CHECKLISTE. Thermische Sanierung von Gemeindeämtern in NÖ. anhand des Praxis-Beispiels Gemeindeamt Sitzendorf an der Schmida

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1 CHECKLISTE Thermische Sanierung von Gemeindeämtern in NÖ anhand des Praxis-Beispiels Gemeindeamt Sitzendorf an der Schmida

2 Impressum Auftraggeber: LAG Weinviertel-Manhartsberg Ausstellungsstraße Hollabrunn Auftragnehmer: ARGE_Projektentwicklung_ Energie bestehend aus: SK_architecture BM DI Silvia Köllner August-Klik-Gasse 12/ Ziersdorf im-plan-tat Reinberg und Partner OG DI Manuela Holzer-Fragner Ringstraße Krems an der Donau Energy Changes Projektentwicklung GmbH Birgit Weiß, MSc Herzogenburgerstraße Traismauer Ing. Christoph Mehofer Ingenieurbüro für Bauphysik Großriedenthal Großriedenthal Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird in diesem Bericht von der Doppelverwendung weiblicher und männlicher Endungen Abstand genommen. Das dient ausschließlich dem Lesefluss. In jedem Fall sind immer weibliche und männliche Formen gemeint. März 2014

3 Hintergrund Die thermische Sanierung eines Gemeindesamtes stellt für die meisten Gemeinden eine besondere Herausforderung dar. So auch für die Marktgemeinde Sitzendorf an der Schmida. Im Rahmen der Leader Energie-Folgeprojekte in der Region Weinviertel-Manhartsberg wurde das Projekt Thermische Sanierung des Gemeindeamtes Sitzendorf an der Schmida von Beginn an durch ein Expertenteam begleitet. Das Gemeindeamt ist in einem desolaten Zustand und bedarf einer umfassenden thermischen Sanierung. Von der Gründung eines Projektteams bis hin zu den technischen und wirtschaftlichen Herausforderungen eines derartigen Projektes wollen wir mit dieser Checkliste unsere Erfahrungen und Lessons-learned im Rahmen der Prozessbegleitung der Sanierung des Gemeindeamtes Sitzendorf an der Schmida an andere Gemeinden weitergeben. Die Checkliste ist in verschiedene Phasen, die im Rahmen einer thermischen Sanierung von Gemeindeämtern in NÖ auftreten, eingeteilt. Jede Sanierung ist natürlich von Art und Ausmaß unterschiedlich, dennoch wurde versucht einen allgemein gültigen Ablauf festzulegen, der den Weg für einen derartigen Prozess vorgibt. Die einzelnen Phasen können teilweise parallel laufen oder sich zeitlich, je nach Projekt, verschieben. Viel Erfolg bei Ihrem Sanierungsvorhaben! Leader Region Weinviertel-Manhartsberg

4 Überblick Phasen PHASE 1: Steuerungsgruppe gründen - Entscheidungsträger definieren PHASE 2: Grundlagenermittlung PHASE 3: Sanierungskonzept erstellen PHASE 4: Möglichkeiten Finanzierung und Förderung PHASE 5: Entscheidungsfindung PHASE 6: Ausschreibung und Vergabe PHASE 7: Vorentwurfs- Entwurfsphase PHASE 8: Finanzierung klären PHASE 9: Planungs- und Gnehemigungsphase PHASE 10: Leistungs- und Zuschlagsphase PHASE 11: Fördereinreichung PHASE 12: Bauphase

5 PHASE 1: Steuerungsgruppe gründen Entscheidungsträger definieren Die Frage nach dem richtigen Zeitrahmen für die Sanierung sollte rechtzeitig, d.h. vor Auftreten von groben Mängeln gestellt werden. Wird der Sanierungsbedarf nicht rechtzeitig erkannt, muss dann im Ernstfall schnell reagiert werden. Eine entsprechende Planung im Vorfeld soll einen reibungslosen Ablauf sicherstellen. Erster Schritt in einem derartigen Prozess sollte ein Treffen mit allen Betroffenen der Sanierung sein. Im Zuge dessen sollte sich eine Steuerungsgruppe mit Entscheidungsträgern entwickeln. Aufgabenstellung Lösungsansatz Praxis-Tipp Steuerungsgruppe für das Projekt Thermische Sanierung identifizieren Alle relevanten Akteure zu einem gemeinsamen Kick-off Termin einladen Relevante Akteure können sein: Bürgermeister, Ausschüsse, Bauamt, Gemeindemitarbeiter, Energiebeauftragte Achten Sie darauf, dass eine einheitliche Kommunikation vorherrscht! Projektleiter definieren! Kick-off Termin mit Steuerungsgruppe Abklären wer aktiv Teil der Steuerungsgruppe sein sollte/möchte! Ressourcen klären. Definieren Sie einen Entscheidungsträger, der das Projekt vorantreibt! Interne und externe Kommunikation mit der Steuerungsgruppe festlegen. Wünsche und Ideen der Teilnehmer aufnehmen. Im Brainstorming sind alle Ideen erlaubt und gewünscht! Kommunikation In der Steuerungsgruppe abklären, welche Informationen nach außen getragen werden. Informationen in der Gemeindezeitung, Newsletter, etc. helfen für eine einheitliche Kommunikation.

