründung zu beachten? Das Unternehmen/die Einrichtung muss die Gründung abgeschlossen haben und in der Lage sein, den für das Projekt erforderlichen finanziellen Eigenanteil aufzubringen und dabei in Vorleistung zu gehen. Weiterhin muss ausreichend Personal vorhanden sein, das die für das Projekt notwendige Qualifikation besitzt. Eine Förderung kann nur erfolgen, wenn der Nachweis erbracht ist, dass der Eigenanteil durch das Unternehmen finanziert werden kann. Reichen die Umsätze des Unternehmens/der Einrichtung und der Auftragsbestand dafür nicht aus, so sind entsprechende Nachweise zu erbringen, wie die Finanzierungslücke gedeckt werden soll (Kreditverträge, Beteiligungsverträge oder Ähnliches). 2.5 Partner-/Verbundunternehmen: was ist bei Unternehmen, deren Mehrheit (über 50%) eine Person(engruppe) hält, zu beachten? Unternehmen, die über eine natürliche Person oder eine gemeinsam handelnde Gruppe von natürlichen Personen miteinander verbunden sind, gelten - unabhängig, ob die Unternehmen auf gleichem und / oder benachbartem Markt tätig sind - als verbundene Unternehmen" (vgl. Anlage 1 zum Antrag). 2.6 Auf welchen Zeitpunkt bezieht sich die für die Antragsberechtigung maßgebliche Mitarbeiterzahl? Auf den Zeitpunkt der Bewilligung. 2.7 Sind Zeit- oder Leiharbeiter der für die Antragsberechtigung maßgeblichen Mitarbeiterzahl zuzurechnen? Ja. 2.8 Sind Auszubildende der für die Antragsberechtigung maßgeblichen Mitarbeiterzahl zuzurechnen? Nein. 2.9 Worauf beziehen sich die Unternehmenskennwerte bei der Größeneinstufung weiterer mittelständischer Unternehmen (ZIM-Richtlinie Punkt b))? Bei der Ermittlung der Mitarbeiterzahl ist der Unternehmensverbund inklusive aller Partner- und verbundener Unternehmen zu berücksichtigen. Die Mitarbeiterzahl muss im Verbund unter 500 liegen. Die Betrachtung weiterer Schwellenwerte (Umsatz < 50 Mio. oder Bilanzsumme 43 Mio. ) beziehen sich nur auf das antragstellende Unternehmen. FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 3

4 2.10 Können Unternehmen oder Forschungseinrichtungen, die den Bereichen Land- und Forstwirtschaft, Fischerei oder Verkehrswesen zuzuordnen sind gefördert werden? Unternehmen, die den Bereichen Land- und Forstwirtschaft, Fischerei oder Verkehrswesen zuzu-ordnen sind, sind grundsätzlich nicht antragsberechtigt, da diese Bereiche hoch subventioniert sind. In begründeten Ausnahmefällen sind Unternehmen (gemäß RL 3.1.1) antragsberechtigt, wenn es sich bei dem FuE-Projekt um eine technische Entwicklung handelt, die nicht durch die o. g. Bereiche subventioniert wird Darf oder muss vor Antragstellung ein Patent bestehen? Es kann bereits ein Patent bestehen, muss aber nicht Was ist unter einer ausgewogenen Partnerschaft bei FuE-Kooperationsprojekten zu verstehen? FuE-Kooperationsprojekte müssen in einer ausgewogenen Partnerschaft durchgeführt werden. Grundsätzlich dürfen auf die Forschungseinrichtungen insgesamt nicht mehr als 50 % der zuwendungsfähigen Personenmonate aller Partner entfallen. Bei bilateralen Kooperationsprojekten dürfen auf ein Unternehmen nicht mehr als 70 % und bei Projekten mit mehr als zwei Partnern auf ein Unternehmen nicht mehr als 50 % der Personenmonate entfallen. Bei Kooperationsprojekten mit nur einem Unternehmen und mehr als einer Forschungseinrichtung gilt die 50 %-Grenze für das Unternehmen nicht, sondern auf das Unternehmen dürfen wie bei bilateralen Projekten bis zu 70 % entfallen Können Forschungseinrichtungen auch ohne ein kooperierendes Unternehmen gefördert werden? Nein Wann werden Forschungseinrichtungen gefördert? Forschungseinrichtungen werden nur dann gefördert, wenn sie im Projekt mit Unternehmen kooperieren und die Teilprojekte dieser Unternehmen gefördert werden Können ausländische Unternehmen oder Forschungseinrichtungen