Die tatsächlichen Projektausgaben werden in einem Verwendungsnachweis nachgewiesen.

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1 Ausfüllhinweise für die Belegliste (ausschließlich Beschäftigtenkurse) der 2. Förderrunde des ESF-BAMF-Programms zur Förderrichtlinie vom (Gültig für die Belegliste mit Stand: ) Inhalt 1. Einleitung Gliederung... 2 a. allgemeine Angaben (Vorblatt)... 2 b. Übersicht TeilnehmereinkommenTage Besonderheit Teilnehmereinkommen für ALG I Empfänger: Besonderheit Teilnehmereinkommen für ALG II - Empfänger: Besonderheit Teilnehmereinkommen für Empfänger von Leistungen nach Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG): Besonderheit Teilnehmereinkommen für Nichtleistungsempfänger (NLE):... 4 c. Übersicht TeilnehmereinkommenStunden... 5 d. Liste der Projektausgaben... 5 e. Aufstellung Projektfinanzierung... 5 f. Kurzübersicht Projektausgaben und -finanzierung Besonderheit noch zur Verfügung stehender Auszahlungsbetrag : Besonderheit frühestmöglicher Zeitpunkt zur Beantragung der zweiten Auszahlung : Ausfüllanleitung/Begriffsdefinition... 6 a) Tabellenblatt allgemeine Angaben... 7 b) Tabellenblatt TeilnehmereinkommenTage... 8 c) Tabellenblatt TeilnehmereinkommenStunden d) Tabellenblatt Liste der Projektausgaben e) Tabellenblatt Projektfinanzierung f) Tabellenblatt Kurzübersicht Ausgaben u. Finanzierung_Gesamt g) Hinweise für die Ausgabenpositionen Verfahren Stand: Seite 1 von 22

2 1. Einleitung Durch Einführung von vereinfachten Kostenoptionen (Pauschalen) mit Wirkung zum haben sich wesentliche Veränderungen in den s.g. Beschäftigtenkursen ergeben. Diese betreffen vor allem die Nachweispflicht von Ausgaben gegenüber dem BAMF. Dementsprechend war die Belegliste anzupassen. Das Formular berücksichtigt die wichtigsten Änderungen und enthält weitere Verbesserungen, welche eine einfachere Steuerung des Verwendungsnachweisverfahrens ermöglichen. Die tatsächlichen Projektausgaben werden in einem Verwendungsnachweis nachgewiesen. Um einen einheitlichen, rechnerischen Nachweis der Projektausgaben zu gewährleisten, ist von den Zuwendungsempfängern (ZE) die Belegliste des ESF-BAMF-Programms zu führen und als zahlungsbegründende Unterlage im Wesentlichen ohne Belege einzureichen. Die Liste soll Ihnen auch als Kontroll- und Überwachungsinstrument der Ausgabenentwicklung während des Bewilligungszeitraums dienen. Sie ist die Grundlage auf der die Bewilligungszentren, Projektausgaben überprüfen und abschließend festsetzen. Dabei kann die Prüfung der Ausgaben je nach Erfordernis sowohl als Vor-Ort-Prüfung als auch Schreibtischprüfung erfolgen. Sofern die Vorlage eines detaillierten Verwendungsnachweises erforderlich wird, ist die Belegliste um die jeweiligen Nachweise (inkl. Belege) der einzelnen Kostenpositionen zu ergänzen. Bei einer Vor-Ort-Prüfung erfolgt die Prüfung der Belege in der Regel vor Ort. Insofern ist ausschließlich die Belegliste einzureichen. Die nachfolgenden Ausfüllhinweise erklären den Aufbau, Inhalt sowie Anforderungen der Belegliste. Weitergehende Erklärungen oder Hilfestellungen erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Bewilligungszentrum. 2. Gliederung Die Belegliste enthält 6 Tabellenblätter. Der Aufbau erfolgte analog des Finanzierungsplanes (FP). Unter Punkt 3 findet sich, in Ergänzung, eine spaltengenaue Erläuterung zur Bedeutung, Funktion und keit aller Spalten. a. allgemeine Angaben (Vorblatt) Für allgemeine Informationen sowie zur Unterscheidung der Art des Nachweises ist dieses Tabellenblatt zu befüllen. Wichtig ist insbesondere die Unterschrift einer rechtlichen Vertre- Stand: Seite 2 von 22

3 tung des Zuwendungsempfängers. Weiterhin ist eine Übersicht der zusätzlich einzureichenden Unterlagen enthalten. Achtung: Im Vorblatt sind Abfragen zum Ablauf des Projektes enthalten. Allerdings beziehen sich diese Abfragen auf die tatsächliche Durchführung innerhalb des Projektes, nicht auf die Bewilligung bzw. Planung. Sofern sich Änderungen im zeitlichen Ablauf bzw. Umfang des Projektes ergeben haben, sind diese in Form veränderter Angaben zu berücksichtigen. Davon sind folgende Felder betroffen: Anzahl Kursteilnehmer Anzahl Unterrichtseinheiten Projektzeitraum Projektunterbrechungen weitere Projektunterbrechungen Alle Veränderungen gegenüber der Bewilligung führen ggf. zu einer Neuberechnung des Teilzeitanteils sowie der Pauschalen. Das Vorblatt ist rechnerisch mit mehreren Tabellenblättern verknüpft. Bedenken Sie, dass jede Eingabe Auswirkungen auf weitere Berechnungen haben kann. b. Übersicht TeilnehmereinkommenTage Am Projekt teilnehmende Personen sind in der Übersicht mit ihrem für die Kofinanzierung relevantem Einkommen anzugeben. Hierunter fallen Freistellungskosten der Arbeitnehmer sowie Leistungen nach SGB III (ALG I sowie Sozialversicherungsbeiträge). Führen Sie nur die tatsächlich im Nachweiszeitraum teilnehmenden Personen auf. Beachten Sie bitte beim Ansatz von Freistellungskosten der Arbeitnehmer ausdrücklich die Ausführungen unter Buchstabe c) Übersicht TeilnehmereinkommenStunden. 1. Besonderheit Teilnehmereinkommen für ALG I Empfänger: Der Sozialversicherungsbeitrag von 29,16 % (SGB III) wird nach Eingabe des täglichen Bemessungsentgeltes ausgewiesen. 2. Besonderheit Teilnehmereinkommen für ALG II - Empfänger: Achtung: Das Teilnehmereinkommen von ALG II-Empfängern wird pauschal festgesetzt. Die Pauschale umfasst sowohl den Leistungsbezug als auch die abgeführten Sozialversicherungsbeiträge. Es erfolgt hauptsächlich eine Differenzierung zwischen pflichtversicherten und familienversicherten Teilnehmern (vgl. Trägerrundschreiben vom ). Der Pauschalbetrag wird nach Befüllung der Felder automatisch ausgewiesen. Bitte beachten Sie dabei, dass für privatversicherte ALG II Empfänger keine pauschale Abrechnung möglich ist. Vielmehr muss eine Spitzabrechnung Stand: Seite 3 von 22

