Die Tätigkeit im Überblick. Aufgaben und Tätigkeiten

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1 Tätigkeitsbeschreibung von Staatlich geprüfter internationaler Management-Assistent/Staatlich geprüfte Internationale Management-Assistentin vom Die Tätigkeit im Überblick Aufgaben und Tätigkeiten Tätigkeitsbeschreibung (Bild vom Beruf) Aufgaben und Tätigkeiten (Liste) Tätigkeitsbezeichnungen Arbeitsorte/Branchen Arbeitsbereiche/Branchen Arbeitsmittel Arbeitsbedingungen Arbeitszeit Zusammenarbeit und Kontakte Verdienst/Einkommen Zugang zur Tätigkeit Beschäftigungs- und Besetzungsalternativen Spezialisierungen Weiterbildung Kompetenzen Medien (Bücher, Zeitschriften, Internet u. weitere Quellen) Berufs-/Interessenverbände, Arbeitgeber-/Arbeitnehmer-Organisationen Stellenbörsen Die Tätigkeit im Überblick Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen unterstützen die Unternehmensleitung bei deren Aufgabenabwicklung auf internationaler Ebene. Dabei erledigen sie insbesondere kaufmännisch-betriebswirtschaftliche sowie kommunikative Aufgaben bei der Erarbeitung bzw. Bereitstellung von Entscheidungsgrundlagen und -hilfen. Aufgaben und Tätigkeiten Sie entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungen und Entscheidungen sowie bei der Mitarbeiterführung. Ihr Arbeitsfeld liegt im Bereich koordinierender und organisatorischer Aufgaben. Besonders bei international tätigen Unternehmen kommen ihre Fremdsprachenkenntnisse zum Einsatz. Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen analysieren Soll-Ist-Vergleiche und Verträge und Angebote, erstellen Statistiken und werten sie aus. Dabei haben sie häufig mit fremdsprachigen Dokumenten zu tun. Sie assistieren außerdem bei der Ablauf- und Zeitplanung und bei der Personalbeschaffung. Ferner pflegen sie Kontakte zu Geschäftspartnern und bereiten Verhandlungen vor, übersetzen zum Teil Vorlagen und telefonieren mit den Geschäftspartnern in ihrer jeweiligen Sprache. Fallweise vertreten sie die Geschäftsleitung nach innen und außen. Tätigkeitsbeschreibung (Bild vom Beruf) Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen unterstützen die Unternehmensleitung bei deren Aufgabenabwicklung auf internationaler Ebene. Dabei erledigen sie insbesondere kaufmännisch-betriebswirtschaftliche sowie kommunikative Aufgaben bei der Erarbeitung bzw. Bereitstellung von Entscheidungsgrundlagen und -hilfen. Sie bekleiden sozusagen eine Querschnittsposition. Als "rechte Hand der Geschäftsleitung" haben sie mit interner Organisation ebenso zu tun wie vor allem mit der Pflege und Koordination von internationalen Außenkontakten. Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen haben im Rahmen ihrer Arbeit viel Kontakt zu Kunden. Sie führen zum Beispiel häufig Telefonate mit ausländischen Kunden in der jeweiligen Fremdsprache. Sie besitzen daher neben Fremdsprachenkenntnissen auch grundlegende Kenntnisse der Gesprächsführung und Betriebspsychologie. Außerdem empfangen und betreuen sie auch Firmenkunden oder -gäste und dolmetschen bei Gesprächen. Das Arbeitsfeld umfasst die Zuarbeit und allgemeine Assistenzaufgaben, wie zum Beispiel die Beschaffung von Informationen, die für die Vorbereitung eines Geschäftsvorganges benötigt werden. Sie werten diese aus, übersetzen sie wenn nötig und bereiten sie zugriffsfreundlich auf. Sie assistieren bei Führungsaufgaben der Personaldisposition ebenso wie bei der Investition und Finanzierung, vor allem jedoch immer hinsichtlich des internationalen Geschäftes, das heißt auch, dass sie außer der Fremdsprache die Gewohnheiten im jeweiligen Land kennen sollten. Personalverhandlungen sind in Japan oder Russland nun mal unterschiedlich zu denen in europäischen Ländern. Sie kümmern sich des Weiteren um die Organisation von Sitzungen oder Tagungen und Konferenzen. Meist sind sie zuständig für die Kontaktpflege und -organisation mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten im Ausland, in größeren Firmen spezialisiert auf ein einzelnes Land oder eine Ländergruppe. Sie