Verbundübergreifende Fernleihe (VFL)

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1 Verbundübergreifende Fernleihe (VFL) Handbuch für Bibliotheksmitarbeiter/innen Dateiname Bearbeiter/-in Stand Handbuch_VFL.doc Regina Willwerth April_2010

2 Verbundübergreifende Fernleihe 0 Vorbemerkungen 04 1 Bestellung von Aufsatzkopien aus Zeitschriften Überarbeitung der Exemplardaten der Bibliotheken der Partnerverbünde Bestellung über die WinIBW Recherche im Verbundkatalog Aufgabe einer Bestellung Bestellung über GBVSearch&Order Externe Nutzung lizenzierter Datenbanken Recherche in einer Aufsatzdatenbank Bestellung des gesuchten Aufsatzes Kostenübernahmeerklärung 13 2 Bestellung von Monographien mit p Externe Nutzung des p7-portals Der gesuchte Titel ist im GVK nicht vorhanden Recherche im GVK Übernahme der Suchanfrage in p Bestellung im Partnerverbund Der gesuchte Titel ist im GVK vorhanden, es gibt jedoch keine GBV-Bibliothek, die liefern kann Recherche im GVK Bestellversuch im GVK Übernahme der Suchanfrage in p Bestellung im Partnerverbund Unselbstständige Literatur Nachrecherche in p Nachweisinformationen in p Erläuterungen zur Kategorie Besitznachweis BVB HBZ HeBIS KOBV SWB 32 2

3 2.7 Besonderheiten bei p Kopien aus Monographien Mehrbändige Werke Umlaute bei der Recherche Suchschlüssel 35 3 Bestellverfolgung und Quittierung Bestellverfolgung Bestellverfolgung für Endnutzer Quittierung 44 4 Rückläufer 46 5 Disponieren verbundübergreifender Monographienbestellungen 48 3

4 0 Vorbemerkungen Der GBV ermöglicht seinen Nutzern, Online-Fernleihbestellungen aufzugeben, die bei Nichterfüllung im GBV online an die anderen deutschen Bibliotheksverbünde weitergeleitet werden. Es müssen dabei zwei verschiedene Wege beschritten werden. 1. Der GBV-Verbundkatalog weist auch die Zeitschriften-Bestände der Nicht-GBV-Bibliotheken nach. Daher kann die Bestellung von Zeitschriftenaufsatzkopien aus anderen Verbünden direkt aus dem GBV-Verbundkatalog heraus erfolgen (Kap. 1). 2. Der Monographienbestand anderer Verbünde ist im GVK dagegen nicht nachgewiesen. Um in anderen Verbünden bestellen zu können, muss daher eine Portalsoftware zwischengeschaltet werden, die die Recherche in den Verbunddatenbanken der Partnerverbünde ermöglicht (Kap. 2). In der verbundübergreifenden Online-Fernleihe findet eine Verrechnung zwischen gebenden und nehmenden Bibliotheken statt (vgl. LVO Ziffer 3). Für jede Online-Bestellung, die von einer Bibliothek eines Partnerverbundes positiv erledigt wird, zahlt die nehmende GBV-Bibliothek einen Betrag von 1,50. Für jede positiv für einen Partnerverbund erledigte Bestellung erhält die gebende GBV-Bibliothek 1,20. Es wurde eine Verrechnungszeitraum von einem Jahr, jeweils vom 1.7. bis zum des Folgejahres vereinbart. Nach Ablauf des Verrechnungszeitraumes führen die Verbundzentralen die Verrechnung der Bestellungen durch. Die GBV-Bibliotheken erhalten von der GBV-Verbundzentrale eine Rechnung oder eine Mitteilung über ein Guthaben, je nachdem, ob ihr Fernleih-Saldo positiv oder negativ war (vgl. LVO 2004 Anlage 5 Ziffer 2). 4