6 Praxisbeispiel Sitzendorf an der Schmida: FRÜHZEITIGE AUSEINANDERSETZUNG MIT DEM THEMA Die Gemeinde Sitzendorf an der Schmida hat sich frühzeitig mit dem Thema der Sanierung des Gemeindeamtes beschäftigt. So wurde beispielsweise bereits im Jahr 2011, drei Jahre vor der geplanten Sanierung, ein Sanierungskonzept in Auftrag gegeben. Aufgrund dieser rechtzeitigen Auseinandersetzung ist die Planungsphase schneller umzusetzen.

7 PHASE 2: Grundlagenermittlung Jede Sanierung bedarf einer individuellen Planung, dennoch kann ein allgemein gültiger Ablauf als Wegweiser dienen. Im ersten Schritt soll eine Bedarfsanalyse die Systemgrenzen für das Projekt abstecken. Aufgabenstellung Lösungsansatz Praxis-Tipp Experte (Energie & Bau) zu Rate ziehen Ingenieurbüros, Energieberatungsunterneh men, etc. als externen Experten für Energie und Sanierungsangelegenheit auswählen. Land NÖ bietet Energieberatungen für öffentliche Gebäude! 02742/22144 Vor-Ort Begehung Planmaterial und behördliche Unterlagen vorbereiten. Bürgermeister, Amtsleiter sollen bei einer Vor-Ort Begehung anwesend sein. Dokumentation und Erhebung der Mängel Planmaterial sichten und evt. mit Bestand abgleichen, um im Vorfeld, falls nötig, Bestandaufnahme zu beauftragen Fotodokumentation, Mängelliste erstellen Die Unterlagen dienen auch als Grundlage bzw. Basis für Erstellung des Sanierungskonzeptes in Phase 3 Energieausweis des Bestandes Sofern kein Energieausweis für den Bestand vorliegt, sollte dieser beauftragt werden. (siehe Experte Energie & Bau) Der Energieausweis dient als Grundlage bzw. Basis für Erstellung des Sanierungskonzeptes in Phase 3! Bei der Fördereinreichung ist ebenso der Energieausweis vorzulegen!

8 Energieverbrauchserhebung Strom- und Heizmaterialrechnungen analysieren (Energieberater) Heizungsumstellung weiter denken! Können andere öffentliche Gebäude gemeinsam versorgt werden? Praxisbeispiel Gemeindeamt Sitzendorf an der Schmida: FOTODOKUMENTATION Bei der Begehung mit Bau- und Energietechniker wurde eine Mängelliste inkl. entsprechender Fotodokumentation erstellt. Diese dient nicht nur zu einer Erfassung der Mängel, sondern auch einer Bewusstseinsbildung für die Steuerungsgruppe. INFOKASTEN Thema: Förderung von Vorleistungen für Kommunen ELENA (European Local Energy Assistance) Die ELENA-Förderung ist eine EU-Förderung und unterstützt kommunale Projekte, die einen Beitrag zu den Zielen der EU leisten. Die Erste Bank und die Sparkassen sind in Zusammenarbeit mit der deutschen KfW die Partner für die Vergabe dieser EU- Fördermittel in Österreich verantwortlich. Die Förderung der Vorleistungen (Machbarkeitsstudie, Energiegutachten, Erstellung Ausschreibungsunterlagen etc.) erfolgt in Form eines nicht rückzahlbaren Zuschusses. Weitere Informationen:

9 PHASE 3: Sanierungskonzept erstellen Aufgabenstellung Lösungsansatz Praxis-Tipp Experte für die Erstellung Sanierungskonzept beauftragten Grundlage dafür sollte bereits in Phase 2 erledigt sein! Energie- und Bauexperte aus Phase 2 könnte evt. auch Sanierungskonzept erstellen. Förderschienen für die Erstellung eines Sanierungskonzeptes ausloten! z.b.: Ökomanagement vom Land NÖ (siehe Infokasten) Darstellung verschiedener Lösungsvarianten Minimalvariante und Maximalvariante (z.b.: inkl. Erweiterung) als Grundlage für Entscheidungsfindung vorbereiten. Lösungsvarianten in der Steuerungsgruppe präsentieren und diskutieren. Entscheidung herbeiführen. Gleichzeitig Energiekonzept überlegen! Praxisbeispiel Gemeindeamt Sitzendorf an der Schmida: ENERGIEBERATUNG DES LANDES NÖ Die Gemeinde Sitzendorf an der Schmida hat das Angebot des Landes NÖ für eine kostenlose Energieberatung in Anspruch genommen. Ein Energieberater besichtigt das Gebäude und dokumentiert die Mängel und gibt Sanierungsempfehlungen.