4 der SV-Beiträge sowie des Teilnehmereinkommens in den vorgesehenen Bereichen erfolgen. 3. Besonderheit Teilnehmereinkommen für Empfänger von Leistungen nach Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG): Mit Wirkung vom wurde die Zielgruppe des ESF-BAMF-Programmes um Personen aus dem ESF Bundesprogramm für Bleibeberechtigte und Flüchtlinge mit Zugang zum Arbeitsmarkt erweitert. Diese Zielgruppe erhält mehrheitlich Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz. Teilnehmer im Leistungsbezug nach AsylbLG sind in der Belegliste unter Teilnehmerpauschale (AsylbLG) Bleibeberechtigte anzugeben. Das Teilnehmereinkommen für den genannten Personenkreis errechnet sich nach Ihren Eingaben automatisch. Es beträgt monatlich pauschal 305,00. Bleibeberechtigte, welche Leistungen nach SGB II oder SGB III beziehen, sind in den Unterpositionen für ALG-II- bzw. ALG-I-Empfänger anzusetzen. 4. Besonderheit Teilnehmereinkommen für Nichtleistungsempfänger (NLE): NLE können mit einem maximalen Aufstockungsbetrag in Höhe von 305,00 (ab ) berücksichtigt werden. Der Aufstockungsbetrag wird in der Belegliste nur ausgewiesen, wenn die Finanzierung der Projektausgaben mittels Teilnehmereinkommen, vorgeschriebenem Eigenmittelbetrag sowie dem evtl. bereits zur Verfügung gestellten Aufstockungsbetrag für Bleibeberechtigte (siehe Nr. 3) nicht gesichert ist. In diesen Fällen werden die bisher mit einem - gesperrten Zellen (Ausnahme Spalten gültig ab, Leistungszeitraum ) automatisch auf Basis Ihrer nebenstehenden Eingaben befüllt. Insgesamt handelt es sich um einen kalkulatorischen Wert zur Ermittlung des notwendigen Aufstockungsbetrages (siehe Finanzierungsplan). Daher finden die Aufstockungsbeträge aus Gründen der Darstellung des tatsächlichen Zahlungsflusses weder Berücksichtigung im anrechenbaren Betrag noch in den abschließenden Festsetzungsbeträgen des Teilnehmereinkommens. In der Verwendungsnachweisprüfung wird Ihnen der ggf. notwendige Aufstockungsbetrag in geeigneter Form publiziert. Falls die Finanzierung trotz Teilnehmern aus dem/n o.a. Personenkreis/en gesichert sein sollte, werden die Zellen nicht freigegeben. Der evtl. bewilligte Aufstockungsbetrag entfaltet keine belastende oder begünstigende Wirkung. SGB II - Empfänger, die lediglich Leistungen (Kosten) für Unterkunft und Heizung beziehen, sind ebenso in den Unterpositionen für NLE anzusetzen. Stand: Seite 4 von 22

5 Bleibeberechtigte, welche weder Leistungen nach dem AsylbLG noch Leistungen nach SGB II oder SGB III bekommen, sind ebenso in der Unterposition für NLE anzusetzen. c. Übersicht TeilnehmereinkommenStunden Das Teilnehmereinkommen von Teilnehmern bestimmter Beschäftigtenkurse darf ausschließlich in dieser Übersicht angegeben werden. Dies trifft regelmäßig auf solche Teilnehmer zu, welche für die Dauer der Projektlaufzeit durch den Arbeitgeber: (1) nicht in Vollzeit und (2) in täglich, wöchentlich oder monatlich unterschiedlich hoher Stundenanzahl sowie (3) sich ggf. verändernder wöchentlicher Arbeitszeiten freigestellt werden. Sofern Beschäftigte für die Dauer der Teilnahme an einem ESF-BAMF-Projekt vollständig von Ihrer Arbeit freigestellt werden, kann das Teilnehmereinkommen in der Übersicht TeilnehmereinkommenTage angesetzt werden. Gleiches trifft auch bei einer Freistellung in Teilzeit zu, auf die die Sachverhalte der Nr. (2) und (3) keine Anwendung findet. Näheres lässt sich zusätzlich den jeweilig auf den Internetseiten des Bundesamtes zur Verfügung gestellten Freistellungsbescheinigungen entnehmen. d. Liste der Projektausgaben Hier sind alle im Nachweiszeitraum mit Projektbezug entstandenen Ausgaben anzugeben. Besonderheit Kompetenzfeststellungsverfahren, Pauschale Grundaufwand, teilnehmerbezogene Pauschale: Der Pauschalbetrag wird nach Befüllung des Feldes Zahlungsgrund automatisch ausgewiesen. e. Aufstellung Projektfinanzierung Diese Tabelle enthält eine durch Sie zu befüllende Übersicht ihrer eingebrachten Eigenmittel sowie aller im Projektbezug stehenden weiteren Einnahmen. f. Kurzübersicht Projektausgaben und -finanzierung In dieser Übersicht werden alle von Ihnen angegebenen Ausgaben und Einnahmen analog des FP dargestellt. Des Weiteren ist eine Gegenüberstellung der als förderfähig anerkann- Stand: Seite 5 von 22

