Anleitung für die Monatsabrechnung für die Kindergärten im Bereich der Verrechnungsstelle Durmersheim

Transkript

1 Anleitung für die Monatsabrechnung für die Kindergärten im Bereich der Verrechnungsstelle Durmersheim Für die Monatsabrechnung der Kindergärten im Bereich der Verrechnungsstelle Durmersheim sind ab dem Januar 0 neue Formulare zu verwenden, die wir Ihnen in der Exel-Datei "MONATSABRECHNUNG KINDERGARTEN - V0-.xls" zur Verfügung stellen: Monatsabrechnung - siehe Tabellenblatt "Abrechnung" Nachweis für Elternbeiträge - siehe "Nachweis Elternbeitrag" Kassenbuch - siehe "Kassenbuch Seite " sowie Folgeblätter "Kassenbuch Seite " usw. Die Abrechnung der Kindergärten, bestehend aus oben genannten Formularen sowie allen Einnahme- und Ausgabebelegen, ist für jeden Monat in Papierform bei der Verrechnungsstelle Durmersheim bis zum 0. des Folgemonats abzugeben. Bitte beachten Sie, dass auch für den Monat August eine Abrechnung erstellt werden muss. Die Benutzung der hier beschriebenen Formulare ist dabei verbindlich. Verwenden Sie daher bitte NUR NOCH DIESE FORMULARE! Um Ihnen die Nutzung zu erleichtern, haben wir die Anwendung in folgender Anleitung beschrieben. Bei Unklarheiten bitten wir Sie, sich mit der Verrechnungsstelle Durmersheim in Verbindung zu setzen. Abrechnungszeitraum: Aus buchungstechnischen Gründen hat sich der Abrechnungszeitraum geändert: Bitte beachten Sie, dass sich der Abrechnungszeitraum jeweils vom ersten Tag bis zum letzten Tag des jeweiligen Monats erstreckt! Der Bestand der Barkasse und des Girokontos sind daher stets für den letzten Tag des Monats zu ermitteln und im Kassenbuch als tatsächlicher Stand auszuweisen. Tipp zum Speichern: Speichern Sie die Vorlage für jede neue Abrechnung zunächst unter einem neuen Dateinamen ab. Damit verhindern Sie ein Überschreiben der Vorlage oder der alten Daten! Wir empfehlen, das Jahr und die Monatsbezeichnung im Dateinamen mit einzubeziehen. Hinweis für die Bearbeitung: Alle Felder in den Formularen, die Sie ausfüllen können, sind grün hinterlegt. Hinweis für diese Anleitung: Grüne Nummern in den Grafiken dieser Beschreibung gehören zu Erläuterungen zu geforderten Einträge in den Formularen. Graue Nummern gehören zu Erläuterungen zu wichtigen Formularbereichen, in denen Sie keine Eintragungen machen. Verrechnungsstelle Durmersheim Seite