klären bestimmte Sachverhalte mit den Geschäftspartnern vor, führen Verhandlungen mit ihnen oder unterbreiten ihnen Angebote bzw. leiten eingehende Angebote der Geschäftsleitung zu. Dazu müssen sie sich mit der Wettbewerbssituation und der aktuellen Marktlage sowie den Besonderheiten des internationalen Marktes gut auskennen und Chef oder Chefin auch mal kompetent vertreten können. Dabei kann der Arbeitsalltag recht vielseitig sein; zwar ist der Hauptarbeitsplatz im Büro am Bildschirm, aber durch die Berührung mit so vielen betrieblichen Bereichen kommen Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen sowohl in der Firma als auch außerhalb viel herum. Je nach spezieller Aufgabe kann es auch sein, dass sie sehr viel reisen und zum Teil auch mehr oder weniger lang eine Firma im Ausland repräsentieren müssen. Dies verlangt eine gewisse Umstellfähigkeit und persönliches Engagement. Aufgaben und Tätigkeiten (Liste) Entscheidungsgrundlagen und -hilfen erarbeiten und bereitstellen bzw. die in der Chefetage zusammenlaufenden betriebswirtschaftlichen Unterlagen aus dem Ausland auswerten: Statistiken erstellen und auswerten

2 Kostenfaktoren analysieren (Kostenrechnung) Fachinformationen sichten und auswerten, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleinere Recherchen durchführen ggf. auch bei Entscheidungsprozessen mitwirken im Bereich Auslandsaußenkontakte mitwirken: Vertreten von Vorgesetzten im Rahmen des Kompetenzbereiches Gespräche mit Geschäftspartnern in deren Sprache führen Sachverhalte vorklären fremdsprachliche Verhandlungen führen Kunden beraten die Wettbewerbssituation und den Markt beobachten, insbesondere im Hinblick auf die außenwirtschaftliche Situation Kontakte zu und Kooperation mit Lieferanten, Kunden, Kreditinstituten, Behörden, Organisationen und Fachverbänden im Ausland pflegen beim Organisieren und Steuern der für eine erfolgreiche Durchsetzung der Unternehmenskonzeptionen notwendigen innerbetrieblichen Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen mitwirken, zum Beispiel: bei Ablauf- und Zeitplanung sowie Steuerung und Überwachung der Arbeitsabläufe assistieren Sitzungen, Tagungen u.ä. vorbereiten, an Besprechungen teilnehmen, ggf. übersetzen oder dolmetschen, Sitzungsergebnisse protokollieren Tätigkeitsbezeichnungen Auch übliche Berufsbezeichnungen/Synonyme: Intercultural Management Assistant (Marketing) Internationale/r Managementassistent/in - Finanzen und Controlling Internationale/r Managementassistent/in - Marketing Internationale/r Managementassistent/in - Touristik Assistent/in der Geschäftsführung Assistent/in der Betriebsleitung Teamassistent/in - internationales Management Managementassistent/in Direktionsbeauftragte/r Direktionsassistent/in Vorstandsassistent/in Berufsbezeichnungen in englischer Sprache: International management assistant (m/f) Intercultural management assistant (m/f) International executive assistant (m/f) Berufsbezeichnungen in französischer Sprache: Cadre (m/f) de direction en échanges internationaux Assistant-gérant/Assistante-gérante en échanges internationaux Hinweis: Die (fremdsprachigen) Berufsbezeichnungen dienen der Orientierung auf internationalen Arbeitsmärkten. Es handelt sich dabei zum Teil um Übersetzungen der deutschen Berufsbezeichnung. Berufsinhalte und Abschlüsse sind nicht unbedingt identisch oder in vollem Umfang vergleichbar. Arbeitsorte/Branchen Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen arbeiten in größeren Unternehmen mit internationalen Beziehungen. Die Arbeit wird hauptsächlich in Büroräumen erledigt. Zum Teil sind sie auch im Außendienst tätig und reisen dabei ins Ausland. Arbeitsbereiche/Branchen Die Fachkräfte können in Unternehmen vieler Wirtschaftsbereiche tätig sein. Eine vollständige Auflistung ist nicht möglich. Nachfolgend finden Sie eine exemplarische Auswahl:

3 Handel Chemie, Pharmazie Elektro Metall, Maschinenbau Fahrzeugbau IT, DV, Computer Feinmechanik, Optik Glas, Keramik, Verarbeitung von Steinen und Erden Holz und Möbel Nahrung und Genussmittel Papier und Druck Hotel und Gaststätten, Tourismus Verkehr, Transport Medien und Information Öffentliche Verwaltung, Verteidigung, Sozialversicherung Interessenvertretungen, Verbände, Organisationen Wirtschaftliche Dienstleistungen Arbeitsmittel Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen verwenden für ihre Verwaltungs-, Kommunikations- und sonstigen Aufgaben zum Beispiel Telekommunikationsmittel wie Telefon oder Faxgerät und Geräte der Büro- und Datentechnik wie Computersysteme und die dazugehörigen Programme sowie die sonstigen üblichen Bürogeräte und -materialien. Sie haben mit Statistiken und Verträgen zu tun, schreiben Protokolle und erstellen Soll-Ist-Vergleiche. Arbeitsbedingungen Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen sind in der Regel in Mittel- und Großbetrieben aller Art sowie gelegentlich auch in Verwaltungen und Behörden beschäftigt und verrichten den größten Teil ihrer körperlich leichten Arbeit im Sitzen an Schreibtisch und Bildschirm. Sie arbeiten weitgehend selbstständig, aber teamorientiert. Sie haben viele Außenkontakte mit Geschäftspartnern und Kunden, mit Behörden, Organisationen und Fachverbänden. Ihre Arbeitszeit ist unter Umständen nicht immer regelmäßig, da sie teilweise an die Arbeitszeit der Vorgesetzten gekoppelt ist. Teilweise müssen sie mit spannungsreichen Sozialbeziehungen zurechtkommen, zum Beispiel mit Interessenkonflikten zwischen verschiedenen Personengruppen ihres Betriebes. Arbeitszeit Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen arbeiten in der Regel zu den jeweils betriebsübliche Arbeitszeiten. Überstunden und überlange Arbeitstage sind vor allem auch bei Auslandseinsätzen möglich. Im Einzelnen hängt die jeweilige Arbeitszeit häufig von der Zeitplanung und den Terminen der Vorgesetzten ab. Zusammenarbeit und Kontakte Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen erledigen ihre Aufgaben selbstständig, im Rahmen betrieblicher Zielvorgaben, oft mit der Notwendigkeit eigenverantwortlicher Entscheidungen. Ihre Arbeit ist eingebunden in das gesamtbetriebliche Geschehen und verbunden mit zahlreichen innerbetrieblichen Kontakten. Die Tätigkeit erfordert je nach Aufgabenstellung eine enge Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen der verschiedenen Abteilungen, mit Vorgesetzten und unterstellten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Sie kommunizieren mit Geschäftspartnern, mit Organisationen und Fachverbänden im In- und Ausland. Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen arbeiten aufgrund ihrer abteilungsübergreifenden Funktion mit Fachkräften aus allen Verwaltungs- und Organisationsbereichen ihrer Firma zusammen, vom Sekretariat bis zur Personalleitung. Vor allem arbeiten sie der Geschäftsleitung oder vergleichbaren Führungsgremien direkt zu. Sie haben in der Regel viel Außenkontakt zu Geschäftspartnern anderer Länder, zu Kunden, Lieferanten sowie zu Banken und Behörden im Ausland. Verdienst/Einkommen Die folgenden Angaben sollen als Orientierung dienen und einen Eindruck von der Bandbreite der Einkommen vermitteln. Da sie unverbindlich sind, können aus ihnen keine Ansprüche abgeleitet werden. Werden Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen in Anlehnung an die Gehälter im Öffentlichen Dienst bezahlt, bemisst sich das Einkommen nach dem Bundesangestelltentarifvertrag, mit Abweichungen, die in gesonderten Tarifverträgen geregelt werden. Auch bei einer Beschäftigung in der privaten Wirtschaft haben Tarifverträge einen maßgeblichen Einfluss auf den Verdienst. Einkommen werden aber auch unabhängig von Tarifverträgen vereinbart. Eine Zuordnung in die verschiedenen Vergütungsgruppen der Tarifverträge ist unter anderem von der Schwierigkeit der Aufgaben, Verantwortung und beruflichen Erfahrung abhängig. Daneben sind regionale Unterschiede sowie Abweichungen zwischen den verschiedenen Branchen und Unternehmen Gründe dafür, dass die folgend genannten Grundvergütungen nur als Anhaltspunkt für die Einkommenshöhe dienen können.

