Hinweise zu unserem Angebot Ausländische Umsatzsteuer zurück Online

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1 Hinweise zu unserem Angebot Ausländische Umsatzsteuer zurück Online Bevor Sie uns mit der Durchführung des Rückerstattungsverfahrens beauftragen, lesen Sie die folgenden Hinweise zum Verfahren der Rückerstattung, zur Auftragserteilung und zu unserem Vergütungssystem bitte sorgfältig durch. Neben den Infotexten erhalten Sie in unseren Infografiken zusätzlich eine schnelle und vereinfachende Darstellung des jeweiligen Sachverhalts. Bitte beachten Sie, dass insbesondere die genannten Hinweise zu den Voraussetzungen zur Antragstellung auf Umsatzsteuerrückerstattung Ihnen nur als Orientierungshilfe dienen sollen. Die Darstellung in diesem Dokument erlaubt keine abschließende Beurteilung Ihres Sachverhaltes. Eine verbindliche Auskunft hinsichtlich der Erfüllung der Voraussetzungen sowie eine abschließende Gesamtbeurteilung können nur im Rahmen einer gesonderten Prüfung Ihres Einzelfalls erfolgen. In diesem Dokument finden Sie Hinweise zu den folgenden Themen unseres Angebots: Inhaltsverzeichnis 1. Voraussetzungen zur Teilnahme am Rückerstattungsverfahren 1 a. Wer ist berechtigt, Aufträge im Rahmen Ausländische Umsatzsteuer zurück Online zu erteilen? 1 b. Erfülle ich als Unternehmer die Voraussetzungen auf Umsatzsteuerrückerstattung? 1 c. Voraussetzungen hinsichtlich der Unternehmensumsätze sowie der Unternehmensansässigkeit 2 d. Liste der Erstattungsstaaten 5 e. Voraussetzungen hinsichtlich des Erstattungszeitraums 6 f. Voraussetzungen hinsichtlich der Mindesterstattungssumme 7 g. Anforderungen an die Rechnungsbelege 8 h. Beachtung der Fristen 9 2. Informationen zum Auftragsverhältnis 10 a. Verpflichtung zur Identitätsprüfung 10 b. Informationen zum Vertragsverhältnis 10 c. Wirksame Erteilung des Auftrags online 11 d. Hinweis zur Dauer des Rückerstattungsverfahrens Informationen zu unserem Vergütungssystem Weitere Informationen 15

2 1. Voraussetzungen zur Teilnahme am Rückerstattungsverfahren a. Wer ist berechtigt, Aufträge im Rahmen Ausländische Umsatzsteuer zurück Online zu erteilen? Bitte beachten Sie, dass sich unser Service Ausländische Umsatzsteuer zurück Online ausschließlich an Unternehmen richtet. Anträge oder Beauftragungen durch Privatpersonen sind unzulässig und können von uns nicht bearbeitet werden. b. Erfülle ich als Unternehmer die Voraussetzungen auf Umsatzsteuerrückerstattung? Darüber hinaus gehören nur Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetztes zur der Gruppe vergütungsberechtigter Antragsteller. Dabei ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetztes grundsätzlich jeder, der eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit selbstständig ausführt. Anhand der folgenden Beispiele können Sie Sie schnell überprüfen, ob Sie die für den Antrag notwendige Unternehmereigenschaft erfüllen: Sie sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetztes, wenn - Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen (z.b. DE ) - Sie in Ihren Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer ausweisen - Sie oder Ihr Steuerberater eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben 1

3 c. Voraussetzungen hinsichtlich der Unternehmensumsätze sowie der Unternehmensansässigkeit Um im Rahmen des Umsatzsteuererstattungsverfahrens vergütungsberechtigt zu sein, dürfen Sie weder im Staat der Erstattung ansässig sein noch dürfen Sie dort Umsätze bewirkt haben. Konkret bedeutet dies, dass Sie keine feste Niederlassung (z.b. Produktionsstätte) im Staat der Erstattung haben dürfen, von der aus Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Hierzu ein Beispiel: Beispiel 1 Unternehmer Mustermann besitzt ein Unternehmen in Deutschland sowie eine Produktionsstätte für Maschinen in Frankreich. Die dort produzierten Maschinen verkauft Herr Mustermann an seine Kunden in Frankreich. Ist Unternehmer Mustermann zur Antragstellung auf Umsatzsteuerrückerstattung berechtigt? Nein, da Unternehmer Mustermann aufgrund seiner Produktionsstätte in Frankreich als dort ansässig zu betrachten ist und durch den Verkauf der Maschinen dort ebenfalls Umsätze bewirkt. 2

