Betriebliche Regelungen

Transkript

1 2 Der Begriff der Auswärtstätigkeit Betriebliche Regelungen Wenn auch nach den Lohnsteuerrichtlinien Auswärtstätigkeiten ohne Einhaltung einer bestimmten Mindestentfernung des Einsatzortes vom Betrieb und von der Wohnung vorliegen, so kann in betrieblichen Reisekostenordnungen festgesetzt werden, dass Verpflegungsmehraufwendungen nur ersetzt werden, wenn das Ziel einer Auswärtstätigkeit in einer bestimmten Entfernung vom Betrieb liegt oder eine bestimmte Region verlassen wird. Die Lohnsteuerrichtlinien bestimmen lediglich, wie viel der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann, nicht aber, ob oder wie viel oder unter welchen Bedingungen er zahlen muss. Ein in Düsseldorf ansässiger Betrieb könnte z.b. in der betrieblichen Reisekostenordnung festsetzen: Verpflegungsmehraufwendungen werden nur erstattet, wenn das Gebiet der Stadt Düsseldorf verlassen wird. Der Arbeitnehmer könnte die steuerlich zutreffenden Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen. 40

2 3 Auswärtstätigkeiten im Inland 3.1 Verpflegungsmehraufwendungen Verpflegungspauschalen Der Arbeitgeber kann Verpflegungsmehraufwendungen nur bis zur Höhe gesetzlich festgelegter Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Folgende Pauschalen können vom Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeiten im Inland steuerfrei erstattet werden ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG): Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden am Tag 24, bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden am Tag 12, bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden am Tag 6. Ein Arbeitnehmer fährt am 3.4. morgens um 7:00 Uhr von seiner Wohnung in Düsseldorf nach Bremen. Er benutzt den Dienst-Pkw und kehrt um 22:00 Uhr zurück. Die Abwesenheit beträgt mindestens 14 Stunden, aber nicht 24 Stunden am Tag. Die Verpflegungspauschale beträgt 12. Ein Arbeitnehmer fährt am 3.4. um 15:00 Uhr von der Firma in Düsseldorf zum Flughafen und fliegt nach München. Er kehrt am 4.4. um 22:00 Uhr in seine Wohnung zurück. Die Abwesenheit am 3.4. beträgt mindestens 8 Stunden, aber nicht 14 Stunden am Tag. Er kann für den 3.4. eine Pauschale von 6 erhalten. Am 4.4. ist er mindestens 14, aber nicht 24 Stunden unterwegs, die Pauschale beträgt 12. Berechnung der Abwesenheitszeiten Es wird die Abwesenheit von Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte berechnet. Die Auswärtstätigkeit kann an der Wohnung des Arbeitnehmers beginnen. Fährt der Arbeitnehmer aber bei Beginn einer Auswärtstätigkeit von der Wohnung zuerst an den Ort seiner regelmäßigen Arbeitsstätte, dann beginnt die Auswärtstätigkeit erst bei Verlassen der regelmäßigen Arbeitsstätte. Als Reisetag ist jeweils der einzelne Kalendertag anzusehen. Die berufliche Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte ist an jedem Kalendertag gesondert zu ermitteln. Führt der Arbeitnehmer mehrere kurzfristige Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen. 41

