Protokoll der konstituierenden Sitzung der Arbeitsgruppe RDA (AG RDA) am 5. Juli 2012 in der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt am Main

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1 Arbeitsstelle für Standardisierung (AfS) 23. Oktober 2012 Protokoll der konstituierenden Sitzung der Arbeitsgruppe RDA (AG RDA) am 5. Juli 2012 in der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt am Main Status: verabschiedet Ort:, Raum DG 404 Zeit: 5. Juli 2012, 11:00 Uhr bis 16:00 Uhr Mitglieder Arbeitsgemeinschaft der Spezialbibliotheken Bibliotheksverbund Bayern Bayerische Staatsbibliothek Bibliotheksverbund Bayern Bibliotheksservice-Zentrum Baden- Württemberg Bibliotheksservice-Zentrum Baden- Württemberg Bibliotheksservice-Zentrum Baden- Württemberg ekz Bibliotheksservice GmbH Gemeinsamer Bibliotheksverbund Gemeinsamer Bibliotheksverbund Gemeinsamer Bibliotheksverbund Hessisches Bibliotheks- Informationszentrum Christine Frodl (Vorsitzende) Karin Schmidgall Edith Dilber Gabriele Meßmer Siegfried Weith Silke Horny Katharina Meyer Heidrun Wiesenmüller Renate Behrens Reinhold Heuvelmann Renate Polak-Bennemann Monika Müller (i. V. für Frank Seeger) Renate Berger Dr. Barbara Block Sylvia Langer Rita Albrecht 1

2 Hessisches Bibliotheks- Informationszentrum Hessisches Bibliotheks- Informationszentrum Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen Informationsverbund Deutschschweiz Kantonsbibliothek Vadiana St. Gallen Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin- Brandenburg Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin- Brandenburg Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH Schweizerische Nationalbibliothek Staatsbibliothek zu Berlin Staatsbibliothek zu Berlin / Zeitschriftendatenbank Vertretung für das Öffentliche Bibliothekswesen Ingrid Dinges Angelika Hinrichs Anette Baumann Brigitte Block Ben Burkard Volker Heydegger Anne Jolidon Brigitta Baltensweiler Beate Herbst Viola Taylor Josef Labner Verena Schaffner Christoph Boldini Beate Hultschig Silke Sewing Loredana Pinna Gäste Petra Feilhauer Stefan Grund Susanne Oehlschläger Brigitte Wiechmann Protokoll Gabriele Görlich 2

3 Edith Röschlau Tagesordnung: 1. Allgemeines, Organisatorisches 2. Wahl des/der stellvertretenden Vorsitzenden 3. Auftrag des Standardisierungsausschusses an die AG RDA 4. Grundsätze der AG RDA 5. Arbeitsweise der AG RDA (organisatorisch) 6. Stand RDA international 7. Stand der Vorbereitungen für die Implementierung der RDA in den Verbünden und Institutionen im deutschsprachigen Raum 8. Erste Arbeiten in der Deutschen Nationalbibliothek 9. Brainstorming RDA Core Elements: Summary of LC, LAC, NLA, BL and DNB Decisions RDA Alternatives, Optional Omissions and Optional Additions: Summary of LAC, LC, NLA, BL and DNB Decisions 10. Aufträge aus der Sitzung 11. Verschiedenes 1. Allgemeines, Organisatorisches Frau Frodl begrüßt die Mitglieder und Gäste der AG RDA und eröffnet die konstituierende Sitzung. Anschließend stellt sich jeder persönlich kurz vor. Änderungswünsche zur Tagesordnung werden nicht eingebracht. Die Tagesordnung wird in der vorliegenden Form angenommen. 2. Wahl des/der stellvertretenden Vorsitzenden Zum Zeitpunkt der Wahl sind 14 stimmberechtigte Verbünde/Institutionen anwesend. Die Gruppe beschließt eine offene Wahl. Vorgeschlagen werden Frau Dr. Barbara Block (GBV) und Frau Verena Schaffner (OBVSG). Dem Wunsch der Gruppe nach Wahl von zwei stellvertretenden Vorsitzenden, die sich außer der Vertretung der Vorsitzenden auch die Repräsentation der jeweiligen Verbundsysteme (Pica und Aleph) teilen sollen, wird entsprochen und im Rahmen des Berichts über diese Sitzung dem Standardisierungsausschuss mitgeteilt. Frau Dr. Barbara Block und Frau Verena Schaffner werden einstimmig zu stellvertretenden Vorsitzenden der AG RDA gewählt und nehmen die Wahl an. 3. Auftrag des Standardisierungsausschusses an die AG RDA 3