4 Besitzt ein Unternehmer im Erstattungsstaat zwar eine feste Niederlassung, führt von dieser aber keine Umsätze aus, so ist er zum für die Zwecke der Umsatzsteuerrückerstattung als nicht im Erstattungsstaat ansässig zu betrachten. Das Verfahren zur Rückerstattung kann somit grundsätzlich durchgeführt werden. Hierzu ein weiteres Beispiel: Beispiel 2 Unternehmer Mustermann besitzt ein Unternehmen in Deutschland und eine Betriebsstätte in Italien, von der aus kein Verkauf von Waren oder Dienstleistungen erfolgt. Ist Unternehmer Mustermann zur Antragstellung auf Umsatzsteuerrückerstattung berechtigt? Grundsätzlich ja, da Unternehmer Mustermann zwar eine Betriebsstätte in Italien besitzt, von dort aus aber keine Verkäufe tätigt, somit keine Umsätze ausführt und für die Zwecke des Umsatzsteuerrückerstattungsverfahrens als nicht im Erstattungsstaat ansässig zu betrachten ist. 3

5 Verkauft ein Unternehmer aus Deutschland an ein ausländisches Unternehmen Waren und liefert diese ins Ausland (B2B-Geschäft), ist der deutsche Unternehmer weiterhin zur Antragstellung auf Umsatzsteuerrückerstattung berechtigt. Aufgrund des Reverse-Charge-Prinzips führt eine solche Geschäftstätigkeit nicht zum Ausschluss. Hierzu ein weiteres Beispiel: Beispiel 3 Unternehmer Mustermann besitzt ein Unternehmen in Deutschland und produziert in diesem Ersatzteile für Maschinen. Die Ersatzteile liefert er andere Unternehmerin Frankreich, die sie dort für die Reparatur Ihrer Maschinen benötigen. Ist Unternehmer Mustermann zur Antragstellung auf Umsatzsteuerrückerstattung berechtigt? Grundsätzlich ja, da die Steuerschuldnerschaft im vorliegenden B2B-Verhätnis beim Leistungsempfänger, und damit beim Kunden in Frankreich, liegt. Eine derartige Geschäftsbeziehung führt für den deutschen Unternehmer nicht zum Ausschluss vom Rückerstattungsverfahren. 4

6 d. Liste der Erstattungsstaaten Die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer mit Hilfe unseres Services ist für die folgenden EU- Mitgliedstaaten möglich: Belgien Dänemark Estland Finnland Frankreich Griechenland Irland Italien Kroatien Lettland Litauen Luxemburg Malta Niederlande Österreich Polen Portugal Rumänien (*) Rückerstattung nur unter Vorbehalt der EU-Mitgliedschaft möglich Schweden Slowakei Slowenien Spanien Tschechische Republik Vereinigtes Königreich(*) Zypern 5

7 e. Voraussetzungen hinsichtlich des Erstattungszeitraums Der Erstattungszeitraum muss mindestens 3 aufeinander folgende Kalendermonate innerhalb eines Kalenderjahres umfassen. Der Erstattungszeitraum beträgt insgesamt höchstens ein Kalenderjahr. Es müssen darüber hinaus nicht in jedem Monat Umsatzsteuerbeträge angefallen sein. Hierzu zwei Beispiele: Beispiel 4 Unternehmer Mustermann hat im Zeitraum Februar bis Juni insgesamt 750 ausländische Umsatzsteuer bezahlt und möchte diese rückerstattet bekommen. Unternehmer Mustermann ist grundsätzlich zur Antragstellung berechtigt Ist der Antrag auf Umsatzsteuerrückerstattung zulässig? Ja, der Antrag ist zulässig. Der Erstattungszeitraum von Unternehmer Mustermann umfasst insgesamt 5 Monate und liegt damit über der Mindestgrenze von 3 Monaten. Zudem liegt der Erstattungszeitraum innerhalb eines Kalenderjahres. Die notwendigen Kriterien sind somit erfüllt. 6

