Checkliste Berufungsverfahren (Kurzversion Berufungsleitfaden)

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1 Checkliste Berufungsverfahren (Kurzversion Berufungsleitfaden) 1.) Planung der Wieder- bzw. Neubesetzung Spätestens vier Semester vor Freiwerden der Professur I, ggf. Einbindung des Zentrums für Dekanat, Hochschulleitung, Dezernat Lehrerbildung 2.) Ausnahmen vom üblichen Verfahrensweg Keine Vorgabe 3.) Vorbereitung der Ausschreibung Im Anschluss an die oben genannten Gespräche; nach Beschlussfassung des Fachbereichsrats, falls erforderlich PLANUNG UND AUSSCHREIBUNG EINER PROFESSUR Dekanat in Abstimmung mit der Hochschulleitung; Dezernat I Dekanat 4.) Zusammensetzung der Berufungskommission (BK) Parallel zur Vorbereitung der Ausschreibung 5.) Antrag auf Einrichtung einer Professur Sobald die Ausschreibung vorbereitet und die Zusammensetzung der BK entschieden ist. Genehmigung und Einvernehmen des/der Präsidenten/in erfolgen spätestens sechs Wochen nach Eingang des Antrags. 6.) Ausschreibung Sobald die Zustimmung erteilt ist. Dekanat (Antrag in papierschriftlicher und elektronischer Form an den/die Präsident/in, meist zusammen mit dem Antrag auf Einrichtung der Professur) Dekanat (Antrag in papierschriftlicher und elektronischer Form an den/die Präsidenten/in). Präsident/in, Universitätsverwaltung, Dezernat II Klärung u.a. folgender Fragen: Passung des geplanten Schwerpunkts zum Strukturplan; Chancen, für Schwerpunkt Wissenschaftler/in gewinnen zu können; Investitionserfordernisse; Baumaßnahmen. Eine Abweichung vom üblichen Verfahren ist nur in Ausnahmefällen möglich. Bitte beachten Sie die Anforderungen an eine Ausschreibung (z.b. Beschreibung des Anforderungsprofils; Kriterien sind für weiteres Verfahren bindend). Bitte beachten Sie die Vorgaben zur Zusammensetzung einer BK. Befangenheiten müssen vermieden und das gesamte Interessenspektrum des FBs sollte vertreten sein. Mitglieder sollten für den gesamten Prozess zur Verfügung stehen (falls Nachbesetzung erforderlich Antrag des/der Dekan/in an Präsidium). Neben dem dafür vorgesehenen, möglichst detailliert ausgefüllten Formular (vgl. Anlage 1.1.) beinhaltet der Antrag den Entwurf für den Ausschreibungstext und den Vorschlag zur Zusammensetzung der BK. Bitte vermerken Sie im Antrag auf Einrichtung einer Professur, wenn anderer Publikationsort als üblich gewünscht wird. Kap. I.1. Kap. I.2. Kap. I.3. Kap. I.4. Kap. I.5. Kap. I.6.

2 BERUFUNGSKOMMISSION 1.) Zeitlicher Rahmen Die BK sollte bestrebt sein Wege zu finden, um das Verfahren zügig durchführen zu können, ohne die Qualität des Auswahlprozesses zu beeinträchtigen. 2.) Konstituierende Sitzung der BK Aufgaben des/der Vorsitzenden Verantwortliche: Baldmöglichst nach der Zustimmung Einladung durch Dekan/in; zu Beginn des/der Präsidenten/in zum Antrag auf der ersten Sitzung wird ein/eine Professor/in als Vorsitzende/r gewählt und Ausschreibung / zur Zusammensetzung der BK übernimmt die Koordination. 3.) Erste Auswahl der Kandidaten/innen Je nach Verfahrensform bereits in der ersten oder aber zweiten Sitzung der BK BK 4.) Persönliche Vorstellung der Kandidaten/innen Baldmöglichst nach der konstituierenden Vorsitzende/r der BK Sitzung 5.) Bewertung von Publikationen Zeitpunkt Im Anschluss an die Vorstellung entscheidet die BK, zu welchen Kandidaten/innen externe Gutachten eingeholt werden. Vorsitzende/r der BK fordert die in die engere Wahl genommenen Bewerber/innen auf, Schriften einzureichen. Wichtig für die Arbeit der BK ist die Einhaltung der rechtlichen Verfahrensregeln