Kooperationspartner eines antragstellenden Unternehmens sein? Ja, sie erhalten jedoch keine ZIM-Zuwendung Dürfen an der Netzwerkmanagementeinrichtung beteiligte Unternehmen und Einrichtungen als Kooperationspartner an einem FuE-Projekt aus einem Netzwerk teilnehmen? Gemäß Richtlinie 3.2 b) dürfen eine externe Einrichtung als Netzwerkmanagementeinrichtung sowie ihre Partnerunternehmen und verbundene Unternehmen nicht unmittelbar an FuE-Projekten des jeweiligen Netzwerks beteiligt werden. Mit einer externen Managementeinrichtung verbundene Forschungseinrichtungen sind keine Unternehmen und daher als Kooperationspartner in den FuE-Projekten des Netzwerkes nicht ausgeschlossen. Da in Richtlinie 3.2 explizit dargestellt wird, dass eine am Netzwerk beteiligte Forschungseinrichtung auch mit dem Management des Kooperationsnetzwerkes beauftragt werden kann, darf sich diese im Umkehrschluss auch an den FuE-Projekten des Netzwerkes beteiligen. In diesem Zusammenhang sind jedoch stets sämtliche Einschränkungen zu beachten, die sich aus Punkt d) der ZIM-Richtlinie ergeben. FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 4

5 2.17 Wann ist eine Förderung wegen nahestehender Kooperationspartner ausgeschlossen? Eine Förderung ausgeschlossen, wenn es sich bei den miteinander kooperierenden Partnern (einschließlich Auftragnehmern) um Partnerunternehmen oder verbundene Unternehmen handelt. Dies gilt sinngemäß auch für Forschungseinrichtungen. Eine Förderung ist auch dann ausgeschlossen, wenn eine oder mehrere Personen, die in gesellschaftsrechtlicher oder dienstrechtlicher Verbindung zu mindestens zwei kooperierenden Partnern stehen, imstande sind, einzeln oder gemeinsam bei der Vereinbarung der Geschäftsbeziehung zwischen den Kooperationspartnern auf mindestens zwei der Partner wesentlichen Einfluss auszuüben oder eine Partei ein eigenes Interesse an der Erzielung von Erträgen des anderen hat. Als wesentliche Einflussnahme bei der Projektausgestaltung wird das Mitspracherecht gesehen, das sich u. a. aus leitenden Funktionen, insbesondere Geschäftsführer, Institutsleiter, FuE-Leiter, dem Besitz von Unternehmensanteilen oder vertraglichen Vereinbarungen ableiten lässt. Als Partnerunternehmen gelten kooperierende Partner, die nicht als verbundene Unternehmen im Sinne des nachstehenden Absatzes zu bezeichnen sind und zwischen denen folgende Beziehung besteht: Ein kooperierender Partner hält allein oder gemeinsam mit einem oder mehreren verbundenen Unternehmen einen Anteil von 25 % oder mehr des Kapitals oder der Stimmrechte eines anderen Partners. Als verbundene Unternehmen gelten kooperierende Partner, die zueinander in einer der folgenden Beziehungen stehen: Ein kooperierender Partner hält die Mehrheit der Stimmrechte der Aktionäre oder Gesellschafter eines anderen Partners; ein kooperierender Partner ist berechtigt, die Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsgremiums eines anderen Partners zu bestellen oder abzuberufen; ein kooperierender Partner ist gemäß einem mit einem anderen Partner abgeschlossenen Vertrag oder aufgrund einer Klausel in dessen Satzung berechtigt, einen beherrschenden Einfluss auf diesen Partner auszuüben; ein kooperierender Partner, der Aktionär oder Gesellschafter eines anderen Partners ist, übt gemäß einer mit anderen Aktionären oder Gesellschaftern dieses anderen Partners getroffenen Vereinbarung die alleinige Kontrolle über die Mehrheit der Stimmrechte von dessen Aktionären oder Gesellschaftern aus. Kooperierende Partner, die durch ein oder mehrere andere Unternehmen untereinander in einer der o. g. Beziehungen stehen, gelten ebenso als verbundene Unternehmen. Eine Förderung ist auch dann ausgeschlossen, wenn es sich bei den miteinander kooperierenden Partnern um Schwesterunternehmen (gemeinsame Mehrheitsmutter) handelt. Kooperierende Partner, die über eine natürliche Person oder eine gemeinsam handelnde Gruppe von natürlichen Personen miteinander in einer dieser o. g. Beziehungen stehen, gelten gleichermaßen als verbundene Unternehmen. FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 5