5 1 Bestellung von Aufsatzkopien aus Zeitschriften Aufsätze aus Zeitschriften bzw. Zeitschriftenbänden, die im GBV nicht vorhanden sind oder der verbundinternen Fernleihe nicht zur Verfügung stehen, können dennoch über den GBV- Verbundkatalog bestellt werden. Die Bestände der Bibliotheken aus den Partnerverbünden (BVB, HeBIS, KOBV, Nordrhein-westfälischer Bibliotheksverbund, SWB) wurden in den GVK eingespielt. Bei der Aufgabe einer Aufsatzkopienbestellung werden die Bestände der Bibliotheken der Partnerverbünde automatisch für den Leitweg berücksichtigt. Beachten Sie bitte, dass Kopien aus Monographien nicht auf diesem Wege bestellt werden können, da die monographischen Daten der Partnerverbünde nicht im GVK vorhanden sind. 1.1 Überarbeitung der Exemplardaten der Bibliotheken der Partnerverbünde Eine Voraussetzung für die verbundübergreifende Aufsatzkopienbestellung ist die Überarbeitung der Exemplardaten der Bibliotheken der Partnerverbünde. Die Exemplardatensätze werden im GVK in Kategorie 7100 mit einer Verbundkennung (hier 8111 für den Nordrhein-westfälischen Bibliotheksverbund) gekennzeichnet, die dafür sorgt, dass bei Bestand im Partnerverbund die Bestellung automatisch an das Partnerverbundsystem übermittelt werden kann. Das Partnerverbundsystem erstellt nach den eigenen Regeln den Leitweg für die Bestellung. 5

6 1.2 Bestellung über die WinIBW Recherche im Verbundkatalog Im Verbundkatalog erfolgt die Recherche nach der gesuchten Zeitschrift Aufgabe einer Bestellung Nach Eingabe des Jahrgangs und/oder Bandes in das Bestellformular und Anklicken des Validieren - Buttons prüft das Bestellsystem, welche Bibliotheken den benötigten Band der Fernleihe zur Verfügung stellen können. 6

7 Lieferantenliste Der benötigte Band ist nur bei nordrhein-westfälischen Bibliotheken vorhanden. In der Lieferantenliste erscheint als Lieferant der Nordhein-westfälische Bibliotheksverbund (Verbundkennung 8111 ). Es ist auch möglich, dass sowohl Bestand im GBV als auch in anderen Verbünden vorhanden ist. In diesem Fall werden die fremden Verbünde als Kandidaten hinter die GBV-Bibliotheken geordnet. Die fremden Verbünde erhalten die Bestellung nur, wenn alle GBV-Bibliotheken die Bestellung negativ quittieren. 7

8 1.3 Bestellung über GBVSearch&Order Aufsatzbestellungen können über GVK und GVK+, aber auch über die Aufsatzdatenbanken OLC und OLC-SSG aufgegeben werden Externe Nutzung lizenzierter Datenbanken Die Datenbanken GVK+, OLC und OLC-SSG sind eingeschränkt zugänglich. Will ein Nutzer sie von außerhalb des IP-Bereichs einer Bibliothek oder sonstigen zugelassenen Einrichtung nutzen, muss er sich zuvor authentisieren. Dies erfolgt über Button Anmelden auf der Datenbank-Übersichtsseite Die Authentisierung ist möglich mit einer gültigen Fernleihkennung und zugehörigem Passwort Recherche in einer Aufsatzdatenbank Der gesuchte Aufsatz Cultuur en Lichamszuivering wurde in der Aufsatzdatenbank gefunden. 8

9 1.3.3 Bestellung des gesuchten Aufsatzes Der benötigte Band ist bei der nordrhein-westfälischen Bibliothek UB Köln vorhanden. Weil der Aufsatz nicht vom eigenen Verbund geliefert werden kann, wird die Bestellung automatisch an den besitzenden Partnerverbund weitergeleitet. Nach Anklicken des Buttons Kopiebestellung wird der Benutzer aufgefordert, sich zu identifizieren. 9

10 Für eine Bestellung werden nur Fernleihkennungen von Bibliotheken akzeptiert, die an der verbundübergreifenden Fernleihe teilnehmen. Benutzer von Bibliotheken, die nicht zur verbundübergreifenden Fernleihe zugelassen sind, erhalten die Meldung Es gibt keine Bibliotheken, die das Dokument liefern können 10

