Team Collaboration Einrichtung eines Arbeitsbereichs für eine Projektgruppe

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1 Team Collaboration Einrichtung eines Arbeitsbereichs für eine Projektgruppe Felizitas Heinebrodt Technische Hochschule Nürnberg Rechenzentrum Kesslerplatz 12, Nürnberg Version 3 September 2013 DokID: teamcoll-projekt Vers. 3, , RZ/THN

2 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 1 Team Collaboration Einrichtung eines Arbeitsbereichs für eine Projektgruppe Inhalt: 1 Einführung Ein Beispiel: Erstellung des Arbeitsbereiches Favoriten Teilnehmer einladen Rollen der Teilnehmer workspace-viewer workspace-reviewer workspace-participant-coordinator workspace-member workspace-document-coordinator workspace-coordinator Fertigstellen Spätere Änderung der Rollen Teilnehmer entfernen Weitere Einstellungen Name des Arbeitsbereiches Adresse Logo des Arbeitsbereiches Einstellungen zuweisen Arbeitsbereich löschen Wiki für zentrale Informationen Dokumentablage in der Library Diskussionsforen Ankündigungen Ereignisse Stets aktuell durch RSS-Feeds RSS-Feeds im Internet Explorer RSS-Feeds in Microsoft Outlook RSS-Feeds in Zimbra Noch Fragen??? Einführung Für die Zusammenarbeit (Team Collaboration) von Arbeitsgruppen stehen in OHMportal so genannte Arbeitsbereiche (englisch: Workspaces) zur Verfügung. In einem Workspace können die Teilnehmer einer Arbeitsgruppe verschiedene Werkzeuge nutzen: Gruppenkalender für die Terminplanung innerhalb der Arbeitsgruppe Dokumentablage und verwaltung für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten Wikis und Foren für den Informationsaustausch Und vieles mehr 1.1 Ein Beispiel: Diese Anleitung zeigt anhand eines Beispiels, wie Sie einen Arbeitsbereich für Ihre Arbeits- oder Projektgruppe einrichten. Elfriede Musterfrau und ihr Kollege Wilhelm Busch möchten gemeinsam eine Reise auf den Spuren des Georg Simon Ohm organisieren. Dabei werden sie unterstützt durch die Studierenden Erika Mustermann und Marlene Dietrich. Elfriede Musterfrau hat dazu über den zur Verfügung stehenden Online Service einen Arbeitsbereich eingerichtet namens Projekt-OHMreise 2 Erstellung des Arbeitsbereiches Um einen Arbeitsbereich zu erstellen, steht auf den Webseiten des Rechenzentrums ein Online-Service zur Verfügung:

3 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 2 Dann klicken Sie in der Liste Ihrer Arbeitsbereiche auf das Sternchen hinter dem Arbeitsbereich, in dem Sie zurzeit häufig arbeiten. Dadurch wird der Arbeitsbereich als Favorit markiert er bekommt ein goldenes Sternchen. Wenn Sie das nächste Mal Arbeitsbereiche starten, finden Sie als erstes Ihren Favoritenarbeitsbereich. Hier wählen Sie, ob Sie einen Arbeitsbereich für ein Projekt oder ein Team erstellen. Darunter geben Sie den Namen ein. Je nachdem, ob Sie einen Arbeitsbereich für ein Projekt oder ein Team erstellen, wird dem Arbeitsbereichnamen ein PR- oder ein Team- vorangestellt. Jeder Arbeitsbereich verfügt über eine eigene - Adresse. Diese Adresse lautet Arbeitsbereichname@ohmportal.de Aus diesem Grund sind für den Namen des Arbeitsbereichs nur Zeichen erlaubt, die auch in einer E- Mail-Adresse enthalten sein dürfen: A-Z a-z _ - ( )., (Keine Umlaute, keine Leerzeichen) 4 Teilnehmer einladen Frau Musterfrau hat ihren Kollegen, Prof. Dr. Wilhelm Busch und außerdem die Studenten Erika Mustermann Marlene Dietrich für ihr Projekt gewinnen können. Um Teilnehmer zu Ihrem Workspace einzuladen, klicken Sie auf Teilnehmer Nach dem Klick auf Weiter wird ohne weitere Verzögerung der Arbeitsbereich erstellt und Sie können sofort zu Ihrem Arbeitsbereich wechseln und ihn nach Ihren Wünschen einrichten. Im folgenden Fenster wählen Sie die gewünschten Teilnehmer aus. 3 Favoriten Beim Start der Team Collaboration erhalten Sie zunächst eine Seite mit Ihren Favoritenarbeitsbereichen. Sie können den Arbeitsbereich, in dem Sie zurzeit vorzugsweise arbeiten, als Favorit markieren. Dann wird Ihnen dieser Arbeitsbereich beim Start als erstes angezeigt. Dazu klicken Sie links auf Alle meine Arbeitsbereiche

