Neue Kassen bald Pflicht Was ändert sich ab 2017?

Transkript

1 Neue Kassen bald Pflicht Was ändert sich ab 2017? Seite

2 Genossenschaft von über Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT-Dienstleister mit 50 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrumsdienstleistungen: über 11,5 Millionen Lohnund Gehaltsabrechnungen mehr als Unternehmen nutzen DATEV-Anwendungen DATEV-Rechenzentrum ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z. B. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) umfangreicher Service rund 2,5 Mio. Servicekontakte jährlich mehr als Seminarteilnehmer pro Jahr Seite 2

3 Seite

4 Geschäftsführung Einkauf Wertschöpfung Produktion und Dienstleistung Verkauf Verwaltung Buchhaltung Personal Controlling IT-Infrastruktur Unternehmensweite Themen Digitalisierung Datensicherheit Datenschutz Steuerlicher Berater Seite 4

5 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es nicht neu ist? Welche Kassensysteme gibt es? Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen? Konsequenzen für die Kassenführung Einzelaufzeichnung Offene Ladenkasse Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung Handlungsempfehlungen und weiterführende Informationen Patryk Kosmider / fotolia.com Seite 5

6 Seite 6

7 Unternehmen in den betroffenen Branchen! Taxigewerbe; Exkurs: Betroffene Branchen 3% 47% 22% 6% 13% 2% Gastronomie; Tankstellen; Beherbergungsgewerbe; Friseur- Kosmetikstudio; Einzelhandel; % 3% 2% Bäcker; Metzger; Apotheken; Seite 7

8 Verwendung von Barzahlung bei ca. 80% aller Transaktionen 53,2% des Umsatzes 2014 durch Bargeld erwirtschaftet knapp 30% mit einer Girocard Überweisungen machten 5,3% des Umsatzes aus Bargeldumsatzanteil seit 2011 konstant Umsatz 2014 Kartenbesitz 2014 photo 5000 / fotolia.com Internetbezahlverfahren 2,8% Überweisung 5,3% Girocard 29,4% Kreditkarte 3,9% Lastschrift 3% Sonstiges 2,6% 97% 32% Barzahlung 53,2% Girocard Kreditkarte Seite 8

10 Aus der Sicht des Unternehmers Aus der Sicht der Finanzverwaltung Erfassung von Einnahmen Kontrolle von Mitarbeitern Betriebswirtschaftliche Aspekte Belegsicherung Vollständige Dokumentation aller Einnahmen Seite 10

11 Woraus besteht eine Kasse? Eingabeeinheit Recheneinheit Geldlade Ausgabeeinheit (Bon-Drucker) pixabay.com Big Face / fotolia.com Patryk Kosmider / fotolia.com zavgsg / fotolia.com Seite 11

12 Kassentypen Offene Ladenkasse Elektronische Registrierkassen PC-(Kassen-) Systeme App - Systeme Weitere Kassen vivjanna13 / fotolia.com Geldlade Schuhkarton Mechanische Registrierkasse Mit und ohne elektronischem Journal Einzel- und Mehrplatz- Kassensysteme Back-Office- System (Verbundsysteme) Handhelds (z.b. Orderbird) Speicherung im Gerät oder der Cloud Auszug Bild Casio Europe DATEV eg Vectron DATEV eg Seite 12 Vectron

13 Elektronische Registrierkassen Begrenzter Speicher und eigens entwickelte Speicherstruktur (fixe Programmierung, herstellerspezifisches Betriebssystem) Mit und ohne elektronischem Journal Speicherbaustein mit Summenspeicher z.b.: Tagesumsätze Summen je Bediener Löschung der Journaldaten bei gewissen Funktionen, z. B. Erstellung des Z-Bons (Schlüsselposition des Masterschlüssels) Auszug Bild Casio Europe Auszug Bild Casio Europe Seite 13

14 Auszug Bild Casio Europe Kassen älterer Bauart Nur Addition u. Ausgabe von Summen Kasse neuerer Bauart Schnittstelle zur Datenauslese Ohne Einzelaufzeichnung Mit Einzelaufzeichnung Mit Einzelaufzeichnung Ohne Datenexport Ohne Datenexport Mit Datenexport Seite 14

