COMPLIANCE RICHTLINIE

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1 COMPLIANCE RICHTLINIE UNSER ZIEL WIR WOLLEN WERTE SCHAFFEN der GTU Ingenieurgesellschaft mbh Präambel Unsere Integrität und unser guter Ruf liegen uns am Herzen. Ehrlichkeit, Fairness und Rechtstreue bestimmen deshalb unser Außenhandeln, nicht nur im Umgang mit unseren Geschäftspartnern, sondern auch gegenüber sonstigen am Wirtschaftsleben Beteiligten und natürlich auch den Behörden und Auftraggebern der öffentlichen Hand. Unser Ziel ist es, unsere Stellung als führender Anbieter von Ingenieurdienstleistungen im Geo-Bereich auszubauen. Wir wollen durch Qualität und Leistung überzeugen. Deshalb gilt es, Situationen vorzubeugen, die unsere Reputation und Zuverlässigkeit in Frage stellen könnten. Ziel dieser Richtlinie ist es, die Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, dass Korruption, Gesetzesverstöße und unlauteres Handeln unterbleiben. Jeder von uns sowohl die Geschäftsleitung als auch jeder einzelne Mitarbeiter sind aufgerufen, die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten, die die Teilnahme am Geschäfts- und Wirtschaftsleben prägen, verantwortungsvoll und im Einklang mit diesem Leitbild zu handeln. Wir wollen Werte schaffen, respektvoll miteinander umgehen und unser Handeln an den im Wirtschaftsleben geltenden rechtlichen und ethischen Regeln ausrichten. Rechtsverstöße sind zu vermeiden. Alle Mitarbeiter sind aufgerufen, deren Gefahren zu erkennen und dementsprechend zu handeln; denn nur so können wir nachhaltig und erfolgreich am Markt bestehen.

2 INNERE COMPLIANCE BEDEUTUNG VON COMPLIANCE Wir stellen unsere Mitarbeiter ungeachtet ihres Geschlechts, ihrer Hautfarbe, Religion oder sozialen Herkunft auf der Grundlage ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten ein. Jeder Der Begriff Compliance steht für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, selbst gesetzter ethischer Standards und eigener und im Wirtschaftsleben üblicher Verhaltensregeln. Mitarbeiter ist verpflichtet, jede Art von Diskriminierung (z. B. durch Benachteiligung, Belästigung) zu unterlassen und ein respektvolles und partnerschaftliches Miteinander zu ermöglichen. Wir gehen offen miteinander um. Unsere Führungskräfte sind verpflichtet, nicht akzeptables Verhalten durch eine angemessene Aufsicht zu verhindern. Alle Mitarbeiter sind aufgerufen, sich gegenseitig über Sachverhalte und betriebliche Zusammenhänge in ihren Projekten und Teams vollständig zu unterrichten und einen reibungslosen Informationsaustausch im Interesse gedeihlicher Zusammenarbeit sicherzustellen. Regelverstöße sind den unmittelbaren Vorgesetzten, der Geschäftsleitung oder auch anonym unserem Compliance-Verantwortlichen zu melden. Macht sich ein Mitarbeiter z. B. durch Korruption oder Bestechlichkeit strafbar, drohen uns nicht nur Schadenersatzklagen des Geschäftspartners, dessen Mitarbeiter bestochen wurde. Vielmehr müssen wir damit rechnen, dass auch gegen unser Unternehmen und die Unternehmensleitung ein Bußgeld oder womöglich sogar ein Strafverfahren eingeleitet wird. Gesetzesverstöße können daher nicht toleriert werden. Wir wollen sie durch geeignete Organisations- und Aufsichtsmaßnahmen unterbinden und mit den nachfolgenden Regelungen nachfolgenden Regelungen eine Compliance-Kultur für unser Unternehmen schaffen. Regelverstöße sollen rechtzeitig erkannt und im Bewusstsein der daraus für uns drohenden Risiken unterbunden werden. Nur so lassen sich Nachhaltigkeit und Effizienz steigern. Alle Mitarbeiter, auch die Mitglieder der Geschäftsleitung, sind angehalten, unsere Compliance-Regeln zu beachten und Regelverstöße zu melden. Auf solche werden wir reagieren und diese mit dem gesamten uns zur Verfügung stehenden arbeitsrechtlichen Instrumentarium ahnden. Wir stehen für ein achtbares, ehrliches und regelkonformes Verhandeln und Verhalten im Geschäftsalltag ein und bekennen uns inner- und außerbetrieblich zu den Inhalten dieser Richtlinie. Sie gilt für alle Beschäftigten als Dienstanweisung.

