Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

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1 Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend Bekanntmachung gemäß 17 Nr. 1 (2) VOL/A Die Verteilung macht s Gleichstellung und soziale Gerechtigkeit durch geschlechtersensible Haushalte 1. Bezeichnung (Anschrift) der Vergabestelle: Bundesverwaltungsamt Köln Für Auskünfte allgemeiner Art Bundesverwaltungsamt (BVA) Köln Meinolf Sprink: Meinolf.Sprink@bva.bund.de Tel.: 01888/ Fax: 01888/ Art der Vergabe: Öffentliche Ausschreibung; IIA6-2506GGM Leistungsbeschreibung: Art und Umfang der Leistung: Der Auftrag umfasst die Bereitstellung von Unterkünften und Tagungs- sowie Veranstaltungsräumen mit Transfer für ca.190/220 Personen in unmittelbarer Abstimmung und Kooperation mit einer durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend zu benennenden Rahmenvertragsagentur.

2 Art und Umfang der Leistung: Die durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend benannte Rahmenvertragsagentur organisiert am 04. und 05. Juni 2007 in Frankfurt/Main die Konferenz aus Anlass der deutschen EU- Ratspräsidentschaft: Die Verteilung macht s Gleichstellung und soziale Gerechtigkeit durch geschlechtersensible Haushalte. Es werden ca. 190 Teilnehmer und Teilnehmerinnen erwartet. Anreisetag für ca. 100 Teilnehmer und Teilnehmerinnen ist der 03. Juni Anreisetag für ca. 90 Teilnehmer und Teilnehmerinnen ist der 04. Juni Abreisetag aller Teilnehmer und Teilnehmerinnen ist in der Regel der 05. Juni Benötigt werden: Übernachtungs- und Veranstaltungsräumlichkeiten in einem Hotel der 4-Sterne-Kategorie sowie Transfer. Höherwertige Hotels sind ebenfalls zugelassen, soweit sich die Preise auf dem Niveau der 4-Sterne-Kategorie bewegen. Ein Zusammenschluss von mehreren Hotels, höchsten jedoch vier, ist möglich (Bietergemeinschaft als Subunternehmerschaft bzw. ein Veranstalter). Allerdings sollte dann eines dieser Hotels über die gesamten Veranstaltungsräumlichkeiten für die zentralen Veranstaltungen verfügen. Im Einzelnen: Übernachtungen: Vom 03. Juni auf den 04. Juni 2007 werden voraussichtlich bis zu 100 Einzelzimmer benötigt. Vom 04. Juni auf den 05. Juni 2007 werden bis zu 190 Einzelzimmer benötigt. Übernachtungsangebote jeweils mit Frühstück Stornierung Da gegebenenfalls Konferenzeilnehmer und teilnehmerinnen auch kurzfristig absagen, sind dem Angebot auch die Geschäftsbedingungen hinsichtlich der Stornierung von Zimmern vorzulegen.

3 Räumlichkeiten: Montag, den 04. Juni 2007, Uhr Uhr: Podium Räumlichkeit für Podiumsdiskussion mit 190 Teilnehmerinnen und Teilnehmern, zwei Rednerpulte, Podium für 5 Personen, Reihenbestuhlung, Stellplatz für sechs Übersetzungskabinen. Die gesamte Technik wird durch die Rahmenvertragsagentur bereitgestellt Uhr Uhr: Mittagsimbiss Räumlichkeit und Stehtische für Mittagsimbiss für 190 Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Der Imbiss wird durch die Agentur organisiert; das Hotel kann der Rahmenvertragsagentur ein entsprechendes Angebot unterbreiten die Rahmenvertragsagentur entscheidet eigenständig über die Auftragsvergabe. ab Uhr: Abendveranstaltung Räumlichkeit mit Bühne sowie Tische mit Bestuhlung für gemeinsames Abendbuffet. Das Abendbuffet wird durch die Rahmenvertragsagentur organisiert; das Hotel kann der Rahmenvertragsagentur ein entsprechendes Angebot unterbreiten die Rahmenvertragsagentur entscheidet eigenständig über die Auftragsvergabe. Dienstag, den 05. Juni Uhr Uhr: Fragestunde/Diskussionsrunde Räumlichkeit für Diskussionsrunde mit 220 Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Podium für 6 Personen mit zwei Rednerpulten, Reihenbestuhlung, Stellplatz für sechs Übersetzungskabinen. Die gesamte Technik wird durch die Rahmenvertragsagentur bereitgestellt Uhr Uhr: Podiumsdiskussionen Räumlichkeiten für zwei parallele Podiumsdiskussionen mit je 110 Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Podium für 5 bzw. 6 Personen, Reihenbestuhlung, Stellplatz für jeweils drei Übersetzungskabinen (sechs Übersetzungskabinen) unter Nutzung des vorhandenen Großraums. Die gesamte Technik wird durch die Rahmenvertragsagentur bereitgestellt Uhr Uhr: Schlussworte Räumlichkeit für 220 Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Podium mit Rednerpult, Reihenbestuhlung, Stellplatz für sechs

4 Übersetzungskabinen (unter Nutzung des bereits vorhandenen Großraums). Die gesamte Technik wird durch die Rahmenvertragsagentur bereitgestellt Uhr: Mittagsimbiss Räumlichkeit und Stehtische für Mittagsimbiss für 220 Teilnehmerinnen und Teilnehmern. Der Imbiss wird durch die Rahmenvertragsagentur organisiert; das Hotel kann der Rahmenvertragsagentur ein entsprechendes Angebot unterbreiten die Rahmenvertragsagentur entscheidet eigenständig über die Auftragsvergabe. Transfer: Montag, den 04. Juni Uhr Transfer von den Übernachtungshotels zum Tagungshotel (bei einem Zusammenschluss von mehreren Hotels) Uhr Transfer zu bis zu vier Arbeitsgruppen Tagungsstätten in Museen in Frankfurt (werden vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend benannt und liegen vorraussichtlich in mittelbarer Nähe zum Römerberg), 19:00 Uhr Transfer zum Abendbuffet Uhr gegebenenfalls Rücktransfer zu den Übernachtungshotels Dienstag, den 05. Juni 2007, Uhr gegebenenfalls Transfer von den Übernachtungshotels zum Tagungshotel 4. Tag, bis zu dem die Angebote eingegangen sein müssen (Angebotsfrist) 01. Dezember Beurteilung der Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) der Bewerber/Bewerberinnen: Mit dem Angebot sind vorzulegen: Erklärung über die Zahlung von Steuern, Angaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung Nachweis der Kategorie 4-Sterne-Hotel (Hotelprospekt o.ä.) Nachweis der Transfer-Möglichkeiten

5 6. Tag, bis zu dem Sie an Ihr Angebot gebunden sind (Zuschlags- und Bindefrist): Sonstige Angaben: Mit der Abgabe des Angebots unterliegt der Bieter/die Bieterin den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote gemäß 27 VOL/A. Köln, den Für das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend Bundesverwaltungsamt Im Auftrag Sprink