6 ten Summen laut Zuwendungsbescheid enthalten. Die bekannten Warnmeldungen aus dem FP (siehe Ausfüllhinweise zum FP) finden ebenfalls Verwendung. 1. Besonderheit noch zur Verfügung stehender Auszahlungsbetrag : Mit Trägerrundschreiben vom sind neue Auszahlungsmodalitäten in Kraft getreten. Näheres ist Ihrem Zuwendungsbescheid zu entnehmen. Die Belegliste zeigt Ihnen in dieser Zelle unter Bezugnahme der einschlägigen Regelungen den noch möglichen Auszahlungsbetrag an. Berücksichtigung finden dabei insbesondere Ihre erhaltenen Auszahlungen sowie die bewilligte Zuwendung. Voraussetzung einer korrekten Berechnung ist allerdings die korrekte Befüllung der jeweiligen Positionen und Felder. 2. Besonderheit frühestmöglicher Zeitpunkt zur Beantragung der zweiten Auszahlung : Nach den gültigen Auszahlungsmodalidäten ist die Beantragung einer 2. Auszahlung erst nach Ablauf von 2/3 der Projektlaufzeit zulässig. Diese Zelle zeigt Ihnen unter Einbeziehung der Projektlaufzeit den Zeitpunkt an, ab welchem Sie frühestens eine 2. Auszahlung beantragen können. Künftig soll dadurch die verfrühte Beantragung weiterer Auszahlungen vermieden werden. 3. Ausfüllanleitung/Begriffsdefinition Jedes Tabellenblatt der Belegliste ähnelt, mit Ausnahme des Vorblattes, im Grundaufbau dem anderen. Die Erläuterungen werden in der Reihenfolge der Tabellenblätter und auszufüllenden Felder vorgenommen. Alle nicht von Ihnen zu befüllenden Zellen (z.b. Summen/Berechnungsfelder) sind mit einem Schreibschutz versehen. Sofern die Anzahl der Zeilen nicht ausreichen sollte, wird Ihnen durch Ihr zuständiges Bewilligungszentrum bei Erfordernis eine erweiterte Belegliste zur Verfügung gestellt. Bei Verwendung von Excel 2007 (oder höher) ist das Löschen überflüssiger Zeilen unter den Positionen 3 9 möglich. Grundsätzlich gilt, dass Sie für jeden Beleg/Nachweis über eine Ausgabe/Einnahme eine neue Zeile befüllen müssen. In dieser Zeile sind wiederum in allen Spalten aussagekräftige Angaben vorzunehmen. Bedenken Sie bitte, bei der Befüllung der Spalten handelt es sich um verpflichtende Angaben. Nur durch diese inhaltliche sowie erschöpfende Befüllung der Belegliste ist dem zuständigen Prüfer ein problemloser Rückschluss auf den jeweiligen Beleg und dessen Zahlung möglich. Ihre Angaben müssen ohne Zweifel erkennen lassen, welchen Projektzweck (z.b. Deutschunterricht Mai 2013, Erika Mustermann) die Ausgabe hat. Vermeiden Sie allgemeine Ausführungen (z.b. Fahrkarte Teilnehmer) oder Abkürzungen. Diese erschweren die Prüfung, und könnten im Bedarfsfall zur Vorlage eines vertieften Nachweises führen. Für die Pauschalen gelten hinsichtlich der vorgenannten Ausführungen abweichende Anforderungen. Nähere exemplarische Hinweise zu einzelnen Ausgabepositionen finden Sie im Anschluss unter dem Buchstaben f). Im Zweifel ist eine Abstimmung mit Ihrem Bewilligungszentrum empfehlenswert. Stand: Seite 6 von 22

7 Die Angaben Aktenzeichen, Zuwendungsempfänger, Abrechnungszeitraum sind nur im Vorblatt auszufüllen. Eine weitere Befüllung erfolgt in den folgenden Tabellenblättern mittels Verknüpfung automatisch. a) Tabellenblatt allgemeine Angaben Spalte/Zelle im Tabellenblatt Aktenzeichen Ja Aktenzeichen aus Bewilligungsbescheid Zuwendungsempfänger Ja Name des Zuwendungsempfängers Abrechnungszeitraum Ja Genaue Angabe des Zeitraums für den die Belegliste eingereicht wird. Anzahl Kursteilnehmer Ja Tragen Sie hier die Anzahl der Kursteilnehmer ein, die den Kurs abgeschlossen haben. Die Angabe hat Einfluss auf die Berechnung der teilnehmerbezogenen Pauschale. Anzahl Unterrichtseinheiten Ja Setzen Sie die Anzahl der gesamten tatsächlich durchgeführten Unterrichtseinheiten im Projekt (maximal 730 UE) an. Diese Vorgabe dient einer unverfälschten, fehlerfreien Berechnung. Mittels eingegebener Unterrichtseinheiten wird der tatsächlich förderfähige Anteil der Pauschalen errechnet. Projektzeitraum Ja In der Zelle ist der angesetzte tatsächliche Projektzeitraum des Kurses anzugeben. Die Angaben dienen der Ermittlung des Teilzeitanteiles. Projektunterbrechungen a) d) Ja Sofern innerhalb des Projektzeitraumes Unterbrechungen erfolgt sind, sind die Zeiträume hier aufzuschlüsseln. Zulässig sind maximal 15 Arbeitstage. Achtung: Als Unterbrechungsende ist stets dertag vor Wiederbeginn einzutragen. Weitere Unterbrechungen Ja Falls die vollständige Angabe der Unterbrechungszeiträume mittels vorgenannter Abfrage nicht möglich ist, können in dieser Zelle weitere Unterbrechungen in einer Summe (in Tagen) aufgeführt werden. Stand: Seite 7 von 22

