Erstellung von abhängigen Kombinationsfeldern mit dazugehörigen Unterformular...1

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1 Erstellung von abhängigen Kombinationsfeldern mit dazugehörigen Inhaltsverzeichnis Erstellung von abhängigen Kombinationsfeldern mit dazugehörigen...1 Inhaltsverzeichnis...1 Einleitung...1 Vorgaben...1 Inhalte Hauptformular...4 Schlusswort...5 Einleitung Dieses Dokument erklärt anhand eines Beispieles wie man ein Formular erstellt, auf den drei von einander abhängige Kombinationsfelder sind und wovon das letzte den Inhalt des s steuert. Es ist so gedacht, dass im ersten Feld alle Hauptkategorien stehen. Hat man eine gewählt, werden in der zweiten Kombinationsbox nur die Elemente angezeigt die zu dem im ersten Feld passen. Mit der dritten Box verhält es sich ganz analog. Hat man dann zum Schluss einen Eintrag gewählt, so wird wiederum der passende Datensatz gesucht, allerdings in einem dargestellt. Entwicklungsumgebung ist Access 97 ohne Hilfe von Assistenten. Vorgaben Es werden vier Tabellen benötigt. Wie man diese anlegt ist hoffentlich bekannt. Primärschlüssel ist jeweils die erste ID. Tabelle T1 mit den Feldern T1_ID von Datentyp Autowert T1_Text von Datentyp Text Tabelle T2 mit den Feldern T2_ID vom Datentyp Autowert T2_Text vom Datentyp Text T1_ID vom Datentyp Zahl (Long Integer) und Indiziert ist Ja (Duplikate möglich) Tabelle T3 mit den Feldern T3_ID vom Datentyp Autowert T3_Text vom Datentyp Text T2_ID vom Datentyp Zahl (Long Integer) und Indiziert ist Ja (Duplikate möglich) Tabelle T4 mit den Feldern T4_ID vom Datentyp Autowert T4_Text vom Datentyp Text T3_ID vom Datentyp Zahl (Long Integer) und Indiziert ist Ja (Duplikate möglich) Bevor man die Tabelle mit Daten legt man der Vollständigkeit zu Liebe die Beziehungen fest. Ein Klick auf das Icon in der Symbolleiste öffnet das Beziehungsfenster. Fügen Sie alle vier Tabellen hinzu und stellen sie die Beziehungen her, indem sie immer die gleichen ID s miteinander verbinden (ID klicken und auf andere ID ziehen), d.h. von T1 die T1_ID nach Erstelldatum :17:00 Seite 1 von 5

2 T2:T1_ID. Im Dialog ist nur noch mit referenzieller Integrität anzuwählen und auf Erstellen zu klicken. Inhalte Da eine Datenbank ohne Inhalte sinnlos ist fügen wir ein paar ein. Das nachfolgende Schema stellt ein paar Beispieldaten zur Verfügung. Sinn und Unsinn sei dahingestellt. T1: T1_ID T1_Text 1 1. Stadt 2 2. Stadt 3 3. Stadt T2: T2_ID T1_ID T2_Text Straße Straße Straße Straße Straße Straße T3: T3_ID T2_ID T3_Text Haus Haus Haus Haus Haus Haus Haus Haus Haus Haus Haus Haus T4: T4_ID T3_ID T4_Text 1 1 # # # # # # # # # # # # # # # 30 Erstelldatum :17:00 Seite 2 von 5

3 Voraussetzung für die Erstellung dieses Formulars ist, dass man weiß was angezeigt werden soll. In diesem Fall sind das die Hausnummern in Abhängigkeit vom gewählten Haus. Am einfachsten wäre es natürlich den Assistenten zu verwenden, aber da er bei der vorliegenden Access 97 Installation fehlt muss es auch ohne gehen. Wählen Sie das Register Formulare und klicken Sie auf neu. Im folgenden Dialog muss Entwurfsansicht gewählt werden und im unteren Bereich, also dort wo man bestimmen kann aus welcher Tabelle die Daten für das Objekt kommen, wählt man T4. In dem kleinen Fenster Toolbox wählt man sich das Textfeld aus und zieht danach eins in entsprechender Größe auf dem Arbeitsplatz des Formulars auf. Wechselt man jetzt von der Entwurfsansicht auf die Formularansicht, so stellt man fest, dass man zwar die Datensätze am unteren Rand des Fensters durchgehen kann, aber angezeigt werden diese nicht. Dem Textfeld fehlt noch die Zuordnung. Rechte Maustaste auf das Textfeld und dann Eigenschaften wählen. Im Register Daten wählt man bei Steuerelementinhalt die ID der Tabelle, also T4_ID aus. Schließt man das Fenster und wechselt wieder in die Formularansicht, dann stellt man fest, dass der Inhalt des Feldes mit der ID übereinstimmt. Um noch ein paar generelle Dinge die man unbedingt machen sollte, ruft man wieder die Eigenschaften des Textfeldes auf. Unter Andere ändert man noch den Namen, um später Verwirrungen zu vermeiden. Meine Empfehlung txtt4id. Auseinandergenommen ist es eine Textbox (txt) die von der Tabelle 4 (T4) die ID enthält. Man sollte immer eindeutige Namen vergeben. Wenn man möchte kann man noch weitere Einstellungen vornehmen, wie den Statusleistentext, aber die beiden veränderten sind wichtig. Das Fenster kann geschlossen werden. Um die Sache noch abzurunden, wird das Bezeichnerfeld vor der Textbox umbenannt, sodass am Ende ID und nicht Text0 steht. Es ist die Beschriftung. Der Name ist diesmal unwichtig und alles andere auch. Die selbe Verfahrensweise macht man nun mit zwei weiteren Textboxen die einmal die Hausnummer als Inhalt hat und ein andermal die ID von Tabelle 3 die in der Tabelle 4 als Beziehungselement ist. Beim Schliessen muss man dann noch einen Namen vergeben T4 zwecks Speicherung. Am Ende sollte das Formular so oder ähnlich aussehen wie auf der Abbildung links. Erstelldatum :17:00 Seite 3 von 5