6 3. Kosten und Zuwendung 3.1 Wie hoch sind die förderfähigen Kosten und die maximale Zuwendung für Unternehmen? Förderfähige Kosten (Personalkosten, Fremdaufträge und übrige Kosten): bis zu je Antragsteller Zuwendung: Sie ergibt sich aus der Multiplikation der förderfähigen Kosten mit dem entsprechenden Fördersatz (25 % bis 55 %), somit kann die maximale Zuwendung bis betragen. Die Anzahl der Bewilligungen ist für Unternehmen auf zwei FuE-Projekte pro Jahr begrenzt. 3.2 Wie hoch sind der Fördersatz und die maximale Zuwendung für Forschungseinrichtungen? Fördersatz: 100 % nach Richtlinienpunkt c), Zuwendung: max Die Forschungseinrichtung muss sich das Recht auf Veröffentlichung und Verbreitung der Forschungsergebnisse vorbehalten und diskriminierungsfrei ausüben können. 3.3 Gibt es eine Förderobergrenze für FuE-Kooperationsprojekte? Ja. Die Zuwendungshöhe ist bei Kooperationsprojekten auf max begrenzt. 3.4 In welchen Fällen dürfen Unternehmen bei ZIM-FuE-Kooperationsprojekten finanzielle Beiträge an öffentliche Forschungseinrichtungen leisten? Fall 1 (Ausfallfinanzierung): Eine nichtwirtschaftliche Forschungseinrichtung möchte nach Antragstellung mit der Projektbearbeitung beginnen, hat noch keinen Zuwendungsbescheid und sucht nach einem Weg, das eigene Risiko bei der Finanzierung zu minimieren. In diesem Fall ist es zulässig, dass ein kooperierendes Unternehmen eine Ausfallfinanzierung übernimmt, die dann eintritt, wenn das FuE-Projekt nicht gefördert wird. Fall 2 (Kofinanzierung): Eine nichtwirtschaftliche Forschungseinrichtung ist nicht in der Lage, ihren Eigenanteil an der Projektfinanzierung in voller Höhe aufzubringen. In diesem Fall ist es zulässig, dass sich ein kooperierendes Unternehmen an den Projektkosten der Forschungseinrichtung bis zur Höhe ihres Eigenanteils beteiligt. Die Kofinanzierung muss jedoch ohne Gegenleistung erfolgen, so dass kein Auftragsverhältnis begründet wird. Jegliche Ausfall- oder Kofinanzierungen durch Unternehmen sind in der Kooperationsvereinbarung zu regeln. 3.5 Wie hoch ist der Zuschlagsatz für übrige Kosten (ZIM-Richtlinie Pkt c) und was ist damit abgegolten? Der Zuschlagsatz für die übrigen Kosten wird bei Unternehmen auf max. 100 % und bei Forschungseinrichtungen auf max. 75 % der Personaleinzelkosten begrenzt. Damit sind neben den in den ANBest-P-Kosten genannten Kostenarten auch Materialkosten, Abschreibungen auf projektspezifische Anlagen und Geräte, Reisekosten sowie Steigerungen der Personalkosten während der Projektlaufzeit abgegolten. Nicht förderfähig sind Kosten für externe Beratungsleistungen, insbesondere Beratung für die Antragstellung und Administration des geförderten FuE-Projektes. FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 6

7 3.6 Welche zuwendungsfähigen Personalkosten können für namentlich noch nicht bekanntes Personal (N.N.-Personal) zur Förderung beantragt werden? Hinweise zur Kalkulation der zuwendungsfähigen Kosten für namentlich noch nicht bekanntes Personal finden Sie im ZIM-Downloadbereich unter: Mit welchem Gehalt ist ein Geschäftsführer förderfähig? Wenn ein Geschäftsführer am Projekt mitwirkt, sind grundsätzlich bis zu 50 % der Normalarbeitszeit und der entsprechenden (tatsächlich anfallenden und nachweisbaren) Personalkosten förderfähig. Zur Berechnung seiner förderfähigen Kosten können die Kosten vergleichbarer Projektmitarbeiter angesetzt werden. Dies gilt auch für ohne feste Entlohnung tätige Unternehmer. Wenn dieser jedoch gleichzeitig Projektleiter ist (weil er z. B. die höchste Qualifikation hat und die strategische Linie bestimmt), gibt es keinen vergleichbaren Projektmitarbeiter. In diesen Fällen ist er mit seinen tatsächlichen Gehaltskosten (max pro Jahr) zeitanteilig förderfähig. Das Unternehmen muss jedoch insgesamt über ausreichend qualifiziertes wissenschaftlich-technisches Personal verfügen. Eine Projektdurchführung allein nur durch Gesellschafter oder Geschäftsführer wird regelmäßig nicht genügen. 