EDI Richtlinie. Elektronischer Datenaustausch mit KNV Köln und Stuttgart

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1 EDI Richtlinie Elektronischer Datenaustausch mit KNV Köln und Stuttgart 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung... Seite 3 2 Voraussetzungen... Seite GLN... Seite Datenübertragung... Seite X.400 Adressen (seit )... Seite FTP... Seite SMTP ( )... Seite Adressierung... Seite 4 3 EDI Nachrichten... Seite ORDERS... Seite INVOIC... Seite ORDRSP... Seite DESADV... Seite 4 4 Stufen der EDI Einführung... Seite Vorbereitung... Seite Test... Seite Syntaktischer Test... Seite Semantischer Test... Seite Abnahme... Seite Produktivsetzung... Seite 5 5 Produktivbetrieb... Seite INVOIC an KNV... Seite ORDRSP an KNV... Seite 5 6 EDI Vereinbarung... Seite 6 7 GLN von KNV... Seite 6 8 KNV Clearing Centre... Seite 6 9 Informationen... Seite 7 2

3 1 Vorbemerkung Electronic Data Interchange oder EDI ist der elektronische Austausch von Geschäfts daten zwischen Computersystemen in strukturierter Form. Damit der Austausch zwischen unterschiedlichsten Systemen gelingt, ist eine gemeinsame Sprache, ein Standard erforderlich. Weltweit hat sich hier EANCOM durchgesetzt, eine Sprache, die in allen Ländern und (fast) allen Branchen gesprochen und verstanden wird. KNV nutzt EANCOM für die Übertragung von Bestellungen an Verlage und Ausliefe rungen einschließlich der Bestellungen des Buchhandels, die über das KNV Bestell Clearing (vormals Bestellanstalt ) aufgegeben werden. Rechnungen und Meldungen von Verlagen erwarten wir in elektronischer Form. Zur Identifikation von Geschäfts partnern wird in EANCOM die Globale Lokationsnummer GLN, früher ILN genannt, verwendet. Insbesondere in elektronischen Rechnungen ist die Verwendung der GLN unerlässlich. In diesem Papier sind die Voraussetzungen, Einrichtung und Test von EDI Verfahren und der Produktionsbetrieb beschrieben. Auf die Übertragung von Katalogdaten mit ONIX wird hier nicht eingegangen, bitte fordern Sie dazu bei Bedarf unsere separate Information an. 2 Voraussetzungen EDI ist nur zum Teil ein IT Thema, die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiche Einführung und erfolgreichen Einsatz von EDI sind organisatorischer Art. Dazu ge hört vor allem die Abstimmung von Stammdaten von Partnern und Artikeln, die Vereinbarung von Übertragungsverfahren und zeiten. 2.1 GLN KNV verwendet GLN für alle Adressen und stellen, die im elektronischen Datenaustausch von Bedeutung sind. EDI Rechnungen von Lieferanten kön nen nur verarbeitet werden, wenn der Lieferant (Rechnungssteller) darin sei ne GLN verwendet. GLN werden in Deutschland von GS1-Germany vergeben, näheres dazu im Internet: Datenübertragung EDI Nachrichten können wir auf folgende Weise mit Ihnen austauschen X.400 FTP über das Internet (auch SFTP oder FTPS) AS2 SMTP ( ) X.400 Adressen (seit ) Test C=DE, A=viaT, O=Barsortiment, S=KNOBS Produktion C = DE, A = viat, O = KNO, S = KNO-EDI 3

4 2.2.2 FTP Wir stellen Ihnen auf unserem FTP Server Verzeichnisse für den Up- und Download von Daten zur Verfügung, Adresse: ftp.knv.de. Die Zu gangsdaten bekommen Sie nach Absprache mit uns SMTP ( ) EDI Nachrichten können auch per ausgetauscht werden, jedoch ist dabei zu beachten, dass der Datenschutz dabei nicht gewährleistet ist. Zudem ist die Zuverlässigkeit der Dienste nicht gegeben und es kann Beschränkungen hinsichtlich der Größe der übertragenen Datei en geben. 2.3 Adressierung EANCOM Nachrichten an KNV müssen im UNB Segment mittels der jeweili gen GLN an die richtige Abteilung adressiert werden, i. d. R. ist das dieselbe GLN, die im NAD+BY Segment den Käufer bezeichnet. INVOIC und ORDRSP dürfen nicht an das KNV Bestell Clearing (Köln oder Stuttgart) adressiert werden. 3 EDI Nachrichten KNV verwendet die folgenden Nachrichten gem. EANCOM Standard D.96.A (1997): ORDERS (Bestellungen) INVOIC (Rechnung) ORDRSP (Auftragsbestätigung, Meldung) DESADV (Lieferavis) Genaue Spezifikationen der folgenden Nachrichten stellen wir Ihnen auf Anforde rung gerne zur Verfügung. Darin folgen wir den Empfehlungen von EDItEUR und des ehemaligen Arbeitskreises EANCOM des Betriebswirtschaftlichen Ausschusses des Börsenvereins (1996). Die neuen Empfehlungen von GS1 Germany für EANCOM im MEDIA-Sektor (EANCOM D.01.B) als neuer Branchenstandard werden von uns ebenfalls unterstützt. 3.1 ORDERS Bestellungen an KNV (Barsortiment, KNV Bestell Clearing und Endkundenbe lieferung EKB) und von KNV (Barsortiment und KNV Bestell Clearing) 3.2 INVOIC EDI Rechnungen von KNV (Sammelrechnung, EKB, Export) und an KNV 3.3 ORDRSP Auftragsbestätigungen an und von KNV 3.4 DESADV Von KNV (Spezifikation liegt noch nicht vor) 4

