Microsoft Outlook 2010 Kalender

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1 Microsoft Outlook 2010 Kalender Felizitas Heinebrodt Technische Hochschule Nürnberg Rechenzentrum Kesslerplatz 12, Nürnberg Version 3 Oktober 2014 DokID: kaloutlook2010 Vers. 3, , RZ/THN

2 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 1 Microsoft Outlook 2010 Kalender Inhalt: 1 Einleitung Der zentrale Kalender der Hochschule Kalender nur für persönliche Termine Nutzung des Hochschulkalenders Begriffserläuterungen Microsoft Outlook Einträge im Kalender Kalendereinträge erstellen oder ändern Einträge ändern mit der Maus Termine farbig darstellen Termine löschen Drucken Ereignisse Terminserien Besprechungen planen Teilnehmer einladen Planen im Gruppenplan Status der Besprechung Besprechungen verschieben / löschen Einladungen beantworten Noch Fragen? Einleitung Die Oracle Extensions for Outlook stehen unter Administration Einstellungen für Sie zum Download bereit. Wie Sie die Outlook Extensions installieren und Microsoft Outlook einrichten, lesen Sie in den Dokumentationen des Rechenzentrums nach. Diese Anleitung beschreibt die Kalenderfunktionen, die Ihnen mit (!) den Outlook Extensions, d.h. mit der Anbindung Ihres Kalenders an den zentralen Hochschulkalender zur Verfügung stehen. 1.4 Begriffserläuterungen Sie können in Ihrem Kalender verschiedene Einträge vornehmen Termine Termine sind Einträge, die definierte Anfangs- und Endzeitpunkte haben, also z.b. Workshop am von 9 bis 10 Uhr 1.1 Der zentrale Kalender der Hochschule Der Hochschule steht ein zentrales Kalendersystem zur Verfügung, das die Kalender aller Hochschulangehörigen beinhaltet. 1.2 Kalender nur für persönliche Termine Sie können Outlook ausschließlich zur Verwaltung Ihrer eigenen Termine nutzen. Dazu benötigen Sie keine besondere Installation. 1.3 Nutzung des Hochschulkalenders Ereignisse Ereignisse sind Einträge, die nicht an bestimmte Anfangs- und End-Zeitpunkte gebunden sind, also z.b. Geburtstag von Hans am 9. Oktober Gleittag am 12. Oktober Ereignisse werden im Kalender über den Terminen eingetragen. Wenn Sie auf Ihrem PC ein zusätzliches Programm, die Oracle Extensions for Outlook installieren, können Sie im Outlook-Kalender nicht nur Ihre eigenen Termine verwalten, sondern auch Kollegen Termine vorschlagen oder nachsehen, wann Ihre Kollegen am besten Zeit haben.

3 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Terminserien Terminserien sind Termine, die sich regelmäßig wiederholen, also z.b. Wöchentlich am Montag Workshop Geburtstag von Hans jedes Jahr am 9. April Sie erkennen Serien an den beiden gedrehten Pfeilen. Links über den Modul-Schaltflächen finden Sie eine Kalender-Übersicht. Rechts steht Ihr Kalender. Sie können in der Menüleiste in der Start-Registerkarte die Ansicht (Tagesansicht, Wochenansicht...) einstellen Besprechungen Besprechungen sind Termine, an denen mehrere Kollegen teilnehmen. Um eine Besprechung zu planen, geben Sie beim Eintragen des Termins weitere Teilnehmer an. Diese Teilnehmer werden automatisch per eingeladen und können direkt im System zu- oder absagen. 1.5 Microsoft Outlook 2010 Outlook bietet mehrere Funktionsbereiche (Module), die Sie einzeln oder kombiniert nutzen können. Um zwischen den Modulen umzuschalten, klicken Sie links unten auf die entsprechende Schaltfläche. 2 Einträge im Kalender Hier lesen Sie zunächst allgemein, wie Sie Einträge in Ihrem Kalender erstellen oder verändern. 2.1 Kalendereinträge erstellen oder ändern Über die Menüleiste Um einen Termin in Ihrem Kalender einzutragen, klicken Sie in der Menüleiste auf Neuer Termin Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie alle Daten zu Ihrem Termin eintragen können (Wann, Wo...). Nach dem Start von Outlook sehen Sie zunächst die -Umgebung. Um Ihren Kalender zu öffnen, klicken Sie auf Kalender