3.8 Wie wird der Teilzeitfaktor eines Projektmitarbeiters bestimmt? Bei der Planung der Personalkapazität in den Anlagen 5 und 6.2 des Antragsformulars ist für jeden Projektmitarbeiter sein Teilzeitfaktor (TZF) zu berücksichtigen, welcher mittels Anlage 6.1 bestimmt wird. Dort ist dazu die Wochenarbeitszeit des Projektmitarbeiters entsprechend seinem Arbeitsvertrag (pwaz) und die betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten (bwaz) anzugeben. Das Verhältnis pwaz/bwaz ergibt dann den TZF, welcher höchstens den Wert 1 erreichen kann. Ein TFZ von 1 bedeutet, dass der Projektmitarbeiter in Vollzeit beschäftigt ist. Als pwaz ist für die im Förderantrag benannten Projektmitarbeiter die jeweils zum Zeitpunkt der Antragstellung arbeitsrechtlich geltende Wochenarbeitszeit anzugeben. Für Ersatz- oder zusätzliches Projektpersonal in bereits laufenden Förderprojekten ist die zum Zeitpunkt des Projektbeitritts arbeitsrechtlich geltende Wochenarbeitszeit maßgeblich. Als bwaz ist die betriebsübliche Wochenarbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten anzugeben. Bei Arbeitsverträgen, die eine monatlich Arbeitszeit festlegen, ist die Wochenarbeitszeit wier folgt zu ermitteln: monatliche Arbeitszeit x 12 Monate / 52 Wochen. Änderungen der Wochenarbeitszeit während der Projektlaufzeit sind dem Projektträger durch Vorlage einer aktualisierten Anlage 6.1 des betreffenden Projektmitarbeiters zeitnah mitzuteilen. 3.9 Welche Wochenarbeitszeit ist als die betriebsübliche anzusetzen, wenn im gleichen Betrieb für Vollzeitkräfte unterschiedliche Wochenarbeitszeiten gelten? Bei Antragstellern mit Beschäftigungsverhältnissen zu unterschiedlichen Wochenstunden, die dort dennoch als Vollzeitstellen gelten, ist als bwaz diejenige Wochenarbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten anzusetzen, die bei Abschluss des Arbeitsvertrages mit dem Projektmitarbeiter im Betrieb üblich war. Beispiel: Bei Abschluss des Arbeitsvertrages mit dem Projektmitarbeiter betrugen seine und die Wochenarbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten 40 Stunden. Bei neuen Arbeitsverträgen gilt inzwischen auch eine Wochenarbeitszeit von 37,5 Stunden als Vollzeit. Falls der Arbeitsvertrag des Projektmitarbeiters nicht an die neue Arbeitszeit angepasst wurde, gilt für ihn personenbezogen die alte Wochenarbeitszeit von 40 FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 7

8 Stunden weiter und ist für ihn auch für die betriebsübliche Wochenarbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten. Der TZF beträgt demnach Sind für studentische Hilfskräfte Besonderheiten bei der Bestimmung des Teilzeitfaktors zu beachten? Ja. Für studentische Hilfskräfte ist die zulässige Arbeitszeit durch die Landeshochschulgesetzte vorgegeben, so dass sie in der Regel nur in Teilzeit beschäftigt sind. Beispiel: Eine Hochschule vereinbarte mit einer studentischen Hilfskraft eine Wochenarbeitszeit von acht Stunden, die für ein ZIM-Förderprojekt geleistet werden sollen. Zum Zeitpunkt der Vereinbarung beträgt an der Hochschule die übliche Wochenarbeitszeit eines Vollbeschäftigten (bwaz) 40 Stunden. Der TZF beträgt demnach 0,2 (8 Stunden pro Woche zu 40 Stunden pro Woche) Sind Aufträge an Dritte oder FuE-Aufträge an Netzwerkmanagementeinrichtungen oder an Kooperationspartner möglich? Aufträge an