Suchlisten und erweiterte Suchen

Transkript

1 n Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Allgemein... 2 Suchlisten allgemein... 3 Erweiterte Abfragen... 8 Struktur der Suchlisten Vordefinierte Suchen Mirco Rechsteiner 1/13

2 Allgemein Zweck Dieses Dokument baut auf der Grundausbildung eines Users von Consolidate auf und ist für Superuser gedacht, welche individuelle Abfragen definieren wollen und spezifische Such- und Trefferlisten für Controlling und Auswertungen hinterlegen wollen. Basis für dieses Dokument bilden das Anwender- und Administratorenhandbuch von Consolidate. Für einige Funktionen wird auf diese Dokumente verwiesen. Verweise auf weitere Dokumente werden an entsprechender Stelle genauer umschrieben. Einstieg Die folgenden Suchlisten werden in diesem Dokument vertieft behandelt: Allgemeine Bemerkung Alle Funktionen, welche bei der Aktivitätssuche verwendbar sind, sind in analoger Art und Weise auch für die Listen der Adressen und Kontaktpersonen anwendbar. 2/13

3 Suchlisten allgemein Suchkriterien und Verknüpfungen Suchkriterien: Suchkriterien, welche mit einem - beginnen sind kundenspezifisch definierte Suchfelder. Wie diese zu erstellen sind, ist in den Unterlagen zum Formulardesigner nachzulesen. Suchverknüpfung: Die Suchverknüpfung dient dazu, den vom Anwender angegebenen Suchbegriff in die richtige logische Relation zu bringen. 3/13

4 Suchlisten allgemein, Fortsetzung Gruppieren von Trefferlisten Die Trefferliste kann nach jeder angezeigten Spalte gruppiert werden. Um diese Gruppierung zu erstellen, kann die Spalte mit der Maus gewählt werden und mit gedrückter, linker Maustaste in die dunkelgraue Zone gezogen werden. Es können auch mehrere Gruppierungen in Serie geschalten werden. Um eine weitere Gruppierungstiefe zu erhalten, wird mit dem gleichen Vorgehen diese hinzugefügt. Bemerkung: Sollte eine Spalte verschwinden, da sie ausserhalb des grauen Bereiches verschoben wurde, so kann durch Neuladen der Liste oder durch Laden der Standardlisten diese Spalte wieder geladen werden. 4/13

5 Suchlisten allgemein, Fortsetzung Filtern Mit dem Filter kann eine Trefferliste nach bestimmten Begriffen eingeschränkt werden. Der Filter funktioniert über die gesamte angezeigte Liste, es werden alle Spalten beachtet. Um nach mehreren Begriffen (UND-Verknüpft) zu suchen, müssen diese Begriffe durch ein Leerzeichen getrennt werden. Bemerkung: Gefiltert wird nur über die angezeigte Treffermenge und nicht über alle möglichen Treffer (s.h. Anzeige 200, 500, alle). Breite der Spalten festlegen Die Breite der Spalten lassen sich durch Ziehen mit der Maus auf die gewünschte Grösse bringen. Durch einen Doppelklick lässt sich die Spalte zur optimalen Breite vergrössern bzw. verkleinern, sobald die Maus zum Doppelpfeil wurde (siehe Graphik) 5/13

6 Suchlisten allgemein, Fortsetzung Spalten ein-/ausblenden Um Spalten ein- und auszublenden, kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenu für die Liste aufgerufen werden und über den Menupunkt Spalten ein-/ausblenden gelangt der Anwender ins entsprechende Formular: Um Spalten auszublenden hat der Anwender eine 2. Möglichkeit: er zieht in der Liste die zu entfernende Spalte analog für die Gruppierungen einfach weg. Hinweis: Es ist zu beachten, dass die Spalten, welche in der Darstellung gewählt werden nicht über verschiedene Aktivitäten laufen sollten, da damit die Suche verlangsamt wird. Reihenfolge der Spalten ändern Wie bei der Funktion des Ein-/Ausblendens von Spalten bereits angezeigt, können die Spalten im entsprechenden Formular in die gewünschte Reihenfolge gebracht werden. Ergänzend zu dieser Form der Bestimmung kann auch die Reihenfolge der Spalten direkt in der Trefferliste bestimmt werden: Die gewünschte Spalte mit der Maus anwählen und bei gedrückter linker Taste an die gewünschte Stelle verschieben und die Maus lösen. 6/13