8 Spalte/Zelle im Tabellenblatt Teilzeitanteil Nein Ausgehend von den vorgenommenen Eingaben in den Feldern Anzahl Unterrichtseinheiten, Projektzeitraum und Projektunterbrechungen findet die Berechnung des Teilzeitanteils statt. Der Teilzeitanteil hat ausschließlich Auswirkungen auf die Förderfähigkeit des Teilnehmereinkommens. Je nach Höhe des Teilzeitanteils muss der Ansatz des Teilnehmereinkommens auf den Teilzeitanteil (ausgehend vom Hundert) reduziert werden. Zielgebiet Ja Geben Sie das Zielgebiet (Konvergenz, Phasing Out, regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung) an, in welchem Ihr Projekt stattfindet. Art des Nachweises Ja Wählen Sie bitte die Art Ihres Nachweises aus. Beachten Sie, dass der Verwendungsnachweis in den meisten Fällen keine Vor-Ort-Prüfung ist. Sofern der Verwendungsnachweis Bestandteil der Vor-Ort- Prüfung ist, wird Ihnen dies rechtzeitig vor Einreichen der Belegliste mitgeteilt. Standort an dem die (Original) Unterlagen des o.g. Nachweises eingesehen werden können Ja Geben Sie die genaue Adresse an, wo die Unterlagen, welche dem Nachweis zu Grunde liegen, eingesehen werden können. diverse Häkchenfelder Ja Der Belegliste sind bei Einreichung des Verwendungsnachweises Unterlagen beizufügen. Die Felder dienen Ihnen, aber auch dem Bewilligungszentrum als Übersicht der beigefügten Unterlagen. Falls Sie dem Nachweis die aufgeführten Unterlagen beifügen, setzen Sie in dem zutreffenden Feld ein Häkchen. Unterschriftsfeld Ja Bestätigen Sie den Nachweis durch eine Unterschrift der rechtlichen Vertretung des Zuwendungsempfängers. b) Tabellenblatt TeilnehmereinkommenTage Spalte/Zelle im Tabellenblatt Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Stand: Seite 8 von 22

9 Spalte/Zelle im Tabellenblatt Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Lfd. Nr. Nein Nummer laut FP Position teilweise Die vorgegebenen Inhalte entsprechen den Abrechnungspositionen laut FP. Jene sind nicht zu befüllen. In den nicht befüllten Zeilen können Sie kurze inhaltliche Ergänzungen zum Zweck der Ausgabe vornehmen. Teilnehmer (Name_Vorname) teilweise Geben Sie den zum Teilnehmereinkommen herangezogenen Namen und Vornamen des Kursteilnehmers an. Bei ALG I Empfängern wird der Name für die Sozialversicherungsbeiträge automatisch ausgewiesen. Bei Empfängern nach AsylbLG wird der Name für die Aufstockungsbeträge sofern erforderlich - automatisch ausgewiesen. Bescheiddatum teilweise Erstellungsdatum des eingereichten Bescheides. Bei ALG I Empfängern wird das Bescheiddatum für die Sozialversicherungsbeiträge automatisch ausgewiesen. Bei Empfängern nach AsylbLG wird das Bescheiddatum für die Aufstockungsbeträge sofern erforderlich - automatisch ausgewiesen. Für Nichtleistungsempfänger gilt als Bescheidbzw. Belegdatum alternativ das Datum der Anwesenheitsliste. Belegnummer teilweise Nummer des eingereichten Beleges Bei ALG I Empfängern wird die Belegnummer für die Sozialversicherungsbeiträge automatisch ausgewiesen. Bei Empfängern nach AsylbLG wird die Belegnummer für die Aufstockungsbeträge sofern erforderlich - automatisch ausgewiesen. Für Nichtleistungsempfänger gilt als Beleg alternativ die Anwesenheitsliste. Stand: Seite 9 von 22

10 Spalte/Zelle im Tabellenblatt gültig ab teilweise Gültigkeitsbeginn des (Bescheid-)Beleges. Entspricht nicht zwingend dem Bescheiddatum. Bei ALG I Empfängern wird der Gütligkeitsbeginn des (Bescheid-)Beleges für die Sozialversicherungsbeiträge automatisch ausgewiesen. Bei Empfängern nach AsylbLG wird der Gültigkeitsbeginn für die Aufstockungsbeträge sofern erforderlich - automatisch ausgewiesen. Für Nichtleistungsempfänger entfällt die Angabe. Leistungszeitraum teilweise Tragen Sie den Gültigkeitszeitraum der angeführten Leistung ein. Für sich ändernde Leistungen befüllen Sie eine neue Zeile. Bei ALG I Empfängern wird der Leistungszeitraum für die Sozialversicherungsbeiträge automatisch ausgewiesen. Bei Empfängern nach AsylbLG wird der Leistungszeitraum für die Aufstockungsbeträge sofern erforderlich - automatisch ausgewiesen. Für Nichtleistungsempfänger entfällt die Angabe. Beginn / ggf. Eintritt teilweise Geben Sie den ersten Tag innerhalb des Projektzeitraumes an, an welchem der Teilnehmer mit gültigem Leistungsbescheid teilgenommen hat. Oftmals entspricht der Tag dem Projekteintritt. Für jede/n neue/n Leistung oder Bescheid befüllen Sie aber bitte eine neue Zeile. Bei ALG I Empfängern wird der Beginn / ggf. Eintritt für die Sozialversicherungsbeiträge automatisch ausgewiesen. Bei Empfängern nach AsylbLG wird der Beginn / ggf. Eintritt für die Aufstockungsbeträge sofern erforderlich - automatisch ausgewiesen. Für Nichtleistungsempfänger ist der Tag des Projekteintritts anzugeben. Stand: Seite 10 von 22