4 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Direkt im Kalender Was, Wann und Wo? Sie doppelklicken auf den gewünschten Zeitpunkt. Es öffnet sich das Fenster zum Erstellen eines neuen Termins. Vorteil: Es sind bereits die gewünschten Zeiten eingetragen. In der Registerkarte Oracle Calendar-Termin machen Sie die wichtigsten Angaben zu Ihrem Termin. Betreff Was? Hier geben Sie Ihrem Termin einen Namen, damit Sie sich später in Ihrem Kalender unter der Angabe etwas vorstellen können. Ort Wo? Noch schneller geht es, wenn Sie auf den gewünschten Zeitpunkt klicken und direkt das Tippen des Betreffs beginnen. Hier legen Sie fest, wo der Termin stattfinden soll. Beginnt um / Endet um Wann? Hier geben Sie die Zeit des Termins an Nachträgliche Änderungen Um einen bereits eingetragenen Termin nachträglich zu öffnen oder zu verändern, suchen Sie in Ihrem Kalender den entsprechenden Termin heraus. Beschreibung, Details: Im Feld unten können Sie Informationen zu dem Termin speichern. Jetzt doppelklicken Sie auf den Termin. Es öffnet sich das Fenster, in dem Sie die Angaben zu Ihrem Termin verändern können. Internet-Adressen werden während der Eingabe automatisch blau geschrieben und damit anklickbar. Für Formatierungen steht Ihnen die Registerkarte Text formatieren zur Verfügung.

5 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Erinnerung Speichern und schließen Wenn Sie den Termin in Ihrem Kalender markieren, können Sie in den Kalendertools in der Registerkarte Termin die Erinnerungsfunktion einschalten. Wenn Sie alle Angaben zu dem Termin gemacht haben, klicken Sie in der Registerkarte Termin auf Speichern und schließen Jetzt wird Ihr Termin in Ihren Kalender eingetragen. 2.2 Einträge ändern mit der Maus Sie werden vor Beginn des Termins erinnert. Dazu öffnet sich ein Fenster mit den wichtigsten Angaben zu Ihrem Termin Zeitraum verändern Fahren Sie mit Ihrer Maus auf den oberen oder unteren Rahmen des Kalendereintrags. Ihr Mauszeiger wird zu einem Pfeil. Jetzt ziehen Sie den Rahmen auf die von Ihnen gewünschte Uhrzeit Termin verschieben Eine Datei anhängen Sie können an den Termin eine Datei anhängen. Dazu wählen Sie die Registerkarte Einfügen Datei anfügen Fahren Sie mit Ihrer Maus auf den Termin und verschieben Sie den Termin auf den gewünschten Zeitpunkt. Sie können den Termin sowohl innerhalb Ihrer Kalenderansicht (also z.b. Arbeitswoche) verschieben, als auch auf einen Tag in der Kalenderübersicht am linken Bildschirmrand. Im Detail-Fenster des Termins erscheinen die ausgewählten Dateien.

6 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite Termine farbig darstellen Sie haben in Outlook die Möglichkeit, für Ihre Kalendereinträge Kategorien einzuführen. So können Sie in Ihrem Kalender kennzeichnen, um welche Art von Termin es sich handelt. Um einen Termin farbig zu kennzeichnen, klicken Sie in dem Fenster, in dem Sie den Termin eintragen auf Kategorisieren Sie können einem Termin auch nachträglich eine Farbe zuordnen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin und wählen Kategorisieren Um den Farben eine Bedeutung zuzuweisen (also z.b. grün für private Termine), klicken Sie in der Farbliste unten auf Alle Kategorien 4 Terminserien Wenn Sie einen Termin eintragen möchten, der sich regelmäßig wiederholt, öffnen Sie den Termin in Ihrem Kalender. Sie wählen in der Registerkarte Termin Serientyp 2.4 Termine löschen Sie können nur Einträge in Ihrem Kalender löschen, die Sie selbst erstellt haben. Um einen Termin zu löschen, suchen Sie im Kalender den entsprechenden Termin heraus. Dann drücken Sie die Entf-Taste oder klicken in der Menüleiste auf Hier tragen Sie ein, wie sich der Termin wiederholen soll. 2.5 Drucken Sie können Ihren Terminkalender ausdrucken. Dazu klicken Sie in der Dateiregisterkarte auf Drucken Um die Details zu einem bestimmten Termin auszudrucken, öffnen Sie den Termin und klicken in der Datei-Registerkarte auf Drucken Danach finden Sie unter dem Betreff einen Eintrag 3 Ereignisse Um ein Ereignis, also einen Eintrag ohne definierte Anfangs-/Endzeit einzugeben, doppelklicken Sie in den Bereich direkt unter dem Datum. Der Termin wird im Kalender mit zwei Pfeilen gekennzeichnet.