11 GBVSearch&Order-Bestellformular In der Lieferantenliste erscheinen nicht die einzelnen Lieferbibliotheken der Partnerverbünde, sondern die Partnerverbünde. 11

12 Bestätigungsbildschirm für die Einlastung der Bestellung im GBV Fernleihsystem. Die Bestelldaten werden anschließend an das Bestellsystem des Partnerverbundes übermittelt. Das Leitwegprogramm des Partnerverbundes erstellt einen Leitweg für die Bestellung. 12

13 1.4 Kostenübernahmeerklärung Gemäß 15 der LVO vom werden Aufsatzkopien von bis zu 20 Vorlagenseiten in der Fernleihe ohne zusätzliche Berechnung geliefert. Wird ein Aufsatz größeren Umfangs bestellt, so kann die gebende Bibliothek kostenpflichtige Kopien anfertigen, wenn die Bereitschaft zur Kostenübernahme aus der Bestellung hervorgeht. Im GBV gilt bei der Aufgabe von Kopien-Bestellungen ein Defaultwert von 8,00. Im GBVSearch&Order-Bestellformular ist eine solche Kostenübernahmeerklärung als fester Bestandteil enthalten: Hinweis: Mehrkosten bis zu 8 wegen erhöhter Kopienzahl werden akzeptiert. Falls NICHT, bitte Bemerkungsfeld nutzen. Das bedeutet, dass ein Besteller sich standardmäßig bereit erklärt, zusätzliche Kosten bis zu einer Höhe von 8,00 zu übernehmen. Möchte er dies nicht, muss er dies bzw. einen abweichenden Betrag im Bestellformular angeben. In der verbundübergreifenden Fernleihe wird der Betrag, den zu übernehmen sich der Benutzer bereit erklärt hat, in den Bestelldaten an den Partnerverbund bzw. an die gebenden Bibliotheken übermittelt. Die Kosteninformationen sind für die gebenden Bibliotheken verbindlich. Einheitliche Regelungen für alle Verbünde werden angestrebt. 13

14 2 Bestellung von Monographien mit p7 2.1 Externe Nutzung des p7-portals Der sog. p7-button, mit dem man das p7-portal für die verbundübergreifende Online-Fernleihe aufruft, wird nur für Bibliotheken generiert, die eine Zulassung zum Deutschen Leihverkehr haben und für die verbundübergreifende Fernleihe freigeschaltet sind. Befindet sich ein Bibliotheksbenutzer außerhalb des IP-Bereichs einer freigeschalteten Bibliothek, muss er sich zunächst authentisieren. Dies erfolgt über den Button Anmelden auf der Datenbank- Übersichtsseite Die Authentisierung erfolgt mit einer gütigen Fernleihkennung und zugehörigem Passwort. 14

15 Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint in der ausgewählten Datenbank neben Benutzerkennung der Benutzername. Eine Überprüfung, ob die Anmeldung erfolgreich war, ist somit leicht möglich und empfehlenswert. Bei fehlerhaften Eingaben (Tippfehler, falsches Passwort) erfolgt nämlich keine Fehlermeldung, der Benutzer ist stattdessen als Gast angemeldet. Für Nutzer mit Gast-Status wird der p7-button nicht generiert. 15

16 2.2 Der gesuchte Titel ist im GVK nicht vorhanden Recherche im GVK Recherche mit den Suchbegriffen Faierstein hands heaven Ein Titel mit diesen Suchbegriffen ist nicht im GVK vorhanden. Der Button p7 Verbundübergreifende Fernleihe wird generiert Übernahme der Suchanfrage in p7 Das Anklicken des Buttons p7 Verbundübergreifende Fernleihe bewirkt die Übergabe der Suchanfrage [und] ([ALL] Alle Wörter) faierstein hands heaven an p7. Trefferanzeige in p7 mit Link zu Treffern in zwei Partnerverbünden Aufruf der Treffer im hessischen Verbundkatalog 16