15 PC-(Kassen-) Systeme Einzel- und Mehrplatz- Kassensysteme Back-Office-System (Verbundsysteme) Eine PC-Kasse basiert auf einem üblichen Betriebssystem (z. B. Microsoft Windows, Mac OS/OS X, Linux etc.) mit eigener Festplatte. Auf diesem Betriebssystem ist eine Kassensoftware installiert. Speicherung und/oder Archivierung der Kassendaten auf der internen Festplatte oder externen Medien (z. B. Datenträger, SD-Card etc.) jederzeit Foto: Vectron Systems möglich. Seite 15

16 Wiegekasse Taxameter Geldspielautomat Parkscheinautomat Bizerba Björn Wylezich / fotolia.com pixabay.com DATEV eg Seite 16

17 offene Ladenkasse Woraus besteht eine Kasse? Eingabeeinheit Recheneinheit Geldlade Ausgabeeinheit - Bondrucker Seite 17 vivjanna13 / fotolia.com

18 Offene Ladenkasse Geldlade Schuhkarton Mechanische Registrierkasse Eine offene Ladenkasse hat nicht die Technik um Daten tatsächlich vorzuhalten bzw. Abrechnungen zu erstellen. Lediglich Summen können abgerufen/ ausgezählt werden. Kassen älterer Bauart, Registrierkassen mit Journal- und Bon-Rolle aus Papier, es wird lediglich aufaddiert und die Summen ausgegeben. DATEV eg vivjanna13 / fotolia.com Seite 18

20 GoB GoS GoBS Handelsgesetzbuch HGB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung 1996 GDPdU Abgabenordnung AO (Grundlegendes Steuergesetz) Reichsabgabenordnung RAO Kassenaufzeichnungen mindestens täglich 2010 GoBD 2015 BMF-Schreiben ( ) 2. Kassenrichtlinie BMF-Schreiben ( ) 1. Kassenrichtlinie 2016 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Hinweis: Beispiel PC Cash 2go DATEV eg, Fotos/Grafik: Goede Seite 20

21 Altsysteme Registrierkassen Ohne/mit Einzelaufzeichnung ohne Datenhaltung (im Gerät) ohne Datenexport Prüfung und Durchführung Umrüstung/Nachrüstung auf Anforderungen BMF-Schreiben 2010? BMF-Schreiben Anforderungen für elektronische Registrierkassen (d.s. Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler, Gewinnspielautomaten Einzelaufzeichnung Komplette Datenspeicherung im Gerät oder komplette Archivierung der Daten über Schnittstelle Digitale Prüfbarkeit (Schnittstelle) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab keine Registrierkassenpflicht zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung unangemeldete Kassennachschau für Verstöße bis zu Bußgeld Ab Nein Prüfung und Durchführung Umrüstung/Nachrüstung auf Anforderungen von Gesetz? Nein Seite 21

22 Ist ein Gerät (Registrierkasse etc.) bauartbedingt nicht in der Lage die steuerrelevanten digitalen Daten aufzuzeichnen, so ist eine Softwareanpassung und Speichererweiterung an dem Gerät durchzuführen um die Daten aufzuzeichnen, oder eine Archivierung der Daten über eine Schnittstelle unveränderbar und auswertbar auf einem externen Datenträger durchzuführen. Komplette Speicherung steuerrelevanter (Kassen-) Daten: Journaldaten, Auswertungsdaten, Programmier- u. Stammdatenänderungsdaten Wenn keine Anpassungen bzw. keine externe Archivierung möglich, so darf die Kasse nur noch bis eingesetzt werden Und: Die alten Aufbewahrungsfristen gelten fort (d.h. bis 2026!) Seite 22

23 Externes Speichermedium: z.b. Festplatte, USB-Stick Serverlösung im Unternehmen Cloud Seite 23

24 Belege Die Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach- Stornobuchungen), Retouren Entnahmen/ Einlagen Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) von Kasse erstellte Rechnungen Rechnungen über 150 Organisationsunterlagen Bedienungsanleitung Programmieranleitung Programmabrufe nach jeder Änderung Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainings-speichern u. ä. Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Einstellungen zum Bon-Druck, Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.) Auswertungen Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer ) zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte Kettenberichte mit lfd. Nr. sowie Finanzbericht, Zahlungswegebericht Warengruppenbericht, Bedienerbericht Kellnerberichte, Spartenberichte im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon Ausdrucke der Trainingsspeicher Betriebswirtschaftliche Auswertungen Seite