und die Prüfung der Befangenheitsregeln. Wünschenswert ist eine Straffung des Verfahrens durch alternative Formen der Durchführung (vgl. Vorschläge im Text). Bei Vorliegen der Namen aller Bewerber/innen Prüfung der Nicht- Befangenheit der Kommissionsmitglieder durch den Vorsitzenden der BK; bei Vorliegen des Anscheins von Befangenheit einer Person Ausschluss derselben aus der BK und Ersetzung durch ein anderes Mitglied. Sollte sich eine Person unter den Bewerber/innen befinden, die entweder Mitglied der Hochschule sind oder ihre wissenschaftliche Sozialisation an der Uni Marburg erfahren haben, muss ein/e unabhängige Beobachter/in bestellt werden (vgl. Merkblatt Hausberufungen) Hinsichtlich der (ersten) Auswahl der Kandidaten/innen sind v.a. die Hinweise zur Problematik des Ausschlusses von Wissenschaftler/innen zu beachten. Bei der Vorauswahl sollte besondere Sorgfalt angewandt werden. Bitte beachten Sie die Vorgaben für die Einladung von Wissenschaftlerinnen und Menschen mit Behinderung. Ggf. sollten die Kandidaten/innen darum gebeten werden, bereits ihre Ausstattungswünsche darzulegen. Die BK kann für die Auswahl der Publikationen Empfehlungen geben oder Anforderungen an die Bewerber/innen formulieren. Bitte beachten Sie das Vier-Augen-Prinzip und die Kriterien zur Bewertung von Publikationen im Text. Kap. II.1. Kap. II.2. Kap. II.3. Kap. II.4. Kap. II.5. 2

3 6.) Auswahl der Gutachter/innen im Anschluss an die Vorstellung, keinesfalls später als sechs Wochen nach den Präsentationen Vorsitzende/r der BK schreibt die ausgewählten Gutachter/innen an 7.) Anschreiben an die Gutachter/innen s.o. Vorsitzende/r der BK 8.) Erstellung der Berufungsliste und Abschlussbericht der BK Sobald die Gutachten eingegangen BK, Vorsitzende/r der BK sind. 9.) Zustimmung durch den Fachbereichsrat Vor Einreichung der Unterlagen beim Dekan/in Präsidium / vor Senatsitzung 10.) Nachfrage bei zu langer Verfahrensdauer Spätestens zwölf nach der konstituierenden Sitzung der BK Präsidium Grundsätzlich sollten mindestens vier Bewerber/innen in die Begutachtung gegeben und zwei vergleichende Gutachten eingeholt werden. Bitte achten Sie bei der Auswahl der Gutachter/innen auf Befangenheiten und weisen Sie auf die Befangenheitskriterien hin. Sollte sich eine Person unter den Bewerber/innen befinden, die entweder Mitglied der Hochschule sind oder ihre wissenschaftliche Sozialisation an der Uni Marburg erfahren haben, bedarf es bei der Bestellung der Gutachter/innen der Zustimmung des/der Präsident/in (vgl. Merkblatt Hausberufungen). Die Dokumente, die den Gutachter/innen zur Verfügung gestellt werden sollten, sind im Text aufgelistet. Beachten Sie bitte auch die Hinweise zur Erstellung der Anschreiben (vgl. Anhang 2.1.). Keinesfalls darf den Gutachter/innen eine bevorzugte Reihung der Kandidaten/innen (mündlich oder schriftlich) mitgeteilt werden. Die Entscheidung über die Reihung muss sich an der fachlichen Qualifikation der Kandidaten/innen orientieren. Beachten Sie bitte die Anforderungen an die Erstellung der Berufungsliste sowie des Abschlussberichts. Bitte geben Sie immer an, ob befristet oder unbefristet eingestellt werden soll. War ein/e unabhängige/r Beobachter/in beteiligt, ist deren/dessen Bericht den Unterlagen beizufügen. Gegebenenfalls kann der Fachbereichsrat die Liste mit der Bitte um nochmalige Beratung an die BK zurückweisen. Dauert das Verfahren überdurchschnittlich lange, wird sich das Präsidium nach den Gründen dafür erkundigen. Kap. II.6. Kap. II.7. Kap. II.8. Kap. II.9. Kap. II.10. 3