4 Hauptformular Die Erstellung des s war einfach, da kein Programmieraufwand nötig war. Im Hauptformular ändert sich dies dann aber. Wieder beginnen wir mit einem neuen Formular in der Entwurfsansicht. Datensatzherkunft ist diesmal T3. Am Anfang erscheint das selbe leere Formular wie vorhin. Diesmal ziehen wir kein Textfeld auf, sondern ein Kombinationsfeld. Es ist das fünfte Symbol von oben auf der rechten Seite in der Toolbox. Den Bezeichner nennen wir in Haus um. Dazu werden noch zwei weitere Kombinationsfelder hinzugefügt und die Bezeichner in Stadt und Straße abgeändert. Als letztes Element fügen wir ein hinzu (zweites Symbol von unten auf der linken Seite). Es empfiehlt sich immer mal zwischendurch zu speichern. Als Name nehmen wir in diesem Beispiel Hauptformular. Sollte man in die Formularansicht wechseln passiert wie gewohnt nichts, da keine Daten zugewiesen sind. In den Eigenschaften des s wählt man unter Daten und dann Herkunftsobjekt das Formular aus, was logischerweise als dienen soll. Bei uns war das T4. Verknüpfen von und Verknüpfen nach sollten automatisch ausgefüllt werden. Ist dies nicht der Fall, so kommt an diese Stelle T3_ID, weil die Daten im daran gebunden sind. Anschließend nimmt man sich das Kombinationsfeld der Stadt her und verändert folgende Daten (Liste mit den neuen Daten weiter unten zu finden): Name, Datensatzherkunft, Spaltenanzahl, Spaltenbreiten, Standardwert und Ereignis. Das gleiche, nur mit anderen Daten, ist für die beiden übrigens Kombinationsfelder ebenfalls zu machen. Übersicht der Eigenschaften der Elemente: Herkunftsobjekt: Verknüpfen von: Verknüpfen nach: frm T4 T3_ID T3_ID Kombifeld #1 cbxt1 Steuerelementinhalt: Datensatzherkunft: SELECT T1_ID, T1_Text FROM T1 Spaltenüberschriften: Nein Ereignis bei Änderung: Private Sub cbxt1_change() Me.cbxT2.RowSource = "SELECT T2_ID, T2_Text FROM T2 " & _ "WHERE T1_ID = " & Me.cbxT1 Me.cbxT2 = Me.cbxT2.Column(0, 0) 'Waehlt 1. Eintrag in der neuen Liste cbxt2_change 'Aktualisiert den Inhalt von cbxt2 Kombifeld #2 cbxt2 Datensatzherkunft: SELECT T2_ID, T2_Text FROM T2 WHERE T1_ID = 1 Ereignis bei Änderung: Private Sub cbxt2_change() Me.cbxT3.RowSource = "SELECT T3_ID, T3_Text FROM T3 " & _ "WHERE T2_ID = " & Me.cbxT2 Me.cbxT3 = Me.cbxT3.Column(0, 0) 'Waehlt 1. Eintrag in der neuen Liste Kombifeld #3 cbxt3 Erstelldatum :17:00 Seite 4 von 5

5 Datensatzherkunft: SELECT T3_ID, T3_Text FROM T3 WHERE T2_ID = 1 Ereignis nach Aktualisierung: Private Sub cbxt3_afterupdate() ' Den mit dem Steuerelement übereinstimmenden Datensatz suchen. Dim rs As Object Set rs = Me.RecordsetClone rs.findfirst "[T3_ID] = " & Str(Nz(Me![cbxT3], 0)) If Not rs.eof Then Me.Bookmark = rs.bookmark Schlusswort Das System kann nun getestet werden und sollte funktionieren. Bei Fehlern kann momentan nicht richtig geholfen werden. Wenn ein Fehler in anderen Access-Versionen bei... cbxt3_afterupdate() an der Stelle Set rs = Me.RecordsetClone auftreten sollte, dann einfach vor dem Clone einen Punkt setzen. Des weiteren kann es sein, dass das System bei... cbxt3_afterupdate() trotzdem einen Fehler bringt. Ist das der Fall, dann am besten folgendes schreiben: Private Sub cbxt3_afterupdate() ' Den mit dem Steuerelement übereinstimmenden Datensatz suchen. Me.RecordsetClone.FindFirst "[T3_ID] = '" & Me![cbxT3] & "'" Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark Hat alles nichts geholfen, dann kann nur noch der Assistent helfen. Mit ihm muss man die dritte Kombinationsbox (cbxt3) im Hauptformular erstellen und auswählen, dass passende Daten geändert werden sollen (Punkt 3). Der Rest erklärt sich hoffentlich von alleine. Frank Becker Erstelldatum :17:00 Seite 5 von 5