25 Weitere Bedingungen: Protokoll über konkreten Einsatzort und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des Geräts ( 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV) Strukturinformationen (u. a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden Grundsätzlich sind die Daten 10 Jahre aufzubewahren und zu archivieren Hinweis: Soweit die Unterlagen und Daten gesichert sind, kann eine alte Kasse (Hardware!) entsorgt werden Seite 25

26 Ab nur noch zwei Möglichkeiten Bareinnahmen aufzuzeichnen: Offene Ladenkasse Registrierkassen mit Datenhaltung vivjanna13 / fotolia.com Auszug Bild Casio Europe Seite 26

27 Elektronische Daten alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht!) Elektronisch erzeugte Rechnungen (u.a. Bewirtungsrechnung, Taxirechnung, Einkaufsrechnung Einzelhandel etc.) Strukturinformationen (u.a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat Organisationsunterlagen Bedienungsanleitung Programmieranleitung Programmabrufe nach jeder Änderung Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainings-speichern u. ä. Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Einstellungen zum Bon-Druck, Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.) Daten in Papierform Aufzeichnungen (z.b. Kassenbuch) Buchungsbelege (z.b. Summenendbons, Z-Bons) - keine Buchung ohne Beleg! * Gilt ebenfalls für Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter Seite 27

28 Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig. Eine Aufbewahrung der Kassenunterlagen nur in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend konkreter Einsatzort- und Einsatzzeitraum der Registrierkasse bzw. des Geräts ist zu protokollieren und aufzubewahren ( 145 Abs. 1 AO, 63 Abs. 1 UStDV) die Aufzeichnungen müssen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden Seite 28

29 Vorgesehene Maßnahmen: Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen) Einführung einer Kassennachschau Sanktionsmöglichkeiten bei Verstößen Keine Registrierkassenpflicht! Keine Belegausgabepflicht nur auf Verlangen des Kunden! Seite 29

30 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme Sicherheitsmodul: Kasseneingaben werden mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert, können später nicht mehr unerkannt manipuliert werden Speichermedium: Unveränderbare Speicherung der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Digitale Schnittstelle: Sicherstellen einer reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke der Finanzverwaltung Technologieoffen Zertifiziert durch BSI Jeder Kassenhersteller kann ein Verfahren entwickeln und zertifizieren lassen Änderungen/ Anpassungen am System müssen ebenfalls zertifiziert werden Seite 30

31 Ab Anfang 2017 bietet DATEV die neue Dienstleistung DATEV Kassenarchiv online. Damit können Kassendaten revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert werden. Das Angebot richtet sich an Mandanten/ Unternehmen und beinhaltet in der ersten Stufe: die tägliche Archivierung der Kassendaten (Tagesendsummen, Einzelbons) im DATEV-Rechenzentrum sowie die Bereitstellung der Daten für den Betriebsprüfer In einer Ausbaustufe ist die Übernahme der archivierten Daten zur Weiterverarbeitung in DATEV Kassenbuch online geplant. Aktuelle Informationen: Seite 31

32 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab Einführung einer Kassen-Nachschau Instrument zur Steuerkontrolle im Zusammenhang mit Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme Unangekündigte Nachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Einsichtnahme von Daten der Kasse und Übermittlung von Daten über die digitale Schnittstelle (Datenträgerüberlassung) Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung Seite 32

33 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab Die Geldbuße kann bis betragen (z.b. bei nicht richtiger Verwendung des Systems oder wer Systeme nicht schützt oder mit Software bewirbt und in den Verkehr bringt) Seite 33

35 Aus der Sicht des Unternehmers Aus der Sicht der Finanzverwaltung Erfassung von Einnahmen Kontrolle von Mitarbeitern Betriebswirtschaftliche Aspekte Belegsicherung Vollständige Dokumentation aller Einnahmen Seite 35