3 3 Auswärtstätigkeiten im Inland Ein Mitarbeiter der A GmbH mit regelmäßiger Arbeitsstätte in der Firma hat am 4.5. folgenden Arbeitsverlauf: Um 6:30 Uhr verlässt er mit seinem Pkw seine Wohnung, um direkt zu einem Kunden zu fahren, wo er eine Reparatur ausführt. Um 12:00 Uhr ist er in der Firma. Er verlässt die Firma um 13:30 Uhr wieder mit seinem Pkw, um bei einem Kunden eine Wartung durchzuführen. Von dort fährt er unmittelbar zu seiner Wohnung, wo er um 18:45 Uhr eintrifft. Dem Auswärtstätigen steht eine Verpflegungspauschale zu, wenn er bestimmte Zeiten auswärts tätig ist. Dabei sind bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Tag die Zeiten zusammenzurechnen. Zeiten 6:30 Uhr bis 12:00 Uhr = 5 1/2 Stunden zuzüglich 13:30 Uhr bis 18:45 Uhr = 5 1/4 Stunden, zusammen 10 3/4 Stunden, mindestens 8 Stunden, keine 14 Stunden = Pauschale 6. Die Mitternachtsregel Reisezeiten von zwei Kalendertagen können in besonderen Fällen auch zusammengerechnet werden. In 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG wird bestimmt, dass bei einer Tätigkeit, die nach 16:00 Uhr begonnen und vor 8:00 Uhr des nachfolgenden Kalendertages beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, die gesamte Abwesenheit an beiden Tagen zusammengerechnet wird. Die Regelung ist daher nur anzuwenden, wenn keine Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Die gesamte Abwesenheitsdauer wird dem Kalendertag der bezogen auf diese Reise überwiegenden Abwesenheit zugerechnet. Dies kann dazu führen, dass ein steuerfreier Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 24 auch für einen Kalendertag möglich ist, an dem der Arbeitnehmer tatsächlich weniger als 24 Stunden an einem Tag von seiner Wohnung oder von der regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist. In der Nacht vom 7.5. auf den 8.5. führt ein Arbeitnehmer bei einem Kunden eine Reparatur durch. Er verlässt seine Wohnung um 17:00 Uhr und kehrt um 6:00 Uhr zurück. Am 8.5. ist er weiter von 12:00 Uhr bis 18:00 Uhr auswärts tätig. Die gesamte Auswärtstätigkeit vom 7.5. auf den 8.5. ist zusammenzurechnen. Es ergibt sich eine Dauer von 13 Stunden und damit eine Pauschale von 6 für den 7.5. (überwiegende Abwesenheit am 7.5.). Für den 8.5. erhält der Arbeitnehmer keine Verpflegungskosten, da die Abwesenheit der Nachtreise dem 7.5. zugeordnet wird und die weitere Auswärtstätigkeit am 8.5. nur 6 Stunden dauerte. Der Arbeitnehmer A kommt am Freitag um 15:00 Uhr von einer mehrtägigen Inlandsauswärtstätigkeit in die Firma zurück. Um 17:00 Uhr bricht er von dort zu einer weiteren Inlandsauswärtstätigkeit auf, die am folgenden Samstag, ohne dass er auswärts übernachtet, um 3:00 Uhr an seiner Wohnung endet. 42

4 3.1 Verpflegungsmehraufwendungen (Forts.) Die Tätigkeit von Freitag, 17:00 Uhr bis Samstag, 3:00 Uhr wird zusammengerechnet zu einer Auswärtstätigkeit von 10 Stunden. Sie wird dem Freitag zugerechnet, weil die überwiegende Abwesenheit auf den Freitag entfällt. Am Freitag war der Arbeitnehmer ferner noch weitere 15 Stunden auswärts tätig (0:00 Uhr bis 15:00 Uhr). Die Stunden werden mit der 10- stündigen Abwesenheit zusammengerechnet, so dass er, steuerlich betrachtet, am Freitag 25 Stunden abwesend war. Das ergibt einen steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen von 24. Inlandsreisen und Auslandsreisen an einem Tag Einzelne Auswärtstätigkeiten sind auch dann zu einer Gesamtabwesenheitszeit zusammenzurechnen, wenn der Arbeitnehmer an einem Kalendertag eine Auswärtstätigkeit im Inland beendet (Rückreisetag) und noch am gleichen Tag eine Auswärtstätigkeit antritt oder die Sache umgekehrt liegt (vgl. dazu Kapitel 4.1). Betriebsindividuelle Verpflegungspauschalen Die Arbeitgeber sind arbeitsrechtlich nicht an die gesetzlichen Verpflegungspauschalen gebunden. Sie können sowohl höhere als auch niedrigere Pauschalen zahlen als auch die Pauschalen nach anderen Zeitvoraussetzungen festsetzen, als sie gesetzlich vorgegeben sind. Welche Beträge der Arbeitgeber zahlt und unter welchen Voraussetzungen er sie zahlt, ist eine Frage der arbeitsrechtlichen Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. In diesen Vereinbarungen sind die Vertragsparteien (sofern sie nicht durch Tarifverträge usw. gebunden sind) frei. Es besteht aber keine Möglichkeit, den Arbeitnehmern (auch nicht einzelnen herausgehobenen Arbeitnehmern) höhere steuerfreie Pauschalen zu gewähren. Zahlt der Arbeitgeber höhere Verpflegungspauschalen, so entsteht dadurch gegebenenfalls lohnsteuerpflichtiger und damit auch beitragspflichtiger Arbeitslohn. Zu der Frage, wie in diesen Fällen der lohnsteuerpflichtige Anteil zu berechnen und zu versteuern ist, vgl. Kapitel Die Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwendungen Bei ein und derselben Auswärtstätigkeit können Verpflegungsmehraufwendungen nur drei Monate lang steuerfrei erstattet werden. Im Gesetz ( 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 5 EStG) heißt es: Bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt sich der pauschale Abzug von Verpflegungskosten auf die ersten drei Monate. In R 9.6 Abs. 4 LStR ordnet die Finanzverwaltung daraufhin an: Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit 43