11 Spalte/Zelle im Tabellenblatt Ende / ggf. Austritt teilweise Geben Sie den letzten Tag innerhalb des Projektzeitraumes an, an welchem der Teilnehmer mit dem für den Leistungszeitraum gültigen Leistungsbescheid teilgenommen hat. Oftmals entspricht der Tag dem Projektende bzw. Austritt. Für jeden neuen Bescheid befüllen Sie aber bitte eine neue Zeile. Bei ALG I Empfängern wird das Ende / ggf. Austritt für die Sozialversicherungsbeiträge automatisch ausgewiesen. Bei Empfängern nach AsylbLG wird das Ende / ggf. Austritt für die Aufstockungsbeträge sofern erforderlich - automatisch ausgewiesen. Für Nichtleistungsempfänger ist der Tag des Projekteintritts anzugeben. monatliche Leistung teilweise Berechnet die monatliche Leistung, ausgehend von einem Monat á 30 Tagen. Bei pflicht- bzw. familienversicherten ALG II Empfängern sind die Beträge vorgegeben. Für privatversicherte ALG II - Empfänger ist die monatliche Leistung in ihrer tatsächlichen Höhe einzutragen. Leistung pro Tag teilweise Tragen Sie die tatsächliche Höhe der täglichen Leistung ein. Tragen Sie für die Sozialversicherungsbeiträge das tägliche Bemessungsentgelt ein. Bei ALG II Empfängern erfolgt eine Berechnung der täglichen Leistung, ausgehend von einem Monat á 30 Tagen. Anzahl Projektmonate Nein Berechnet die Monate im Projekt. Unter Beachtung, dass es sich um volle Kalendermonate handeln muss. Einzeltage Projekt Nein Berechnet die Einzeltage im Projekt, welche nicht volle Monate umfassen. Dies kann z.b. bei einem Projektbeginn, - ende oder Teilnehmerabbruch im Laufenden Monat der Fall sein. Es wird auf Kalendertage im Teilnahmezeitraum abgestellt. Gesamttage im Projekt Nein Berechnet die tatsächlich im Projekt verbrachten Tage des Teilnehmers. Summe Nein Führt das tatsächlich zu veranschlagende Teilnehmereinkommen auf. Stand: Seite 11 von 22

12 Spalte/Zelle im Tabellenblatt Nachweis teilweise Geben Sie die Nachweisform des jeweiligen Teilnehmereinkommens ein z.b. ALG II Bescheid. Bei ALG I Empfängern wird der Nachweis für die Sozialversicherungsbeiträge automatisch ausgewiesen. Bei Empfängern nach AsylbLG wird der Nachweis für die Aufstockungsbeträge sofern erforderlich - automatisch ausgewiesen. Für Nichtleistungsempfänger wird als Nachweis die AL (Anwesenheitsliste) ausgeworfen. Anteil in % Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt (Teilzeitanteil aus Blatt allgemeine Angaben ). anrechenbarer Betrag Nein Gibt das tatsächlich als Kofinanzierung heranziehbare Teilnehmereinkommen an. c) Tabellenblatt TeilnehmereinkommenStunden Spalte/Zelle im Tabellenblatt Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Lfd. Nr. Nein Nummer laut FP Position Ja Die vorgegebenen Inhalte entsprechen den Abrechnungspositionen laut FP. Jene sind nicht zu befüllen. In den nicht befüllten Zeilen können Sie kurze inhaltliche Ergänzungen zum Zweck der Ausgabe vornehmen. Teilnehmer (Name_Vorname) Ja Geben Sie den zum Teilnehmereinkommen herangezogenen Namen und Vornamen des Kursteilnehmers an. (Bescheid)-Belegdatum Ja Erstellungsdatum des eingereichten Beleges. Stand: Seite 12 von 22

13 Spalte/Zelle im Tabellenblatt Belegnummer Ja Nummer des eingereichten Beleges gültig ab Ja Gültigkeitsbeginn des (Bescheid-)Beleges. Leistungszeitraum Ja Tragen Sie den Gültigkeitszeitraum der angeführten Leistung ein. Für sich ändernde Leistungen befüllen Sie eine neue Zeile. Beginn / ggf. Eintritt Ja Geben Sie den ersten Tag innerhalb des Projektzeitraumes an, an welchem der Teilnehmer mit gültiger Freistellungsbescheinigung teilgenommen hat. Oftmals entspricht der Tag dem Projekteintritt. Für jede/n neue/n bzw. veränderte Leistung befüllen Sie aber bitte eine neue Zeile. Ende / ggf. Austritt Ja Geben Sie den letzten Tag innerhalb des Projektzeitraumes an, an welchem der Teilnehmer mit der für den Leistungszeitraum gültiger Freistellungsbescheinigung teilgenommen hat. Oftmals entspricht der Tag dem Projektende bzw. Austritt. Für jede/n neue/n bzw. veränderte Leistung befüllen Sie aber bitte eine neue Zeile. monatliche Leistung (AG-Brutto) Ja Geben Sie bitte, die durch den Arbeitgeber bescheinigte tatsächliche Höhe des monatlichen Arbeitgeberbruttos an. Beachten Sie die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmerbrutto und Arbeitgeberbrutto. durchschnittliche Wöchentliche Arbeitszeit Ja Tragen Sie die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit des freigestellten Teilnehmers ein. Bei monatlich veränderter Wochenarbeitszeit bilden Sie bitte keinen Durchschnittswert, sondern befüllen eine neue Zeile. Anzahl freigestellter Stunden Ja Geben Sie bitte, die Anzahl der für den maßgeblichen Zeitraum freigstellten Stunden an. Stundensatz Nein Berechnet auf Basis des TVöD den tatsächlichen Stundensatz pro freigestellte Stunde. Summe Nein Führt das tatsächlich zu veranschlagende Teilnehmereinkommen auf. Nachweis Ja Geben Sie die Nachweisform des jeweiligen Teilnehmereinkommens ein z.b. ALG II Bescheid. Stand: Seite 13 von 22