36 HGB 238, 239 HGB vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet 257, 261 HGB geordnete Aufbewahrung von Unterlagen und Vorlegen von Datenträgern Kaufleute Pflicht zur Kassenbuchführung! AO 140 AO wer Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen (z. B. HGB) zu erfüllen hat, hat diese auch für die Besteuerung zu erfüllen! 140 AO transformiert also alle anderen Vorschriften ins Steuerrecht! 145 AO Geschäftsvorfälle müssen sich in Ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen 146 AO vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden Abs. 4: Unveränderbarkeit 147 AO geordnete Aufbewahrung von Unterlagen und Vorlegen von Datenträgern Einnahmen-Überschuss- Rechner ( 4 Abs. 3) sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet aber es besteht eine umsatzsteuerrechtliche Einzelaufzeichnungspflicht (u.a. 22 UStG) eine geordnete Ablage von Belegen ist möglich Seite 36

37 Verantwortung für Kassensysteme, Unterlagen und Prozess Auszug Bild Casio Europe zavgsg / fotolia.com pixabay.com Nach den GoBD* zählen neben Unterlagen in Papierform, auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten dazu, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Seite 37 *Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

38 Geschäftsvorfall z.b. Verkauf Eigenverbrauch Entnahmen Unternehmer IT-Buchführungssystem Vorsystem (Haupt-) Buchführungssystem Kasse steuerrelevante Daten Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen (Pflicht!) Bücher (z.b. Kassenbuch, Kassenbericht) sowie Unterlagen und Aufzeichnungen, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen Seite

39 Die GoBD fordern eine genaue Beschreibung für den Ablauf z.b. von Kassiervorgängen. Der Tagesabschluss wird vom jeweiligen Kassenmitarbeiter durchgeführt. Unsere Kassensoftware bietet einen digitalen Abschluss an. Auf dem Bildschirm wird das Kassenzählprotokoll aufgerufen. Der Mitarbeiter trägt die Anzahl des jeweiligen Hart- und Papiergeldes ein. Es findet ein Soll-/Ist-Abgleich bezüglich des Bargeldbestandes statt. Kassendifferenzen werden am nächsten Tag geklärt. Kleindifferenzen bis 5,- Euro buchen wir aus. Das Zählprotokoll wird mit Datum und Uhrzeit sowie der Unterschrift des Mitarbeiters versehen, dann eingescannt und zusammen mit den eingescannten Belegen zur DATEV übermittelt. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Seite 39

40 Verpflichtung Bücher zu führen und Aufzeichnungen zu erstellen! Sowohl in elektronischer, als auch in Papierform Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und der laufenden Aufzeichnung Geordnet Unveränderbar V Zeitgerecht Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Seite 40

41 Systematische Erfassung und übersichtliche und nachvollziehbare Buchungen Einzelaufzeichnung Dokumentation jedes Geschäftsvorfalls Keine Buchung ohne Beleg! Lückenlose Aufzeichnung Geordnet Unveränderbar Vollständig Zeitgerecht Richtig Kasseneinnahmen und ausgaben sind täglich aufzuzeichnen Übereinstimmung mit den tats. Verhältnissen Nachweis von Entnahmen/Einlagen durch Eigenbelege Seite 41

42 Der Begriff Unveränderbarkeit ist nicht neu s. Reichsabgabenordnung: es soll nicht radiert werden! ( 239 Abs. 3 HGB, 146 Abs. 4 AO) Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Für Aufzeichnungen in Papierform heißt das z.b.: Kein TippEx, Durchstreichen nur mit Kugelschreiber und waagerechter Linie, die Zeile muss lesbar bleiben usw. Seite 42

43 Für elektronische DV-Systeme gilt das Gleiche: Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden. (siehe GoBD, Rz. 108) Seite 43

44 Beispiel Beleginhalte INSIKA: Rechnungs-Nr. /Sequenznummer Signatur verschlüsselt nach ID-Nr. Barcode Quelle: INSIKA = Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme - Seite 44

45 Es MUSS gewährleistet sein, dass ein sachverständiger Dritter für den gesamten Prüfungszeitraum eine ( ) progressive und retrograde Prüfbarkeit der Unterlagen vorfindet ( 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, 145 Abs. 1 AO). Beleg Kassenbuch /Journal Buchführung Jahresabschluss Steuererklärung Seite 45

47 Ordnungsgemäße Kassenführung Grundsatz: Ausnahme: Einzelaufzeichnung Offene Ladenkasse Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen (bei 4 Abs. 3 EStG) Kassenberichte Mischformen Seite 47