5 3 Auswärtstätigkeiten im Inland gleichem Inhalt, am gleichen Ort ausübt und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht. Eine urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung bei derselben Auswärtstätigkeit hat auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Andere Unterbrechungen, z.b. durch vorübergehende Tätigkeit an der regelmäßigen Arbeitsstätte, führen nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen gedauert hat. Für die auswärtigen Tätigkeiten an ortsfesten Einrichtungen hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom entschieden (Anhang 14, R 9), dass die Dreimonatsfrist sachgerecht ist. Liegt eine auf längerfristige Tätigkeit an einer solchen auswärtigen Einrichtung ausgerichtete Tätigkeit vor, kann sich der Arbeitnehmer typischerweise nach einer Übergangszeit auf die Verpflegungssituation dort einstellen, die Höhe der Kosten beeinflussen und damit den Mehr -Aufwand minimieren oder sogar vermeiden. Zur Dreimonatsfrist bei einer Einsatzwechseltätigkeit vgl. Kapitel 6.2. Zur Dreimonatsfrist bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug vgl. Kapitel Geltungsbereich der Dreimonatsfrist Wann gilt die Dreimonatsfrist? Die Dreimonatsfrist gilt dem Gesetz ( 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 5 EStG) nach nur bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Wechselt der Arbeitnehmer daher seine auswärtige Tätigkeitsstätte, so beginnt an der neuen auswärtigen Tätigkeitsstätte eine neue Dreimonatsfrist. Die Dreimonatsfrist an der vorherigen Tätigkeitsstätte läuft weiter, so dass nun zwei auch mehrere Dreimonatsfristen laufen können und überwacht werden wollen. Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte in Düsseldorf wird ununterbrochen vom 1.2. bis zum bei Projektarbeiten in München-Süd eingesetzt. Danach wird er vom 1.4. bis zum zu Arbeiten am Flughafen in München eingesetzt. Da er weder in München-Süd noch am Flughafen die Dreimonatsfrist überschritten hat, liegen zwei Auswärtstätigkeiten vom 1.2. bis zum 31.3 und vom 1.4. bis zum zuerst in München-Süd und dann am Flughafen München vor. Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte in Berlin wird ununterbrochen zunächst für zwei Monate in Brandenburg, anschließend für vier Monate in Magdeburg eingesetzt. Die Tätigkeit in Brandenburg stellt eine Auswärtstätigkeit dar. Beim Wechsel nach Magdeburg beginnt eine neue (weitere) Dreimonatsfrist, so dass in den ersten drei Monaten der Tätigkeit in Magdeburg ebenfalls die Voraussetzungen für die Gewährung steuerfreier Verpflegungspauschalen erfüllt sind. Der bei der Tätigkeit in Brandenburg nicht ausgeschöpfte Teil der Dreimonatsfrist kann nicht auf die Tätigkeit in Magdeburg übertragen werden. 44

