Hinweise zum Arbeiten mit der Muster-Reisekostenabrechnung

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1 Hinweise zum Arbeiten mit der Muster-Reisekostenabrechnung 1. Für die Nutzung dieser Datei setzen wir Excel-Kenntnisse voraus, da u. U. an einigen Stellen Zellen eingefügt oder neu formatiert werden müssen, z. B. wenn vorhandene Zellen nicht ausreichen. Generell sind nur Zellen der in BLAUER SCHRIFT gekennzeichneten Spalten Eingabefelder. 2. Vor Nutzung der Reisekostenabrechnung sind in den Zeilen 1 bis 3 die Firmenbezeichnung, Abrechnungszeitraum und Name des Arbeitnehmers einzutragen. Bitte benennen Sie in den Zeilen 5 und 6 unbedingt mittels der hinterlegten Drop-Down-Menüs Ihre innerbetrieblichen Regelungen zur Abrechnung der Reisekosten bzw. Ihre Reisekosten-Richtlinien. 3. In die Spalte F ist das Land einzugeben; bitte beachten Sie, dass wir ein Drop-Down-Menü zur Auswahl hinterlegt haben. Bei Besuch mehrerer Länder an einem Tag ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend; bei Flügen Inland - Ausland zählt die Flugzeit zur Auslandszeit. Es werden die ab 1. Januar 2016 geltenden Pauschbeträge berücksichtigt. 4. In der Spalte L sind die gefahrenen Kilometer (hin und zurück) einzutragen. Die Reisekosten errechnen sich automatisch in Spalte M unter Berücksichtigung der derzeit gültigen Kilometerpauschale von 0,30 Euro. 5. In den Spalten N, O und P sind zwingend diejenigen Mahlzeiten zu erfassen, die durch den Arbeitgeber gewährt wurden (z.b. bei Seminarbuchungen, Übernahme des Frühstücks auf Kosten des Arbeitgebers, Einladungen des Arbeitgebers an Geschäftsfreunde und eigene Mitarbeiter, nicht jedoch bei Einladungen durch Geschäftspartner). Diese Angaben führen zu der gesetzlich vorgeschriebenen Kürzung der Tagespauschalen in den einschlägigen Fällen. 6. In den Spalten R bis U können Hotelrechnungen abgebildet werden; Spalte Q ergibt dann die Gesamt- bzw. Kontrollsumme. In Spalte U sollen diejenigen Kosten eingetragen werden, die nicht vom Arbeitgeber übernommen werden; diese Angabe führt nicht zu einer Erstattung durch den Arbeitgeber. 7. Sonstige bei der Reise tatsächlich angefallenen Kosten sind in dem Tabellenblatt "Sonstige Kosten" zu erfassen; sie werden automatisch in den Abrechnungsteil der Reisekostenabrechnung übernommen. 8. Im unteren Teil links finden Sie den Abrechnungsteil der Reisekostenabrechnung. Dort sind der Name des Prüfenden und ggf. geleistete Vorschüsse anzugeben (ebenfalls blau gekennzeichnet). 9. Im unteren Teil rechts finden Sie den Auszahlungsteil der Reisekostenabrechnung. Geben Sie dort das Erstellungsdatum der Reisekostenabrechnung an. Im Fall der Arbeitgebererstattung kreuzen Sie bitte die Art der Auszahlung an. Die Abrechnung ist abschließend vom Mitarbeiter und vom Arbeitgeber an den vorgesehenen Stellen zu datieren und zu unterzeichnen. 10. Es handelt sich hierbei nur um einen Vorschlag für eine Reisekostenabrechnung. Selbstverständlich können Sie gewünschte Änderungen und Anpassungen vornehmen. Gerne nehmen wir auch Ihre Verbesserungsvorschläge und Anregungen entgegen. 11. Die Nutzung dieses Formblatts erfolgt auf eigenes Risiko des Nutzers. Für die Korrektheit der Formeln und Berechnungen wird keine Haftung übernommen, insbesondere vor dem Hintergrund der jeder Zeit möglichen, vollumfänglichen Abänderung durch den Nutzer. 12. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt ab dem nur außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vor. Jeder Arbeitnehmer kann maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben, für die die Kriterien einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung und der dauerhaften Zuordnung zu diesem Ort erfüllt sein müssen. VTP Vesper Tielkes Partnerschaft

2 Bitte beachten Sie, dass auch der dauerhafte Einsatz beim Kunden oder sonstigen Dritten zu einer ersten Tätigkeitsstätte führen kann. Für Fragen zur Einordnung der ersten Tätigkeitsstätte bzw. zu Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitgebers im Rahmen seines Direktionsrechtes nehmen Sie gerne Rücksprache mit uns auf. Ein Service Ihrer VTP Vesper Tielkes Partners VTP Vesper Tielkes Partnerschaft

3 VTP Vesper Tielkes Partnerschaft Firmennamen und Anschrift eingeben Reisekostenabrechnung MM / JJJJ Arbeitnehmer: Name eingeben Sollen Verpflegungspauschalen an den Arbeitnehmer gezahlt werden? Werden Kosten für veranlasste Mahlzeiten erstattet? Wie erfolgt Versteuerung steuerpflichtiger Mahlzeiten? Reiseziel Verpflegungssatz Abwesenheit Gefahrene Kilometer Vom Arbeitgeber Hotel-/Veranstaltungsrechnung Erstattung pauschaler (nur für Verpfle- veranlasste Übernachtungskosten? Datum Uhrzeit Datum Uhrzeit An- Berechnungszwecke) gungspau- schale Anzahl bitte eintragen! Kilometer pauschale Rngs.- Private - - Mahlzeiten: Übernach- Übernachtung ab 24 Std. Anzahl Kfz /Abreisetag Gesamtbetrag Mahlzeiten Hotel- (nicht vom anteil f. Sonstige Kosten Mahlzeiten Mahlzeiten Beginn Beginn Ende Ende Land (eventuell auch Anzahl 8- tungs- kosten und > 8 Tage Stadt) 24 Std. Frühstücesseessen / pauschal, r betrag VMA Versteueru Mittag- Abend- (brutto) kosten Arbeitgebe Kürzungs- JA / NEIN Std. > 24 Std. 0,30 TT.MM.JJ hh,mm TT.MM.JJ hh,mm JA / NEIN Deutschland 24,00 12, ,00 0,00 wenn inkl. erstattbar) ngsbetrag - 0,00 Deutschland 24,00 12, ,00 0,00 Sachbezug - 0,00 Summe 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Abrechnung Auszahlung Summe Verpflegungspauschale - Barzahlung / aus Kasse Summe Kilometerpauschale - Überweisung Summe Übernachtung Hotel / Ü-Pauschale (ohne Mahlzeitanteil) - Lohn- / Gehaltsabrechnung Summe Mahlzeiten (Hotel) - Summe sonstige Kosten (incl. sonstiger Hotelkosten) lt. gesonderter Anlage - Ort Unterschrift Summe Reisekosten - Mitarbeiter abzgl. Kürzung Verpflegungspauschale - Datum abzgl. Kürzung Mahlzeiten Hotel (vom AN zu tragen) - Ort Unterschrift abzgl. individuell: nicht erstattungsfähige Reisekosten - Datum Prüfende lt. Vertrag / Vereinbarung, soweit zunächst berücksichtigt abzgl. Vorschuss - Ort Unterschrift Erstattung / Nachzahlung (-) - Datum Arbeitgeber

4 Firmennamen und Anschrift eingeben Reisekostenabrechung Arbeitnehmer: Name eingeben Datum TT.MM.JJ Belegnummer Bezeichnung Betrag Summe -

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