3 COMPLIANCE-RISIKEN Verhaltensregeln, Gesetze und Richtlinien dienen dazu, das gemeinsame Zusammen- und das Wirtschaftsleben ethisch sauber und verlässlich zu gestalten. Interessenkollisionen sind auch dann zu vermeiden, wenn sie wohl gemeint sind und dem wirtschaftlichen Erfolg unseres Unternehmens dienen. Dieses wollen wir nicht dem schädigenden Verhalten Dritter verdanken. Deshalb ist es untersagt, in eigenen oder in Angelegenheiten nahestehender Personen tätig zu werden, auch nicht um uns Aufträge zu verschaffen. Jeder Mitarbeiter hat gewissenhaft zu prüfen, ob gewährte Vorteile und Konditionen eine Vergünstigung erhalten, die nur aufgrund der Geschäftsbeziehung auf Unternehmensebene gewährt wird. Geschäfte mit nahestehenden Personen begründen aufgrund des damit verbundenen Näheverhältnisses stets einen Interessenkonflikt. Im Zweifel ist die Geschäftsleitung oder der Compliance-Verantwortliche zu informieren und hinzuzuziehen. Das Anbieten, Versprechen, Gewähren oder Billigen eines wie auch immer gearteten wirtschaftlichen Vorteils für den Geschäftspartner oder dessen Mitarbeiter mit dem Ziel, dadurch eine Bevorzugung bei einer Entscheidung oder einer Auftragsvergabe zu erfahren, stellt einen Verstoß gegen die ethischen Grundsätze unseres Unternehmens dar. Kein Mitarbeiter darf einen persönlichen Vorteil oder ein Geschenk für die Bevorzugung z. B. bei einer Auftragsvergabe verlangen oder annehmen. Jeglicher Anschein von Unredlichkeit ist zu vermeiden. Durch die Annahme eines Geschenks darf keine verpflichtende Abhängigkeit entstehen. Bei Zweifelsfragen ist der Mitarbeiter verpflichtet, sich an seinen Vorgesetzten, die Geschäftsleitung oder den Compliance-Verantwortlichen zu wenden. Nebentätigkeiten und Kapitalbeteiligungen dürfen nicht zum Schaden unseres Unternehmens ausgenutzt werden. Deshalb sind Nebentätigkeiten und Beteiligungen auf dem Sektor, in welchem wir aktiv und geschäftlich tätig sind, der Geschäftsführung anzuzeigen. Die Geschäftsführung ist berechtigt, die Nebentätigkeit bei drohenden Interessenkonflikten zu untersagen.

