INTRANET THEMEN UND TRENDS

Transkript

1 INTRANET THEMEN UND TRENDS Ausblick Sharepoint Die Anwender sind zufrieden Navigation Das richtige Wort macht s Social Intranet Was ist daran eigentlich social? Kurznews Aktuelles rund um Intranets Newsletter 02/15

2 Editorial Rückblick: Das waren meine Highlights 2014 Ohne Frage war ein Höhepunkt des vergangenen Jahres wieder das Stuttgarter Sharepointforum 2014 mit über 160 Teilnehmertagen. Darüber hinaus die vielen herausragenden Intranet-Lösungen, die auf den Kongressen im letzten Jahr vorgestellt wurden. Und -wieder einmal- das persönliche Fazit, dass ein Intranet so individuell wie das Unternehmen selbst ist. Sein muss. Sonst würden es keinen Wettbewerbsvorteil darstellen. Und da war da noch im vergangenen Jahr der Trend Social Intranet. Ein Grund das Thema in dieser Ausgabe des Newsletters einmal genauer zu betrachten. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen, Thorsten Riemke-Gurzki Verändertes Angebot Die Stuttgarter Intranet Akademie baut um Die Stuttgarter Intranet-Akademie an der Hochschule der Medien baut ihr Kursangebot zum Sommer um. In den Fokus rücken Inhouse-Schulungen. Unabhängig hiervon können sich auch einzelne Kursinteressenten anmelden. Für diese Teilnehmergruppe finden die Kurse nachfrageabhängig statt. Die Stuttgarter Intranet-Akademie bietet ein breites Seminarspektrum von Text-Schulungen für Intranet-Redakteure, Intranet Design, Intranet Usability bis zu Social Intranet an.

3 Social Intranet Was ist daran eigentlich social? Social Intranet ist ein absolutes Trendthema in diesem Jahr. Die herstellerneutrale Anwenderstudie Intranet Themen und Trends 2015 identifiziert Social Intranet als eines der Top-Themen. Doch die Frage ist: Was sind Social Intranets und was bedeutet das Thema für Unternehmen? Die Funktionen von Social Intranet Die Funktionen eines Social Intranet können vielfältig sein. Entsprechend findet man kaum einheitliche Sichtweisen auf das Thema. Kurz gefasst gehören hierzu alle Werkzeuge, die die formelle und informelle Kommunikation, Kooperation und Zusammenarbeit sowie die Vernetzung im Unternehmen fördern. Je nach Sichtweise lassen sich Web 2.0 Werkzeuge, wie Wikis und Blogs hinzuzählen, aber auch aus Sozialen Medien bekannte Ansätze, wie z.b. Microblogging und Activity Streams. Das missverstandene Werkzeug In der Diskussion um Social Intranet begegnet man häufig vorgefassten Meinungen, wie: Was bringt uns ein internes Twitter oder Facebook? Warum Freizeittools im Unternehmen? Die Mitarbeiter wollen sowieso nichts beitragen! Das Missverständnis hinter diesen Sichtweisen ist relativ simpel: Die Werkzeuge bringen gerade nicht eine zusätzliche private Freizeitkommunikation in das Unternehmen. Vielmehr erweitern und unterstützen sie die geschäftsbezogene soziale Kommunikation des Unternehmens durch Werkzeuge. Die Bedeutung dieser informellen Kommunikation wird von vielen Vorgesetzten unterschätzt. Aber wer kennt den typischen Fall nicht: Ein Problem mit einer Rechnung lässt sich ganz schnell durch einen persönlichen (sozialen) Kontakt einfach lösen: Durch einen Anruf. Gerüchte zu Veränderungen im Unternehmen werden im Rahmen des Flurfunks verteilt. Warum diese Kommunikation und dahinter stehende Ängste nicht sichtbar machen? Dann kann auch die interne Kommunikation darauf reagieren. Social Intranet setzt Kultur voraus Social Intranet Werkzeuge einfach nur den Mitarbeitern vorzusetzen reicht nicht. Hand aufs Herz: Würden Sie Kommentare in einem leeren System hinterlassen? Neben einem gut geplanten Einführungskonzept gibt es eine absolute Grundvoraussetzung für den Einsatz: Die Unternehmenskultur. Social Intranet sind Werkzeuge für die digitale Erweiterung und Steigerung der Effektivität und Effizienz der sozialen internen Kommunikation. Aber: Wenn sich Mitarbeiter nichts zu sagen haben oder nicht miteinander reden wollen, nutzen die besten Social Intranet Werkzeuge nichts. /intranet-trends