17 Auswahl des ersten Treffers Titelpräsentation mit Nachweisinformationen ( Besitznachweis ) und Deep Link in den hessischen Verbundkatalog ( Verfügbarkeit ) Sinnvoll sind nur Bestellungen von Titeln mit Besitznachweisen. 17

18 Deep Link in den hessischen Verbundkatalog HeBIS-Titelpräsentation 18

19 2.2.3 Bestellung im Partnerverbund Nach Anklicken des Buttons Leihbestellung erscheint der p7-authentifizierungsbildschirm. Für eine Bestellung werden nur Fernleihkennungen von Bibliotheken akzeptiert, die an der verbundübergreifenden Fernleihe teilnehmen. Benutzer von Bibliotheken, die nicht zur verbundübergreifenden Fernleihe zugelassen sind, erhalten die Meldung Es gibt keine Bibliotheken, die das Dokument liefern können Eine Bestellung in einem Partnerverbund ist nicht zulässig, wenn der gewünschte Titel im GBV verfügbar ist. 19

20 Bestellformular Im Unterschied zu einer verbundinternen Online-Bestellung erscheinen hier nun unterhalb der bibliographischen Angaben Angaben zum Partnerverbund: Externe DB (ID) : Bezeichnung der fremden Verbunddatenbank Externe DB (Nr.) : Identnummer des bibliographischen Datensatzes in der fremden Verbunddatenbank; entspricht der PPN im GBV. Unter Lieferantenliste erscheinen nicht die einzelnen Lieferbibliotheken des Partnerverbundes, sondern die Partnerverbünde. 20

21 Die Bestellung wurde unter der Bestellnummer A09. im GBV-Bestellsystem eingelastet. Die Bestelldaten werden anschließend an den Partnerverbund übermittelt. Das Leitwegprogramm des Partnerverbundes erstellt einen Leitweg für die Bestellung. 21

22 2.3 Der gesuchte Titel ist im GVK vorhanden, es gibt jedoch keine GBV-Bibliothek, die (aktuell) liefern kann Recherche im GVK Recherche mit TIT-Index Karakul Atlas Titelanzeige im GVK 22

23 2.3.2 Bestellversuch im GBV Nach Anklicken des Buttons Leihbestellung erscheint der Anmelde-Bildschirm. Der gewünschte Titel ist im GVK nachgewiesen, jedoch nicht bestellbar, da die besitzende Bibliothek noch nicht an der Online-Fernleihe teilnimmt. Der Button p7 Verbundübergreifende Fernleihe wird generiert. Der p7-button wird an dieser Stelle nur dann generiert, wenn sich ein Nutzer angemeldet hat, dessen Bibliothek an der verbundübergreifenden Fernleihe teilnimmt. 23

24 2.3.3 Übernahme der Suchanfrage in p7 Das Anklicken des Buttons p7 Verbundübergreifende Fernleihe bewirkt die Übergabe der Suchanfrage [und] ([TIT] Titel (Stichwort)) Karakul Atlas an p7. Trefferanzeige in p7 mit Links zu den Treffern in den Partnerverbünden. Durch Anklicken eines Links erhält man eine Kurzliste mit den Treffern aus dem jeweiligen Partnerverbund. Kurzanzeige 24

25 Vollanzeige mit Nachweisinformationen und Deep Link in das KOBV-Portal Bestellung im Partnerverbund Bestellformular Im Unterschied zu einer verbundinternen Online-Bestellung erscheinen hier unterhalb der bibliographischen Angaben Angaben zum Partnerverbund: 25

26 Externe DB (ID) : Bezeichnung der fremden Verbunddatenbank Externe DB (Nr.) : Identnummer des bibliographischen Datensatzes in der fremden Verbunddatenbank; entspricht der PPN im GBV. Unter Lieferantenliste erscheinen nicht die einzelnen Lieferbibliotheken des Partnerverbundes, sondern die Partnerverbünde. Die Bestellung wurde unter der Bestellnummer A0.. im GBV-Bestellsystem eingelastet. Die Bestelldaten werden anschließend an den Partnerverbund übermittelt. Das Leitwegprogramm des Partnerverbundes erstellt einen Leitweg für die Bestellung. 26