48 Grundsätzlich besteht Einzelaufzeichnungspflicht: - Identität des Verkäufers (Name, Firma, Anschrift) - Identität des Käufers (Name, Firma, Anschrift) - Inhalt des Geschäfts (Liefergegenstand, Art der Dienstleistung) - Zahlungsbetrag (Gegenleistung) - Steuersätze in % (7% oder 19% Umsatzsteuer) - Steuerbetrag in Euro - Gesamtbetrag z.b. in Form von Quittungen oder Rechnungen Seite 48

49 Einzelaufzeichnung (Beispiel Kassenbon/Wiegekasse) Belegaussteller (Verkäufer) Eindeutige Belegnummer Belegdatum Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls auf dem Beleg Zu buchender Betrag einschl. Währungsangabe Bestätigung des Vorgangs (Gastronomie Bediener, Kellner) Hinweis: Zwar fehlt die Identität des Käufers, diese Einschränkung lässt der Bundesfinanzhof unter branchentypischen Gesichtspunkten jedoch ausdrücklich zu! Hinweis: Möchte der Kunde einen Beleg oder Quittung/Rechnung? (Kleinstbetragsrechnung und 14 UStG Vollrechnung) Seite 49

50 Eintragungen in ein Kassenbuch müssen grundsätzlich täglich vorgenommen werden! Werden Einnahmen nur in einer Summe eingetragen, dann muss das Zustandekommen der Einnahme nachgewiesen werden. Grundsatz der Einzelaufzeichnung mit Kassenbons Kassenstreifen/Journalrolle Kassenzetteln Vollständige Tagesendsummenbons Seite 50

51 Seite 51

52 Seite 52

53 Seite 53

54 Wie erkennt das Finanzamt wann festgeschrieben wurde? Auszug aus dem DATEV-Standardjournal, dass die Betriebsprüfung im Rahmen der Datenträgerüberlassung erhält. Seite 54

55 Ein über eine Tabellenkalkulation (Microsoft Excel, StarCalc etc.) erstelltes Kassenbuch entspricht nicht den Vorschriften der GoBD (bis GOBS), da es jederzeit geändert werden kann. Es liegt ein formeller Mangel vor. Seite 55

56 Die Finanzverwaltung akzeptiert die Version ab 3.0 im Sinne der GoBD mit zusätzlichen organisatorischen Maßnahmen (z. B. sichere, zugriffsgeschützte Ablage, regelmäßige Sicherungen, Verfahrensdokumentation), wenn folgende Arbeitsschritte berücksichtigt sind: Kassenumsätze täglich erfassen Belegsätze sind täglich durch einen Export festzuschreiben Export der Kassenumsätze darf nicht zurückgesetzt werden Kassen- und Exportdateien sowie der Ausdruck der Kassenblätter mit Zeitstempel sind unveränderbar und vor unberechtigten Zugriffen geschützt aufzubewahren. ordnungsmaessige-kassenbuchfuehrung/mit-kassen-und-warenerfassung-fuer-office/ Seite 56

58 Geldkassette Grundsatz: Einzelaufzeichnung Ausnahme: Summarische Ermittlung z.b. Quittung oder Rechnung Name und Anschrift des Käufers! vivjanna13 / fotolia.com Nur Kreis der Berechtigten Waren von geringem Wert Vielzahl von unbekannten Personen Identität nicht feststellbar oder unzumutbar Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen (bei 4 Abs. 3 EStG) Zählprotokoll (täglich) Aber: Ausgabenbelege Entnahmebelege Einlagenbelege BFH Urteil vom (X R 20/13), RZ 27 Keine Einzelbelege (Einnahme) Zwingend: Kassenbericht (täglich) Zählprotokoll (täglich) Seite

59 Ausnahmeregel Werden Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und nicht feststellbarer Personen verkauft - so ist eine Einzelaufzeichnung nicht erforderlich (Zumutbarkeit und Praktikabilität) Geltungsbereich: grundsätzlich nur für den Einzelhandel und den erweiterten Kreis der Einzelhändler : Lebensmittel-EH, Metzgereien, Bäckereien, Marktstände, gewerbliche Trödelmarkthändler, Floristikbetriebe, Gaststätten, Restaurants, Cafés, Bistros, Imbissbuden (feste Ladenlokale und Verkaufswagen), Tabakwarenläden, Kioske/Trinkhallen, Ein-Euro-Läden, sonst. EH-Betriebe Seite