7 Suchlisten allgemein, Fortsetzung Trefferliste drucken Jede Trefferliste kann über das Kontextmenu gedruckt werden. Um die Druckfunktion aufzurufen muss mit der rechten Taste der Maus das Menu aufgerufen und der entsprechende Punkt angewählt werden. Dem Anwender wird nun eine Druckansicht der Liste gezeigt und auch die Anzahl der Seiten wird dargestellt. Export in Excel Analog der Druckfunktion kann über das Kontextmenu auch die dargestellte Trefferliste ins Excel exportiert werden und mit den Funktionen von Excel weiterverarbeitet werden (z.b. für Statistiken) 7/13

8 Erweiterte Abfragen Struktur des Formulars Um eine benutzerdefinierte Abfrage zu erstellen ist es unablässig, dass das gewünschte Ergebnis klar definiert ist und auch sichergestellt wird, dass die Informationen nicht auf 2 verschiedenen Aktivitätsarten enthalten sind. Als Einschränkungen resp. Suchparameter dienen in erster Linie das Projekt, die Adresse bzw. Kontaktdaten und die Aktivitäten selbst. Jedoch sind auch Abfragen mit Kriterien aus den Mitarbeitern, den Reservationsobjekten etc. möglich. Das Formular und die Menus der erweiterten Abfrage sehen wie folgt aus: Bemerkung: Um eine bestehende Abfrage zu verändern oder als Basis für eine neue Abfrage zu verwenden, muss diese zuerst gewählt werden und dann erst über Abfrage das Formular geladen werden. Erstellen einer einfachen Abfrage 8/13

9 Erweiterte Abfragen, Fortsetzung Erstellen einer komplexeren Abfrage Jedes weitere Kriterium kann analog dem Erstellen einer einfachen Abfrage dazugefügt werden. Defaultmässig sind diese Kriterien per logischem UND sequentiell verknüpft. Um die Verknüpfung und/oder die Reihenfolge bzw. Gruppierung der Kriterien zu verändern, kann über das Menu Detail oder die Symbolleiste die Klammernsetzung /Verknüpfungsart verändert werden. Benutzerdefinierte Abfragen: speichern einer Abfrage Jede Abfrage kann für einen oder mehrere Mitarbeiter gespeichert werden. Der Abfrage sollte ein aussagekräftiger Name gegeben werden. Dies erleichtert die weitere Verwendung der Abfragen für definierte Listen und für den alltäglichen Einsatz von den Anwendern. 9/13

10 Erweiterte Abfragen, Fortsetzung Benutzerdefinierte Abfragen verwenden Jede erstellte und gespeicherte Benutzerdefinierte Abfrage kann für erweiterte, spezifischere Suchen verwendet werden. Datumsfunktion in Suchlisten Beim Definieren von speziellen Abfragen können an verschiedenen Stellen über die Taste F4 spezielle Funktionen aufgerufen werden. So können für Datumsfelder relative Daten zu heute definiert werden. 10/13

11 Struktur der Suchlisten Aktivitäten Adressen 11/13

12 Struktur der Suchlisten, Fortsetzung Personen Projektsuche 12/13

13 Vordefinierte Suchen Zweck Consolidate bietet die Möglichkeit, dass gewisse Suchen und Abfragen für sich selber und/oder Mitarbeiter hinterlegt werden können. Diese Abfragen können direkt über rechte Maustaste aufgerufen werden. Erstellen Suchfunktion verwenden gemäss Benutzerdefinierte Abfragen verwenden Falls nötig die entsprechenden Suchparameter bereits definieren. Auch können die gewünschten Gruppierungen vorgenommen werden und die Reihenfolge der Spalten und die anzuzeigenden Spalten können wie in den vorgängigen Kapiteln beschrieben vorgenommen werden. 13/13