4 KORRUPTIONSBEKÄMPFUNG 1. Wir wollen im Wettbewerb mit der Qualität und Zuverlässigkeit unserer Leistungen überzeugen. Wir bekennen uns zum fairen Umgang mit unseren Geschäftspartnern, Vergabestellen und allen sonstigen Dritten, insbesondere Behörden. Wir unterstützen einen fairen und unverfälschten Wettbewerb unter Einhaltung des Wettbewerbsund Kartellrechts und lehnen jegliches korrupte und unternehmensschädigende Verhalten, insbesondere durch Bestechung, ab. 2. Korruption bezeichnet den Missbrauch einer dienstlichen bzw. betrieblichen Stellung zur Erlangung eines persönlichen Vorteils oder eines Vorteils für Dritte. Korruptionsbekämpfung ist das vordringliche Ziel eines funktionierendes Wirtschaftslebens und unser aller Teilhabe daran. Jeder Mitarbeiter, der aufgrund seiner Stellung im Unternehmen von dritter Seite Vorteile erlangt oder solche verspricht, ist korruptionsgefährdet. Dies gilt nicht nur für das Annehmen und Gewähren von Geld- oder Sachgeschenken und finanziellen Vorteilen, sondern auch in Bezug auf die Teilnahme an Veranstaltungen oder geldwerten Einladungen. Gelegentliche Bewirtungen sind nur im Rahmen des Üblichen gestattet (kein Luxus- Restaurant, keine übermäßigen alkoholischen Getränke etc.). Der Compliance-Verantwortliche unseres Unternehmens ist berechtigt, zwecks Erstattung eingereichte Einkaufs- oder Bewirtungsbelege auf ihre Richtigkeit und Angemessenheit zu überprüfen. Verstöße werden sanktioniert. Korruptionsverdächtiges Verhalten ist der Geschäftsleitung oder dem Compliance- Verantwortlichen auch anonym zu melden. 3. Rechtsverstöße gerade auch im Rahmen der Beteiligung an Ausschreibungen führen zu gravierenden Nachteilen für unser Unternehmen. Es drohen Bußgelder und Schadenersatzforderungen. Hinzu kommen Reputationsschäden, die unser Unternehmen als Anbieter von Premium- Leistungen im Bereich der Geotechnik erheblich schwächen würden. Schon der bloße Anschein einer Rechtsverletzung kann die Haltung der Vergabestellen und von Kunden und Geschäftspartnern ungünstig beeinflussen.

5 4. Rechtliche Verbote, Gebote und Pflichten sind zu beachten, auch wenn sich dies aus der Sicht des mit dem Vorgang befassten Mitarbeiters oder unseres Unternehmens als unzweckmäßig oder wirtschaftlich ungünstig darstellen mag. Rechtmäßiges Handeln hat im Zweifel immer Vorrang. Auf diesen Grundsatz kann sich jeder Mitarbeiter in unseren Unternehmens verlassen. Er gilt selbst im Falle entgegenstehender Anweisungen einer Führungskraft oder eines Mitglieds der Geschäftsleitung. Dieses Leitbild ist die Basis für das Vertrauen in unser Unternehmen, dass uns Geschäftspartner, Vergabestellen, Kunden und auch die Öffentlichkeit entgegenbringen. Wir wollen uns die hohe Reputation, die wir uns erarbeitet haben, nicht durch Rechtsverstöße zerstören. Deshalb ist jeder Mitarbeiter zu verantwortungsbewusstem Verhalten und zur Einhaltung geltenden Rechts verpflichtet. 5. Wir sind in hohem Maße darauf angewiesen, zuverlässiger Vertragspartner gerade auch bei Auftragsvergaben der öffentlichen Hand oder sonstiger Vergabestellen zu sein. Deshalb ist alles zu unterlassen, was auf einen Verstoß gegen den geheimen Wettbewerb im Vergabeverfahren, Preisabsprachen und die Beschaffung oder Verwertung von Insiderinformationen abzielt. Die Erstellung von Leistungsverzeichnissen oder die Vorbereitung von oder die Mitwirkung an der Vorbereitung von Ausschreibungen haben zu unterbleiben, wenn sich unser Unternehmen selbst an der Ausschreibung beteiligen will. Ist ein Mitarbeiter sich über seine Befugnisse unsicher, hat er in derartigen Fällen die Geschäftsleitung einzubeziehen und deren Zustimmung einzuholen. Das Verfahren ist in nachvollziehbarer Weise textlich zu dokumentieren. 6. Abgestimmtes Verhalten mit potentiellen Mitbewerbern hat zu unterbleiben. Schon der bloße Anschein eines Verstoßes ist zu vermeiden. Jedem Mitarbeiter muss bewusst sein, dass Verstöße gegen Wettbewerbs- und kartellrechtliche Verbote weitreichende Konsequenzen haben können und Haftungsansprüche auslösen. Sie werden daher unnachgiebig sanktioniert. Korruption gefährdet den fairen Wettbewerb, weil sie i. d. R. nicht den besten Anbieter zum Zuge kommen lässt. Daher erwarten wir von unseren Mitarbeitern, dass sie unserer Geschäftsleitung oder unserem Compliance-Verantwortlichen auch korruptives Verhalten seitens der Mitarbeiter, Vertragspartner oder aus dem Kreise unserer Geschäftspartner meldet. 7. Wir wünschen uns transparente und verlässliche Geschäftsbeziehungen und erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie sich bei der Vermeidung von Korruptionsdelikten ebenso in die Pflicht nehmen lassen wie wir dies tun. Ein Verstoß kann für alle Beteiligten nicht mit dem Motto gerechtfertigt werden: Das machen doch alle.