4 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 3 Dazu tragen Sie hinter Benutzer oder Gruppe den Namen (bzw. den Anfang des Namens) des gewünschten Teilnehmers ein. Das Programm versucht sofort, den gewünschten Teilnehmer aus dem Adressbuch herauszusuchen und schlägt Ihnen passende Namen vor. 4.1 Rollen der Teilnehmer Es gibt im Arbeitsbereich unterschiedliche Berechtigungsmodelle, die regeln, wie (in welchem Umfang) die einzelnen Teilnehmer auf den Arbeitsbereich zugreifen dürfen. Diese Berechtigungsmodelle nennen sich Rollen. Durch die Zuweisung von Rollen in Ihrer Arbeitsgruppe regeln Sie die Zugriffsberechtigungen innerhalb der Gruppe. Sie wählen den gewünschten Teilnehmer aus. Mögliche Rollen sind: workspace-viewer Teilnehmer mit der Rolle Viewer verfügen über Leseberechtigungen für Arbeitsbereichsinhalte. Hinweis: Sie können auch Gruppen von Teilnehmer einladen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang: Ein Arbeitsbereich ist für die Nutzung durch maximal 100 Teilnehmer geeignet. Das Rechenzentrum behält sich das Recht vor, nach Rücksprache mit dem Eigentümer des Arbeitsbereichs Teilnehmer zu entfernen, um einer Überladung des Arbeitsbereiches mit zu vielen Teilnehmern vorzubeugen. Sie finden über der Teilnehmerliste eine stets aktuelle Zählung: workspace-reviewer Teilnehmer mit der Rolle Reviewer verfügen über Leseberechtigungen für Arbeitsbereichsinhalte. Zusätzlich können sie Diskussionsthemen kommentieren, versenden und beantworten workspace-participant-coordinator Teilnehmer mit der Rolle Participant-Coordinator können Mitglieder hinzufügen und entfernen sowie neuen und vorhandenen Mitgliedern Rollen zuweisen. Diese Rolle beinhaltet keine Lese- oder Schreibberechtigung, d.h. es müssen unter Umständen zusätzliche Rolle zugewiesen werden. Haben Sie alle Teilnehmer ausgewählt, klicken Sie unten auf Weiter workspace-member Teilnehmer mit der Rolle Member haben vollständigen Zugriff auf Arbeitsbereichsinhalte und können diese Inhalte erstellen, lesen, ändern und löschen. 4.2 workspace-document-coordinator Teilnehmer mit der Rolle Document-Coordinator können Dokumentverwaltungsvorgänge wie das Anwenden von Versionierungseinstellungen und das Außerkraftsetzen von Sperren für Dateien und Ordner ausführen. Jetzt geben Sie die Berechtigungsrollen für die Teilnehmer an. 4.3 workspace-coordinator Teilnehmer mit der Rolle Coordinator verfügen über vollständige Administratorberechtigungen für den Arbeitsbereich und dessen Inhalte, einschließlich Ankündigungen.

