Bekanntmachung des Vereins Charta der Vielfalt e. V. Öffentliche Ausschreibung nach 3 Abs. 1 VOL/A

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1 Bekanntmachung des Vereins Charta der Vielfalt e. V. Öffentliche Ausschreibung nach 3 Abs. 1 VOL/A Art der Leistung Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Deutschen Diversity-Tags Auftraggeber (Vergabestelle) Charta der Vielfalt e. V. Geschäftsstelle Albrechtstraße Berlin 2. Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung nach der VOL/A, 1. Abschnitt. 3. Form der Angebote Die Angebote sind in Schriftform einzureichen. Eine Einreichung per Telefax oder auf elektronischem Wege ist nicht zugelassen. 4. Anschrift, an die das Angebot zu richten ist Das Angebot ist an den unter 1. Bezeichneten Auftraggeber, zu Händen Frau Corina Christen, zu richten. 5. Art des Auftrages Ausführung von Leistungen. Dienstleistungskategorie Nr. 11 Unternehmensberatung und verbundene Tätigkeiten Deutscher Diversity-Tag 2015 PRÖA Seite 1 von 6

2 6. Ort der Ausführung Überregional, bundesweit 7. Art und Umfang der Leistung Das Format des Deutschen Diversity-Tags beruht auf zwei Säulen: - den bundesweiten Aktionen, die von der Beteiligung und damit dem Engagement der Unternehmen / Institutionen zum Diversity Managementansatz leben. Der bundesweite Aktionstag findet am 09. Juni 2015 statt. Diese dezentralen Aktionen der Mitwirkenden im gesamten Bundesgebiet werden von den teilnehmenden Organisationen in Eigenregie realisiert. - einer hochkarätig besetzten Impulsveranstaltung in Berlin (Vertreter/-innen aus Wirtschaft, Politik, Gesellschaft und Wissenschaft) mit bis zu 400 Gästen. Der Termin hierfür befindet sich noch in der Abstimmung. Für den 3. Deutschen-Diversity-Tag ist darüber hinaus erstmalig in drei noch auszuwählenden deutschen Großstädten die Bespielung des öffentlichen Raums geplant in Form von sog. Open-Air-Veranstaltungen. Die Auftragnehmerin /der Auftragnehmer soll im Einzelnen folgende Leistungen umsetzen: Erarbeiten eines innovativen Gesamtjahreskonzepts für die Presseund Öffentlichkeitsarbeit unter Berücksichtigung weiterer in den 3. Deutschen Diversity-Tag eingebundener Akteure Erstellen bzw. Aktualisieren von Basismaterialien wie Presseverteiler, Informationsunterlagen/Präsentationen, Factbook, Medienkit u. ä. Medienansprache; Kontinuierliche Pressearbeit im Halbjahr Organisation und Durchführung öffentlichkeitswirksamer Pressekonferenz (en) Beratung und Steuerung von Materialien (Flyer, Broschüren u. ä.) für den 3. Deutschen Diversity-Tag (exklusive Gestaltungsarbeiten); redaktionelle Unterstützung bei Print- und Online-Publikationen Inhaltliche Überarbeitung der bereits bestehenden Subsite zum Diversity Tag: Redaktion von Texten für die Subsite Deutscher Diversity-Tag 2015 PRÖA Seite 2 von 6

3 Mobilisierung von Unterzeichner/-innen auf Basis einer gepflegten Datenbank Für ausgewählte DDT-Akteure mit außergewöhnlichen Aktionen: telefonische Beratung für den Bereich PR/ÖA an 4-wöchiges Online Community Management im Vorfeld der Impulsveranstaltung Redaktionelle Aufbereitung der Ergebnisse, Abschlussdokumentation der Maßnahmen und Ergebnisse Für die Leistungen soll nach Bewilligung der beantragten Bundesfördermittel ein Budget in Höhe von bis zu maximal brutto ( netto) zur Verfügung stehen. Wir bitten um die Angabe eines Pauschalpreises. Die genauen Zahlungsbedingungenen werden nach Vorliegen des Zuwendungsbescheides definiert. Das Angebot muss sämtliche Kosten im Zusammenhang mit den o.g. Leistungen umfassen, mit Ausnahme von Sachkosten für: Programmierungsarbeiten, Hosting für die Website, Sachkosten für Veranstaltungen (Pressekonferenzen, Impulsveranstaltung, o.ä.), Druckkosten von Materialien, Kosten für Räume, Technik und Catering sowie von Kosten für grafische Leistungen, Kosten für Lettershop, Versandkosten; Medienmonitoring. 8. Aufteilung in Lose Nein 9. Ausführungsfristen Das Projekt beginnt mit Erteilung des Zuschlags und wird voraussichtlich bis zum andauern. 10. Nebenangebote Nebenangebote sind nicht zugelassen. Deutscher Diversity-Tag 2015 PRÖA Seite 3 von 6

4 11. Anforderung der Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen können per angefordert werden bei: Charta der Vielfalt e. V. Geschäftsstelle Albrechtstraße Berlin Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich per versendet. 12. Angebotsfrist Die Angebote müssen bis zum 15. Dezember 2014, 12 Uhr, eingehen. Bei der Öffnung der Angebote sind Bieter nicht zugelassen. Verspätet eingehende Anträge können nicht berücksichtigt werden. Der Bewerber hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Angebote innerhalb der Frist zur Einreichung der Angebote bei der genannten Kontaktstelle eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem Bewerber zugerechnet. 13. Kaution und sonstige Sicherheiten Werden nicht verlangt. Deutscher Diversity-Tag 2015 PRÖA Seite 4 von 6

5 14. Eignungsnachweise Zum Nachweis der Eignung haben die Bieter folgende Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot einzureichen: a) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen b) Angaben zum Gesamtjahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren c) Angaben zur durchschnittlichen Mitarbeiterzahl in den letzten drei Geschäftsjahren d) soweit die Rechtsform des Unternehmens dies ermöglicht: Unbeglaubigter aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 12 Monate) e) Referenzen (nicht älter als 5 Jahre) im Bereich Kommunikation für Verbände, öffentliche Einrichtungen und Ministerien (mindestens 4) im Bereich veranstaltungsbezogener Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (mindestens 3), wenn möglich von Aktionstagen im Bereich Diversity Management bzw. verwandter Managementkonzepte (mindestens 4) Aufträge, die von öffentliche Stellen finanziert wurden (mindestens 2) Lebensläufe des vorgesehenen Personale (Beschreibung der Erfahrungen und Fähigkeiten im Hinblick auf die oben geforderten Referenzen) f) Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Vermögens,- und Sachschäden in Höhe von je Schadensfall und pro Jahr 15. Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist Bindefrist: 31. Januar Der Zuschlag ist für den vorgesehen. Deutscher Diversity-Tag 2015 PRÖA Seite 5 von 6

6 16. Sprachen in denen das Angebot verfasst werden kann Deutsch 17. Kosten Für die Erstellung eines Angebotes werden keine Kosten erstattet. 18. Sonstige Hinweise und Informationen Die Ausschreibung steht unter Vorbehalt der Genehmigung der erforderlichen Fördermittel durch das BMAS und das BAMF. Rückfragen zu den zu vergebenen Leistungen richten Sie bitte per an Die Fragen werden schriftlich beantwortet. Berlin, den 20. November 2014 Deutscher Diversity-Tag 2015 PRÖA Seite 6 von 6