Umstellung Versand der täglichen Rechnungen Auktionsmarkt

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1 EEX Kundeninformation Umstellung Versand der täglichen Rechnungen Auktionsmarkt Sehr geehrte Damen und Herren, die Rechnungen für den Handel am Auktionsmarkt werden täglich versandt. Dabei stehen bislang der Versand als passwortgeschützte Datei per und der Versand per Fax zur Auswahl. Das Umsatzsteuergesetz erfordert nunmehr in 14 eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung beim Versand von Rechnungen auf elektronischem Weg. Dies kann die beim Versand der Rechnungen per gewährleisten. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass alle Handelsteilnehmer, die derzeit die Rechnungen ausschließlich per Fax übermittelt bekommen, den Versand der Rechnungen per beantragen. Die Dateien sind passwortgeschützt und die Übermittlung erfolgt mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung. Bitte füllen Sie das beigefügte Formular zur Vereinbarung über die kaufmännische Abwicklung der Spotmarkttransaktionen aus und senden dies rechtsverbindlich unterzeichnet vorab per Fax an die Nummer: Die neue Vereinbarung ergänzt die bislang geltende Vereinbarung. Mit freundlichen Grüßen Horst Günter Leiter Zulassung/Clearing Telefon: +49 (0) 341 / Fax: +49 (0) 341 / horst.guenter@eex.de Page 1 Kundeninformation

2 EEX Customer Information Change of the daily invoice dispatch at the Closed Auction Dear Sir or Madam, The invoices for the Closed Auction are forwarded daily. By now there is a possibility to select from the dispatch by - as a password secured file - or by fax. From now on the German VAT law in 14 requires a qualified electronic signature or a qualified electronic signature by an accredited provider for dispatching invoices on the electronic way. This the guarantees with dispatching invoices by . For this reason it is necessary that all trading participants, still receiving their invoices only by fax, are going to apply for the dispatch of invoices by . The files are password secured and will be transmitted with a qualified signature by an accredited provider. Please fill out the enclosed form Agreement for the commercial settlement of Spot Market Transactions at EEX and forward it in advance legally binding signed by fax to the number: The new agreement supplements the previous valid agreement. Yours sincerely Horst Günter Head of Admission and Clearing Phone: +49 (0) 341 / Fax: +49 (0) 341 / horst.guenter@eex.de Page 2 Kundeninformation

3 Vereinbarung über die kaufmännische Abwicklung der Spotmarkttransaktionen Agreement for the commercial settlement of Spot Market Transactions Datum / Date Ort / Place Dokumenten-Nummer / Document Number Leipzig A11 Dokumentversion / Document Release 003

4 Agreement for the commercial procedure for the spot market-transaction, Release 003 Vereinbarung über die kaufmännische Abwicklung der Spotmarkttransaktionen der EEX / Agreement for the commercial settlement of Spot Market Transactions at EEX Antragsteller: / Applicant: 1. Die Rechnung soll in folgender Sprache erstellt werden: / The invoice shall be prepared in the following language: deutsch / German englisch / English 2. Die täglichen Abrechnungen werden per als im Zip-Format gepackte PDF-Datei ausschließlich an folgende Adresse (es kann auch mehr als eine -Adresse angegeben werden) versandt: The daily settlements will dispatched via as Zip packed PDF file only to the following address (more than one -address may be indicated): 3. Das Öffnen der Abrechnungen ist aus Sicherheitsgründen nur mit einem Passwort möglich. Dieses Passwort wird durch die EEX vergeben und per an alle der unter Punkt des Antrages auf Zulassung als Börsenteilnehmer am Spotmarkt der EEX genannten Personen übermittelt. Der Antragsteller wird sicherstellen, dass das Passwort nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht wird, die auch berechtigt sein werden, die Dateien zu öffnen. Der Antragsteller hat jederzeit während der Geschäftszeiten sicherzustellen, dass ihn die s erreichen und von ihm geöffnet werden können. Eine Passwortänderung für den -Versand kann durch die unter Punkt des Antrages auf Zulassung als Börsenteilnehmer am Spotmarkt der EEX genannten Personen per beantragt werden. Eine Änderung empfiehlt sich, wenn ein berechtigter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. For security reasons the attached settlements can only be opened by using a password. The password will be allocated by EEX and forwarded in a closed envelope to a person named in the application for admission as Trading Participant to the Spot Market of EEX under item The receipt of the password shall be confirmed using the attached fax form. The applicant shall ensure that the password is only available to those staff members, who shall also be authorised to open the respective data files. They shall be named to EEX AG. The applicant shall always inside the business hours ensure that he is able to receipt the s and that they can be opened. The password for the despatch of s may only be determined and changed by the persons as named the application for admission as Trading Participant to the Spot Market of EEX under item A change of password is recommended especially if a authorised staff member intends to leave the company. Password information can only be given to persons, which have been named by the applicant as recipient of the passwords. Copyright 2002 All rights reserved Document Number: A11 Page 2/3

5 Agreement for the commercial procedure for the spot market-transaction, Release 003 Die deutsche Textfassung ist rechtsverbindlich. / The German version is legally binding. Ort / Place Datum / Date Unterschrift des Börsenteilnehmers / Signature of trading participant Copyright 2002 All rights reserved Document Number: A11 Page 3/3