4 Tarifbereich Groß- und Außenhandel, Nordrhein-Westfalen In diesem Tarifbereich werden beispielsweise folgende tarifliche Grundvergütungen bezahlt: Für Angestellte in den oberen Vergütungsgruppen ein Bruttomonatsgehalt von bis Tarifbereich Öffentlicher Dienst, Ostdeutschland In diesem Tarifbereich wird beispielsweise folgende tarifliche Vergütung bezahlt: Für Angestellte des Bundes und der Länder in den oberen Vergütungsgruppen ein Monatsbruttogehalt ab Hier ist die Grundvergütung mit Ortszuschlag Stufe 1 und allgemeiner Zulage zu Grunde gelegt. Quellen: WSI-Tarifhandbuch 2004 WSI Tarifarchiv Bundes-Angestelltentarifvertrag (BAT) Zugang zur Tätigkeit In der Regel wird für den Zugang zur Tätigkeit eine abgeschlossene Ausbildung als Internationale/r Management-Assistent/in gefordert. Zugangsberuf: Internationale/r Management-Assistent/in Beschäftigungs- und Besetzungsalternativen Sie suchen für den Ausgangsberuf Internationale/r Management-Assistent/in verwandte Berufe oder Tätigkeiten, auf die Sie sich bewerben können, ohne eine neue Ausbildung zu absolvieren? Oder sind Sie Arbeitgeber und suchen nach einer Alternative für die Besetzung einer Arbeitsstelle? Hier finden Sie verwandte Berufe, die als Job- bzw. Besetzungsalternativen relevant sein können. Bei manchen Alternativen werden nur Teiltätigkeiten des Ausgangsberufs angeboten, andere erfordern eine Einarbeitungszeit, die im Einzelfall unterschiedlich lang sein kann. Job- und Besetzungsalternativen für die Gesamttätigkeit (i.d.r. kurze Einarbeitung): Direktionsassistent/in in BERUFENET Management-Assistent/in in BERUFENET Substitut/in - Direktionsassistent/in in BERUFENET in angrenzenden Berufen: Betriebswirt/in (staatl. gepr.) - Fremdsprachen in BERUFENET Europa-Direktionsassistent/in in BERUFENET Europa-Sekretär/in in BERUFENET Europa-Wirtschaftsassistent/in in BERUFENET Internat. Wirtschaftsassistent/in in BERUFENET Eine Aufstellung aller möglichen Verwandtschaftsstufen ist unter Erläuterungen zu den einzelnen Verwandtschaftsstufen abrufbar.

