einfach sicher IncaMail Produktbeschreibung Einschreiben Version: V01.01

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1 einfach sicher IncaMail Produktbeschreibung Einschreiben Version: V01.01

2 Inhaltsverzeichnis 1 Kurzbeschreibung Detailbeschreibung Ablauf Versand Wahl Empfänger Empfang Einmalige Aktivierung «Einschreiben Empfang» Verzeichnisse Quittungen Schweizer Behördenkommunikation Rechtswirkung... 7 Die Schweizerische Post 2 / 7

3 1 Kurzbeschreibung IncaMail, die elektronische Dienstleistung der Schweizerischen Post, wird heute von zahlreichen Unternehmen für den sicheren und nachweisbaren Versand von vertraulichen Geschäftsinformationen wie Lohnabrechnungen, vertrauliche Daten oder Kontoauszüge eingesetzt. Das Produkt wird von zahlreichen Partnern weltweit in integrierten Lösungen angeboten. IncaMail ist in der Schweiz gemäss VeÜ-ZSSV 1 als sichere Zustellplattform anerkannt. Mehr zu IncaMail erfahren Sie unter Mit der Versandart Einschreiben können auf IncaMail vertrauliche Informationen nachweisbar und verschlüsselt elektronisch zugestellt werden. Der Empfänger aktiviert den Empfang von IncaMail Einschreiben einmalig und öffnet die Nachrichten innerhalb der Frist von 7 Tagen. Sender und Empfänger erhalten digital signierte Quittungen im PDF-Format, mit welchen sie die Transaktion nachweisen können. Die Versandart Einschreiben kann in der Schweiz für die Übermittlung von Nachrichten im Rahmen der Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (kurz VeÜ-ZSSV ) eingesetzt werden. 2 Detailbeschreibung 2.1 Ablauf Nr. Schritt 1 Der Kunde sendet eine eingeschriebene Nachricht (aus einer Business Software, aus dem Mail-Client z.b. Outlook oder Webinterface). Beim Versand mittels Webinterface kann er dabei den/die Empfänger im Einschreiben-Verzeichnis auswählen. 2 Sobald die Nachricht auf IncaMail angekommen ist, erhalten Sender und Empfänger eine Abgabequittung mittels normaler . 3 IncaMail prüft, ob der Empfänger den Empfang von Einschreiben aktiviert hat. Wenn ja, wird die Nachricht dem Empfänger zugestellt. Wenn nein, wird der Sender entsprechend informiert und der Versand abgebrochen. 4 Der Empfänger erhält die Nachricht verschlüsselt und hat innerhalb der Frist von 7 Tagen folgende Möglichkeiten: - Nachricht annehmen: Er öffnet die Nachricht, bestätigt die Annahme (klickt auf «Annehmen») und kann somit die Nachricht lesen. - Annahme verweigern: Er verweigert die Annahme der Nachricht aktiv (klickt auf «Annahme verweigern» und kann somit die Nachricht nicht lesen. - Verfallen lassen: Er lässt die Frist von 7 Tagen unbenutzt verstreichen und kann somit die Nachricht nicht mehr öffnen. 5 Sobald der Empfänger eine Aktion gemäss Schritt 4 durchgeführt hat oder die Frist für die Nachricht abgelaufen ist, erhalten Sender und Empfänger erneut eine Quittung mit dem entsprechenden Nachrichten-Status. 1 Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (VeÜ-ZSSV) Die Schweizerische Post 3 / 7

4 Bemerkungen: - Nachrichten gemäss Schweizer Behördenkommunikation, die an auf anderen anerkannten Zustellplattformen registrierte Empfänger gehen, werden der entsprechenden Plattform zur Zustellung übergeben (in Schritt 3). - Geschäftskunden können dank der Option «Auto-Accept» IncaMail-Nachrichten automatisch annehmen lassen. - Ist eine IncaMail-Nachricht nicht zustellbar (z.b. weil sie vom Empfängersystem abgelehnt wurde), werden Sender und Empfänger mittels normaler darüber informiert und der Status der Nachricht wird geändert. 2.2 Versand Für den Versand von eingeschriebenen Nachrichten sind folgende Mindestanforderungen seitens Sender notwendig: - Registriertes IncaMail-Konto mit -Verifikation - Premium- oder Business-Konto Der Versand von eingeschriebenen Nachrichten kann über alle bestehenden Produktvarianten und an einen oder mehrere Empfänger erfolgen. Produktvariante WI (Webinterface) MGI (Mail Gateway Integration) EAI (Enterprise Application Integration) Versand Wahl der Versandart «Einschreiben» im Versandfenster. Klick auf die Schaltfläche «Einschreiben senden» in Mail Client Add-in von IncaMail. Markierung der Nachricht als «Einschreiben» gemäss Schnittstellen- Dokumentation Wahl Empfänger -Adressen von Empfänger können entweder vom Sender direkt eingetragen oder im Verzeichnis gesucht werden. Die Suchfunktion im Webinterface berücksichtigt die Treffer in beiden verfügbaren Verzeichnissen gemäss Empfang Um eingeschriebene Nachrichten empfangen zu können, sind seitens Empfängerfolgende Mindestanforderungen notwendig: - Registriertes IncaMail-Konto mit Verifikation der Postadresse, Drittverifikation (z.b. SuisseID) oder Geschäftskunden-Vertrag - Einmalige Aktivierung «Einschreiben Empfang» (siehe Kapitel 2.3.1) Die Schweizerische Post 4 / 7