direkte Kooperationspartner sind nicht möglich. Externe Netzwerkmanagementeinrichtungen können als Auftragnehmer für bestimmte Leistungen beauftragt werden. Voraussetzung ist, dass die Rolle als neutraler Intermediär nicht beeinträchtigt wird. Die Mitwirkung einer externen Netzwerkmanagementeinrichtung bei Aufträgen an Dritte bei FuE-Vorhaben setzt voraus, dass schon in der Vergangenheit derartige Leistungen erbracht wurden. Bei nichtwirtschaftlich tätigen Forschungseinrichtungen kann angenommen werden, dass diese nicht von eigenen wirtschaftlichen Interessen geprägt sind, da diese Einrichtungen nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet sind. Damit ist die Neutralität im Hinblick auf die wirtschaftlichen Ergebnisse des Netzwerks gewahrt. Sie können somit als Auftragnehmer durch die FuE-Partner ausgewählt werden. Generell ausgeschlossen sind Leistungen, die zu den Aufgaben des Netzwerkmanagements gehören Können auch Projektmanagement-Leistungen als FuE-Auftrag (KA) bzw. projektbezogener Unterauftrag (Richtlinien 5.3.1b) gefördert werden? Nein Wie ist die Zuwendung im Unternehmen steuerlich zu behandelt? Als sogenannter echter Zuschuss unterliegt die Zuwendung nicht der Umsatzsteuer (i. S. Abschnitt 10.2 Abs. 7 u. 8 UStAE). Die Zuwendung ist jedoch als außerordentlicher Ertrag bei der Ertragsbesteuerung, durch die Einkommensteuer (Einzelunternehmer, Personengesellschaften) oder Körperschaftsteuer (juristische Personen) oder Gewerbeertragsteuer (Gewerbebetrieb) zu berücksichtigen. Demgegenüber können die gesamten Aufwendungen für das Förderprojekt als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Da die Zuwendung bei Unternehmen immer nur eine Anteilsfinanzierung der Projektkosten ist, sind die Auswirkungen auf der Aufwandsseite stets größer als auf der Ertragseite, so dass sich per Saldo auch die Bemessungsgrundlage für die Besteuerung dementsprechend relativiert Muss die de-minimis-regelung der EU bei ZIM-FuE-Vorhaben beachtet werden? Nein. FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 8

9 4. Projektdurchführung 4.1 Wann erfolgt die erste Auszahlung der bewilligten Zuwendung? Der Termin zur Vorlage der ersten Zahlungsanforderung ist im Zuwendungsbescheid benannt. Für die Abrechnung sind die vorgegeben Formulare zu verwenden. Mit der ersten Zahlungsanforderung, spätestens drei Monate nach der Bewilligung, ist auch die rechtsverbindlich unterschriebene Kooperationsvereinbarung bei Kooperationsprojekten bzw. ggf. der FuE-Vertrag in Kopie vorzulegen. Die Auszahlung der Zuwendung erfolgt kurzfristig, in der Regel innerhalb einer Woche. 4.2 Kann vorab eine Abschlagszahlung beantragt werden? Abschlagszahlungen ohne die geforderten Abrechnungen sind nicht möglich. Die Zuwendung wird immer nachträglich auf Anforderung, entsprechend dem Projektverlauf und den förderfähigen Kosten der jeweils abgerechneten Monate ausgezahlt. 4.3 In welchem Rhythmus werden die Zuwendungen ausgezahlt? Entsprechend dem Abrechnungsrhythmus werden auch die Zuwendungen in Teilbeträgen ausgezahlt. Diese Teilbeträge richten sich nach den Kosten, die mit den Zahlungsanforderungen nachgewiesen wurden. In der Regel sollte im Drei-Monate-Rhythmus abgerechnet werden, um den Aufwand beim Zuwendungsempfänger und beim Projektträger so gering wie möglich zu halten. Ein Quartalsrhythmus ist dabei nicht zwingend. Bei Bedarf kann die Abrechnung im Ausnahmefall allerdings auch auf zwei oder sogar einen Monat verkürzt werden. 