2 Formular Monatsabrechnung Verrechnungsstelle Durmersheim Seite

3 Formular Monatsabrechnung Das Formular Monatsabrechnung (siehe Tabellenblatt "Abrechnung") enthält wie in der Vergangenheit auch alle Einnahmen und Ausgaben, die im Abrechnungsmonat im Bereich des Kindergartens vorgefallen sind. Bitte beachten: Abrechnungszeitraum ist jeweils der erste Tag bis zum letzten Tag des jeweiligen Monats Grunddaten: Hier tragen Sie Name des Kindergartens, den Ort sowie Abrechnungsmonat und Jahr ein - diese Einträge werden auf allen anderen Formularen übernommen. Elternbeiträge: Die Summe der Elternbeiträge, Nachzahlungen, Rückzahlungen innerhalb des Abrechnungszeitraums ergibt sich aus dem Nachweis für Elternbeiträge, Zeile. Der Abschlag, den die Verrechnungsstelle monatlich vom Konto des Kindergartens einzieht, ist entsprechend einzutragen. Ein- und Ausgaben: Es folgen alle weiteren Einnahmen, für die Sie stets Belege beifügen. Spenden und Erlöse werden beim Darlehensfonds angelegt. Die Ausgaben werden in einer Summe eingetragen. Eine Differenzierung ist nicht notwendig. Bitte beachten Sie: Ausgaben, die im Zusammenhang mit Elternbeiträgen stehen (Rückzahlungen, Storno) wurden bereits unter "Elternbeiträge" verrechnet und tauchen daher nicht bei Ausgaben auf! Falls in der vorausgehenden Abrechnung Rechenfehler aufgetreten sind, werden diese entweder als Einnahme oder Ausgabe in die vorgesehenen Felder eingetragen. Restbetrag: Die Ausgaben werden von den Einnahmen automatisch abgezogen. Es ergibt sich ein Restbetrag (Saldo), den die Verrechnungsstelle ab sofort von Ihrem Kindergartenkonto abbucht. Sollten die Ausgaben größer als die Einnahmen sein, erhalten Sie die Ausgleichszahlung entsprechend gutgeschrieben. Der Restbetrag MUSS mit dem Wert im Kassenbuch übereinstimmen, der als "Ausgleichsbetrag" bezeichnet in Zeile 7 (graues dick umrahmtes Feld) steht. Stimmen diese Beträge nicht überein, ist in der Abrechnung ein Fehler enthalten. Unterschriften: Die Monatsabrechnung ist durch die Kindergartenleiterin abzuzeichnen, die damit auch die Richtigkeit der Angaben dokumentiert. Der Pfarrer/Kindergartenbeauftragte oder Kindergartengeschäftsführer zeichnet die Abrechnung ab - damit genehmigt er/sie die Einnahmen und Ausgaben und weist die Buchungen und Ausgleichszahlungen an. Verrechnungsstelle Durmersheim Seite

4 Formular NACHWEIS FÜR ELTERNBEITRÄGE 7 Verrechnungsstelle Durmersheim Seite

5 Formular NACHWEIS FÜR ELTERNBEITRÄGE Mit diesem Formular werden alle Zahlungen nachgewiesen, die im Abrechnungsmonat im Zusammenhang mit Elternbeiträgen erfolgt sind. Dazu gehören die tatsächlich eingenommenen Beiträge im laufenden Monat, Einnahmen für weitere Angebote, Nachzahlungen für Vormonate sowie Rückzahlungen incl. Stornobuchungen. Außerdem wird die Anzahl der aufgenommenen Kinder nach versch. Betreuungsangeboten abgefragt, die für verschiedene Aufgaben in der Verrechnungsstelle benötigt werden. Wir weisen darauf hin, dass die Beitragslisten, d. h. die monatlichen Aufstellungen, für welches Kind welcher Beitrag gezahlt wurde, im Kindergarten als Anlage zum Kassenbuch aufbewahrt werden müssen. 7 Grunddaten: Name des Kindergartens, Ort, Abrechnungsmonat und -jahr werden automatisch aus dem Tabellenblatt "Abrechnung" übernommen. Elternbeiträge, weitere Einnahmen und Ausgaben: Hier sind die Elternbeiträge der verschiedenen Betreuungsformen sowie die Anzahl der jeweils tatsächlich eingenommenen Beiträge einzutragen. Die Summe errechnet sich automatisch. Sollte es weitere Beitragsformen geben, die in das vorgegebene Schema nicht passen, können diese ggf. als "sonstige Angebote" selbst eingetragen werden ("sonstige Angebote" bitte mit einer passenden Bezeichnung überschreiben). Einnahmen weiterer Angebote, z. B. Zukaufstunden, Ferienbetreuung etc. werden hier eingetragen. Gegebenenfalls passt das Schema "Beitrag" x "Anzahl" nicht - in diesem Fall kann die Summe auch direkt am Ende der Zeile eingetragen werden. Nachzahlungen aus Vormonaten werden hier analog eingetragen. Gegebenenfalls passt das Schema "Beitrag" x "Anzahl" nicht - in diesem Fall kann die Summe auch direkt am Ende der Zeile eingetragen werden. Alle Rückzahlungen (z. B. Storno von Lastschriften, Rückgabe von zu viel bezahlten Beiträgen) werden hier eingetragen. Bitte beachten, dass dem Betrag ein MINUS-Zeichen vorangestellt wird! Die "Summe tatsächlich eingenommene Elternbeiträge, Nachzahlungen, Rückzahlungen" in Zeile enthält somit alle Zahlungen, die im Abrechnungsmonat im Zusammenhang mit Elternbeiträgen erfolgt sind. Diese Summe wird im Formular "Monatsabrechnung" als Elternbeiträge eingetragen. Statistik Die Verrechnungsstelle benötigt für verschiedene Aufgaben (Beratung, Statistiken, Planungen) die Gesamtzahl der im Abrechnungsmonat aufgenommenen Kinder. Bitte tragen Sie die jeweiligen Kinderzahlen ein, die in den jeweiligen Betreuungsformen im jeweiligen Monat aufgenommen sind. Die Platzzahl errechnet sich automatisch. Für weitere Betreuungsformen (z. B. Mischformen) stehen weitere Zeilen zur Verfügung. Verrechnungsstelle Durmersheim Seite