6 3.1 Verpflegungsmehraufwendungen Begriff derselben Tätigkeitsstätte Dieselbe Auswärtstätigkeit bei der eine Dreimonatsfrist läuft liegt nur vor, wenn es sich um einen Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte handelt. In R 9.6 Abs. 4 LStR bezieht die Finanzverwaltung die Dreimonatsfrist auf dieselbe Auswärtstätigkeit. Die Dreimonatsfrist gilt nicht bei mehreren unterschiedlichen Auswärtstätigkeiten. Grundsätzlich ist m.e. dieselbe Tätigkeitsstätte nur gegeben, wenn es sich um eine Tätigkeit an einem Ort mit der gleichen Adresse handelt. Die Entfernung zwischen diesen Adressen ist unerheblich. Ausnahmsweise kann es sich um dieselbe Tätigkeitsstelle handeln, wenn der Arbeitnehmer in einem eng umgrenzten Gebiet, das durch einen gewissen sachlichen Zusammenhang definiert wird, arbeitet. Der BFH hat im Urteil vom (Anhang 14, R 8) ausgeführt: Arbeitet ein Arbeitnehmer ständig an einigen Anlegeplätzen in einem überschaubaren bzw. übersichtlichen Teil eines Hafengebietes, rechtfertigt dies den Schluss, dass der Arbeitnehmer wie der BFH schreibt (noch)!! an derselben Tätigkeitsstätte beschäftigt gewesen ist. Die in Kapitel mitgeteilte Rechtsprechung zum Begriff der großräumigen regelmäßigen Arbeitsstätte kann auf die Frage derselben Tätigkeitsstätte nicht übertragen werden, da bei dieser Rechtsprechung eine entscheidende Rolle spielte, dass anzunehmen sei, dass der Arbeitnehmer sich auf dem Gelände des Arbeitgebers in Sozialeinrichtungen usw. günstig verpflegen könnte, was bei auswärtigen Einsätzen ja gerade nicht der Fall ist. Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte in Dortmund wird vom bis zum bei dem Kunden A in Berlin, Treuenbrietzenstr. 23c, und vom 1.7. bis zum beim Kunden B in Berlin, Schönhauserstr. 13a, eingesetzt. Der Arbeitgeber kann in der gesamten Zeit steuerfreie Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen ersetzen. Der Wechsel der auswärtigen Tätigkeitsstätte am 1.7. führt zu dem Beginn einer anderen Dreimonatsfrist, die nur Berlin, Schönhauserstr. 13a, betrifft. Ein Wirtschaftsprüfer aus Düsseldorf ist ununterbrochen zwei Monate bei der X GmbH in München tätig, danach 2 Monate bei der Y GmbH in München, deren Geschäftsräume 50 m von der X GmbH entfernt liegen. Es handelt sich um verschiedene Tätigkeitsstätten mit zwei voneinander unabhängigen Dreimonatsfristen. Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte in Köln wird ab dem 1.4. täglich von 7:00 Uhr bis 17:00 Uhr bei der ABC AG in Düsseldorf, ABC Str. 1-24, eingesetzt. Er arbeitet dort in unterschiedlichen Gebäuden. Es handelt sich m.e. um dieselbe Tätigkeitsstätte. Die Dreimonatsfrist für die Verpflegungsmehraufwendungen läuft für den gesamten Einsatz bei der ABC AG. 45

7 3 Auswärtstätigkeiten im Inland In Hartz/Meeßen/Wolf ABC Führer Lohnsteuer, Reisekosten, Tz. 109/2, wird die Ansicht vertreten, dass es sich dann, wenn der Arbeitnehmer auf Grund eines Sammelauftrags vom Arbeitgeber angewiesen wird, zuerst zwei Monate beim Kunden A und dann gleich anschließend zwei Monate beim Kunden B tätig zu werden, um eine einheitliche Auswärtstätigkeit handele, bei der nur für die ersten drei Monate Verpflegungskosten steuerfrei erstattet werden könnten. Diese Ansicht entspricht nicht der Gesetzeslage und es ist offenbar, dass ein Sammelauftrag oder nacheinander gegebener Aufträge keinen Einfluss auf die Verpflegungssituation des Arbeitnehmers an seinem auswärtigen Einsatzort hat. Wanderbaustellen Bei auswärtigen Tätigkeitsstätten, die sich infolge der Eigenart der Tätigkeit laufend verändern, gilt die Dreimonatsfrist nicht (Straßenbau usw.). Ein Arbeitnehmer wird sechs Monate bei der Verlegung einer Pipeline beschäftigt. Er kann für die vollen sechs Monate Verpflegungskosten erhalten. Dieselbe Auswärtstätigkeit In R 9.6 Abs. 4 LStR ordnet die Finanzverwaltung an, dass sich bei derselben Auswärtstätigkeit der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate beschränkt. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort ausübt und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht. Es kann daher m.e. sein, dass ein Arbeitnehmer zwar an derselben Tätigkeitsstätte tätig wird, die Dreimonatsfrist aber neu zu laufen beginnt, da er nicht auf derselben Auswärtstätigkeit tätig ist. Ein Wirtschaftsprüfer ist zwei Monate bei einem Mandanten A in Düsseldorf, Königsallee 7c, 1. Stock, tätig. Kurz darauf ist er bei einem Mandanten B in Düsseldorf, Königsallee 7c, 2. Stock, für zwei Monate tätig. Es handelt sich um zwei verschiedene Auswärtstätigkeiten. Der Wirtschaftsprüfer kann während der gesamten Zeit Verpflegungskosten erstattet bekommen. Berechnung der Dreimonatsfrist Die Frist für den Dreimonatszeitraum berechnet sich nach 187 Abs. 1, 188 Abs. 2 BGB in Verbindung mit 108 Abs. 1 AO. Der Dreimonatszeitraum beginnt daher nicht am Tag des ersten Einsatzes an diesem Ort, sondern am Tag darauf und endet daher mit dem Ablauf desjenigen Tages des dritten Monats, welcher durch seine Benennung dem Tag des Arbeitsbeginns entspricht (Hartz/Meeßen/Wolf, ABC Führer Lohnsteuer, Tz. 109/5 zu Reisekosten ). Es werden also nicht lediglich die Tage gezählt, die der Arbeitnehmer an der auswärtigen Tätigkeitsstätte verbringt; die Frist läuft auch an den Tagen weiter, an denen der Arbeitnehmer sich nicht 46

