zep Weil Zeit Geld ist Zeiterfassung für Projekte

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1 zep Weil Zeit Geld ist Zeiterfassung für Projekte Neues Reisekostenrecht Version 1.0 provantis IT Solutions GmbH Siemensstr Ditzingen Tel. +49 (0)7156/ Fax. +49 (0)7156/ zep@provantis.de

2 Inhaltsverzeichnis 1 Gesetzliche Änderungen ZEP Änderungen in ZEP Erste Tätigkeitsstätte Stammdaten>Orte abhängig vom Gültigkeitsdatum Automatische Migration auf ZEP 5.1: Berechnung der VMA für Zeitraum nach in ZEP Fehlermeldung, wenn keine passende Ortsliste existiert: Es wird nicht mehr zwischen Tagespauschale mindestens 8 und mindestens 14 Stunden unterschieden Pauschalabzug bei Frühstück wird nicht mehr berechnet Definition Übernachtung Mitternachtsregel zusätzlich mit Bedingung keine Übernachtung Anreise-/Abreise-Regelung ohne Mindestabwesenheitszeit von 6 Neues Reisekostenrecht 2014

3 1 Gesetzliche Änderungen Ab dem tritt ein neues Reisekostenrecht in Kraft, das insbesondere die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) betrifft. Rechtzeitig zum Jahreswechsel erfolgt das Update von ZEP auf Version 5.1, in der das neue Reisekostenrecht wie in diesem Dokument beschrieben berücksichtigt wird. Im Wesentlichen ändern sich: - Einführung der ersten Tätigkeitsstätte - Die Pauschale ab 14 Stunden Abwesenheit entfällt - Mitarbeiter erhalten bei mehrtägigen Reisen am An- und Abreisetage jeweils die 8-Stunden Pauschale, auch wenn die Abwesenheit kürzer als 8 Stunden war Details zu den Änderungen können Sie den beiden folgenden Links zu Dokumenten des Bundesfinanzministeriums entnehmen: BMF Schreiben zur Reform des Reisekostenrechts 2014 vom : teuer/ grundsaetze-steuerliches-reisekostenrecht.pdf? blob=publicationfile&v=3 BMF Schreiben zu Auslandspauschalen ab 2014 vom : teuer/ reisekosten-reisekostenverguetung-auslandsreisen pdf? blob=publicationfile&v=2 Neues Reisekostenrecht von 6

4 2 ZEP Änderungen in ZEP 5.1 Die folgenden Änderungen werden in ZEP 5.1 (geplanter Liefertermin Mitte Dezember 2013) enthalten sein. 2.1 Erste Tätigkeitsstätte Gemäß gesetzlicher Regelung wird der Standard-Arbeitsort in erste Tätigkeitsstätte umbenannt. Solange an der ersten Tätigkeitsstätte gearbeitet wird, werden keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet. 2.2 Stammdaten>Orte abhängig vom Gültigkeitsdatum Da sich die Aufteilung der Pauschalen ab dem ändert, werden Ortslisten in ZEP mit Gültigkeit ab mit geänderten Feldern angezeigt: - Tagespauschale mind. 14 Std. gibt es nicht mehr - Pauschalabzug bei Frühstück (vor 2008) gibt es nicht mehr Ein Ort, der in einer Ortsliste definiert ist, die bereits vor dem gültig war, sieht so aus: 4 von 6 Neues Reisekostenrecht 2014

5 Ein Ort, der in einer Ortsliste definiert ist, die erst nach dem gültig ist, sieht so aus: 2.3 Automatische Migration auf ZEP 5.1: Bei der Migration auf ZEP 5.1 legt ZEP automatisch eine neue Ortsliste mit Gültigkeit ab an, falls Sie noch keine neue Ortsliste mit Gültigkeit ab 2014 erstellt haben. Dabei wird der Inhalt der aktuell gültigen Ortsliste übernommen. Die bisher eingetragene Pauschale für Tagespauschale mind. 14 Stunden wird in der neuen Liste in das Feld Tagespauschale mind. 8 Stunden übernommen. Im Normalfall müsste so bereits die richtige Pauschale eingetragen sein, falls in der bisherigen Ortsliste die korrekten Werte verwendet wurden. Bitte prüfen Sie nach dem Update in jedem Fall, ob die eingetragenen Pauschalen den gesetzlichen Vorgaben bzw. den von Ihrem Unternehmen gewünschten Werten entsprechen. 2.4 Berechnung der VMA für Zeitraum nach in ZEP 5.1 ZEP verwendet nach dem Update auf Version 5.1 für Zeiträume ab dem ein neues Berechnungsverfahren für die Verpflegungsmehraufwendungen. Damit werden im Allgemeinen die in der Praxis relevanten Fälle der Berechnung abgedeckt Fehlermeldung, wenn keine passende Ortsliste existiert: Wenn es keine Ortsliste gibt, die erst ab gültig ist (z. B. falls der Benutzer die bei der Migration angelegte Ortsliste wieder gelöscht hat), erfolgt eine Fehlermeldung: Keine passende Ortsliste vorhanden. Ab gelten neue Reisekostenregeln. Bitte legen Sie eine neue Ortsliste mit Gültigkeitsdatum ab an. Neues Reisekostenrecht von 6

6 2.4.2 Es wird nicht mehr zwischen Tagespauschale mindestens 8 und mindestens 14 Stunden unterschieden In der gesetzlichen Regelung findet hier keine Unterscheidung mehr statt Pauschalabzug bei Frühstück wird nicht mehr berechnet Einen Pauschalabzug für Frühstück als Geldbetrag gab es nur bis 2008, daher wird dieses Feld jetzt entfernt. Gemäß BMF Schreiben ist für zur Verfügung gestellte Mahlzeiten immer ein prozentualer Abzug für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen vorzunehmen, falls der Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwendungen erhält Definition Übernachtung Für die Berechnung ist es jetzt entscheidend, ob eine Übernachtung stattgefunden hat oder nicht. Daher versucht ZEP auf Basis der Zeitbuchungen zu erkennen, ob eine Übernachtung vorliegt: Eine Übernachtung wird angenommen, wenn o eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen z. B. nicht die erste Tätigkeitsstätte ist o zwischen 22:00 Uhr und 06:00 Uhr ein zusammenhängender Zeitraum von mindestens 2 Stunden nicht gebucht (also Pause) ist Mitternachtsregel zusätzlich mit Bedingung keine Übernachtung Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab. Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn o UND die Reise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr beendet wurde o es KEINE Übernachtung gab, d. h. wenn im Zeitraum zwischen 22 Uhr und 6 Uhr weniger als 2 Stunden zusammenhängende Pause waren. Hinweis: bis ZEP 5.0 wurde die Mitternachtsregel ohne Berücksichtigung von Übernachtungen/Pausen angewendet Anreise-/Abreise-Regelung ohne Mindestabwesenheitszeit Wenn eine Reise mit einer Hinreise beginnt und an dem Kalendertag nicht mehr abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Anreise. Wenn danach (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die Tagespauschale mind. 8 Stunden angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit. Wenn eine Reise an einem neuen Kalendertag fortgesetzt wird, und dann an diesem Tag mit einer Rückreise abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Abreise. Wenn davor (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die Tagespauschale mind. 8 Stunden angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit. Insgesamt werden an einem Tag nicht mehr als die 24-Stunden-Pauschale berechnet, selbst wenn mehrere An- und Abreisen stattgefunden haben. 6 von 6 Neues Reisekostenrecht 2014