MiniPPS - Systembeschreibung

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1 MiniPPS - Systembeschreibung Hans-Christian Walter Beuth Hochschule für Technik Einführungsbeispiel für Access Version Inhalt 1. Access einrichten 2 2. Tabellen 5 3. Abfrage 9 4. Formulare Gebundene Formulare Formulartypen Datenblatt Einzelnes Formular mit Registerelement und Unterformularen Formularmodule Module (Anqwendungsmodule, Hilfsmodule) 20 Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 1

2 1. Access einrichten Um eine benutzergerechte ansprechende Anwendung zu erhalten, müssen in Access gewisse Einstellungen vorgenommen werden. Ferner ist VBA (Sicherheitsabfrage) immer zu aktivieren. Die Sicherheitsabfrage kann dadurch umgangen werden, indem der Speicherort des Programmes als vertrauenswürdig definiert wird. Einstellungen: Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 2

3 Abbildung 1: Darstellung der Anwendung nach den Access-Einstellungen. Der Navigationsbereich lässt sich einblenden. Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 3

4 Abbildung 2: Navigationsleiste für Beispiel Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 4

5 2. Tabellen Tabellen sind die Basis für eine Anwendung. Sie werden im ersten Schritt festgelegt. Für Namen sollte die konsequente Groß-Kleinschreibung verwendet werden. Auf Binde- und Unterstriche sollte bei der Vergabe der Namen verzichtet werden, z.b. statt KA_ID, besser KaId. Auf folgendes ist zu achten: Festlegung von kurzen, einheitlich strukturierten Namen für Tabellen, z.b.: Ka10 (Ka = Kundenauftrag, 10 laufende Nummerierung für untergeordnete Tabellen) Festlegung von kurzen, einheitlich strukturierten Namen für Felder, z.b. KaId (Ka Kundenauftrag, Id = Eindeutiger Schlüssel) Beschriftung: dies ist die Bezeichnung, die in den Formularen verwendet wird. z.b. für KdId (Kunden-Id.) wird die Bezeichnung "Kunde" in den Formularen verwendet (Ziel: bessere Lesbarkeit für den Benutzer) Verwendung von Nachschlagefeldern für Fremdschlüssel und standardisierte Felder in Form eines Kombinationsfeldes (nicht Listenfeldes). Wird bereits bei der Tabellendefinition das Feld angelegt, so steht dies automatisch den Formularen zur Verfügung. Beziehungsstruktur muss zwischen den Tabellen definiert werden. Um die Übersichtlichkeit zu wahren sollte sie auf hierarchische Strukturen, z.b. Ka10 (Kundenuaftragskopf) Ka20 (Kundenauftragsposition) beschränkt werden und die Löschweitergabe enthalten. Dadurch gelingt es, dass wenn der Kopfsatz eines Auftrages gelöscht wird, automatisch vom System auch die Positionen gelöscht werden. Verwendung einer einheitlichen Tabelle Ta10 für alle standardisierten Nachschlagefelder, z.b. Bezeichnung von Statusfeldern, Anrede. Abbildung 3: Tabelle - Grundform Abbildung 4: Tabelle Definition Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 5

6 Abbildung 5: Tabelle mit Nachschlagespalte Durch die Breitenangabe 0 cm; 5cm werden die ID ausgeblendet und der Name angezeigt. Abbildung 6: Tabelle mit Nachschlagespalte - Definition Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 6

7 Abbildung 7: Einheitliche Tabelle für Nachschlagefelder Ta10 Abbildung 8: Verwendung der Tabelle bei Nachschlagefeldern Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 7

8 Abbildung 9: Beziehungsstruktur der Tabellen Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 8

9 3. Abfrage Abfragen stellen logische Tabellen dar, die sich aus Tabellen kombinieren lassen und nur beim Aufruf entstehen. Abfragen können explizit oder implizit in Formularen oder im VBA-Quellcode definiert werden. Um die Übersichtlichkeit eines Systems zu erhöhen, sollte auf die explizite Definition von Abfragen weitgehend verzichtet werden. Bei der Betrachtung der Performance kann sie allerdings eine wichtige Rolle spielen. Abbildung 10: Abfrage Abbildung 11: Abfrage - Definition Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 9

10 4. Formulare 4.1 Gebundene Formulare "Tabellen und Abfragen werden durch ein Fenster hindurch bearbeitet" Der Zugriff auf die Felder der Tabelle oder Abfrage und die Navigation durch die Datensätze stehen dem Formular zur Verfügung. Tabelle Datensatz Formular Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 10

11 Abbildung 12: An eine Tabelle gebundenes Formular - Definition Um ein gebundenes Formular zu erstellen gehen Sie wie folgt vor: 1. Entwurfsansicht Formular (hier fka10) 2. Eigenschaftblatt Formular 3. Datensatzquelle Tabelle/Abfrage (hier Ka10) 4. Formularentwurfstools/Entwurf/Vorhandene Felder hinzufügen 5. Felder per Maus in das Formular ziehen 6. ggf. Felder anordnen gestapelt 7. Felder hinsichtlich Höhe (z.b. 0,4), Schrifttyp und Hintergrundfarbe formatieren. Soll das Formular in der Datenblattansicht gezeigt werden, so ist dieser Schritt nicht notwendig. Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 11

12 Felder in das Formular ziehen. Fehlerquelle: Registerbereich ist nicht korrekt ausgewählt. Dann stehen die Felder auf allen Registerkarten! Abbildung 13: Felder der Tabelle/Abfrage in ein gebundenes Formular übernehmen Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 12