5 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 4 In der Projektgruppe von Frau Musterfrau sind die Rollen wie folgt verteilt: Frau Musterfrau ist Eigentümerin des Arbeitsbereiches und hat zusätzlich Coordinator-Rechte. Wilhelm Busch soll die eigentliche Administration des Arbeitsbereiches übernehmen (Weitere Teilnehmer einladen, Rechte für die Teilnehmer vergeben ). Außerdem soll er alle Inhalte des Arbeitsbereiches lesen können. Das heißt, Wilhelm Busch bekommt die Rolle Coordinator. Marlene Dietrich soll vollständigen Zugriff (Lesen, Schreiben, Verändern) auf alle Inhalte des Arbeitsbereiches haben. Das heißt, Marlene Dietrich bekommt die Rolle Member. Frau Mustermann bekommt Leseberechtigung für die Inhalte. Zusätzlich kann sie in den Foren der Arbeitsgruppe aktiv diskutieren. Das heißt, Erika Mustermann bekommt die Rolle Reviewer. Sie klicken auf Fertigstellen Um dem Teilnehmer eine Rolle zuzuweisen, klicken Sie in das entsprechende Feld (in dem zu Beginn nur die Mindest -Rolle workspace-viewer steht). Alle Teilnehmer Ihrer Arbeitsgruppe werden automatisch per darüber informiert, dass sie zu der Arbeitsgruppe eingeladen wurden und welche Rolle ihnen in der Arbeitsgruppe zugewiesen wurde. 5 Spätere Änderung der Rollen Selbstverständlich können Sie die zugewiesenen Rollen im Nachhinein korrigieren. In der Liste, die daraufhin aufklappt, setzen Sie vor die passende Rolle ein Häkchen. Danach scrollen Sie in der Liste der Rollen nach ganz unten und klicken dort auf Speichern Tipp: Nur Teilnehmer, denen die entsprechende Rolle (workspace-participant-coordinator oder workspace-coordinator) zugewiesen wurde, können die Teilnehmerrollen ändern. Dazu klicken Sie im Menü am linken Rand auf Teilnehmer 4.4 Fertigstellen Nach der Zuweisung der verschiedenen Rollen sieht die Liste im Beispiel so aus: Sie setzen ein Häkchen vor den Teilnehmer, dessen Rolle sie verändern möchten. Sie können auch mehrere Teilnehmer markieren, d.h. mehrere Haken setzen.

6 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 5 Danach klicken oben auf Bearbeiten Jetzt können Sie durch Setzen bzw. Entfernen von Häkchen die Berechtigungsrollen des gewählten Teilnehmers verändern. Die Namenskonvention erleichtert allen Hochschulangehörigen den Überblick über die Arbeitsbereiche. Im Beispiel: Alle Projekte beginnen mit Projekt-. Benennen Sie Ihren Arbeitsbereich um in z.b. Mein- Arbeitsbereich, können andere Teilnehmer nicht mehr erkennen, um was es in Ihrem Arbeitsbereich geht Adresse Jeder Arbeitsbereich verfügt standardmäßig über eine eigene -Adresse: Arbeitsbereichsname@ohmportal.de Sie sollten die -Adresse Ihres Arbeitsbereichs nicht verändern! 6 Teilnehmer entfernen Wilhelm Busch hat leider keine Zeit mehr, bei der Reise- Organisation zu helfen. Deswegen möchte Elfriede Musterfrau ihn aus dem Arbeitsbereich nehmen. Er soll keinen Zugriff mehr haben auf den Arbeitsbereich. Sie setzen ein Häkchen vor den Teilnehmer, den Sie entfernen möchten. Sie können auch mehrere Teilnehmer markieren, d.h. mehrere Haken setzen. Danach klicken oben auf Entfernen 7 Weitere Einstellungen Sie können nachträglich Einstellungen an Ihrem Arbeitsbereich vornehmen, um den Arbeitsbereich an Ihre Wünsche anzupassen. Dazu klicken Sie im Arbeitsbereich links auf Einstellungen Wenn Sie eine an diese Adresse schicken, kann sie von allen Teilnehmern des Arbeitsbereichs gelesen werden. Diese s erscheinen nicht in Ihrer persönlichen Mailbox oder in den Mailboxen der Teilnehmer, sondern in der Mailbox des Arbeitsbereichs. Jeder Teilnehmer des Arbeitsbereichs kann die Arbeitsbereichs-Mailbox in Zimbra oder in Microsoft Outlook als zusätzlichen -Ordner einbinden. Hinweis: Die -Adresse des Arbeitsbereichs kann nur intern (innerhalb des Mailsystems der Hochschule) genutzt werden. Beispiel: Wilhelm Busch kann mit der -Adresse wilhelm.busch@ohm-hochschule.de s an den Arbeitsbereich schreiben. Mit seiner privaten -Adresse willi.busch@gmx.de kann er das nicht. 7.3 Logo des Arbeitsbereiches Sie können das Logo verändern oder die Beschreibung korrigieren. Um das Logo zu verändern, klicken Sie in den Einstellungen direkt auf das Logo und wählen aus der Liste ein Logo Ihres Geschmacks aus. 7.1 Name des Arbeitsbereiches Sie können den Arbeitsbereich im Nachhinein umbenennen. Sie sollten den Namen Ihres Arbeitsbereichs nicht verändern!