4 Intranet-Navigation Das richtige Wort machts Wird die Navigation im Zeitalter der Suche überhaupt noch gebraucht? In jedem Fall: Eine Suche erfordert Wissen über das zu durchsuchende Themengebiet, das sogenannte Domänenwissen. Eine klassische Navigation hingegen erlaubt das Durchstöbern und Entdecken eines Themengebiets - auch wenn der Nutzer keine Vorkenntnisse in den Terminologien dieser Themen besitzt. Das beste Beispiel sind neue Mitarbeiter, die frisch eingestellt die unternehmensspezifischen Begriffe noch nicht kennen. Herausforderung Begrifflichkeit Die Begrifflichkeit der Intranet-Navigation stellt eine große Herausforderung dar: Sie muss den Alltagssprachgebrauch der Mitarbeiter widerspiegeln. Die Begrifflichkeiten sollten daher mit den Mitarbeitern gemeinsam entwickelt werden. Dies kann im Rahmen von Card Sorting Workshops geschehen, in denen die Mitarbeiter in Gruppen nicht nur die Begriffe gemeinsam entwickeln, sondern auch die Anordnung der Menüpunkte in einer Struktur für das Intranet bestimmen. Die Workshops ergeben dabei nicht das Ergebnis: In der Regel werden mehrere solcher Workshops durchgeführt und die Ergebnisse im Anschluss konsolidiert. Dabei treten üblicherweise immer Widersprüche durch verschiedene Begrifflichkeiten auf. Diese müssen im weiteren Verlauf adressiert werden. Beispiel: Die HR-Mitarbeiter definieren den Menüpunkt Abwesenheitsbeleg. Andere Mitarbeiter benennen dies als Urlaubsantrag. Dieser Widerspruch lässt sich lösen. Arbeiten mit Wortkombinationen Statt einzelnen Begriffen wie Urlaubsantrag können Wortkombinationen eingesetzt werden. Mittels Kombinationen lassen sich Menüpunkte detaillierter beschreiben. So beschreibt der Menüpunkt Urlaubsantrag & Abwesenheit den Inhalt detaillierter. Kombinationen sind dafür in der Regel länger. Aktiv oder passiv Begriffe für Navigationspunkte können aktiv oder passiv formuliert werden. Beides hat Vor- und Nachteile. Der passive Urlaubsantrag kann aktiv formuliert zu einem Urlaub beantragen werden. Die Informationsarchitektur wird mit einer aktiven Formulierung problembzw. tätigkeitsorientiert gestaltet. Bei dem Versuch einer stringenten Umsetzung stößt man jedoch auch auf Probleme: Navigationspunkte wie Organisation sind schwer aktiv zu formulieren. Begriffe im Fluss Das Finden der richtigen Begriffe für das Intranet und die darauf folgende Erstellung einer Navigationsarchitektur ist kein einfacher Prozess. Die Begriffe stellen in der Regel einen Kompromiss in Form des kleinsten allgemein verständlichen Nenners dar. Die Informationsarchitektur des Intranets und die Begriffe unterliegen einem Wandel und müssen regelmäßig auf ihre Verständlichkeit geprüft werden.

5 Ausblick Sharepoint Die Anwender sind zufrieden Microsoft Sharepoint ist in den letzten Jahren zu einer weit verbreiteten Plattform geworden. Ein Thema, um das man kaum herum kommt, denn Sharepoint wird in vielen Unternehmen zumindest in Teilaspekten eingesetzt. Prof. Dr. Riemke-Gurzki und Prof. Dr. Arno Hitzges haben mit Studierenden des Studiengangs Online-Medien-Management der Hochschule der Medien Stuttgart die Anwenderstudie Sharepoint 2015 erstellt, die den Stand der Nutzung und Zufriedenheit der Anwender aufzeigt. Mit Prozent (eher zufrieden) bzw Prozent (zufrieden) wird die Funktion überwiegend positiv gesehen. Auf der anderen Seite sehen rund 70 Prozent der Studienteilnehmer Probleme bei der Akzeptanz von Sharepoint bei den Mitarbeitern. Eine große Bedeutung hat das Thema Social Intranet bei den Befragten. Nur rund 35 Prozent antworteten auf die Frage, ob Social Media intern eingesetzt wird mit Nein, nicht geplant. Für die Mehrheit der Studienteilnehmer ist die Das Fazit der Studie lässt sich kurz fassen: Die Anwender sind zufrieden mit ihrem Sharepoint. Dies zeigt sich auch in einem Themenbereich, der von Anwendern klassisch als Problemzone bewertet wird: Die Suche. Die Teilnehmer der Studie waren eher zufrieden (37.36 Prozent) bis zufrieden (39.56 Prozent). Wirklich unzufrieden mit der von Microsoft angebotenen Suche sind nur 4.4 Prozent der befragten Unternehmen. Auf der Seite der Funktionen erreicht auch die MySite einen hohen Zufriedenheitswert. interne Nutzung von Social Media ein großes Thema. Die Anwenderstudie Sharepoint 2015 umfasst noch viele weitere spannende Ergebnisse. Sie erscheint im März 2015 und ist im Buchhandel und als E-Book für alle gängigen Plattformen erhältlich. /intranet-trends

6 Jetzt bewerben DiALOG-Award 2015 Auch in diesem Jahr wird wieder der DiALOG-Award ausgeschrieben. Gesucht werden strukturierte übergreifende Ansätze, Methoden oder Arbeiten für den langfristig messbaren Erfolg von Organisationsabläufen im Umfeld sich agil verändernder Unternehmensprozesse, die mit intelligenten Lösungen oder auch gelebten Konzepten in der Praxis der Abteilungen entstanden sind und zu einer nachhaltigen Verbesserung der administrativen Unternehmensprozesse beitragen. Unternehmen können sich mit ihren Lösungen noch bis zum online bewerben. Die Preisverleihung findet am im Rahmen des Fachforum für Enterprise Information Management in Berlin statt. Prof. Dr. Thorsten Riemke- Gurzki ist Mitglied der Jury und Redner beim Fachforum Kurz notiert Axel Wessendorf verstorben Kurz vor Weihnachten ist nach Angaben von United Planet der Gründer des Unternehmens verstorben. Axel Wessendorf gründete 1989 das bekannte Unternehmen Lexware. Im Jahr 1998 gründete er United Planet. Die Firma ist Hersteller der Intranet-Software Intrexx. Humhub: Open Source Social Network Humhub ist eine neue Social Network Plattform und Framework. Das Projekt befindet sich derzeit in einer frühen Phase, bietet aber bereits Funktionen Activity Streams, Collaboration Spaces und Notifications. Humhub kann sowohl extern als auch für ein Social Intranet eingesetzt werden.

7 Impressum Verantwortlich: Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki Leypoldstr Stuttgart Telefon: Telefax: Coverbild: Rad Radio Graphics