6 Formular KASSENBUCH (Beispiel) Verrechnungsstelle Durmersheim Seite

7 Formular KASSENBUCH Im Kassenbuch werden ALLE Einnahmen und ALLE Ausgaben im Bereich des Kindergartens erfasst. Das Formular ist künftig als Anlage zur Monatsabrechnung gemeinsam mit den Belegen an die Verrechnungsstelle weiterzuleiten. Bitte beachten: Abrechnungszeitraum ist jeweils der erste Tag bis zum letzten Tag des jeweiligen Monats. Die Bestände von Barkasse und Girokonto sind entsprechend zum Ende des Monats zu ermitteln und müssen mit der errechneten Summe des Kassenbuches übereinstimmen. Die sogenannte Handkasse des Kindergartens ist unterteilt auf die Barkasse und das Girokonto. Grunddaten: Name des Kindergartens, Ort, Abrechnungsmonat und -jahr werden automatisch aus dem Tabellenblatt "Abrechnung" übernommen. Übertrag = Anfangsbestand: Die Bestände aus der Barkasse und des Girokontos werden als Anfangsbestand in den neuen Monat übertragen. Bei der Überprüfung der Abrechnung ist daher stets zu kontrollieren, ob der Bestand am Monatsanfang in der neuen Abrechnung dem Bestand am Monatsende laut vorangehender Abrechnung entspricht! Ausgleichsbuchung/Kassenvorschuss: Die Verrechnungsstelle bucht den Ausgleichsbetrag aus der Abrechnung des Vormonats vom Konto des Kindergartens ab. Diese Ausgleichsbuchung soll an dieser Stelle (Zeile ) eingetragen werden, da sie eigentlich zum Vormonat gehört und der folgende Sachverhalt klarer wird: Übertrag Barkasse/Girokonto vom Vormonat minus Ausgleichsbuchung ergibt stets den Kassenvorschuss, dieser verbleibt sozusagen als Rest beim Kindergarten. Dementspechend kann der Vorschuss auf Barkasse und Girokonto verteilt sein. Einnahmen und Ausgaben in Barkasse und auf dem Girokonto: Die Einnahmen und Ausgaben werden in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet. Bitte beachten Sie: Das Kassenbuch muss auch ohne Belege die Zahlungen dokumentieren - dies ist nur durch die folgenden Angaben möglich. Die Kontierung entfällt - diese wird durch die Verrechnungsstelle vorgenommen. 7 9 Eine fortlaufende Nummerierung der Belege ist für die Zuordnung der Zahlungsvorgänge notwendig. Buchungen auf Kontoauszügen können entsprechend gekennzeichnet werden (z. B. "Beleg 9, Auszug Nr."). Das Buchungs- oder Belegdatum ermöglicht ebenfalls die richtige Zuordnung der Belege. Die Angabe des Zahlungsempfängers bzw. der Herkunft der Zahlung ist ebenso wie der Zahlungszweck im Kassenbuch einzutragen! Der Betrag der Zahlung ist entsprechend als Einnahme oder Ausgabe in den Spalten für Barkasse oder Girokonto einzutragen. Eine Barentnahme vom Girokonto kann in einer gemeinsamen Zeile als Einnahme Barkasse/ Ausgabe Girokonto aufgenommen werden. Summen: Die "Summen Einnahmen/Ausgaben incl. Ausgleichsbetrag" enthalten ALLE Einnahmen und Ausgaben, die im Abrechnungsmonat angefallen sind, getrennt nach Barkasse und Girokonto. Verrechnungsstelle Durmersheim Seite 7