8 f. Voraussetzungen hinsichtlich der Mindesterstattungssumme Damit ein Antrag auf Umsatzsteuerrückerstattung zulässig ist, muss eine bestimme Mindesterstattungssumme erreicht werden. Die Mindesterstattungssumme ist dabei vom Erstattungszeitraum des Antrags abhängig. Für einen Zeitraum von drei oder mehr Monaten muss die Erstattungssumme mindestens 400 betragen. Sofern sich der Vergütungszeitraum auf insgesamt ein Kalenderjahr bezieht, so gilt eine Mindesterstattungssumme von 50. Beispiel 5 Unternehmer Mustermann hat für den Zeitraum Juli bis Dezember insgesamt 325 ausländische Umsatzsteuer bezahlt und möchte sich diese zurückerstatten lassen. Mustermann ist grundsätzlich zur Antragstellung berechtigt. Ist der Antrag auf Umsatzsteuerrückerstattung zulässig? Nein, der Antrag ist unzulässig. Der Erstattungsbetrag von 325 liegt unter der festgelegten Mindesterstattungssumme von 400 für einen Zeitraum von mindestens drei oder mehr Monaten. Da der Erstattungszeitraum von Unternehmer Mustermann mit insgesamt 6 Monaten weniger als ein Kalenderjahr beträgt, gilt die Mindesterstattungssumme von 50 nicht. 7

9 g. Anforderungen an die Rechnungsbelege Ihre Belege dürfen nur Geschäftsvorfälle wiederspiegeln, bei denen Sie ausschließlich für Zwecke Ihres Unternehmens Gegenstände erworben oder Dienstleistungen in Anspruch genommen haben. Hinsichtlich der Erstattungsfähigkeit gelten die jeweiligen nationalen Bestimmungen im Erstattungsstaat. Folgende Geschäftsvorfälle sind hier beispielhaft als erstattungsfähig zu nennen: Messe- und Ausstellungskosten Kauf von Ersatzteilen für Maschinen oder Transportfahrzeug Betankung von Transportfahrzeugen im Ausland Ausgaben für Hotelübernachtungen Transport- und Beförderungskosten Kosten für Restaurant und Bewirtung Einkauf von Bürobedarf Einkauf von Werbegeschenken Grundsätzlich sollte der zu erstattende Umsatzsteuerbetrag zudem immer auf dem Rechnungsbeleg abgedruckt sein. Ohne den expliziten Ausweis der ausländischen Umsatzsteuer auf dem Rechnungsbeleg ist eine Erstattung leider nicht möglich. 8

10 h. Beachtung der Fristen Bitte beauftragen Sie uns vor dem des auf den Erstattungszeitraum folgenden Kalenderjahres. Es handelt sich dabei um eine Ausschlussfrist. Aufträge, die nach der Frist eingereicht werden, können nur im besonderen Einzelfall und nach persönlicher Rücksprache bearbeitet werden. Beispiel 7 Unternehmer Mustermann hat für den Zeitraum Januar bis Dezember 2016 insgesamt 5000 ausländische Umsatzsteuer bezahlt und möchte sich diese zurückerstatten lassen. Unternehmer Mustermann ist grundsätzlich zur Antragstellung berechtigt. Wann muss Herr Mustermann Ausländische Umsatzsteuer zurück Online spätestens mit der Rückerstattung beauftragt haben? Unternehmer Mustermann muss seinen Auftrag auf Rückerstattung spätestens bis zum (= bis zum 31. Juli des darauffolgenden Kalenderjahres) an Ausländische Umsatzsteuer zurück Online erteilt haben. 9

11 2. Informationen zum Auftragsverhältnis a. Verpflichtung zur Identitätsprüfung Entsprechend den Vorgaben der Dritten Geldwäscherichtlinie sind wir gemäß 3 Abs. 1 Geldwäschegesetz (GwG) zur Identitätsüberprüfung unserer Mandanten verpflichtet. Zu diesem Zwecke werden wir Sie nach erfolgreicher Auftragserteilung ggf. telefonisch kontaktieren und im Einzelfall weitere Ausweis- und Legitimationsdokumente anfordern. b. Informationen zum Vertragsverhältnis Die Informationen zum Vertragsverhältnis sowie der Gebühren im Rahmen von Ausländische Umsatzsteuer zurück Online entnehmen Sie bitte den jeweiligen Vertragsdokumenten, welche Sie während des Auftragsprozesses abrufen können. Bitte speichern Sie sich die Dokumente auf Ihrem Endgerät ab. 10