27 2.4 Unselbstständige Literatur Zeitschriftenaufsätze können nicht über p7 bestellt werden. Leider ist es bisher nicht möglich, Aufsätze bei der Trefferanzeige auszufiltern. Aufsätze sind nicht auf den ersten Blick identifizierbar, da es in der p7-titelpräsentation keine Icons für die Materialart gibt. Erkennbar sind Aufsätze an Feldern wie Quelle oder Enthalten in. Außerdem gibt es für Aufsätze i.d.r. keine Besitznachweise Eine Aufsatzbestellung kann zwar zunächst aufgegeben werden, wird aber vom Fernleihsystem des Partnerverbundes abgewiesen (Kommentar: Es liegen keine Besitznachweise vor. ). 27

28 2.5 Nachrecherche in p7 In bestimmten Fällen ist eine direkte Recherche in den Verbunddatenbanken der Partnerverbünde unumgänglich. Zum Beispiel dann, wenn der gewünschte Titel im GBV zwar bestellbar ist, dann aber von der/den besitzenden Bibliothek/en negativ quittiert wird. In diesen Fällen kann die Suchmaske neben dem p7-logo für eine Nachrecherche genutzt werden. Der Einstieg erfolgt jedoch auch hier über den Verbundkatalog des GBV. Es sollte ein Dummy- Suchbegriff eingegeben werden, der zuverlässig zu einem 0-Treffer-Ergebnis führt. Das Anklicken des Buttons p7 Verbundübergreifende Fernleihe bewirkt die Übergabe der Suchanfrage an p7. 28

29 Dummy-Suchbegriff führt zu keinen Treffern. Der Dummy-Suchbegriff wird nun durch einen oder mehrere echte Suchbegriffe ersetzt. Durch Anklicken eines Verbunddatenbank-Links gelangt man zu den Treffern im jeweiligen Verbundkatalog. 29

30 Trefferkurzanzeige aus der SWB-Verbunddatenbank Durch Anklicken eines Treffers wechselt man in den Modus Titelvollanzeige mit Button Leihbestellung. Der Titel kann wie gewohnt bestellt werden. 30

31 2.6 Nachweisinformationen in p7 Die Qualität der Nachweisinformationen unterscheidet sich von Verbund zu Verbund: Verbund Besitzende Bibliotheken Entleihbarkeit BVB - - HBZ + + HeBIS + + KOBV + - SWB Erläuterungen zur Kategorie Besitznachweis BVB Der BVB liefert über Z39.50 leider keine Nachweisinformationen HBZ Nordrhein-Westfalen liefert das Sigel der besitzenden Bibliothek, die Signatur sowie Angaben zum Verfügbarkeitsstatus. Beispiel: Besitznachweis: 82, OA9886-4, ILL Ausleihe Sigel: 82 Signatur: OA Verfügbarkeitsstatus: ILL Ausleihe (= Fernleihe, Leihform Ausleihe) HeBIS Hessen liefert Angaben zur besitzenden Bibliothek, die Signatur sowie Angaben zur Leihverkehrsrelevanz und zum Verfügbarkeitsstatus. Beispiel 1: Besitznachweis: Universität Marburg, Zentralbibliothek, V 2008/0126 X:L Z:LC Name der Bibliothek: Universität Marburg, Zentralbibliothek Signatur: V 2008/0126 Leihverkehrsrelevanz ("X:"): L (= leihverkehrsrelevant) Verfügbarkeitsstatus ("Z:"): LC (= Leihe/Kopie) Beispiel 2: Besitznachweis: Universität Marburg, Juristisches Seminar, IX 7283 X:N Z:LC Name der Bibliothek: Universität Marburg, Juristisches Seminar Signatur: IX