14 Spalte/Zelle im Tabellenblatt anrechenbarer Betrag Nein Gibt das tatsächlich als Kofinanzierung heranziehbare Teilnehmereinkommen an. d) Tabellenblatt Liste der Projektausgaben Spalte/Zelle im Tabellenblatt Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Lfd. Nr. Nein Nummer laut FP (ohne Unterpositionen) Position Ja Die vorgegebenen Inhalte entsprechen den Abrechnungspositionen laut FP. Jene sind nicht zu befüllen. In den nicht befüllten Zeilen können Sie kurze inhaltliche Ergänzungen zum Zweck der Ausgabe vornehmen. (siehe auch Zeile Grund der Zahlung ) Buchungsnummer Ja Bitte geben Sie hier die Buchungsnummer des Zahlungsnachweises an. Die Buchungsnummern sind so zu vergeben, dass jede Zahlung zweifelsfrei zugeordnet werden kann. Belegdatum Ja Erstellungsdatum des eingereichten Beleges Belegnummer Ja Nummer des eingereichten Beleges Zahlungsempfänger Ja Empfänger der Verausgabung Grund der Zahlung Ja Geben Sie an, warum/wofür die Zahlung erfolgt ist. (siehe auch Zeile Position ) Buchungsdatum Ja Führen Sie den Zeitpunkt an, zu welchem der Betrag von Ihrem/r Konto/Kostenstelle abgebucht worden ist. Bei Barzahlung entspricht das Buchungsdatum fiktiv dem Zahlungsdatum. Zahlungsdatum Ja Datum an dem die Leistung/Sache bezahlt/beschafft worden ist. Liegt in der Regel vor dem Buchungsdatum. Stand: Seite 14 von 22

15 Spalte/Zelle im Tabellenblatt Zahlweise Ja Geben Sie an, ob unbar oder bar bezahlt worden ist. Rechnungsbetrag Ja Stellt den tatsächlichen Gesamtbetrag/ Ursprungsbetrag der Rechnung/Ausgabe dar. Meistens höher als der anrechenbare Betrag, niemals aber niedriger. Anteil in % teilweise Führen Sie den tatsächlich auf das Projekt entfallenden Anteil der Leistung/Sache an. Sofern dies nicht möglich sein sollte, kann das Feld offen gelassen werden. In diesem Fall ist der anrechenbare Betrag zu überschreiben. Für die Pauschale Grundaufwand sowie die teilnehmerbezogene Pauschale wird der anteil automatisch ausgewiesen. anrechenbarer Betrag teilweise Berechnung des als förderfähig zu veranschlagenden Rechnungsbetrages (Produkt aus Rechnungsbetrag und Anteil in %). Der anrechenbare Betrag kann im Bedarfsfall überschrieben werden. Beachten Sie aber, dass der anrechenbare Betrag in Bezug zum Rechnungsbetrag immer nachvollziehbar sein muss. Für die Pauschale Grundaufwand sowie die teilnehmerbezogene Pauschale wird der anteil automatisch ausgewiesen. Die Positionen (Pauschalen) können in der Spalte nicht befüllt werden. e) Tabellenblatt Projektfinanzierung Spalte/Zelle im Tabellenblatt Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Lfd. Nr. Nein Nummer laut FP Stand: Seite 15 von 22

16 Spalte/Zelle im Tabellenblatt Position teilweise Die vorgegebenen Inhalte entsprechen den Abrechnungspositionen laut FP. Jene sind nicht zu befüllen. In den nicht befüllten Zeilen können Sie kurze inhaltliche Ergänzungen zum Zweck der Ausgabe vornehmen. (siehe auch Zeile Form/Gegenstand/Grund der Leistung ) Mittelgeber Ja Geben Sie die juristische oder natürliche Person an, welche die Einnahme ermöglicht. Form/Gegenstand/Grund der Leistung Ja Geben Sie an, warum/wofür die Zahlung/Leistung gewährt wurde und/bzw. ob es sich um eine Geldleistung oder Sachleistung handelt. (siehe auch Zeile Position ) Buchungsnummer Ja Bitte geben Sie hier die Buchungsnummer des Zahlungsnachweises an. Die Buchungsnummern sind so zu vergeben, dass jede Zahlung zweifelsfrei zugeordnet werden kann. Buchungsdatum Ja Führen Sie den Zeitpunkt an, zu welchem der Betrag von Ihrem/r Konto/Kostenstelle abgebucht worden ist. Bei Barzahlung entspricht das Buchungsdatum fiktiv dem Zahlungsdatum. Belegnummer Ja Nummer des eingereichten Beleges Belegdatum Ja Erstellungsdatum des eingereichten Beleges Zahlungsdatum Ja Tatsächliches Zahlungsdatum für bestellte/beschaffte Leistung, liegt in der Regel vor dem Buchungsdatum. Zahlweise Ja Geben Sie an, ob unbar oder bar bezahlt worden ist. Rechnungsbetrag Ja Stellt den tatsächlichen Gesamtbetrag/ Ursprungsbetrag der Rechnung/Ausgabe dar. Meistens höher als der anrechenbare Betrag, niemals aber niedriger. Anteil in % Ja Führen Sie den tatsächlich auf das Projekt entfallenden Anteil der Leistung/Sache an. Sofern dies nicht möglich sein sollte, kann das Feld offen gelassen werden. In diesem Fall ist der anrechenbare Betrag zu überschreiben. Stand: Seite 16 von 22