60 Ein Metzger verkauft in seinem Laden an der Wursttheke an 200 Kunden Wurst Der Metzger erhält einen Auftrag für das Catering einer Hochzeitsfeier Summarische Ermittlung möglich, da der Metzger zum benannten Ausnahmekreis gehört. Es ist ihm nicht zuzumuten, dass er die Identität der 200 Kunden feststellt und namentlich erfasst und 200 Quittungen ausstellt. (Ermittlung der Tageseinnahme summarisch mit Kassenbericht und Zählprotokoll). Einzelaufzeichnung ist hier zumutbar, da der Kunde bekannt ist und hier ein einzelner Auftrag erteilt wird. (Ausstellen einer Quittung/Rechnung). Eintragen der Bareinnahme in ein Kassenbuch. Erstellung einer Kassenbestandsrechnung. Erstellung eines Zählprotokolls zur Ermittlung von Kassenfehlbeträgen. Seite 60

61 Inhalt des Kassenberichts: gezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss + Betriebsausgaben + Barentnahmen - Kassenanfangsbestand Vortag = Kasseneingang - Bareinlagen - Sonstige Einnahmen (Geldtransit) = Tageseinnahmen Der Kassenbestand muss durch Zählen ermittelt werden (Zählprotokoll) - die reine Ermittlung als rechnerische Größe ist nicht zulässig! Seite 61

62 Praxisvorschlag für ein Zählprotokoll BFH Urteil vom (X R 20/13), RZ 27: Das Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen Ladenkasse berechtigt schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung Zählprotokoll Scheine Münzen Wert Anzahl Betrag Wert Anzahl Betrag 500,00 2,00 200,00 1,00 100,00 0,50 50,00 0,20 20,00 0,10 10,00 0,05 5,00 0,02 Summe: 0,01 Summe: Seite 62

63 Keine Einnahme, sondern Einlage! Geldkassette Merke: Bargeld wird nicht vereinnahmt, sondern vom Unternehmer als Einlage in die Kasse gelegt! Sonstige Einnahmen vermeiden!!! Dokumentation Geldtransit (BS: Kasse->an->Bank) vivjanna13 / fotolia.com Nicht vergessen! Entnahmebelege Grundsatz: Einzelaufzeichnung z.b. Auszahlung von Bargeld gegen Ausgabebeleg Identität des Empfängers Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen Seite (bei 4 Abs. 3 EStG)

64 Seite 64

65 Seite 65

66 Warum ist das Thema derzeit so aktuell, obwohl es nicht neu ist? Welche Kassensysteme gibt es? Bis wann darf ich welches Kassensystem einsetzen? Konsequenzen für die Kassenführung Einzelaufzeichnung Offene Ladenkasse Digitale Betriebsprüfung der Finanzverwaltung Patryk Kosmider / fotolia.com Handlungsempfehlungen und weiterführende Informationen Seite 66

67 Vorgefundene Praktiken Was fällt hier auf? Ausdrücklich: Keine Rechnung! Inforechnung mit Nr. 0 Ungenaue Warenbezeichnung Sooo viele Tische? Kein Steuersatz! Kein Steuersatz! Wer genau hat bedient? Keine Währung!??? Seite

68 Vorgefundene Praktiken Was fällt hier auf? Seite 68

69 Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt Besonders häufig vorkommende Tricks sind z. B.: Nutzung des Trainingsspeichers Stornierung von Umsätzen Nichtverbuchung von Einnahmen Falsche Programmierung der Kassensoftware Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so) Manuelle Löschung von Journalbuchungen Seite 69

70 In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2014 bundesweit Prüfer tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 17 Mrd. erzielt. 17 Mrd. 2,4 % =^ Nach Bundesrechnungshof ca. 10 Mrd. Steuerausfälle allein aus Bargeschäften! X Mrd. 100 % Seite 70

71 Von den Betrieben (Betriebskartei der Finanzämter) wurden Betriebe geprüft, was einem Anteil von 2,4 % entspricht. Anzahl der Betriebe und geprüfte Betriebe (genaue Zuordnung alle 3 Jahre) Seite 71

72 Steuerberater Daten vermehrt digital E-Bilanz XBRL-Datei ESt-/KSt- Deklaration Finanzamt Abweichungsanalysen auf Basis von XBRL-Daten Veranlagt Automatisierte Veranlagung Unternehmen Digitale Datenverarbeitung Risiko-orientierte Prüfung häufiger die Richtigen prüfen Betriebsprüfung Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (GoBD Rz 33). Seite 72