32 Leihverkehrsrelevanz ("X:"): N (= nicht leihverkehrsrelevant; Bibliothek nimmt nicht an der Fernleihe teil) Verfügbarkeitsstatus ("Z:"): LC (= Leihe/Kopie) KOBV Der KOBV liefert das Sigel der besitzenden Bibliothek sowie eine lokale Ident-Nr. Beispiel: Besitznachweis: Co1; Sigel: Co 1 Ident-Nr.: SWB Der SWB liefert die Leihverkehrsregion, die Signatur, das Sigel der besitzenden Bibliothek und den Verfügbarkeitsstatus. Beispiel: Besitznachweis: BSZ ; GE 2008/5969 ; 25 ; LC Leihverkehrsregion: BSZ Signatur: GE 2008/5969 Sigel: 25 Verfügbarkeitsstatus: LC (= Leihe/Kopie) 32

33 2.7 Besonderheiten bei p Kopien aus Monographien Kopien aus Monographien können über p7 nicht bestellt werden Mehrbändige Werke Es ist bisher noch nicht möglich, bei der p7-recherche Gesamtaufnahme und Bandsätze mittels family -Kommando zusammenzuführen. Über einen Umweg ist es aber möglich, den benötigten Band (= bestellbare Einheit) zu ermitteln. Hierzu wird über den Deep Link in der Kategorie Verfügbarkeit die Titelpräsentation im jeweiligen Partnerverbund aufgerufen und dort die Dokument-ID des gewünschten Bandsatzes ermittelt (sofern der Bandsatz keine eigen ISBN hat). Mit der Dokument-ID kann eine neue Recherche in p7 durchgeführt werden, die i.d.r. genau einen Treffer erzielt. Benötigt wird Band 2 des MBW. Nach Anklicken des Deep Link erscheint Titelpräsentation im hbz- Verbundkatalog. 33

34 Nach Anklicken des Links Bände in Ergebnisliste öffnen werden die Bände angezeigt. Nach Anklicken der Kurzanzeige von Band 2 erscheint die Vollanzeige mit der Dokument-ID. 34

35 Eine Recherche in p7 mit der Dokument-ID von Band 2 führt zum gewünschten bestellbaren Titel Umlaute bei der Recherche Nicht alle Verbundkataloge lassen eine Recherche mit Umlauten und ß zu. Daher werden Umlaute und ß automatisch bei der Übergabe der Suchanfrage von GBVSearch&Order an p7 aufgelöst Suchschlüssel Bei der p7-recherche in den verschiedenen Verbunddatenbanken werden nur die Suchschlüssel angeboten, die von allen Datenbanken unterstützt werden. GVK-Suchschlüssel, die bei p7 nicht vorhanden sind, werden auf den Suchschlüssel Alle Wörter gemappt. 35

36 3 Bestellverfolgung und Quittierung 3.1 Bestellverfolgung Der Status von Bestellungen, die an andere Verbundsysteme weitergeleitet wurden, kann übergeprüft werden. Zum einen kann so der Bestellverlauf von noch im Umlauf befindlichen Bestellungen verfolgt werden. Zum anderen können im Bestellverlauf des Partnerverbundes die Gründe für eine etwaige negative Quittierung eingesehen werden. Die Bestellverfolgung wird über ein WinIBW-Script aufgerufen. Es handelt sich um die Script-Datei gbv_fernleihe.vbs. gbv_fernleihe.vbs enthält die Funktion FLzeigeVflLeitweg. Prüfen Sie zunächst, ob die Funktion in Ihrer WinIBW schon installiert ist. Wählen Sie unter Menü Optionen den Menüpunkt Anpassen. Unter dem Reiter Kommandos wählen Sie Alle Kommandos und prüfen in der alphabethisch sortierten Kommandoliste, ob FLzeigeVflLeitweg vorhanden ist. Wenn das Kommando dort nicht vorhanden ist, muss zunächst die Skriptdatei gbv_fernleihe.vbs herunter geladen werden. Informationen zum Download finden Sie hier: /dateienscripte Wenn das Kommando in der Liste enthalten ist, platzieren Sie es auf der WinIBW-Oberfläche als Schaltfläche. 36

37 Ziehen Sie die Funktion mit der Maus auf die obere Symbolleiste. Wenn Sie loslassen, erscheint das Fenster Eigenschaften von Funktionstasten Sie können auswählen, ob die Schaltfläche mit einem Icon oder einer Beschriftung gekennzeichnet werden soll. Nach Anklicken des OK -Buttons erscheint die Schaltfläche auf der WinIBW-Oberfläche. 37