4 Frau Behrens stellt den Stand der Implementierung der RDA im deutschsprachigen Raum vor. Der vom Standardisierungsausschuss erarbeitete Arbeitsauftrag für die AG RDA konnte nur als Tischvorlage verteilt werden, da er sich noch in der Abstimmungsphase befand. Es wird angemerkt, dass in diesem Auftrag die Einführung der RDA nach Implementierungsszenario 2 nicht explizit erwähnt wird. Die Vorsitzende weist darauf hin, dass die Implementierung nach Szenario 2 Teil des Beschlusses des Standardisierungsausschusses ist und somit auch für den Arbeitsauftrag der AG RDA Gültigkeit hat. Die Implementierung des neuen Standards wird zunächst für die Anwendung in Bibliotheken erfolgen, es gibt aber auch Absprachen mit anderen Communitys wie z. B. Archiven, Museen, Verlagen, Semantic Web usw. Es wird betont, dass der spartenübergreifende Ansatz als Stärke von RDA gesehen wird und ein koordiniertes Vorgehen sehr wichtig für die Durchsetzung und Akzeptanz des neuen Standards in den Bereichen des kulturellen Erbes ist. Für den deutschsprachigen Raum gibt es Interessenbekundungen seitens der Archive, die Entwicklung zu verfolgen und zu einem späteren Zeitpunkt mitzuarbeiten. Diese Anfragen werden im Projekt RDA zunächst gesammelt und speziell für die Archive sind Informationsgespräche geplant. In die Arbeit schon eingebunden sind Vertreter des Deutschen Musikarchivs, des Deutschen Exilarchivs und des Deutschen Buch- und Schriftmuseums. 4. Grundsätze der AG RDA Die DNB hat einen Entwurf zur Festlegung von Grundsätzen der gemeinsamen Arbeit der AG RDA vorgelegt. In der sich anschließenden ausführlichen Diskussion wurde folgender Wortlaut vereinbart: Grundsätze der Arbeitsgruppe RDA (AG RDA) Gemäß dem Auftrag des Standardisierungsausschusses wird sich die AG RDA mit der Erstellung von Anwendungsregeln für den deutschsprachigen Raum und den Auswirkungen z. B. auf Formate, die ZDB und Altdaten befassen. Sie wird dies in einem kooperativen, internationalen Verfahren mit allen in der Arbeitsgruppe vertretenen Institutionen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz durchführen. Um den Datentausch zu vereinfachen und eine hohe Nachnutzung der Daten zu ermöglichen, orientieren sich die zu erarbeitenden Anwendungsregeln für den deutschsprachigen Raum möglichst eng am vorliegenden Standard RDA und den internationalen Anwendungsregeln der JSC Nationalbibliotheken (z. B. den Anwendungsregeln der Library of Congress (LCPS)). Änderungsbedarf für den deutschsprachigen Raum sollte über das Proposal-Verfahren in die internationale Gemeinschaft gegeben werden. Die Implementierung erfolgt in Szenario 2 (Verknüpfung von Norm- und Titeldaten sowie die zusammengesetzte Beschreibung 1 ) und möglichst auf der Basis der bestehenden Erfassungsformate und des Austauschformats MARC 21. Aus Gründen einer sinnvollen Ressourcenplanung kann es erforderlich werden, dass die AG RDA Unterarbeitsgruppen für Spezialthemen einrichtet, die diese Sachverhalte gesondert erarbeiten und anschließend in die Gesamtdiskussion einbringen. 1 siehe RDA Composite Description (dt. Zusammengesetzte Beschreibung) 4