17 Spalte/Zelle im Tabellenblatt anrechenbarer Betrag teilweise Berechnung des als förderfähig zu veranschlagenden Rechnungsbetrages (Produkt aus Rechnungsbetrag und Anteil in %). Der anrechenbare Betrag kann im Bedarfsfall überschrieben werden. Beachten Sie aber, dass der anrechenbare Betrag in Bezug zum Rechnungsbetrag immer nachvollziehbar sein muss. f) Tabellenblatt Kurzübersicht Ausgaben u. Finanzierung_Gesamt Spalte/Zelle im Tabellenblatt Förderfähiger Anteil Pauschalen Ja Tragen Sie hier den förderfähigen Anteil Pauschalen laut Bewilligung ein. Dies hat Auswirkungen auf den berücksichtigungsfähigen Grundaufwand sowie die teilnehmerbezogene Pauschale. Anzahl Kursteilnehmer Ja Tragen Sie hier die Anzahl der Kursteilnehmer laut Bewilligung ein. Die Angabe hat Einfluss auf die Berechnung der teilnehmerbezogenen Pauschale. Zielgebiet (Klickfeld) Ja Wählen Sie hier das Zielgebiet aus. Aktenzeichen Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Zuwendungsempfänger Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Abrechnungszeitraum Nein Wird automatisch durch eine Verknüpfung ausgefüllt. Position Nein Abrechnungsposition laut FP 2 laut Zuwendungsbescheid bewilligte Projektausgaben Ja Geben Sie die bewilligten Ausgaben bzw. Einnahmen der einzelnen Positionen an. tatsächliche Projektausgaben Nein Diese Spalte zeigt Ihnen die bisherigen Ausgaben im Rahmen des Projekts an. Differenz Nein Zeigt Ihnen die noch zur Verfügung stehenden Mittel im Rahmen des Projekts an. noch zur Verfügung stehender Auszahlungsbetrag Nein Die Zelle zeigt Ihnen unter Berücksichtigung Ihrer bisher getätigten Ausgaben, erhaltenen Auszahlungen und bewilligten Zuwendung den noch beantragbaren Auszahlungsbetrag an. Stand: Seite 17 von 22

18 Spalte/Zelle im Tabellenblatt frühestmöglicher Zeitpunkt zur Beantragung der zweiten Auszahlung maximaler Aufstockungsbetrag für Nichtleistungsempfänger spätesmöglicher Zeitpunkt zum Einreichen des Verwendungsnachweises Nein Nein Nein Die Zelle zeigt Ihnen unter Einbeziehung der Projektlaufzeit den Zeitpunkt an, ab welchem die Beantragung einer zweiten Auszahlung zulässig ist. Unter Berücksichtigung Ihrer getätigten Angaben sowie evtl. Kürzungen/Erhöhungen des einschlägigen Teilnehmereinkommens zeigt Ihnen die Zelle den maximal zur Verfügung stellbaren Aufstockungsbetrag für Nichtleistungsempfänger an. Bitte beachten Sie diesbezüglich auch die Ausführungen unter Punkt 4. Die Zeile zeigt Ihnen unter Berücksichtigung des Bewilligungszeitraums den Zeitpunkt an, zu welchem der Verwendungsnachweis spätestens im zuständigen Bewilligungszeitraum vorliegen muss. Sofern der angegebene Zeitpunkt auf einen Feiertag bzw. Wochenende fällt, gilt als Vorlagezeitpunkt der folgende Werktag. g) Hinweise für die Ausgabenpositionen Position Teilnehmereinkommen 3 (Ausgaben für Fahrtkosten der Teilnehmer) 4 (Ausgaben für Kinderbetreuung) Spalte/Zelle im Tabellenblatt Position u. Grund der Zahlung Zahlungsempfänger Ausfüllanforderungen / einzutragende Daten Für jeden neuen Bescheid ist eine neue Zeile zu befüllen. Das gilt ebenso für jeden neuen Leistungszeitraum sowie veränderte Leistungen. Mindestanforderungen: Differenzieren Sie zunächst, ob Fahrtkosten durch den ÖPNV oder Pkw verursacht wurden. Im Falle der Nutzung des ÖPNV ist der Verkehrsverbund, die Preisstufe sowie ÖPNV anzugeben. Bei Benutzung des Pkw sind die gefahrenen Kilometer, der Begriff Pkw sowie des bei Nutzung des ÖPNV theoretisch angefallenen Verkehrsverbundes und dessen Preisstufe anzusetzen. Name, Vorname / Betreuungsfirma Stand: Seite 18 von 22

19 Position Spalte/Zelle im Tabellenblatt Grund der Zahlung Ausfüllanforderungen / einzutragende Daten Kinderbetreuung, Name des Kindes 5 (Ausgaben für Mieten und Nebenkosten) Nebenkosten, die bereits in der Miete enthalten sind, müssen nicht gesondert aufgeführt werden. 6 (Personalausgaben) Rechnungsbetrag Der Rechnungsbetrag sollte dem Arbeitgeber-Brutto entsprechen. Position u. Grund der Zahlung davon Personalausfallkosten Position u. Grund der Zahlung 7 (Honorare) Position u. Grund der Zahlung Bitte geben Sie hier die tatsächlichen Stunden an. Weiterhin ist die Funktion/Unterrichtsfach des Mitarbeiters (analog Anlage 1 der Bewilligung) sowie der Monat, in welchem die Stunden angefallen sind, erforderlich. Setzen Sie in keinem Fall mehrere Monate in einer Zeile an (Ausnahme u.a. Nachzahlungen). Dies erschwert die Prüfung und führt im Regelfall zur Kürzung der Ausgabe. Bei Personalausfall mus hier die Vertretungskraf angegeben werden. Falls die Vetretung durch Honorarkräfte wahrgenommen wird, sind diese unter Honorarausgaben anzusetzen. Bitte geben Sie hier die Stunden des ausgefallenen Mitarbeiters (Urlaub, Krankheit) an. Die Hinweise der vorherigen Zeile sind zu beachten. Mindestens anzuführen ist die Anzahl der geleisteten Stunden sowie das dazugehörige Unterrichtsfach. 8 (Ausgaben für Reisekosten und Bewirtung) Position u. Grund der Zahlung Bitte beachten: Bei Abrechnung von mehreren Unterrichtsfächern auf einem Beleg, sollten der Übersichtlichkeit halber mehrere Zeilen befüllt werden. Mindestinhalte Reisekosten: Angabe des Verkehrsmittels, Zeitraum der Reise, Zweck und Anlass der Reise 9 (Durchführungsbezogene Sachausgaben) Mindestinhalte Bewirtung: Anlass der Bewirtung, kurze Aufzählung der beschafften Bewirtungsmittel Stand: Seite 19 von 22