4.4 Wie ist von Projektbeginn an sicher zu stellen, dass die projektbezogenen Personenstunden korrekt erfasst werden? (Richtlinie, Pkt a) Als Stundennachweis ist möglichst das vorgegebene ZIM-Formular zu verwenden, das auf unter zum Download bereitsteht. Von den Zuwendungsempfängern selbst erstellte Formulare oder DV-gestützte Tabellen sind nur dann zulässig, wenn sie die Angaben des ZIM-Formulars enthalten und die vorgegebene Form weitgehend einhalten. Der alternative Einsatz elektronischer Medien ist zugelassen. Geeignet sind solche Medien für diesen Zweck nur, wenn eine personal- und projektbezogene Stundenkontierung möglich ist und die automatisiert erstellten Daten kurzfristig prüfungsgerecht lesbar gemacht werden können. Dazu ist der automatisiert erstellte Ausdruck so zu gestalten, dass er die auf dem ZIM-Formular vorgegebenen Angaben enthält, und wie dort verlangt zu unterzeichnen. Die Stundennachweise bzw. alternative Datenträger verbleiben beim Zuwendungsempfänger. Sie sind, wie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen, fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises für Prüfungen bereitzuhalten und nur dann als Kopie einzureichen, wenn der Zuwendungsbescheid eine entsprechende Auflage enthält oder sie vom Projektträger ausdrücklich angefordert werden. 4.5 Sind während der Projektlaufzeit Personaländerungen möglich? Personelle Änderungen im Projektteam sind möglich, d. h. ausgeschiedene Projektmitarbeiter können ersetzt, an Stelle von N.N.- Personal können Projektmitarbeiter namentlich bestimmt oder zusätzliches Personal kann zur Verstärkung des Projektteams eingesetzt werden. Zusammen mit einer Begründung für derartige Veränderungen sind auch die personenbezogenen Angaben für das Projektteam zu aktualisieren. Dazu genügt es für die hinzu gekommenen Projektmitarbeiter eine Anlage 6.1 des Antragsformulars mit den dort geforderten Angaben vorzulegen. Für zusätzliche Projektmitarbeiter sind zudem die Arbeitspakete zu FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 9

10 benennen, in denen sie eingesetzt werden sollen. Ein Mitarbeiter, der einen bisherigen Projektmitarbeiter ersetzt, eine N.N.- Stelle besetzt oder im Projektteam zusätzlich eingesetzt wird, ist mit seinem personenbezogenen Stundensatz förderfähig. Bitte teilen Sie uns im Anschreiben die gewünschte Änderung und die Begründung mit. 4.6 Wie bestimmen sich die maximal abrechenbaren Personenstunden eines Projektmitarbeiters pro Kalendermonat? Es können immer nur die tatsächlichen im Monat geleisteten Projektbearbeitungsstunden abgerechnet werden. Diese sind Grundlage zur Ermittlung der förderfähigen Kosten und der anteiligen Zuwendung. Die pro Monat maximal förderbaren Projektbearbeitungsstunden eines Projektmitarbeiters hängen von seiner vertraglichen Wochenarbeitszeit ab. So sind beispielsweise bei einer 40-Stunden-Woche maximal 173,33 Projektbearbeitungsstunden pro Monat förderbar. Das ist bei dieser Wochenarbeitszeit für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter ein voller Personenmonat (Wochenarbeitszeit x 52 /12). Darüber hinaus geleistete Arbeitsstunden sind nicht förderbar und auch nicht in einen anderen Monat oder auf eine andere Person übertragbar. Zudem können maximal 10 Arbeitsstunden pro Tag abgerechnet werden. 4.7 Sind geplante Personenmonate zwischen Projektmitarbeitern eines Projektteams übertragbar? Wenn für einen Kalendermonat ein Projektmitarbeiter beispielweise mit einem vollen Personenmonat eingeplant war, er aber weniger Projektbearbeitungsstunden erbracht hat und deshalb weniger Zuwendungen in Anspruch genommen wurden, kann der dabei entfallende Zeitaufwand während des Bewilligungszeitraumes für weitere förderfähige Projektarbeiten eingesetzt werden, auch wenn diese durch andere Projektmitarbeiter erbracht werden. Die bewilligte Zuwendung setzt dabei den finanziellen Rahmen für die förderbaren Projektarbeiten und den damit verbundenen förderbaren Aufwand, so dass es im Bewilligungszeitraum durchaus möglich ist, zeitliche Rückstände oder notwendige Mehrarbeiten durch einen flexiblen Personaleinsatz noch auszugleichen und zu finanzieren. Falls dabei Personal ersetzt werden muss oder zusätzliches Personal erforderlich sein sollte, ist die Änderung im Projektteam beim zuständigen Projektträger zeitnah zum Einsatz mittels Anschreiben und Anlage 6.1 zu beantragen. 