5 Die Abstimmung in der Arbeitsgruppe soll in Sitzungen in der DNB, in Video- und Telefonkonferenzen (sofern möglich) und in eigens für die AG RDA eingerichteten Wiki-Bereichen der DNB durchgeführt werden. Die Sitzungsteilnehmer sprechen sich dafür aus, Unterlagen und Papiere für die Sitzungen zwei bis drei Wochen vor der Sitzung zu verschicken, damit genug Zeit bleibt, sich zunächst innerhalb der Verbünde abzusprechen. Die Frage, ob Gäste, die nicht benannte Mitglieder der AG RDA sind, eine Stimme bei Abstimmungen haben, konnte nicht abschließend geklärt werden. Die Klärung dieses Sachverhaltes wurde aufgenommen. 5. Arbeitsweise der AG RDA (organisatorisch) Frau Frodl weist darauf hin, dass alle Mitglieder der AG RDA einen Zugang zum RDA Toolkit benötigen, da die Arbeit der Gruppe am jeweils aktuellsten Stand des Regelwerks erfolgen muss. Die deutsche Übersetzung der RDA ist noch nicht fertiggestellt, sie soll bis Ende des Jahres 2012 zur Verfügung stehen und ins RDA Toolkit eingebunden werden. Das Vorliegen des deutschen Textes wird von der Gruppe als dringendes Desiderat gesehen. Es soll geklärt werden, ob die deutsche Übersetzung des Glossars den Mitgliedern der AG RDA bereits vorab zur Verfügung gestellt werden kann. Dies wäre wichtig, um von Beginn an in allen erarbeiteten Materialien die richtige Terminologie zu benutzen. Ungeachtet dessen ist es notwendig, alle Arbeiten (z. B. Entwürfe für Anwendungsregeln, Anträge für Proposals) mit dem Originalstandard in englischer Sprache abzugleichen. Als Arbeitsplattformen werden die verschiedenen Wikis, die speziell für die Arbeit an den RDA eingerichtet wurden, vorgestellt. Das Wiki rda-info ist eine offene Seite für alle Interessierten, auf der allgemeine und Hintergrundinformationen abgelegt werden. Das Wiki rda-kernteam ist ein Arbeitsinstrument für die interne Arbeitsgruppe DNB/ZDB. Das eigens für die AG RDA eingerichtete Wiki rda-ag RDA-Wiki enthält Informationen zur Gruppe und zu den Sitzungen (Termine, Protokolle) und einen Arbeitsbereich, in dem Unterlagen zum Zwecke der Dokumentation und Kommentierung abgelegt werden können. Das Wiki rda-wiki-kooperativ ruht derzeit, wird aber voraussichtlich als Arbeitsplattform für die Dokumentation und Erstellung der Anwendungsregeln genutzt werden. Dieses Wiki soll bis Ende August eingerichtet sein. In der Gruppe wird angeregt, dass noch weitere Personen (außer den Mitgliedern der AG RDA) lesenden Zugriff auf die Wikis bekommen. 6. Stand RDA international Frau Frodl berichtet über die internationalen Gremien der RDA, das JSC (Joint Steering Committee for Development of RDA), dessen Zusammensetzung, Aufgaben, Verfahren, Termine und Änderungsverfahren und das CoP (Committee of Principals). Es folgt ein kurzer Bericht der letzten ALA-Konferenz in Anaheim. Frau Frodl weist auf die entsprechenden Links zu den Sessions inklusive Präsentationen und Handouts hin und wird diese in Kürze an alle per versenden. 7. Stand der Vorbereitungen für die Implementierung der RDA in den Verbünden und Institutionen im deutschsprachigen Raum Die Vertreterinnen und Vertreter der einzelnen Verbünde bzw. Institutionen berichten über ihre bisherigen Erfahrungen und Fortschritte ihrer Arbeit am RDA-Standard. 5

6 Arbeitsgemeinschaft der Spezialbibliotheken Die in der ASpB organisierten Bibliotheken sind nur zum Teil Verbundteilnehmer, sie sind aber oft über ihre Institutionen (i. d. R. Forschungseinrichtungen) national und international vernetzt. Die Implementierung der RDA im deutschsprachigen Raum wird zurzeit mit großem Interesse verfolgt, im Fokus stehen die Auswirkungen auf Lokalsysteme (außerhalb der Verbundsysteme-Anbieter PICA und Aleph), die Auswirkungen auf Fremddatenübernahme und Konsequenzen für Altdaten. Bayerische Staatsbibliothek/Bibliotheksverbund Bayern In der BSB und dem BVB ist bisher eine kleine Gruppe mit den RDA beschäftigt gab es FRBR- Schulungen, 2012 ist ein Vortrag zu RDA auf der Verbundkonferenz vorgesehen. Für das Jahr 2013 ist eine Informationsveranstaltung für die Bibliotheken geplant. Bisher wurde noch keine verbundinterne AG gegründet, Interessenten sind jedoch vorhanden. Ein Termin dafür ist noch offen (in Abhängigkeit von der AG RDA). Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg Das BSZ will mit der Planung neu einsteigen. Es wurde keine RDA-Arbeitsgruppe gegründet. Die fachliche Arbeit erfolgt in den existierenden Gremien der Erschließung. Im Rahmen der Lehre im Bachelorstudiengang Bibliotheks- und Informationsmanagement an der Hochschule der Medien Stuttgart wird u.a. eine Einführung in die amerikanische Katalogisierungstradition (AACR2, MARC21, RDA) als Vorbereitung auf die Einführung der RDA angeboten. ekz Bibliotheksservice GmbH Die ekz hat noch keine aktuellen Planungen und wird erst zu einem späteren Zeitpunkt mit den Vorbereitungen für die Implementierung der RDA beginnen. Gemeinsamer Bibliotheksverbund Die beiden verbundinternen Arbeitsgruppen Monografienbearbeitung und Zeitschriftenbearbeitung werden zusammen den RDA-Umstieg vorbereiten und sich im Juli dazu das erste Mal treffen. Hessisches Bibliotheks-Informationszentrum HeBIS gründet derzeit eine verbundinterne AG. Ein Workshop zum Thema hat schon stattgefunden. Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen Das hbz hat sich mit RDA bisher hausintern beschäftigt und eine interne Arbeitsgruppe gegründet. Die Beauftragung einer verbundeigenen AG, die sich künftig primär mit den RDA beschäftigen wird, steht kurz bevor. Informationsverbund Deutschschweiz Im Informationsverbund Deutschschweiz besteht Interesse an einer Einführung der RDA, es wurde aber dazu bisher noch keine Entscheidung getroffen. Kantonsbibliothek Vadiana St. Gallen Das St. Galler Bibliotheksnetz ist noch bis Ende 2013 in die DDC-Einführung eingebunden. Erst danach (ab 2014) wird man sich dort verstärkt mit RDA beschäftigen. Kooperativer Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg Beim KOBV gibt es noch keine Vorarbeiten im Bereich wissenschaftliche Bibliotheken. Die öffentlichen Büchereien haben sich bereits mit dem Thema RDA befasst und befürworten einen festen Starttermin. Im ersten und zweiten Quartal 2013 sollen Schulungen in den öffentlichen Büchereien stattfinden. 6

7 Österreichische Bibliothekenverbund und Service GmbH Herr Labner und Frau Schaffner berichten, dass sich in Österreich eine informelle Arbeitsgruppe seit 2007 mit RDA beschäftigt und sich dazu alle zwei Monate getroffen hat. Im Jahr 2010 formierte sich eine Gruppe von ca. 15 Personen (inklusive Sacherschließung) für die Arbeit mit RDA. Am 10. Mai 2012 wurde die Entscheidung für die Implementierung von RDA getroffen. Es wurde eine Arbeitsgruppe von 8 Personen gegründet, dabei wurden verschiedene Bibliothekstypen berücksichtigt. Das MAB-Format wurde mit den FRBR abgeglichen. Es gab Vorarbeiten und Informationsveranstaltungen. Es gibt einen eintägigen Fortbildungskurs zum Thema FRBR und RDA, sowie eine Einführung in die Internationalisierung der deutschen Standards im Universitätslehrgang Library and Information Studies. Schweizerische Nationalbibliothek In der Schweizerischen Nationalbibliothek gab es bisher hausinterne FRBR-Schulungen für die Formalerschließung. Es wurde noch keine Arbeitsgruppe gebildet. Die Geschäftsleitung spricht sich für die Einführung der RDA aus, es fehlt aber noch ein Termin. Vertretung für das Öffentliche Bibliothekswesen In den Bücherhallen Hamburg gab es bisher eine Informationsveranstaltung. Die HÖB planen einen Umstieg gemeinsam mit der DNB. Zeitschriftendatenbank Die ZDB ist regelmäßig im RDA-Kernteam von DNB und ZDB mit dem Thema RDA beschäftigt. Man möchte hier den Termin der Einführung von RDA mit den Verbünden koordinieren. 