20 Position Spalte/Zelle im Tabellenblatt Punkt Lehr- und Lernmittel Position u. Grund der Zahlung Punkt Abschreibungen Position u. Grund der Zahlung 10 (Ausgaben für Kompetenzfeststellung inkl. Fahrtkosten) Grund der Zahlung Zahlweise Zahlungsdatum Ausfüllanforderungen / einzutragende Daten genaue detaillierte Angabe der Anschaffungsgüter, keine allgemeinen Angaben Mindestinhalte: Genaue Art des Abschreibungsgutes (Abschreibungsmethode, Anzahl der abgeschriebenen Güter, Dauer der Abschreibung, Nutzungsdauer der Sache im Projekt) Bitte geben Sie hier den nachfolgenden Text an: Pauschale für Kompetenzfeststellung Bitte geben Sie hier den nachfolgenden Text an: pauschal Ist der Tag, an dem der Teilnehmer in den Kurs mündet. 11 (Pauschale Grundaufwand) allgemein Die Höhe der Pauschale Grundaufwand wird in Abhängigkeit der Anzahl der Unterrichtseinheiten ausgewiesen. Grund der Zahlung Bitte geben Sie hier den nachfolgenden Text an: Pauschale Grundaufwand Zahlungsdatum Das Zahlungsdatum wird automatisch ausgewiesen. Da das Zahlungsdatum auf den ersten Kurstag fällt, gilt die Pauschale Grundaufwand mit diesem Tag in voller Höhe als alsbaldig verwendet. Zahlweise Bitte geben Sie hier den nachfolgenden Text an: pauschal 12 (teilnehmerbezogene Pauschale) 13 (Eigenanteil / alt: Eigenmittel) allgemein Grund der Zahlung Zahlweise allgemein Die Höhe der teilnehmerbezogenen Pauschale wird in Abhängigkeit der Anzahl der Unterrichtseinheiten ausgewiesen. Bitte geben Sie hier den nachfolgenden Text an: Pauschale für Teilnehmer Bitte geben Sie hier den nachfolgenden Text an: pauschal Der Eigenanteil wird basierend auf Ihren Eingaben automatisch auf mindestens 5 % der Ausgaben aus den einschlägigen Bezugspositionen festgesetzt. Stand: Seite 20 von 22

21 Position 13 (Eigenanteil / alt: Eigenmittel) Spalte/Zelle im Tabellenblatt Form/Gegenstand/Grund der Leistung Ausfüllanforderungen / einzutragende Daten Bitten wählen Sie mittels Drop-down-Feld aus, wie der Eigenanteil erbracht wird. Zur Auswahl stehen Barmittel, Infrastruktur/Sachmittel oder Personalausgaben. Falls Sie die Eigenmittel auch aus weiteren Bereichen erbringen, nutzen Sie bitte die Zelle unter der Spalte Position für ergänzende Angaben. 4. Verfahren Bitte reichen Sie im Rahmen des Verwendungsnachweises je eine Ausfertigung der Belegliste in elektronischer Form sowie unterschrieben in Papierform ein, gleiches gilt für die Vor-Ort-Prüfung. Aktualisierungen, Korrekturen bzw. Überarbeitungen der Belegliste sind durch den Träger sowohl elektronisch als auch in Papierform einzureichen. Der eingereichte Verwendungsnachweis ist ferner mind. durch den Sachbericht, die Teilnahmebescheinigungen der Teilnehmer sowie dem Stammblatt Teil D zu ergänzen. Anschließend wird der Verwendungsnachweis durch das zuständige Bewilligungszentrum geprüft. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, nimmt das zuständige Bewilligungszentrum bezüglich nachzureichender Unterlagen bzw. der Klärung offener Fragestellungen mit Ihnen Kontakt auf. Nach Klärung der Fragen bzw. nach Berücksichtigung der eingegangenen Unterlagen erhalten Sie vom Bundesamt die Belegliste mit Prüfkommentierungen auf elektronischem Wege zurück. Diese enthält eine Kalkulation, wie sich die abschließende Finanzierung einschließlich des Zuwendungsbetrages darstellt. Infolgedessen wird Ihnen eine 1-wöchige Frist gewährt, dahingehend Stellung zu nehmen. Äußern Sie keine Bedenken, wird Ihnen auf dieser Basis ein Abschlußbescheid über die Höhe Ihres tatsächlichen Zuwendungsbetrages zugestellt. Bestehen Ihrerseits jedoch geltend gemachte Bedenken hinsichtlich der Finanzierung des Projektes, verzögert sich: a) die Zustellung des Abschlußbescheides sowie b) die abschließende Zahlung bis zur Bewertung des Sachverhaltes. Stand: Seite 21 von 22

22 Achtung: Bei einer Interventionssatzverletzung oder weiteren Besonderheiten kann sich der bekannte Verfahrensablauf aufgrund der Komplexität anderweitig darstellen. In diesem Fall findet die Kalkulation der Belegliste ggf. keine Berücksichtigung. Ebenso besteht bei einer Interventionssatzverletzung grundsätzlich nur ein Anspruch auf die Förderfähigkeit bzw. Erstattung der angesetzten Ausgaben (exkl. Eigenanteil) bis zum Interventionssatz (50 bzw. 75 %) der gesamten förderfähigen Projektausgaben und -kosten. Das Bundesamt ist jedoch bestrebt auf Antrag einen Interventionssatzausgleich durch vorhandene Kofinanzierungsreserven herbeizuführen. Dieser Antrag wird mit Einreichen der Belegliste automatisch gestellt. Im Tabellenblatt allgemeine Angaben wird bei einer Interventionssatzverletzung ein entsprechender Antragstext für den Interventionssatzausgleich ausgeworfen. technischer Hinweis: Sollten technische Kompatibilitätsschwierigkeiten mit der aktuellen Version der Belegliste bestehen, kann Ihnen auf ausdrückliche Anforderung eine xls.-version zur Verfügung gestellt werden. Stand: Seite 22 von 22