38 Wenn Sie die Bestellverfolgung nutzen wollen, rufen Sie zunächst die Bestellung in der Vollanzeige auf. Klicken Sie nun die Schaltfläche FLzeigeVflLeitweg an. 38

39 Es öffnet sich nun eine Web-Seite. Im oberen Teil findet sich der Abschnitt angesprochene Verbünde. Hier werden alle Partnerverbünde aufgeführt, an die die Bestellung übermittelt wurde. Rechts Im unteren Abschnitt Leitwegdetails wird in tabellarischer Form der Bestellverlauf angezeigt. Bitte beachten Sie, dass diese Darstellungsform bisher nur für die Partnerverbünde BVB und HeBIS möglich ist. Die Bestellhistorie in den Partnerverbünden HBZ, KOBV und SWB kann hier noch nicht angezeigt werden. Über den Abschnitt Angesprochene Verbünde kann der Bestellverlauf in jedem Verbund aufgerufen werden. Klicken Sie dazu die Bestellnummer des jeweiligen Partnerverbundes an. Es erscheint dann die Bestellhistorie im Layout des jeweiligen Partnerverbundes. 39

40 HeBIS-Bestellhistorie im HeBIS-Layout. SWB-Bestellhistorie im SWB-Layout. 40

41 Bei manchen Bestellungen erscheint nach dem Anklicken der Schaltfläche folgender Bildschirm: FLzeigeVflLeitweg Eine solche Anzeige bedeutet i.d.r., dass die Bestellung vom Fernleihsystem des Partnerverbundes abgewiesen und kein Leitweg generiert wurde. Bei verbundübergreifenden Bestellungen findet die Prüfung, ob eine oder mehrere Lieferbibliotheken zur Verfügung stehen, nicht bei der Aufgabe der Bestellung, sondern erst nach Übermittlung der Bestelldaten an den Partnerverbund statt. D.h., die Bestellungen werden vom GBV-Bestellsystem zunächst immer angenommen ( Die Bestelldaten sind korrekt ), die Überprüfung, ob im Partnerverbund Lieferbibliotheken zur Verfügung stehen, findet jedoch erst im zweiten Schritt statt. Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Bestellung abgewiesen werden kann: - Die besitzenden Bibliotheken nehmen nicht an der Online-Fernleihe teil. - Es liegen keine Besitznachweise vor. - Die bibliographischen Angaben sind unvollständig, Pflichtfelder sind nicht ausgefüllt. - Die Bestellung wurde auf die Gesamtaufnahme eines mehrbändigen begrenzten Werkes abgesetzt, bestellbar sind jedoch nur die Bandsätze. - Die potenzielle Lieferbibliothek ist temporär gesperrt (Urlaub, Umzug). - u.a Bestellverfolgung für Endnutzer Endnutzer haben ebenfalls die Möglichkeit, bei verbundübergreifenden Bestellungen eine Bestellverfolgung durchzuführen. Sie rufen über das Benutzerkonto die selbst aufgegebenen Bestellungen auf. In der Vollanzeige einer verbundübergreifenden Bestellung wird unter Lieferdaten der Link Ausleihstatus ansehen generiert. 41

42 Vollanzeige einer selbst aufgegebenen Bestellung im Benutzerkonto: Klickt der Benutzer Ausleihstatus ansehen an, erhält er die Einstiegsseite für die Bestellverfolgung. 42

43 Nach Anklicken der Bestellnummer des Partnerverbundes öffnet sich die Bestellhistorie im Layout des Partnerverbundes: 43