6 DATENSCHUTZ UMSETZUNG DER VORSTEHENDEN REGELUNGEN Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Dies gilt auch im Umgang mit Know-how und Die GTU nimmt Rechtsverstöße nicht hin. vertraulichen Informationen, die einem Mitarbeiter im Rahmen der Auftrags- oder Vertragsbearbeitung bekannt werden. Erlangte Daten und Informationen sind ausschließlich im zugelassenen Rahmen zu verwenden und nur denjenigen zugänglich zu machen, die projektbezogen zum Empfang berechtigt sind. Im Zweifel ist der Compliance-Beauftragte unseres Unternehmens zu befragen. Insiderwissen verpflichtet zur Verschwiegenheit und Zurückhaltung. Es darf nicht unbefugt Kollegen oder Dritten mitgeteilt oder unlauter verwendet werden. 1. Schuldhafte Rechtsverletzungen können arbeitsrechtliche Sanktionen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach sich ziehen und darüber hinaus eine persönliche Haftung des Mitarbeiters zur Folge haben. Daneben drohen Strafen und Geldbußen, die von staatlicher Seite verhängt werden können. 2. Jede Führungskraft ist verpflichtet, die ihm unterstellten Mitarbeiter über Inhalt und Bedeutung dieser Richtlinien zu informieren, die von jedem Mitarbeiter unseres Unternehmens einzuhalten sind. Rechtsverstößen ist konsequent nachzugehen. 3. Die Einhaltung und Umsetzung dieses Kodexes wird regelmäßig überprüft. Um Mitarbeiter zu sensibilisieren und zu informieren, wird GTU regelmäßige Compliance-Audits durchführen. Die Teilnahme daran ist für Mitarbeiter und Führungskräfte verbindlich. 4. Jeder Mitarbeiter ist berechtigt, sich beim Auftreten von Fragen (auch Rechtsfragen) jederzeit an die Geschäftsleitung oder den Compliance-Beauftragten zu wenden. Ihm können Rechtsverstöße auch anonym mitgeteilt werden. 5. Keinem Mitarbeiter darf aus der Einhaltung dieser Verhaltensgrundsätze ein Nachteil erwachsen.

7 COMPLIANCE BEAUFTRAGTER Zur Umsetzung und Kontrolle der Einhaltung dieses Verhaltenskodexes benennt GTU einen Compliance-Beauftragten ( Compliance-Officer ). Dieser berichtet an die Geschäftsführung und hat die Aufgabe, die Einhaltung vorstehender Regelungen zu überwachen, Verstöße mitzuteilen und die Geschäftsführung bei erforderlichen Sanktionen im Falle von Rechtsverstößen zu beraten. Er ist in seinem Bereich weisungsunabhängig und hat für die objektive Bearbeitung aller an ihn gerichteten Anliegen zu sorgen. Der Compliance-Beauftragte ist verpflichtet, die zugesicherte Vertraulichkeit gegenüber einem Informanten zu wahren. Dieser darf nur mit seiner ausdrücklichen Zustimmung namentlich gegenüber der Geschäftsleitung genannt werden. Der Compliance-Beauftragte ist verpflichtet regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter in seinem Aufgabenbereich zu vollziehen. FAZIT Compliance ist gelebter Bestandteil unserer Lebenskultur. Unser Compliance- Management-System ermöglicht unseren Mitarbeitern, nach einheitlichen und verbindlichen Strukturen zu handeln. Geschäftspartner und potentielle Geschäftspartner sollen dadurch erkennen, dass es uns wichtig ist, potentielles Fehlverhalten frühzeitig zu erkennen und zu unterbinden. Wir sind ein verlässlicher Vertragspartner, weil wir bei uns als Unternehmensgrundsatz verankert haben, dass wir uns an geltendes Recht und interne Richtlinien halten.