5 Der Empfang von eingeschriebenen Nachrichten kann über alle bestehenden Produktvarianten erfolgen. Produktvariante Empfang WI (Webinterface) Empfang als verschlüsselter Anhang Öffnen des Anhangs mittels Passwort Entscheidung zwischen Nachricht annehmen, Annahme verweigern oder Frist verfallen lassen Im Falle von «Annehmen», Nachricht lesen MGI (Mail Gateway Integration) Empfang als verschlüsselter Anhang Öffnen des Anhangs ohne Passwort (dank gesicherter Zustellung) Entscheidung zwischen Nachricht annehmen, Annahme verweigern oder Frist verfallen lassen 4. Im Falle von «Annehmen» wird die Nachricht als über die verschlüsselte Verbindung zugestellt Option Auto-Accept: Bei eingeschalteter Option wird die Nachricht direkt angenommen und als über die verschlüsselte Verbindung zugestellt. EAI (Enterprise Application Integration) Verschlüsselte Speicherung der Nachricht auf IncaMail während der Frist von 7 Tagen Abholung der Nachricht über die SOAP-Schnittstelle (inkl. Entschlüsselung) Nachricht wird bei IncaMail nach 7 Tagen gelöscht (ob abgeholt oder nicht) Einmal angenommene Nachrichten können auch nach Ablauf der Frist durch den Empfänger geöffnet werden Einmalige Aktivierung «Einschreiben Empfang» Wer eingeschriebene Nachrichten empfangen möchte, muss diese Option zuvor einmalig aktivieren. Eingeschriebene Nachrichten an Empfänger, welche diese Option nicht aktiviert haben, werden abgelehnt. Die Aktivierung der Option «Einschreiben Empfang» (Voraussetzungen unter müssen erfüllt sein) erfolgt folgendermassen: Aktivierung als Privatperson Mitarbeiter Firma Behörde Aktivierung Der Empfang kann in den Einstellungen mittels Onlineprozess und Annahme der rechtlichen Bedingungen aktiviert werden. Der Empfang kann in den Einstellungen mittels Onlineprozess und Annahme der rechtlichen Bedingungen aktiviert werden. Voraussetzung ist eine schriftliche Zustimmungserklärung der Firma. Die Aktivierung erfordert eine schriftliche Zustimmungserklärung der Firma. Nach der Zustimmungserklärung können die entsprechenden -Adressen online aktiviert werden. Die Aktivierung erfordert eine schriftliche Zustimmungserklärung der Firma. Nach der Zustimmungserklärung können die entsprechenden -Adressen online aktiviert werden. Die Schweizerische Post 5 / 7