73 Die Außenprüfung dient dazu, die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen. Grundsatz: Eine gleich- und gesetzmäßige Steuerfestsetzung kann nur erreicht werden, wenn der einzelne Sachverhalt vollständig ermittelt wird ( 85 AO). Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind für die Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (gem. 158 AO) In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach 162 AO vorgenommen, weil der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist, unvollständig, falsch oder mangelhaft führt. Seite 73

74 Die Buchführung und die Aufzeichnungen die den Vorschriften der AO entsprechen sind der Besteuerung zugrunde zu legen... soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Buchführungspflicht - nach Handelsgesetz - Abgabenordnung Verprobung / Überprüfung z.b.: Kalkulationen bei - Gaststätten - Taxiunternehmen - Friseurbetrieben Einnahmen-Überschuss- Rechnung 4 Abs. 3 EStG Summarische Risikoprüfung Zeitreihenvergleiche (Wareneinkauf -> Umsatz, u.a.) Digitale Ziffernanalyse (Benford, Chi²-Test, u.a.) Nicht aufklärbare Kassenfehlbeträge Kassensturz Geldverkehrsrechnung Kontrollmitteilungen Seite 74

75 Formelle Anforderungen Formelle Mängel Materielle Anforderungen Materielle Mängel 238 ff HGB AO Formvorschriften werden nicht eingehalten Alle Geschäftsvorfälle sind vollständig und richtig in Ihrer Auswirkung zu erfassen und zu verbuchen bzw. zu verarbeiten unterbliebene, fehlerhafte, falsche, falsch dargestellte Buchungen Seite 75

76 Formelle Mängel (Beispiele) Nichteinhaltung von Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsvorschriften Buchungen ohne Beleg, Tageseinnahmen ohne Z-Bon Nutzung von Microsoft Excel-Kassenbüchern ohne Festschreibung Kassenberichte werden nachträglich vom Steuerberater erstellt Schecks werden nicht gesondert aufgezeichnet Veränderbare Originalaufzeichnungen Werden digitale Unterlagen nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom , BStBl I, S aufbewahrt, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der Ordnungsmäßigkeit sein (AEAO zu 158 AO im AO Handbuch 2013) Privat und Geschäftskasse werden nicht getrennt Liegt eine Vielzahl formeller Mängel vor, nehmen diese der Kassenführung auch die materielle Seite Ordnungsmäßigkeit!!

77 Materielle Mängel (Beispiele) Bareinnahmen oder Barausgaben werden nicht erfasst Fehlende Eigenbelege bei Privatentnahmen Kassenbericht/-buch werden nicht fortlaufend und chronologisch geführt Kassenfehlbeträge existieren (Achtung: untertägige Fehlbeträge) Ungeklärte Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen Seite 77

78 Beispiel: Prüfung der Tagesendbestände der Kasse Drei Feststellungen mit einer Prüfung 3 in 1 1. Kassenminusprüfung 2. Unglaubwürdig hohe Kassenbestände 3. Zweifel an der geldmäßigen Kassenführung da das Geld nur 2 mal pro Monat aus der Kasse genommen wird Seite 78

79 Finden von Auffälligkeiten im Umsatz (Kassenbareinnahmen) Annahme: Umsatz bei schlechtem Wetter ist geringer Seite 79

80 Umsatz bei Niederschlag > mm Umsatz bei Niederschlag < mm Warum macht der Biergarten trotz Niederschlag am Freitag nur , aber am Dienstag ? Annahme: der Freitag ist der umsatzstärkste Tag Seite 80

81 Seite 81

82 Enthält die Kassenbuchführung nur kleinere formelle Mängel, die das Ergebnis nicht beeinflussen, ist die Ordnungsmäßigkeit nicht beeinflusst, z. B. das Fehlen nur eines Z-Bons Gleiches gilt bei geringfügigen sachlichen Mängeln, z. B. geringfügige Kassenfehlbeträge etc. Aber ist die Kassenführung mit schweren formellen und sachlichen Mängeln behaftet, verliert sie den Beweischarakter Auch, wenn die Unterlagen oder Daten der Kasse nicht vollständig vorliegen, hat die Buchführung keine Beweiskraft. Eine Schätzungsbefugnis ist auch bei einem unverschuldeten Verlust von Buchführungsunterlagen bzw. Aufzeichnungen gegeben. Seite 82