4 11.) Einreichung des Berufungsvorschlags (Unterlagen) spätestens acht Wochen nach Dekan/in Eingang der Gutachten zur Vorlage für den Senat (bitte berücksichtigen Sie dessen jeweiligen Sitzungstermine sowie die erforderliche Bearbeitungszeit durch Verwaltung und Präsidium (ca. drei Wochen) Dem Bericht und der Berufungsliste sind alle Unterlagen anzufügen, die Präsidium und Berichterstatter/innen im Senat die Möglichkeit geben, sich mit dem Vorgang vertraut zu machen (vgl. Auflistung im Text). Beachten Sie bitte die Vorgaben hinsichtlich der Nicht-Platzierung von Wissenschaftlerinnen sowie die Anforderungen an das Überblicksformular (vgl. Anlage) und die Kurzfassung (vgl. Anlage). BESETZUNG EINER PROFESSUR Kap. II ) Vorprüfung durch die Verwaltung und Hochschulleitung Drei Wochen vor der nächsten Senatssitzung müssen die Unterlagen in der Dezernat I, Mitglieder des Präsidiums Universitätsverwaltung vorliegen 2.) Prüfung durch den Senat Senatsitzung 3.) Ruferteilung Umgehend nach der Sitzung des Senats Zwei Berichterstatter/innen, Mitglieder des Senats Dezernat I; der/die Präsident/in 4.) Erstellung der Wunschliste und Vereinbarung eines Termins für das Verhandlungsgespräch Frühestens drei Wochen nach Dekan/in, Dezernat I, Sekretariat des Einreichung der Wunschliste durch Präsidiums den/die Kandidaten/in Ob die Liste dem Senat eingereicht werden kann, entscheidet der/die Präsident/in auf der Grundlage der formalen Vorprüfung durch das Dezernat I und die Mitglieder des Präsidiums. Sollten die Unterlagen nicht drei Wochen vor der Senatsitzung in der Universitätsverwaltung eingegangen sein, kann eine Behandlung in dieser nicht garantiert werden. Die Berichterstatter/innen nehmen zum Bericht der BK Stellung und weisen ggf. auf Unstimmigkeiten und offene Fragen hin. Auch der Ruf auf eine unbefristete Professur schließt zunächst ein Beamtenverhältnis auf Probe (3 Jahre) ein; Ausnahmen sind möglich, wenn ein anderer Ruf vorliegt. Mit Ruferteilung wird der/die Wissenschaftler/in um eine Liste der Ausstattungserfordernisse ( Wunschliste ) gebeten. Diese Liste soll in jedem Falle gemeinsam mit dem/der Dekan/in, ggf. dem Institut sowie in Rücksprache mit Dezernat I vorbereitet werden (vgl. Merkblatt Wunschliste). Sobald sie vorliegt, kann mit dem Sekretariat des/der Präsidenten/in der Verhandlungstermin festgelegt werden. Wenn z.b. mit komplexen Baumaßnahmen zu rechnen ist, muss mit einem Abstand von bis zu drei Wochen zwischen Eingabe der Wunschliste und Termin für die Verhandlung gerechnet werden. Kap. III.1. Kap. III.2. Kap. III.3. Kap. III.4. 4

5 5.) Vorbereitung des Verhandlungsgesprächs Mit Vorliegen der Wunschliste Dezernat I, gemeinsam mit Baudezernat sowie Leiter/innen des HRZ und der UB. Anschließend Präsidium, Dezernat I; ggf. Dekan/in 6.) Berufungsgespräch Etwa drei Wochen nach Einreichung der Wunschliste 7.) Angebotschreiben unmittelbar nach dem Berufungsgespräch, sofern alle Fragen geklärt werden können 8.) Rufannahme bzw. Rufablehnung je nach Entscheidungszeitpunkt des/der Wissenschaftler/in, nicht jedoch nach der im Rufschreiben festgelegten Frist der Gültigkeit des Rufs Präsident/in Präsident/in, Dezernat I Zu Berufende/r, Dekan/in 9.) Beantwortung des Rufannahmeschreibens unmittelbar nach Eingang des Präsident/in, Dezernat I Rufannahmeschreibens Die Wunschliste wird mit der Bitte um Stellungnahme an die zuständigen Mitarbeiter/innen geschickt (Baudezernat, HRZ, UB). Liegen alle Informationen vor, wird zunächst ein internes Vorgespräch geführt. Seitens des/der Dekan/in ist