7 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 6 5 Besprechungen planen Hier klicken Sie auf das Optionen-Symbol Unter einer Besprechung versteht man einen Termin mit mehreren Teilnehmern. Im zentralen Kalendersystem der Hochschule können Sie andere Hochschulangehörige einladen und dazu vorab überprüfen, wann die von Ihnen gewünschten Teilnehmer Zeit haben. Außerdem übernimmt das Kalendersystem automatisch die Einladung der Teilnehmer. Sie wählen Outlook-Eigenschaften 5.1 Teilnehmer einladen Um zu einem Termin weitere Teilnehmer einzuladen, wählen Sie beim Eintragen des Termins Teilnehmer einladen Daraufhin erscheint eine zusätzliche Zeile. Jetzt können Sie sehen, an welche -Adresse die Einladung verschickt wird. Haben Sie alle gewünschten Teilnehmer eingetragen, klicken Sie auf Senden Hier können Sie entweder -Adressen der anderen Teilnehmer direkt angeben oder durch Klicken auf An das Adressbuch öffnen und die anderen Teilnehmer heraussuchen. Jetzt trägt das Kalendersystem den Termin in Ihren Kalender und in die Kalender der anderen Teilnehmer ein. Außerdem bekommen die anderen Teilnehmer eine , in der sie über den Termin informiert werden. 5.2 Planen im Gruppenplan In der Registerkarte Planen können Sie abfragen, ob die Kollegen, die Sie zu einer Besprechung einladen möchten, an Ihrem Termin frei sind. Adresse des Teilnehmers prüfen Bitte achten Sie darauf, dass der gewünschte Teilnehmer mit der ausgewählt wird. Einladungen an alte OHM- Hochschule-Adressen können vom Teilnehmer eventuell nicht zugesagt werden. Um die hinterlegte Adresse zu prüfen, fahren Sie mit der Maus auf die Adresse (ohne zu klicken). Dazu tragen Sie zunächst wie eben beschrieben die gewünschten Teilnehmer ein und die geplante Uhrzeit ein. Dann klicken Sie auf Terminplanung

8 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 7 Um den Termin in den gewünschten Zeitrahmen zu legen, verschieben Sie mit der Maus die grüne/rote Linie. Sie können die Zeiten auch direkt unten bei Besprechungsbeginn und Besprechungsende eingeben Weitere Teilnehmer einladen Haben Sie einen passenden Zeitraum gewählt, klicken Sie auf Senden Der Termin wird in Ihren und in die Kalender der von Ihnen eingeladenen Kollegen eingetragen. Links sehen Sie die Teilnehmer Ihres Termins. Um weitere Teilnehmer einzutragen, klicken Sie auf und geben Sie in die Felder die Namen der Kollegen ein, die an Ihrem Termin teilnehmen sollen. 5.3 Status der Besprechung Wenn Sie eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern eingetragen haben, können Sie überprüfen, ob die Teilnehmer absagen oder zusagen. Dazu öffnen Sie den Besprechungstermin und klicken auf Status Zeitraum anpassen Rechts sehen Sie, wann Ihre Kollegen Termine haben und wann sie Zeit haben. Termine Ihrer Kollegen sind als dunkelrote Balken dargestellt - Sie können natürlich nicht sehen, was für Termine Ihre Kollegen haben. 5.4 Besprechungen verschieben / löschen Wenn Sie eine Besprechung, zu der Sie mehrere Teilnehmer eingeladen haben, in Ihrem Kalender verschieben oder löschen möchten, fragt Sie das System, ob es die anderen Teilnehmer informieren soll. Termine, die Sie bzw. die von Ihnen eingeladenen Teilnehmer an diesem Tag haben, sind als farbige Blöcke eingezeichnet. Der Zeitraum, den Sie im Kalender markiert hatten, wird rot/grün umrandet dargestellt. In der obersten Zeile werden die Zeiträume, an denen alle Teilnehmer frei sind, grau dargestellt. Im dargestellten Fall sehen Sie, dass 9 Uhr ein günstiger Zeitpunkt für Ihr Meeting wäre, da alle Kollegen Zeit haben. 5.5 Einladungen beantworten Wenn Ihnen von einem Kollegen ein Termin vorgeschlagen wurde, öffnen Sie ihn wie gewohnt Sie sehen unter Organisierer, von wem Ihnen der Termin vorgeschlagen wurde. Sie können direkt im Kalender (ohne den Termin zu öffnen) angeben, ob Sie teilnehmen möchten oder nicht. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin und wählen aus dem Menü

9 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 8 Wenn Sie zuerst Genaueres über diesen Termin wissen möchten (Bisweilen eine entscheidende Frage: Wer ist noch eingeladen? ), dann öffnen Sie ihn zuerst. Jetzt können Sie sich über die Einzelheiten informieren und dann oben aus der Menüleiste die gewünschte Reaktion auswählen. 6 Noch Fragen? Diese Anleitung versucht, Ihnen auf wenigen Seiten einen Überblick über die Möglichkeiten des Outlook- Kalenders zu geben. Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie die Hilfe- Funktion von Microsoft Outlook nutzen. Dazu klicken Sie in der oberen Menüleiste ganz rechts auf Außerdem bietet die Benutzerberatung des Rechenzentrums in KA.420 ausführliche Handbücher zu Outlook zum Preis von etwa 5 Euro an.