8. Erste Arbeiten in der Deutschen Nationalbibliothek Die von der DNB/ZDB bisher geleistete und der AG RDA im Vorfeld der Sitzung zugegangene Kommentierung der Tabelle Kern-Elemente wird vorgestellt. Es wird über die weitere Vorgehensweise bei der Kommentierung der RDA diskutiert. Die Arbeitsstelle für Standardisierung in der DNB schlägt vor, im neu aufzusetzenden Wiki Erfassungsblätter für Regelwerksstellen mit Diskussionsbedarf zu hinterlegen, die dann von jedem Verbund/Institution kommentiert werden können. Eine von der DNB geführte Excel-Tabelle im Wiki rda-ag soll den Überblick über den fortschreitenden Stand der Kommentierung geben. Die redaktionelle Arbeit des gesamten Prozesses liegt bei der DNB. Die AG RDA ist mit der vorgeschlagenen Arbeitsweise einverstanden. Man einigt sich darauf, mit der Durchsicht der Kernelemente-Tabelle zu beginnen, um diese bis Ende September 2012, von allen kommentiert, zusammenfügen zu können und in der nächsten Sitzung der AG RDA zu besprechen. Hierfür ist es wichtig, eine verbindliche Festlegung der Mindeststandards zu erarbeiten, da die beteiligten Anwenderkreise unterschiedliche Bedürfnisse haben. Als nächster Meilenstein ist die Gesamtdurchsicht der RDA geplant. Ob diese Gesamtdurchsicht nach thematischen Feldern oder in der nummerischen Reihenfolge der Regeln stattfindet, ist noch nicht geklärt. Die DNB beginnt Mitte Juli 2012 mit der Gesamtdurchsicht. Im Arbeitsbereich Implementierung wird die Arbeit in der DNB im Juli 2012 mit der Anpassung des Dokumentationstools und der Erstellung einer Übungsumgebung aufgenommen. Die RDA-Elemente müssen auf das Internformat abgebildet werden, auch hier will man mit den Kernelementen beginnen. Seitens der Verbünde sind noch keine Vorarbeiten am Format erfolgt. 9. Brainstorming 7

8 Man weist darauf hin, dass im Zuge der RDA-Kommentierung die GND-Regeln abgeglichen und überprüft werden müssen. Auch die bisher ausgesparten Themen wie z. B. Kongresse, Pseudonyme und Spitzenorgane müssen behandelt werden. Es wird angeregt, die GND-Übergangsregeln im Anschluss an die Kernelemente-Tabelle zu überprüfen. Es sollte vermieden werden, dass viel Aufwand in die Umarbeitung von GND-Sätzen gemäß der Übergangsregeln gesteckt wird, die dann u. U. beim Umstieg auf RDA wieder revidiert werden müssen. Die DNB wird im Zuge des Gesamtdurchgangs durch das Regelwerk, die GND-Übergangsregeln abgleichen. Die Vertreterin der ZDB regt an, in den Verbünden das Thema und die Problematik der Zeitschriften und Schriftenreihen im Blickfeld zu behalten. Die ZDB hat hierzu bereits ein Stellungnahmepapier erarbeitet, das den Mitgliedern der AG RDA nach der Sitzung über die Mailing-Liste und das Wiki der AG RDA zur Verfügung gestellt wird. 10. Aufträge aus der Sitzung Die nächste Sitzung des Standardisierungsausschusses findet am 28. November 2012 statt. Zu diesem Termin muss ein Bericht erstellt werden, der die bis dann geleistete Arbeit der AG RDA aufzeigt. Um die im Arbeitsauftrag des Standardisierungsausschusses geforderte Synchronisierung der Zeitpläne und Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete aufzuzeigen, wird im Wiki der AG RDA ein Zeitplan mit Meilensteinen begonnen. Die DNB wird ihren Zeitplan in das Wiki eintragen. Der Gesamtzeitplan wird auf der nächsten Sitzung gemeinsam besprochen. Die Verbünde und Institutionen werden aufgefordert, ihre jeweiligen Zeitplanungen intern abzustimmen. Die Mitglieder der AG RDA werden bis Ende September 2012 die Kernelemente-Tabelle in ihren Verbünden nach Absprache bearbeiten und im Wiki der AG RDA kommentieren. Die Ergebnisse werden in der nächsten Sitzung abgestimmt. Es muss geklärt werden, ob ein gemeinsamer Umstieg aller Beteiligten, insbesondere der ZDB, erforderlich ist. Es sollen dann auch erste Einschätzungen abgegeben werden, ob es im Bereich der Abstimmung bei Formatanpassungen notwendig ist, eine Unterarbeitsgruppe Implementierung einzusetzen. 11. Verschiedenes Die nächste Sitzung der AG RDA ist für Mitte/Ende Oktober geplant. Der genaue Termin wird per Doodle-Umfrage ermittelt. Frau Frodl dankt allen Anwesenden und schließt die Sitzung um 16:00 Uhr. 8