12 c. Wirksame Erteilung des Auftrags online Bitte beachten Sie, dass Sie uns den Auftrag zur Umsatzsteuerrückerstattung online wirksam erteilen können. Durch Anklicken der Kontrollkästchen im Zuge des Vertragsabschlusses erklären Sie sich mit dem Inhalt der jeweiligen Vertragsdokumente einverstanden. Hierunter fallen insbesondere folgende Bestimmungen: Kenntnisnahme und Akzeptanz der Vertragsbedingungen Kenntnisnahme und Akzeptanz der Vergütungsvereinbarung Einverständnis hinsichtlich des Einbezugs der Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer, insb. Der Haftungsbegrenzung, in den Vertrag Kenntnisnahme und Akzeptanz der Online-Datenschutzbestimmungen Erteilung der Vollmacht zur Durchführung des Rückerstattungsverfahrens Wichtig: Eine gesonderte Unterschrift der jeweiligen Dokumente ist nicht erforderlich. Ihre Akzeptanz durch Anklicken der Kontrollkästchen ist für die wirksame Auftragserteilung ausreichend! 11

13 d. Hinweis zur Dauer des Rückerstattungsverfahrens Ihr Auftrag wird von uns unverzüglich bearbeitet und wir garantieren Ihnen, dass die Antragstellung auf Umsatzsteuererstattung innerhalb weniger Tage erfolgt. Nach erfolgreicher Antragstellung müssen Sie sich jedoch leider ein wenig gedulden. Die Dauer für die Prüfung des Antrags durch die Steuerbehörde im Ausland beträgt ca. vier bis fünf Monate. Bei Rückfragen seitens der Steuerbehörde kann sich der Verfahrensablauf dementsprechend verlängern. Die gute Nachricht für Sie: Bei Nichteinhaltung bestimmter gesetzlicher Fristen seitens der Steuerbehörde besteht die Chance einer Verzinsung Ihres Rückerstattungsbetrages. Ob ein Anspruch auf Verzinsung besteht, prüfen wir für Sie im Einzelfall. 12

14 3. Informationen zu unserem Vergütungssystem Unser Vergütungssystem gewährleistet, dass die Gebühren für unseren Service in keinem Fall den Erstattungsbetrag übersteigen, und somit für unsere Kunden keine finanzielle Belastung entsteht. Für den Fall, dass eine Rückerstattung versagt wird, werden keine Gebühren erhoben. Im Falle einer erfolgreichen Antragstellung wird der Erstattungsbetrag durch die Steuerbehörde im Ausland zunächst an Ausländische Umsatzsteuer zurück Online als bevollmächtigten Vertreter überwiesen. Anschließend erfolgt eine Verrechnung des Erstattungsbetrags mit unserer Servicegebühr. Die Höhe der Servicegebühr entnehmen Sie bitte unserer Vergütungsvereinbarung. Nach der Verrechnung überweisen wir Ihnen den Restbetrag anschließend auf Ihr Konto. Eine Aufstellung mit detaillierten Informationen über die Höhe des ursprünglich ausgezahlten Erstattungsbetrages durch die Steuerbehörde im Ausland, über die Höhe unserer Servicegebühr zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer sowie über die Höhe des Restbetrages nach Verrechnung stellen wir Ihnen mit Überweisung auf Ihre Konto zur Verfügung. Beispiel 8 Mit Hilfe von Ausländische Umsatzsteuer zurück Online konnte Unternehmer Mustermann seinen Anspruch auf die Rückerstattung von 2500 gezahlter Umsatzsteuer gegenüber der Steuerbehörde im Ausland durchsetzen. Der Antrag von Unternehmer Mustermann wurde von der Steuerbehörde im Ausland akzeptiert und es kommt zu einer Auszahlung des Erstattungsbetrags an Ausländische Umsatzsteuer zurück Online. Wie hoch ist der Restbetrag nach Verrechnung mit der Servicegebühr, der Unternehmer Mustermann auf sein Konto überwiesen wird? Die folgende Aufstellung gibt Aufschluss über den Restbetrag nach erfolgter Verrechnung: Erstattungsbetrag (Auszahlung durch Steuerbehörde im Ausland) 2500 abzüglich der Gebühr für unseren Service Ausländische Umsatzsteuer zurück Online abzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer (19%) - 95 Auszuzahlender Restbetrag an Unternehmer Mustermann 1905 Unternehmer Mustermann werden nach Verrechnung insgesamt 1905 überwiesen. 13

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16 4. Weitere Informationen Weitere Informationen zu unserem Angebot Ausländische Umsatzsteuer zurück Online entnehmen Sie bitte unserem Bereich Frequently Asked Questions (FAQ). Bei weiteren Fragen können Sie uns ebenfalls gerne unter der Rufnummer +49 (0) oder per Mail unter info@umsatzsteuer-zurueck.de kontaktieren. 15