Erweiterte Messagingfunktionen in OWA

Transkript

1 Erweiterte Messagingfunktionen in OWA Partner:

2 2/6 Inhaltsverzeichnis 1. Speicherplatznutzung Ordnerverwaltung Eigene Ordner erstellen Ordner löschen Ordner verschieben / kopieren Filter Löschen Antworten auf Mails / Weiterleiten Erweiterte Suche Kategorisieren von Mails Regeln Abwesenheit Junk /Spam Kontakte Kontaktgruppen Mailen mit Kontakten... 29

3 3/6 Versionshistorie Datum Version Name Änderung J. Bodeit Inhaltliche Korrekturen J. Bodeit Inhaltliche Korrekturen J. Bodeit Punkte 10/11 hinzugefügt, optische und inhaltliche Korrekturen vorgenommen J. Bodeit Initiale Version

4 4/6 1. Speicherplatznutzung Wenn Sie die Maus über Ihren Namen lassen, dann öffnet sich ein Fenster mit der aktuellen Speicherplatznutzung. In diesem Beispiel sind 1,17 MB Speicherplatz benutzt. Bei 2GB können keine Mails mehr versendet werden. Es bleiben noch 1998,3 MB freier Speicher zur Verfügung.

5 2. Ordnerverwaltung 5/6 2.1 Eigene Ordner erstellen 1 Standardordner 1 1 Zur besseren Übersicht der Mails können Ordner erstellt werden. Erstellen neuer Ordner: Rechtsklicken Sie auf Ihren Mailboxnamen (Hier: Muster Max) und erstellen Sie einen Ordner. Sie auch Unterordner erstellen, dieses geht jedoch nur mit selbst erstellten Ordner. Es können keine Ordner unterhalb von Standardordnern erstellt werden. Standardordner können nicht umbenannt oder gelöscht werden.

6 Hier wurde der Ordner Berechtigungen erstellt. 6/6

7 2.2 Ordner löschen 7/6 Es können nur selbst erstellte Ordner gelöscht, umbenannt, kopiert oder verschoben werden. Standardordner können nicht umbenannt oder gelöscht werden.

8 2.3 Ordner verschieben / kopieren 8/6 Es gibt zwei Möglichkeiten Mails zu verschieben/kopieren: a) Mail markieren dann Rechtsklick auf die Mail In Ordern verschieben / In Ordner kopieren b) Mail markieren Verschieben anklicken In Ordern verschieben / In Ordner kopieren Es gibt dann noch die Möglichkeit einen neuen Ordner zu erstellen a b

9 3. Filter 9/6 Filter sind eine hervorragende Möglichkeit Mails nach bestimmten Kriterien zu filtern. Sie können so sehr schnell bestimmte Mails finden. Beispiel Filtern: In diesem Beispiel habe ich alle Mails im Posteingang so gefiltert, dass nur Mails, die an mich gesendet wurden, angezeigt werden. Das heisst, Mails auf denen ich CC oder BCC war, werden nicht aufgelistet. Der Filter funktioniert immer per Ordner. 1 Hiermit kann der Filter ausgeschaltet werden. 1

10 4. Löschen 10/6 Wenn Mails gelöscht werden (versehentlich oder gewollt), dann werden die Mails nicht gelöscht, sondern in den Papierkorb verschoben. Mails können wie folgt gelöscht werden: a) Mail/Mails markieren Drücken der Taste Delete b) Mail/Mails markieren Löschen anklicken Im Ordner Gelöschte Elemente repräsentiert den Papierkorb. Hier sind alle gelöschten Mails und können entweder per Drag&Drop oder per Rechtsklick auf die Gelöschte Mail oder über das Menü Verschieben wieder zurückverschoben werden. a b

11 Werden s im Ordner Gelöschte Elemente gelöscht, dann können diese s nicht mehr mit OWA zurückgesichert werden. Diese Mails werden von Exchange noch 30 Tage vorgehalten und dann endgültig gelöscht. 11/6

12 5. Antworten auf Mails / Weiterleiten 12/6 Es gibt zwei Möglichkeiten: Antworten: Die Antwort wird nur an den Versender der Mail geschickt (hier: URZ-Muster Max) Allen Antworten: Die Antwort wird an Alle (Versender, CC und BCC) versendet Weiterleiten: Die Mail wird an jemand anders weitergeleitet. Sie müssen wie bei einer neuen Mail den /die Empfänger eintragen.