4.8 Wie viel Personenmonate können pro Jahr abgerechnet werden? Pro Jahr können bis zu 12 Personenmonate (PM) für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter abgerechnet werden, auch wenn er nur mit 10,5 PM eingeplant war. Bei der Antragstellung sind jahresübliche Fehlzeiten wie Urlaub, Wochenfeiertage und Krankheit zu berücksichtigen. Deshalb sind für einen in Vollzeit beschäftigten Projektmitarbeiter maximal 10,5 PM planbar. Bei der Abrechnung zählen die tatsächlich geleisteten Projektarbeitsstunden. Damit werden die tatsächlichen Ausfallzeiten berücksichtigt und ggf. ein früherer Projektabschluss unterstützt. 4.9 Wie viel Exemplare der Zwischen- und Abschlussberichte müssen vorgelegt werden? Jeweils nur ein Exemplar in ungebundener Form. Die Berichte sind rechtsverbindlich zu unterschreiben. 5. Projektabschluss 5.1 Was passiert mit der Förderung, wenn ein Projekt während der bewilligten Projektlaufzeit abgebrochen werden muss? Die bis zum Abbruch entstanden förderfähigen Kosten können abgerechnet werden, soweit der Verwendungsnachweis erbracht wird. FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 10

11 5.2 Darf der Zuwendungsgeber die Ergebnisse des Förderprojekts veröffentlichen? Der Zuwendungsgeber ist berechtigt, über die Projekte folgende Angaben bekannt zu geben: Thema des Projekts, Zuwendungsempfänger, Bewilligungszeitraum und Höhe der Zuwendung. Darüber hinaus können Informationen über das Projekt nur in Abstimmung mit dem Zuwendungsempfänger publiziert werden (z.b. auf der Webseite, in Zeitschriften u. ä.). 5.3 Worauf muss der Zuwendungsempfänger achten, wenn er Projektergebnisse publizieren möchte? Bei allen projektbezogenen Außendarstellungen (wie in Broschüren, auf Webauftritten, bei Plakatwänden, auf Messeständen, Transparenten und Ähnlichem) ist das BMWi-Logo mit Förderzusatz ("Gefördert durch: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages") zu verwenden. Dieses Logo einschließlich Kurzdokumentation mit Hinweisen zu seiner Verwendung sowie das ZIM-Logo sind unter abrufbar. 6. Leistungen zur Markteinführung für Unternehmen 6.1 Was ist unter Leistungen zur Markteinführung zu verstehen? In ZIM können ergänzende Leistungen zur Markteinführung für Unternehmen (nur KMU gemäß Nummer Buchstabe a) der ZIM-Richtlinie!) gefördert werden, die von externen Dritten erbracht werden und die der wirtschaftlichen Verwertung der im geförderten FuE-Projekt erzielten Ergebnisse dienen. Beispiele für derartige Leistungen zur Markteinführung finden Sie im Downloadbereich auf der ZIM-Website unter Wann kann der Zuschuss für diese Dienstleistungen beantragt werden? Anträge auf Förderung für Leistungen zur Markteinführung können während der Laufzeit eines FuE- Vorhabens bis sechs Monate nach Abschluss eines FuE-Projekts gestellt werden. Fördervoraussetzung ist, dass für das FuE-Projekt in ZIM eine Zuwendung bewilligt wurde. Die Erteilung der Aufträge für die Dienstleistungen ist nach bestätigtem Antragseingang beim Projektträger auf eigenes Risiko zulässig. Maximal 2 bewilligte Aufstockungsanträge für Leistungen zur Markteinführung sind unter Ver-wendung der Antragsformulare bis maximal sechs Monate nach Abschluss des FuE-Projekts möglich, wenn die Kostenhöhe von nicht ausgeschöpft wurde. Änderungen von Aufträgen (Umwidmungen) sind nach der Bewilligung nur bis sechs Monate nach Ende des FuE-Projektes) möglich. Danach können nur die Auftragnehmer, aber nicht mehr der Auftragsgegenstand geändert werden. FAQ_ZIM-FuE-Projekte aus Netzwerken_Version2.1 (Stand: ) 11