5 4 Stufen der EDI Einführung Auf dem Weg zum produktiven Einsatz von EDI werden mehrere Phasen durchlau fen, die im Folgenden skizziert werden: 4.1 Vorbereitung Festlegung der Verantwortlichen beider Seiten. Abstimmung von Nachrich tentypen und Verfahren, Abgleich von Stammdaten, besonders der GLN. Ver einbarung eines Fahrplans mit Terminen für die Einführung von EDI. Im Verkehr mit Lieferanten hat es sich als sinnvoll herausgestellt, zunächst die Bestellungen auf EDI umzustellen und dann erst INVOIC und ORDRSP. 4.2 Test Jede einzusetzende Nachricht wird einzeln getestet. Nach beiderseitiger Ab stimmung der Nachrichtentypen und spezifikationen und Abschluss ggf. er forderlicher Entwicklungsarbeiten beginnt die Testphase. Für eine begrenzte Zeit kann ein Parallelbetrieb vereinbart werden Syntaktischer Test Zunächst erfolgt der syntaktische Test. Dabei testet KNV eingehenden Nachrichten im (Test-) EDI System allein auf formale Korrektheit ohne Bezug auf Inhalte Semantischer Test Syntaktisch korrekte Testnachrichten werden bei KNV durch die zu ständige Fachabteilung inhaltlich geprüft. Hierzu ist es insbesondere bei EDI Rechnungen wichtig, dass reale Daten verwendet werden. 4.3 Abnahme Nach erfolgreichem Abschluss der Tests Abnahme und Bestätigung durch die fachlich verantwortlichen beider Seiten. 4.4 Produktivsetzung Nach erfolgter Abnahme. Je nach Vereinbarung kann danach der Austausch von Papierbelegen entfallen. 5 Produktivbetrieb Nach der Produktivsetzung werden i. d. R. nur noch EDI Nachrichten ausgetauscht. Der Absender ist dann dafür verantwortlich, dass die im Test geprüften Standards eingehalten werden und keine syntaktischen oder semantischen Fehler auftreten. Für einzelne Nachrichten gelten im Austausch mit KNV folgende Bedingungen: 5.1 INVOIC an KNV Nach Abnahme durch die Fachabteilung bei KNV (Einkauf) und Produktiv setzung werden alle syntaktisch korrekten Nachrichten des Lieferanten im KNV Clearing Centre für die weitere Verarbeitung umgesetzt. Die Rechnun gen werden dann maschinell geprüft und automatisch gebucht. Formal feh lerhafte Nachrichten können nicht verarbeitet werden. Sollten syntaktische Fehler auftreten, die eine Umsetzung der Nachricht verhindern, erfolgt eine Meldung an den Lieferanten, der die Nachricht bzw. den fehlerhaften Teil derselben nach Korrektur erneut übermitteln muss. 5.2 ORDRSP an KNV Wie im Buchhandel üblich brauchen wir ORDRSP von Verlagen nur für Mel dungen über nicht lieferbare Artikel, nicht als Auftragsbestätigung für sofort zu liefernde Positionen. Bei Meldungen müssen immer der Grund, warum ein Artikel nicht sofort geliefert wird, und der voraussichtliche Liefer- bzw. Er scheinungstermin angegeben werden. 5

6 6 EDI Vereinbarung Bei Einführung der elektronischen Rechnung per EDI ist der Abschluss einer geson derten Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI), Nachrichten typ INVOIC mit EANCOM erforderlich. Diese schicken wir unseren Lieferanten zu gegebener Zeit zu. Ohne sie kann auf die herkömmlichen Rechnungen auf Papier nicht verzichtet werden. 7 GLN von KNV Stuttgart, Schockenriedstraße 37, Stuttgart Abteilung VKNR GLN Export 13540, Einkauf Eilig Bestell Clearing Bücherwagendienst EKB Einkauf Novitäten + Großmengen Einkauf Disposition Einkauf Besorgungen Zentraler Wareneingang KN Digital KNV Speed Stock Köln, Edsel-Ford-Straße 26, Köln Abteilung VKNR GLN Bestell Clearing Einkauf Eilig Bücherwagendienst Einkauf Novitäten + Großmengen Einkauf Disposition Einkauf Besorgungen Wareneingang KNV Speed Stock KNV Clearing Centre Wenn Sie kein eigenes EDI System haben oder beschaffen wollen, bietet Ihnen das KNV Clearing Centre dennoch die Möglichkeit mit allen buchhändlerischen Ge schäftspartnern elektronisch Daten auszutauschen. Näheres dazu finden Sie auf un seren Webseiten unter IT, Clearing Centre oder schreiben Sie ein Mail an den Leiter unseres Clearing Centre, Uwe Janssen. 6

7 9 Informationen 9 Informationen Zu EANCOM, Zu GLN GLN etc.: GS1-Germany GmbH Maarweg Maarweg Köln Köln Über Internationale Standards für den Buchhandel: Über Internationale Standards für den Buchhandel: EDItEUR EDItEUR North North Road, London, London, N7 N7 9DP, 9DP, U.K. U.K. Ansprechpartner bei KNV: Uwe Janssen Vertrieb IT Leitung EDI Clearing Centre clearing@knv.de Koch, Neff & Volckmar GmbH, Clearing Centre, Schockenriedstraße 37, Stuttgart, clearing@knv.de, Internet: Geschäftsführende Gesellschafter: Frank Thurmann, Oliver Voerster, Sitz Stuttgart, Amtsgericht Stuttgart, HRB 11907, UST.-IdNr. DE Bildnachweise: Fotolia, Veer 7