44 3.2 Quittierung Die Quittierung einer verbundübergreifenden Bestellung im CBS erfolgt erst, wenn der Umlauf im Partnerverbund abgeschlossen ist. Im Falle einer positiven Quittierung schickt der Partnerverbund eine sog. Shipped-Message an das GBV-Fernleihsystem. Diese wird in eine positive Quittierung mit dem im GBV gebräuchlichen Quittiercode 1 oder 2 umgesetzt. Im Falle eines erfolglosen Umlaufs, d.h., wenn alle Bibliotheken auf dem Leitweg negativ quittiert haben, sendet der Partnerverbund eine sog. Answer-Message an das GBV-Fernleihsystem, die in eine negative Quittierung umgesetzt wird. Standardmäßig wird hier Quittiercode 6 generiert. Einige Bestellungen werden von den Partnerverbundsystemen nicht angenommen. Für diese Bestellungen erzeugt die VZG Quittierungen im GBV-Bestellsystem. Soweit vorhanden, werden Angaben zu den Ablehnungsgründen ausgewertet und in Quittiertexte umgesetzt. Die Fernleihsysteme von BVB, HBZ, KOBV und SWB geben in vielen Fällen verwertbare Ablehnungsgründe aus, das CBS/FLS ist dazu nicht in der Lage. Daher lautet der HeBIS-Standardquittiertext in diesen Fällen Bestellung wurde von HeBIS nicht angenommen. Folgende Standardquittiertexte sind aus den anderen Partnerverbünden möglich: - Besitzende Bibliotheken nehmen nicht an Online-Fernleihe teil - Es liegen keine Besitznachweise vor - Angaben zum Aufsatz unvollständig, bitte ergänzen - Mehrbändiges Werk, bitte mit rotem Leihschein bestellen 44

45 Quittiertext, wenn kein verwertbarer Ablehnungsgrund geliefert wird: - Bestellung wurde vom Partnerverbund nicht angenommen Vom Fernleihsystem des SWB abgewiesene Bestellung: 45

46 4 Rückläufer Verbundübergreifende Bestellungen, die von einem Partnerverbund negativ quittiert wurden, können mit Hilfe des Kommandos Bestellung disponieren erneut an diesen Verbund abgesetzt werden. Die Bestellung wurde vom SWB negativ quittiert. Laut Bestellhistorie ist der Titel ausgeliehen. Mit dem Kommando disp a* bib 8113 wird die Bestellung erneut dem SWB zugewiesen. 46

47 Die Bestelldaten werden unter Beibehaltung der alten GBV-Bestellnummer an den SWB übermittelt. Im SWB wird ein neuer Leitweg für die Bestellung erzeugt. Beachten Sie bitte, dass beim Disponieren von Kopien-Bestellungen an das hbz eine Frist von 48 Stunden abgewartet werden muss. Wird eine Bestellung vor Ablauf dieser Frist disponiert, wird sie vom Medea-Bestellsystem mit der Erläuterung Bestellung ist bereits vorhanden abgewiesen. 47

48 5. Disponieren verbundübergreifender Monographienbestellungen Das Disponieren einer verbundübergreifenden Monographien-Bestellung an einen anderen Verbund ist grundsätzlich nicht möglich und führt immer dazu, dass die Bestellung von dem anderen Verbund abgewiesen wird. Bestellung, die über p7 beim SWB aufgegeben wurde Die Bestellung kann vom SWB nicht bedient werden und wird vom SWB negativ quittiert. 48

49 Die Bestellung wird von der nehmenden GBV-Bibliothek mit dem Kommando disp a* bib 8111 an das HBZ weitergeleitet. Bestellung ist beim HBZ anhängig. Die Bestellung wird vom Fernleihsystem des HBZ angewiesen, Kommentar: Fehler bei der Titelrecherche [Number of hits: 0]. Die Bestellung kann vom Fernleihsystem des HBZ nicht verarbeitet werden, weil in den Bestelldaten ausschließlich die PPN des SWB-Verbundkatalogs enthalten ist, jedoch nicht die Ident-Nummer des HBZ-VK. Das HBZ-Fernleihsystem kann den bestellten Titel nicht identifizieren, die SWB-Ident- Nummer ist im HBZ-VK unbekannt. Es ist nicht möglich, über p7 aufgegebene Bestellungen in der WinIBW an weitere Verbünde zu disponieren. Die Bestellung muss ggf. erneut über p7 bei einem anderen Verbund aufgegeben werden. 49