13 Alle Antworten : Sowohl der Versender als auch CC erhalten die Antwort. 13/6

14 Standardmässig ist die Option Unterhaltungen verwenden (Anzeigen Unterhaltungen verwenden) aktiviert. Mails, welche thematisch zusammen gehören, werden als eine Mail angezeigt. Im rechten Bereich sehen Sie die dazugehörigen Mails mit den Details. Unterhaltungen sind Mails, auf den Sie geantwortet oder welche Sie weitergeleitet haben. 14/6

15 6. Erweiterte Suche 15/6 Mit der Erweiterten Suche können Sie Ihre Mails nach verschiedensten Kriterien durchsuchen. Dieses ist, insbesondere bei einer grösseren Anzahl von Mails, sehr hilfreich. Aktivieren der Erweiterten Suche Beispiel 1: Suche alle Mails nach dem Begriff server Es werden nur Mails angezeigt welche die folgenden Kriterien erfüllen: - Es wird im Betreff und Nachrichtentext gesucht Es werden alle Mails angezeigt, in denen entweder in der Betreffzeile oder im Nachrichtentext das Wort server vorkommt, z.b. Serverrack oder FileServer. Es wird nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung unterschieden

16 16/6 Beispiel 2: Suche alle eingehenden Mails in denen bod vorkommt Hier werden nur Einträge angezeigt welche die folgenden Kriterien erfüllen: - Es wird im Betreff und Nachrichtentext gesucht - Alle Mails welche als Absender bod haben Mögliche Ergebnisse sind: Joerg Bodeit, Bodo Bach oder Udo Bodenstein

17 17/6 Beispiel 3: Suche alle Mails mit der Kategorie Grün Hier werden nur Einträge angezeigt welche die folgenden Kriterien erfüllen: - Alle Mails welche mit der Kategorie Grüne Kategorie gekennzeichnet sind

18 7. Kategorisieren von Mails 18/6 Kategorien können dazu verwendet werden um Mails beispielsweise nach Themengebieten oder nach Projekten zu kennzeichnen. Sie können dann mithilfe der Erweiterten Suche schnell aufgefunden werden. Beispiel: Es sollen alle Mails mit grüner Kategorie angezeigt werden Der Posteingang ist zurzeit ungefiltert

19 Hier wird der Filter gesetzt 19/6 Alle Mails mit Kategorie grün werden angezeigt.

20 20/6 8. Regeln Regeln erlauben es Ihnen eingehende Mails vorzuselektieren. Klicken Sie auf Optionen und dann auf Posteingangsregel erstellen Klicken Sie auf Neu und dann auf Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen.

21 Wählen Sie aus, auf welche Nachrichten (Mails) sich die Regel beziehen soll (in diesem Beispiel auf alle eingegangenen Mails) 21/6 Wählen Sie hier aus, was mit den Mails passieren soll

22 Sie können auch Ausnahmen bestimmen, welche nicht von dieser Regel betroffen sein sollen. 22/6

23 9. Abwesenheit 23/6 Wenn Sie in die Ferien gehen oder anderweitig abwesend sind, können Sie dieses in OWA einstellen. Klicken Sie auf Optionen und dann auf Automatische Antworten festlegen.

24 1 Klicken Sie auf Automatische Antworten senden und auf Antworten nur in diesem Zeitraum senden. Definieren Sie Ihren Abwesenheitszeitraum 24/6 2 3 Legen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht fest. Legen Sie fest, wer die Abwesenheitsnachricht erhalten soll. Standardmässig bekommt jeder, der Ihnen eine schickt, die Abwesenheitsnachricht

25 10. Junk /Spam 25/6 Junk s werden umgangssprachlich auch als Spam s bezeichnet. Das sind unaufgeforderte, meist dubiose Mails/Angebote aus dem Internet. Damit OWA zukünftig solche Junk s automatisch in den Ordner Junk s verschiebt, muss OWA zunächst erlernen was Junk ist. Dazu müssen Sie entsprechenden Junk s in Ihrem Posteingang kennzeichnen. Markieren Sie die Junk und rechtsklicken Sie. Im Kontextmenü wählen Sie Junk- und dann Absender zur Liste der geblockten Absender hinzufügen. Diese Mail wurde in den Ordner Junk- verschoben. Zukünftige s von diesem Absender werden automatisch nach Junk- verschoben.

26 11. Kontakte 26/6 Alle Exchange Kontakte der UNI Basel (unibas.ch) sind in OWA bereits durch das Globale Adressbuch vorhanden. Sollten Sie eigene Kontakte pflegen wollen, z.b. für Kontaktdaten ausserhalb von unibas.ch, so können Sie diese Kontakte in OWA pflegen. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil neben Neu und klicken dann auf Kontakt Füllen Sie die entsprechenden Felder aus

27 Der neue Kontakt ist unter Kontakte sichtbar 27/6

28 11.1 Kontaktgruppen 28/6 Kontakte können auch gruppiert werden. Klicken Sie dazu auf den Auswahlpfeil neben Neu und dann auf Gruppe Vergeben Sie den Gruppennamen und fügen Sie die Gruppenmitglieder (Kontakte) hinzu

29 11.2 Mailen mit Kontakten 29/6 Erstellen Sie eine neue Klicken auf An, CC oder BCC Klicken Sie auf Kontakte Wählen Sie dann den Kontakt / die Kontaktgruppe aus Klicken auf An, CC oder BCC

30 In diesem Beispiel wurde die Kontaktgruppe Norvatis Sales ausgewählt. Wir versenden die Mail an alle Mitglieder dieser Gruppe. 30/6