8 3.1 Verpflegungsmehraufwendungen an der Arbeitsstelle aufhält. Dies gilt auch, wenn die Dreimonatsfrist über das Jahresende läuft. Ein neuer Dreimonatszeitraum beginnt dann nicht jeweils am 1. Januar. Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte in Duisburg wird ab dem ununterbrochen für einen Zeitraum von 6 Monaten bei einem Kunden in Frankfurt/Main eingesetzt. Der Dreimonatszeitraum beginnt am und endet am Mehrere Dreimonatsfristen Es können mehrere Dreimonatsfristen für mehrere unterschiedliche Tätigkeitsstätten nebeneinander laufen. An einem Tag kann ein Arbeitnehmer mehrere Tätigkeitsstätten aufsuchen, bei denen dann unterschiedliche Dreimonatsfristen laufen können. Unterbrechung und Neubeginn Ist ein Arbeitnehmer an ein und derselben Tätigkeitsstätte tätig, bei der die Dreimonatsfrist gilt, so ist die Finanzverwaltung der Auffassung, dass ein Tätigwerden an einem anderen Ort nur dann zu einem neuen Beginn der Dreimonatsfrist führt, wenn die Unterbrechung mindestens 4 Wochen gedauert hat. Die Gründe der Unterbrechung sind irrelevant. Es kann ein anderer Einsatz sein, aber auch Kurzarbeit usw. Nur urlaubs- und krankheitsbedingte Unterbrechungen unterbrechen den Ablauf der Dreimonatsfrist nicht (R 9.6 Abs. 4 LStR). Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte in Köln wird ununterbrochen vom 1.3. bis zum auf einer Baustelle in Kassel eingesetzt. Vom 1.5. bis zum wird er in Hannover eingesetzt. Dann wird er wieder auf derselben Baustelle in Kassel eingesetzt, wo er bis zum arbeitet. Nach Ablauf von drei Monaten der Tätigkeit in Kassel (also mit Ablauf des 1.6.) endet die Dreimonatsfrist in Kassel. Die Unterbrechung durch die Tätigkeit in Hannover ist unbeachtlich, weil sie nicht mindestens vier Wochen betrug. Ein Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte in Köln wird ununterbrochen vom 1.3. bis zum auf einer Baustelle in Kassel eingesetzt. Der Arbeitnehmer wird dann vom bis zum in Hannover eingesetzt. Die Tätigkeit vom 1.3. bis zum stellt eine Auswärtstätigkeit dar. Nach Rückkehr an die Tätigkeitsstätte in Kassel am 1.6. beginnt am 2.6. eine neue Dreimonatsfrist, denn die Tätigkeit des Arbeitnehmers in Kassel war mehr als vier Wochen unterbrochen. Verlängert sich eine aus betrieblichen, arbeitstechnischen o.ä. Gründen begonnene Unterbrechung durch Krankheit die nach Beginn der Unterbrechung begonnen hat auf mindestens 47