7 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Einstellungen zuweisen Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Zuweisen Um die Wiki-Homepage zu verändern, klicken Sie links auf Wiki-Seiten Wiki-Homepage 8 Arbeitsbereich löschen Wenn Sie einen Arbeitsbereich nicht mehr benötigen, sollten Sie ihn löschen. Dazu klicken Sie im Arbeitsbereich auf Einstellungen Löschen Jetzt klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Bearbeiten Wie Sie neue Wiki-Seiten anlegen und Ihre Wiki- Homepage formatieren, lesen Sie in einer Anleitung auf den Webseiten des Rechenzentrums. 10 Dokumentablage in der Library Sie erhalten eine Meldung. In jedem Arbeitsbereich steht eine eigene Library zur Verfügung, die ausschließlich von den Teilnehmern des Arbeitsbereiches genutzt werden kann. Um die Library zu öffnen, klicken Sie links auf Library Documents Hier klicken Sie auf Ja Um neue Ordner in der Library anzulegen, klicken Sie links oben auf Ordner 9 Wiki für zentrale Informationen Für jeden Arbeitsbereich steht ein eigener Wiki zur Verfügung, in dem Informationen zum Arbeitsbereich veröffentlicht werden können. Um Dateien in die Library zu laden, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Hochladen Mehr zu dem Thema lesen Sie in einer eigenen Anleitung, die Sie auf den Webseiten des Rechenzentrums finden. 11 Diskussionsforen Da der Wiki im Arbeitsbereich an zentraler Stelle steht, kann er als Plattform für den Austausch wichtiger Informationen dienen. Über die Diskussionsforen können Sie geordnet nach Themen eine zentrale Wissenssammlung schaffen.

8 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 7 Damit die Teilnehmer Ihres Arbeitsbereichs aktiv Fragen in den Foren stellen und diskutieren können, müssen sie mindestens Reviewer sein. Die Rolle Viewer genügt dazu nicht. Um eine neue Ankündigung zu erstellen, klicken Sie links auf Ankündigung Um für ein Thema ein neues Forum zu eröffnen, klicken Sie auf Forum Jetzt geben Sie das grundlegende Thema Ihres Forums ein. Haben Sie alle Daten eingegeben, klicken Sie rechts oben auf Abschicken Jetzt erscheint während der von Ihnen angegebenen Zeit auf der Startseite Ihres Arbeitsbereiches folgende Mitteilung. Danach klicken Sie rechts oben auf Speichern 13 Ereignisse Jeder Arbeitsbereich verfügt über einen eigenen Kalender. Sie finden diesen Kalender auf der Startseite Ihres Arbeitsbereiches. Sie finden alle Foren links unter Foren. Um in einem Forum ein neues Thema zu beginnen, klicken Sie oben auf Thema 12 Ankündigungen Für wichtige Mitteilungen stehen Ihnen in Ihrem Arbeitsbereich die Ankündigungen zur Verfügung. Ankündigungen erscheinen während des von Ihnen angegebenen Zeitraumes gelb hinterlegt direkt auf der Startseite. In der Leiste über dem Kalender können Sie zwischen einer Listenansicht und einer Monatsansicht umschalten.