5 Spezialisierungen Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen können sich in größeren Unternehmen mit internationalen Beziehungen sowohl auf Tätigkeiten im Sekretariat spezialisieren als auch Koordinations- und Organisationsaufgaben auf Gebieten wie Kostenrechnung, Angebotserstellung oder Personalwesen übernehmen. Im BERUFENET finden Sie Beschreibungen zu folgenden Berufen, z.b.: Sachbearbeiter/in - Büro in BERUFENET Sekretär/in in BERUFENET Funktions-/Tätigkeitsbereich: Büro und Verwaltung, Organisation Weiterbildung Anpassungsweiterbildung/Qualifizierungsmöglichkeiten Ökonomische Entwicklungen ebenso wie neue betriebswirtschaftliche Ziele und Konzepte verändern die Aufgaben im Management international ausgerichteter Unternehmen. Um die Geschäftsleitung immer kompetent und erfolgreich unterstützen zu können, sind neben aktuellem Fachwissen über internationale Märkte und wirtschaftsrechtliche Regelungen beispielsweise auch Fremdsprachenkenntnisse gefragt. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, müssen sich Internationale Management-Assistenten und -Assistentinnen ständig weiterbilden. Durch Lehrgänge, Seminare und Kurse können sie ihre Kenntnisse immer wieder an die neuesten Entwicklungen anpassen. Mögliche Themen sind internationale Wirtschaftsbeziehungen, Außenwirtschaft, Export/Import, internationales Management, Management im Ausland, Controlling, internationales Marketing, internationale Logistik oder Fremdsprachen. Aufstiegsweiterbildung (nach entsprechender Berufspraxis) Wer über die erforderliche Hochschulzugangsberechtigung verfügt, kann ein Hochschulstudium anstreben. Für Internationale Management- Assistenten und -Assistentinnen können z.b. folgende Studiengänge in Betracht kommen: Master of Arts (Uni) - International Economics (VWL) in BERUFENET Volkswirtschaft - internationale Ausrichtung in KURSNET (HA ) Internationale Studienangebote im Bereich Dolmetschen/Übersetzen in KURSNET (HA ) Für den Zugang zum Studium ohne Hochschulzugangsberechtigung gibt es, z.b. für besonders qualifizierte Berufstätige mit abgeschlossener Berufsausbildung und entsprechender Berufserfahrung, je nach Bundesland unterschiedliche Sonderregelungen. Selbstständigkeit im Beruf In diesem Beruf sind Möglichkeiten der Existenzgründung nicht bekannt. Kompetenzen Kompetenzen Büro- und Verwaltungsarbeiten (Ausbildung) Büroorganisation (Ausbildung) Dolmetschen, Übersetzen (Ausbildung) Fremdsprachenkorrespondenz (Ausbildung) Kundenberatung, -betreuung (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion) Personalwesen (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion) Rechnungswesen (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion) Sekretariat (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion)

6 Weitere Kompetenzen Fremdsprachen: Englisch (für Dolmetscher/Übersetzer) (Ausbildung) Französisch (für Dolmetscher/Übersetzer) (Ausbildung) Italienisch (für Dolmetscher/Übersetzer) (Ausbildung) Russisch (für Dolmetscher/Übersetzer) (Ausbildung) Spanisch (für Dolmetscher/Übersetzer) (Ausbildung) MS-Office: Textverarbeitung Word (MS Office) (Ausbildung) in KURSNET Tabellenkalkulation Excel (MS Office) (Ausbildung) in KURSNET Datenbank Access (MS Office) (Ausbildung) in KURSNET Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office) (Ausbildung) in KURSNET -Programm Outlook (MS Office) (Ausbildung) in KURSNET Aufsicht, Leitung (Arbeitsbereich/Funktion) Aus- und Fortbildung (Arbeitsbereich/Funktion) Ausbildereignungsprüfung Außenhandel (Ausbildung) Außenwirtschaftsrecht (Ausbildung) Büromanagement, Büroleitung (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion) Controlling (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion) Internationales Recht (Ausbildung) Kalkulation (Arbeitsbereich/Funktion) Kostenrechnung (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion) Marketing (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion) Materialwirtschaft (Arbeitsbereich/Funktion) Organisation (Ausbildung) (Arbeitsbereich/Funktion) Planung (Arbeitsbereich/Funktion) Statistik (Ausbildung) Vertrieb (Arbeitsbereich/Funktion) Soft Skills Erscheinungsbild Flexibilität Interkulturelle Kompetenz Kontaktfähigkeit Kundenorientierung in KURSNET Organisationsfähigkeit Selbstständige Arbeitsweise Teamfähigkeit Umgangsformen in KURSNET Zuverlässigkeit Medien (Bücher, Zeitschriften, Internet u. weitere Quellen) Informationen von Ministerien, Verbänden und Organisationen BusinessWorld - Trends und Themen in der Wirtschaft Eine Information des Schimmel Media Verlag GmbH & CoKG Fachzeitschriften Internationale Wirtschafts-Briefe (IWB) Verlag: Neue Wirtschaftsbriefe Internet MIR Management International Review Verlag: Gabler Internet Welthandel Verlag: HPB Welthandel-Verlag Internet

7 zfo Zeitschrift Führung + Organisation Verlag: Schäffer-Poeschel Internet Gesellschaft für Organisation Auswahl an Büchern/Medien, die im Buchhandel erhältlich sind Internationales Management Verfasser: Michael Kutschker, Stefan Schmid Verlag: Oldenbourg Erscheinungsjahr: 2005 Management im Chefsekretariat Verfasser: Jutta Brück Verlag: Feldhaus Erscheinungsjahr: 2005 Schnellkurs Management-Assistenz Verfasser: Bärbel Wedmann Verlag: Walhalla Erscheinungsjahr: 2002 Berufs-/Interessenverbände, Arbeitgeber-/Arbeitnehmer-Organisationen Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.v. (bsb) Martinistraße Bremen Fon: 04 21/ Fax: 04 21/ info@bsb-office.de Internet: Bundesverband der Frau im freien Beruf und Management e.v. (B.F.B.M.) Sandkaulstraße Aachen Fon: 02 41/ Fax: 02 41/ verband@bfbm.de Internet: Stellenbörsen Weitere Informationsquellen für Bewerbung und Stellensuche (Fachpresse und Online-Dienste) Amadeus-Fire-AG Eine umfangreiche Stellenbörse für kaufmännische Fach- und Führungskräfte mit Fokus auf das Finanz- und Rechnungswesen. Die Angebote sind bundesweit und mit ausführlichen Anforderungsprofilen ausgestattet. AZ Jobbörse einer Personalberatungsfirma mit Spezialisierung auf die Bereiche Office und Finanzen. Geboten werden Stellen zum Beispiel für Marketingfachleute und Vertriebler, Assistenten und Buchhalter. exselsia Französischsprachige Jobbörse einer Personalagentur, die auf die Bereiche Assistenz, Sekretariat und Event spezialisiert ist und vorwiegend Stellen in Frankreich anbietet. Onlinebewerbung und Hinterlegen des Lebenslaufs sind möglich. GET A HEAD Personalfachvermittlung mit Internet-Jobbörse für Fachkräfte der Bereiche Finanz-/Rechnungswesen, Controlling, IT, Personalwesen, Sekretariat, Vertrieb/Marketing. Ein breites Angebotsspektrum für Fachangestellte, Assistenten und Führungskräfte. officerecruit.com Englischsprachige Online-Jobbörse für den gesamten Büro- und Verwaltungsbereich, mit Vertrieb, Buchhaltung und Personal. Tausende von Angeboten, ausschließlich in Großbritannien. ProfilAssist Das Bindeglied dieser französischsprachigen Jobbörse ist die Position der ausgeschriebenen Stellen: Gesucht werden ausschließlich Assistentinnen und Assistenten, dies jedoch in nahezu allen Branchen. Public RH Französischsprachige Jobbörse für den öffentlichen Sektor. Angeboten werden - ausschließlich in Frankreich - z.b. Stellen für Stadtplaner, Ärzte im Öffentlichen Dienst oder Wissenschaftler an Ministerien. runningoffice Großer Stellenmarkt für kaufmännische Berufe sowie Berufe im Verwaltungs- und Dienstleistungsbereich. Als Links hinterlegte Online-Stellenanzeigen mit Kontaktinformationen. sekretaerin.de

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