13 4.2 Formulartypen Datenblatt Abbildung 14: Formulartyp Datenblatt Abbildung 15: Definition Formulartyp Datenblatt Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 13

14 4.2.2 Einzelnes Formular mit Registerelement und Unterformularen Erscheinungsbild Abbildung 16: Einzelformular mit Register Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 14

15 Struktureller Aufbau des Formulars fka10 mit seinen Unterformularen Abbildung 17: fka90 Abbildung 18: fka20 Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 15

16 Unterformular = Rahmen für Ka90 Unterformular = Rahmen für Ka20 Abbildung 19: fka10 Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 16

17 Entwurf des Formular Bauen Sie das Formular in folgenden Schritten auf: 1. Entwurf des Formulars fka90 Formular fka90 Formulareigenschaften: Standardansicht: Datenblatt Datensatzquelle: Ka10 Formularereignisse: ät i fü 2. Entwurf des Formulars fka20 Formular fka20 Formulareigenschaften: Standardansicht: Datenblatt Datensatzquelle: Ka20 Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 17

18 3. Entwurf des Formulars fka10 Formular fka10 Seite: SeiteÜbersicht Formular fka10 Formulareigenschaften: Datensatzquelle: Ka10 Formularereignisse Beim Öffnen - Code Beim Anzeige - Code Steuerelemente: Unterformular: RahmenfK90 mit Formular fka90 Seite: SeiteDetail Registersteuerungselement: RegisterStr0 Seite: SeiteÜbersicht Seite: SeiteDetail Seite: SeitePositionen Unterformular: RahmenfKa90 Herkunftsobjekt: fka90 Verknüpft von: leer Verknüpft nach: leer Unterformular: RahmenfKa20 Herkunftsobjekt: fka90 Verknüpft von: KaId (Auftr.-ID) Verknüpft nach: KaId (Auftr.-ID) Seite: SeitePositionen Befehlsschaltfläche: Detail Bei Klick - Code Befehlsschaltfläche: Neu Bei Klick - Code Befehlsschaltfläche: Löschen Bei Klick - Code Unterformular: RahmenfK20 mit Formular fka20 Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 18

19 4. Entwurf der Formularmodule unter Einbeziehung von Hilfsmodulen 4.3 Formularmodule Formular fka10 VBA Private Sub Form_Current() If IsNull(Me.KaId) Then Me.Caption = "Neu" Else Me.Caption = "K u n d e n a u f t r a g " & Me.KaId If Not IsNull(Me.KdId) Then Me.Caption = Me.Caption & " " & DLookup("KdName", "Kd10", "KdId =" & Me.KdId) End If End Sub Private Sub Form_Open(Cancel As Integer) If Me.Recordset.RecordCount = 0 Then If F_AnwortJa("Kein Datensatz verfügbar. Wollen Sie einen neuen Datensatz anlegen?") Then Neu_Click End If End If End Sub Private Sub Detail_Click() If F_Ungültig(Me.RahmenfKa90.Form.KaId) Then Exit Sub Me.Recordset.FindFirst ("KaId = " & Me.RahmenfKa90.Form.KaId) Me.SeiteDetail.SetFocus End Sub Private Sub Neu_Click() 'MsgBox "Neu" Me.SeiteDetail.SetFocus Me.AllowAdditions = True DoCmd.GoToRecord,, acnewrec 'Standard 'Neuer Datensatz Me.KaDatum = Date DoCmd.RunCommand accmdsaverecord 'Speichern Me.RahmenfKa90.Requery 'Unterformular Übersicht aktualisieren End Sub Private Sub Löschen_Click() 'MsgBox "Löschen" If F_Ungültig(Me.KaId) Then Exit Sub 'Standard 'Sicherheitsabfrage Me.SeiteDetail.SetFocus Dim A A = MsgBox("Wollen Sie den Datensatz löschen?", vbyesno) If A = vbno Then Exit Sub DoCmd.RunCommand accmddeleterecord 'Datensatz löschen If Me.Recordset.RecordCount > 0 Then Me.RahmenfKa90.Form.Requery Else DoCmd.Close End If End Sub Formular fka90 VBA 'Unterformular Übersicht aktualisieren Private Sub Form_DblClick(Cancel As Integer) If F_Ungültig(Me.KaId) Then Exit Sub 'Navigieren im Hauptformular zum ausgewählten Satz Me.Parent.Recordset.FindFirst ("KaId = " & Me.KaId) Me.Parent.SeiteDetail.SetFocus 'Register aktivieren End Sub Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 19

20 5. Module (Anqwendungsmodule, Hilfsmodule) M_Antwort Public Function F_AnwortNein(Text As String) As Boolean Dim A A = MsgBox(Text, vbyesno, "Frage...") If A = vbno Then F_AnwortNein = True Else F_AnwortNein = False End If End Function Public Function F_AnwortJa(Text As String) As Boolean Dim A A = MsgBox(Text, vbyesno, "Frage...") If A = vbno Then F_AnwortJa = False Else F_AnwortJa = True End If End Function M_Save Public Sub F_Save() DoCmd.RunCommand accmdsaverecord End Sub M_Ungültig Public Function F_Ungültig(Feld As Control) As Boolean On Error GoTo Fehler Dim Inhalt Inhalt = Feld.Value If Not IsNull(Feld.Value) Then F_Ungültig = False Exit Function End If Fehler: MsgBox "Keine gültige Eingabe" F_Ungültig = True End Function Walter Beuth Hochschule für Technik Berlin 20