83 Die Buchführung ist dann auch nicht ordnungsgemäß und kann der Besteuerung nicht mehr zu Grunde gelegt werden Die Besteuerungsgrundlagen können vom Betriebsprüfer geschätzt werden Die Gewichtung des Mangels hängt vom konkreten Fall ab Je nach Schwere wird in Einzelfällen die Steuerfahndung hinzugezogen und ein Steuerstrafverfahren eingeleitet Seite 83

85 Überprüfen Sie, ob Ihr Kassensystem den aktuellen Anforderungen entspricht Überprüfen Sie, ob ggf. eine Aufrüstung möglich ist oder lassen Sie sich eine Negativbescheinigung durch Kassenhersteller geben Kontrollieren Sie Ihre Dokumentation: Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen (Pflicht!) Bücher (z.b. Kassenbuch, Kassenbericht) sowie Unterlagen und Aufzeichnungen, die als Belege für solche Geschäfts-vorfälle oder zu deren Dokumentation dienen (z.b. haben Sie Protokolle zu Programmänderungen? Gibt es Anweisungen zum verbindlichen Umgang mit Stornos, Retouren, Gutschriften etc.? Seite 85

86 Sprechen Sie ggf. Ihren Steuerberater wegen einer Datenanalyse an - würde Ihre Kasse einer Außenprüfung Stand halten? (DATEV Datenanalyse compact/classic/comfort) Besteht Anpassungsbedarf in den Grundaufzeichnungen? (Kassenbuch, Kassenbestandsrechnung, Kassenbericht) Bei Neuinvestition sind die aktuellen Anforderungen: Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle Speicherung in der Kasse oder externe Archivierung (ggf. DATEV-Möglichkeit) IDEA-Datenschnittstelle und erweiterbar um technische Sicherheitseinrichtung (schriftliche Bestätigung des Herstellers) Seite 86

87 Seite 87

88 Vollständigen Analyse der Kassendaten (z.b. in Vorbereitung auf eine Betriebs-oder /Kassenprüfung), um Auffälligkeiten zu entdecken, z.b. mit: Zeitreihenvergleichen (z.b. Vergleich Einnahmen -> Wareneinkauf in einer Zeitreihe) Ermittlung Tagesendbestände der Kasse (z.b. Abgleich zwischen Einnahmen und Ausgaben) Lückenanalysen (z.b. Lücken der Wochentage, Lücken der Rechnungsnummer etc.) Verteilungsanalysen von Umsätzen (Normalverteilung, Logarithmische Normalverteilung) Seite 88

89 Datenprüfung comfort Datenprüfung classic Import von DATEV - Daten, Schnittstelle zu DATEV Kanzlei- Rechnungswesen, Durchstieg aus dem Prüfungsergebnis zu den entsprechenden Einzeldatensätzen Datenprüfung compact Anbindungsmöglichkeit der Rechnungswesen- und Lohn-Archiv-DVD Prüfungsschritte für den Bereich der Anlagen- und Finanzbuchführung, allgemeine Plausibilitätsprüfungen sowie mathematischstatistische Analyseverfahren Import und Analyse von Fremddaten (Export steuerliche Außenprüfung (ehemals GDPdU- Export), aus Microsoft Excel-/ASCII- Dateien, aus ACL-Projekten usw.) Vollkommen individuelle Filter-, Sortier-, Gruppier- und Schichtungsfunktionen Integrierte Prüfungsautomatisierung Seite 89

90 Art.-Nr Das Buch ist unter folgenden ISBN-Nummern im Buchhandel bestellbar: ISBN Print: ISBN E-Book: Seite 90

91 Suchbegriff: Kassenführung Seite 91

92 Seite

93 BMF: Gesetzestext BMF FAQ zum Gesetzestext und der techn. Verordnung OFD Niedersachsen - Liste aufrüstbarer Registrierkassen Infodok. GoBD Dok.-Nr.: Rund um das Kassenthema in datev.de: www. datev.de/kasse Sprachregelung DATEV KaWa: Seite 93

94 Seite 94

95 Seite