10 INFOKASTEN Thema: Förderung für Sanierungskonzept - ÖKOMANAGEMENT NÖ Ökomanagement NÖ fördert bis zu 2 Beratungstage von einem Pool an Beratungsfirmen mit maximal 50 % der Beratungskosten (Projektberatung) und 1/2 Check-Beratungstag bis zu 100 % (zur Überprüfung der Umsetzung Ihrer Maßnahmen und Beratung für mögliche weitere Maßnahmen). Für nichtvorsteuerabzugsberechtigte Organisationen gilt der Bruttobetrag als förderfähig. Die angeführten Prozentsätze beziehen sich auf einen Höchsttagesatz von EUR 720,- netto bzw. 864,- brutto. Weitere Informationen:

11 PHASE 4: Finanzierung und Förderung Die Finanzierung für ein Sanierungsvorhaben sollte parallel bereits in den vorhergehenden Phasen mitlaufen. Bereits frühzeitig sollten mögliche Förderschienen für Sanierungsprojekte im öffentlichen Bereich ausgelotet und die Einreichfristen berücksichtigt werden. Aufgabenstellung Lösungsansatz Praxis-Tipp Kostenschätzung Varianten Experte (z.b.: Architekt) schätzt die Investitionskosten für verschiedene Varianten ab. Aufklärungsgespräch Förderungsmöglichkeiten Mögliche Förderschienen für thermische Sanierungen abklären. Bau- und Energieexperte zu Rate ziehen. Infos zu aktuellen Förderungen unter Eventuelle Einreichfristen für Förderung in Zeitplan einfließen lassen. Aufklärungsgespräch Finanzierungsmöglichkeiten Finanzexperte stellt Möglichkeiten zur Finanzierung vor (z.b.: Leasing, Kredit) Evt. Gespräch mit Banken führen Vor- und Nachteile der Finanzierungsarten berücksichtigen. Praxisbeispiel Gemeindeamt Sitzendorf an der Schmida: FÖRDERUNG Zeitgerecht (vor Planungsbeginn) wurde bereits um Bedarfszuweisungen beim Land NÖ angesucht, um das zur Verfügung stehende Budget besser planen zu können.

12 INFOECKE Thema: Aktuelle Investitionsförderungen für thermische Sanierungen von Ausbildungsstätten Landesförderungen: Schul- und Kindergartenfonds Förderhöhe: ~ 20 % der Investitionskosten Bedarfszuweisungen vom Land NÖ Förderhöhe: je nach Vereinbarung mit dem Land NÖ Bundesförderungen: Thermische Sanierung von öffentlichen Gebäuden Förderhöhe: bis zu. 21 % der förderfähigen (=energierelevanten) Kosten Infos unter: Mustersanierung für beispielhafte Sanierungen des Klima- und Energiefonds (Bundesförderung) Förderhöhe: bis zu 45 % der Sanierungskosten + bis zu 25 % der Maßnahmen im Bereich Energieeffizienz und Erneuerbare Energie Infos unter: Hinweis: Bundes- und Landesförderungen sind kombinierbar!

13 PHASE 5: Entscheidungsfindung Aufgabenstellung Lösungsansatz Praxis-Tipp Zusammenführen der Phasen 1-4 Präsentation in der Steuerungsgruppe Vorab-Entscheidung für favorisierte Variante, hinterlegt mit Kosten, treffen. Externen Mediator in Anspruch nehmen! Kann der in allen Phasen beauftragte Experte sein! Sitzung im Gemeinderat Beschluss für die favorisierte Variante fassen.

14 Zeitplan ZEITPLAN am Beispiel Sanierung Gemeindeamt Sitzendorf an der Schmida Projektphasen Jahr Phase I Phase II Steuerungsgruppe gründen Entscheidungsträger definieren Grundlagenermittlung Phase III Sanierungskonzept erstellen Phase IV Finanzierung und Förderung Phase V Entscheidungsfindung

15 Wichtige Kontaktadressen: Kontakt Themen Niederösterreichische Energie- und Umweltagentur Betriebs-GmbH (ENU) Grenzgasse 10, 3100 St. Pölten / office@enu.at Energieberatungen für öffentliche Gebäude Klima- und Energiefonds Gumpendorferstraße 5/22, 1060 Wien 01/ office@klimafonds.gv.at Bundesförderungen für thermische Gebäudesanierungen (Mustersanierung) KPC Kommunalkredit Public Consulting Türkenstraße 8, 1092 Wien 01/31631, kpc@kommunalkredit.at Abwicklungsstelle für Bundesförderungen Energiefragen, Best-Practice Beispiele Umwelt Gemeinde Service Energie- und Förderfragen