häufig die Information darüber erforderlich, welche Räumlichkeiten angeboten werden können und in welcher Höhe sich der FB an der Finanzierung der Ausstattungswünsche beteiligt. Ziel des Gespräch ist es, ein für alle Seiten attraktives Berufungsangebot auszuhandeln. Dazu gehören die Festlegung der Höhe der Berufungsmittel, der personellen Ausstattung der Professur, der Besoldung sowie auch die Zusage von baulichen Maßnahmen. Nach dem Berufungsgespräch erhält der/die Wissenschaftler/in das Angebot in schriftlicher Form (in Kopie an den/die Dekan/in und die weiteren damit befassten Stellen). Bei Nachfragen kann sich der/die Wissenschaftler/in an den/die zuständige Mitarbeiter /in des Dezernats I wenden. Die Rufannahme erfolgt durch ein Schreiben an den/die Präsident/in. Mit Rufannahme sollten die Dekane/innen mit den entsprechenden Vorbereitungen beginnen, um einen reibungslosen Arbeitsbeginn des/der neuen Professors/in zu gewährleisten. Zu diesem Zeitpunkt erhalten alle anderen Bewerber/innen vom Dekanat ein Absageschreiben. Bei Rufablehnung bittet der/die Dekan/in die Hochschulleitung um Berufung des/der Zweitplatzierten bzw., falls diese/r ebenfalls ablehnen sollte, des/der Drittplatzierten. Der/die Präsident/in bestätigt die Rufannahme. Dabei informiert er/sie über die weiteren Schritte und nennt die für die Einstellung zuständigen Ansprechpartner/innen im Dezernat II. Kap. III.5. Kap. III.6. Kap. III.7. Kap. III.8. Kap. III.9. 5

6 EINSTELLUNG 1.) Anforderung der Einstellungsunterlagen Nachdem der Ruf angenommen wurde, wird der/die zu Berufende um Einstellungsunterlagen gebeten. 2.) Kommissarische Vertretung möglichkeit zur Beschleunigung des Dienstantritts Dezernat II 3.) Erstellung Dienstvertrag bzw. Ernennungsurkunde Sobald alle Einstellungsunterlagen Dezernat II vorliegen. Dekan/in, Präsident/in, Dezernat I u. II 4.) Aushändigung des Dienstvertrags bzw. der Ernennungsurkunde Sobald die für die Aushändigung des Dezernat II, Präsidium Dokuments notwendigen Unterlagen vorbereitet sind. 5.) Abschluss des Einstellungsvorgangs in direktem Anschluss an die Aushändigung von Dienstvertrag / Ernennungsurkunde 6.) Dienstantritt des/der Berufenen nach Vereinbarung 7.) Dokumentation kontinuierlich Dezernat II Dekan/in Verwaltung Neben der Bitte um Zeugnisse, Geburtsurkunden etc. wird auch geprüft, inwiefern Kindergeld, Orts- und Familienzuschläge etc. gewährt werden können. Wenn z.b. Einstellungsunterlagen nicht vollständig vorliegen, das Semester aber in Kürze beginnt, bietet sich die Wahrnehmung einer kommissarischen Vertretung an. Vgl. hierzu die Ausführungen im Text. Eine kommissarische Vertretung wird formlos von dem/der Dekan/in bei dem /der Präsidenten/in beantragt. Wenn eine Beschäftigung im Beamtenverhältnis nicht möglich ist, findet eine Einstellung im Angestelltenverhältnis statt, ansonsten wird eine Ernennungsurkunde angefertigt. Das Sekretariat des Präsidiums vereinbart mit dem/der Professor/in einen Termin. Das Dokument wird von einem Präsidiumsmitglied überreicht. Der/die Dekan/in erhält nachrichtlich ein Schreiben, in dem über die Aushändigung informiert wird. Zudem werden die zuständigen Abteilungen der Verwaltung informiert. Vor allem bei der Berufung von Personen, denen die Realisierung baulicher Maßnahmen zugesagt worden sind, muss dafür gesorgt werden, dass zum Dienstantritt die Zusagen erfüllt sind. Eine Dokumentation des Verfahrens erfolgt verwaltungsintern (Berufungsliste, Berufungsakte). Kap. IV.1. Kap. IV.2. Kap. IV.3. Kap. IV.4. Kap. IV.5. Kap. IV.6. Kap. IV.7. 6