8 0 Die "Rechnerische Summe Barkasse und des Girokontos" ergibt sich aus den Anfangsbeständen (=Übertrag) + ALLE Einnahmen - ALLE Ausgaben. Hier werden der tatsächliche Barbestand und der Kontostand zum letzten Tag des Monats eingetragen. Wenn alle Zahlungen richtig aufgezeichnet wurden, müssen diese tatsächlichen Bestände mit den rechnerischen Summen übereinstimmen. Zur Erinnerung, dass diese Übereinstimmung kontrolliert werden muss, wird die Abweichung zwischen rechnerischer Summe und tatsächlichem Bestand ausgewiesen (Zeile ). Eine Abweichung weist immer auf einen Fehler hin. In diesem Fall muss der Fehler gesucht und korrigiert werden! Die "Summe Bestand Barkasse und Girokonto" stellt den Kassenbestand zum Monatsende dar.. Vom Kassenbestand zum Monatsende wird der Kassenvorschuss abgezogen. Dieser wird hier eingetragen. Eine Veränderung ist mit dem Kindergartenbeauftragten/ Kindergartengeschäftsführer und der Verrechnungsstelle abzustimmen. Kassenbestand minus Kassenvorschuss ergibt den Ausgleichsbetrag, der von der Verrechnungsstelle vom Konto des Kindergartens eingezogen wird. Dieser Ausgleichsbetrag entspricht genau der Summe ALLER Einnahmen und ALLER Ausgaben (ohne die Ausgleichsbuchung Vormonat). Da im Formular "Monatsabrechnung" alle Einnahmen und alle Ausgaben des Abrechnungsmonats enthalten sein müssen, muss der Restbetrag der Monatsabrechnung mit dem Ausgleichsbetrag im Kassenbuch übereinstimmen! Eine Abweichung zwischen diesen Beträgen bedeutet, dass die Abrechnung einen Fehler aufweist, der zu korrigieren ist! Folgeseiten für das Kassenbuch: Sollte eine Seite für das Kassenbuch nicht ausreichen, stehen Seiten - zur Verfügung. Der Übertrag wird jeweils automatisch eingetragen. Die übrigen Einträge und Summen entsprechen der Beschreibung für Seite. Bitte beachten: Die "Summe Einnahmen und Ausgaben" (Zeile 7) weist jeweils die Einnahmen und Ausgaben der jeweiligen Seite aus (nicht alle Einnahmen und Ausgaben ab Seite ). Sollten Sie Folgeseiten benutzt haben, so gelten die Erläuterungen 9 - natürlich für die Summen der letzten benutzen Seite. Zahlen für die nächste Abrechnung: Mit der abgeschlossenen Abrechnung stehen bereits folgende Zahlen für den nächsten Monat fest, die daher einen dicken Rahmen erhalten haben: der Kassenbestand Barkasse/Girokonto als Übertrag und die Ausgleichsbuchung. Es wird deutlich: Kassenbestand minus Ausgleichszahlung = Kassenvorschuss für nächsten Monat. Verrechnungsstelle Durmersheim Seite