6 2.4 Verzeichnisse Der Kunde, der den Empfang von Einschreiben aktiviert hat, kann wählen ob er im IncaMail Einschreiben Verzeichnis und/oder im egov Verzeichnis der Schweiz «registriert» und «suchbar» sein möchte. «Registriert» bedeutet, er ist über diesen Weg anschreibbar. «Suchbar» bedeutet, er kann im Verzeichnis gesucht werden. Wer ins egov Schweiz Verzeichnis eingetragen werden will, ist auch automatisch suchbar. Verzeichnis IncaMail Einschreiben Verzeichnis egov Verzeichnis Schweiz Beschreibung Das Verzeichnis wird von IncaMail betrieben und kann nur von IncaMail-Nutzern eingesehen werden. Es beinhaltet alle -Adressen von Personen, die bei IncaMail den Empfang von Einschreiben aktiviert haben. Empfänger, die sich eintragen, können wählen ob sie suchbar sein wollen oder nicht. Nicht-suchbare Empfänger können zwar mittels Einschreiben angeschrieben werden, sind aber im Verzeichnis nicht suchbar. Das Verzeichnis wird vom Bundesamt für Justiz in der Schweiz betrieben. Es beinhaltet die -Adressen aller Personen, die sich für den Schweizerischen Behördenverkehr gemäss VeÜ-ZSSV 2 angemeldet haben. Die Einträge stammen aus sämtlichen anerkannten Zustellplattformen und sind nur über diese zugänglich. Wer ins egov Schweiz Verzeichnis eingetragen werden will, ist auch automatisch suchbar. Weitere Informationen: Quittungen Mit den Quittungen können Sender und Empfänger Transaktionen bestätigen. Die Quittungen werden als von der Schweizerischen Post signierte PDF-Datei mittels normaler an die Sender und Empfänger gesendet. Die Quittungen enthalten alle wesentlichen Bestandteile der Transaktion. Sie werden auf IncaMail nicht gespeichert, die Aufbewahrung ist die Sache der Sender und Empfänger. Folgende Quittungen werden erstellt und versendet: Quittung Abgabequittung Abholquittung Verfallquittung Annahmeverweigerungsquittung Ereignis Die Nachricht ist auf IncaMail angekommen. Der Empfänger hat die Nachricht angenommen. Die Annahmefrist ist ohne Aktivität des Empfängers abgelaufen. Der Empfänger hat die Annahme verweigert. Im Falle einer interoperablen Übermittlung durch eine andere anerkannte Zustellplattform gemäss 2.6 kann die Quittung auch von der anderen Zustellplattform stammen. 2 Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (VeÜ-ZSSV) Die Schweizerische Post 6 / 7

7 2.6 Schweizer Behördenkommunikation Im Rahmen verschiedener Gesetzgebungsprojekte des Bundes zu Gerichtsorganisation und Verfahren haben die Parteien seit Anfang 2011 die Möglichkeit, Eingaben bei Gerichten oder Behörden auch in elektronischer Form einzureichen. In zwei Verordnungen (VeÜ-ZSSV 3 ) hat der Bundesrat geregelt, wie die Parteieingaben sowie der Versand der Urteile resp. Verfügungen in den verschiedenen Verfahren abgewickelt werden können. Die Übermittlung muss dabei über eine anerkannte Zustellplattform erfolgen. Anerkannte Zustellplattform müssen den der Verordnungen unterlegten Kriterienkatalog für sichere Zustellplattformen einhalten und sich vom Bundesamt für Justiz anerkennen lassen. IncaMail ist eine anerkannte Zustellplattform, über die Übermittlungen entsprechend der Verordnungen erfolgen können. Da es mehrere anerkannte Zustellplattformen gibt, werden eingeschriebene Nachrichten an Empfänger auf anderen Plattformen interoperabel zwischen den betroffenen Plattformen ausgetauscht. Weitere Informationen finden Sie unter Rechtswirkung Die Rechtswirkungen der via IncaMail Versandart «Einschreiben» gesendeten und empfangenen elektronischen Nachrichten richten sich im Einzelfall nach den anwendbaren Gesetzesvorschriften und der Gerichts- und Behördenpraxis der für die Beurteilung zuständigen nationalen Rechtsordnung sowie nach allenfalls bestehenden privaten Vereinbarungen. Die sorgfältige Abklärung der Rechtswirkung und Zulässigkeit elektronisch übermittelter Nachrichten ist im Einzelfall ausschliesslich Sache des Kunden. Für eine rechtliche Beurteilung sind bezüglich IncaMail Einschreiben folgende Tatsachen wichtig: - Empfänger von Einschreiben sind auf einem bestimmten Niveau identifiziert. - Empfänger von Einschreiben haben zuvor allgemein den Empfang von Einschreiben ausdrücklich aktiviert (Firmen mittels schriftlicher Zustimmungserklärung). - Die PDF-Quittungen enthalten alle relevanten Daten und sind von der Schweizerischen Post elektronisch signiert. - Die Schweizerische Post kann als unabhängige Dritte jederzeit auf Anfrage die Transaktionsdaten mittels Log-Dateien beweisen (nicht aber den jeweiligen Sendungsinhalt). - Übermittlungen, welche im Rahmen von VeÜ-ZSSV stattfinden, richten sich nach dieser Verordnung. 3 Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (VeÜ-ZSSV) Die Schweizerische Post 7 / 7