9 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 8 Listenansicht Monatsansicht Der Termin erscheint im Kalender auf der Startseite des Arbeitsbereiches. Tage mit Terminen erscheinen farbig hinterlegt. Fahren Sie mit der Maus auf den betreffenden Tag, erhalten Sie einen Überblick über den Termin. Indem Sie ein Ereignis im Arbeitsbereich erstellen, wird der Termin in die Kalender Ihrer Teilnehmer eingetragen. Die Teilnehmer Ihres Arbeitsbereiches bekommen eine Einladung per . Um ein neues Ereignis einzutragen, klicken Sie links auf Ereignis In Microsoft Outlook oder in Zimbra können Sie den Kalender des Arbeitsbereichs als zusätzlich Kalender in Ihren Kalender einbinden. Wie Sie dazu vorgehen, lesen Sie in den entsprechenden Anleitungen. 14 Stets aktuell durch RSS-Feeds Auf den Seiten Ankündigungen und Vorherige Aktivität können Sie so genannte RSS-Feeds abonnieren. Dann erhalten Sie immer, wenn auf diesen beiden Webseiten etwas Neues veröffentlicht wird, automatisch in Ihrem Internet Explorer oder per eine Zusammenfassung bzw. den vollständigen Artikel. Um einen RSS-Feed zu abonnieren, öffnen Sie zunächst die gewünschte Webseite. Sie geben die Daten ein und klicken rechts oben auf Speichern Alle Teilnehmer Ihres Arbeitsbereiches erhalten eine . Um beispielsweise über die Aktivitäten im Arbeitsbereich informiert zu werden, klicken Sie auf der Homepage des Arbeitsbereiches auf Vorherige Aktivität Sie erhalten eine Liste mit den Aktivitäten im Arbeitsbereich. Rechts oben finden Sie das RSS-Ikon. Sie klicken auf das RSS-Ikon. Tipp: Möchten Sie keine Einladungen per bekommen, entfernen Sie das Registrieren-Häkchen in der Leiste über dem Kalender.

10 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite RSS-Feeds im Internet Explorer Um im Internet Explorer zu lesen, was sich im Arbeitsbereich getan hat, klicken Sie auf Ansicht Explorer-Leisten Feeds 14.2 RSS-Feeds in Microsoft Outlook Nach Eingabe Ihrer my.ohmportal-kennung erhalten Sie eine Meldung: In Microsoft Outlook finden Sie unter Ihrem Posteingang eine Ordner RSS-Feeds. Sie klicken auf Feed abonnieren Sie können weitere RSS-Feeds abonnieren, indem Sie den RSS-Ordner mit der rechten Maustaste anklicken. en RSS-Feed hinzufügen Jetzt benötigen Sie die Internet-Adresse der RSS- Feeds aus der Team Collaboration. Dazu klicken Sie im Arbeitsbereich auf das RSS-Symbol und kopieren die Internetadresse aus der Adresszeile des Browsers. Wenn Sie die Feeds im Internet Explorer als Favorit nutzen möchten, setzen Sie einen Haken vor Zu Favoriten hinzufügen Hinzufügen Sie klicken auf Abonnieren Sie werden nochmals aufgefordert, sich zu authentifizieren. Danach erscheint die Meldung:

11 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 10 Jetzt werden Sie über jede Veränderung im Arbeitsbereich informiert RSS-Feeds in Zimbra In Zimbra finden Sie unter Ihrem Posteingang einen Ordner RSS-Feed. Hier werden Sie über jede Veränderung im Arbeitsbereich per informiert. 15 Noch Fragen??? Diese Anleitung beschreibt die Einrichtung eines Arbeitsbereichs im my.ohmportal. Für die Nutzung der verschiedenen Funktionen, die Ihnen in Ihrem Arbeitsbereich zur Verfügung stehen, finden Sie ausführliche Anleitungen auf den Webseiten des Rechenzentrums.